Аутсорсинг персонала

Особенности и отличия от других форм сотрудничества

Этот тип партнерства получил название от английского слова outsourcing, переводящегося как «применение внешних ресурсов». За услугами аутсорсинга обращаются в специализированные организации. Клиент аутсорсинговой компании ставит задачу, где изложены требования к персоналу и его цели, а аутсорсер «сдает в аренду» необходимых сотрудников, которые временно работают на заказчика. Для начала сотрудничества между сторонами подписывается договор, где указана стоимость работы персонала, сроки и перечислены обязанности.

Привлечение аутсорсера рационально:

• Для маленькой фирмы. Такой организации содержание профильных сотрудников выходит дороже, чем аутсорсинг персонала.
• Для предприятия, где периодически требуются разовые работы. Здесь обращение к аутсорсинговой компании также экономически выгодно.
• Для крупной корпорации. Услуги аутсорсинга рентабельны, если требуется сокращение персонала либо фонда оплаты труда. Иногда содержание непрофильных отделов, которые не приносят прибыли, приводят к проблемам с отчетностью. Например, если акции компании размещены на бирже.
• Для государственного либо муниципального предприятия. Услугами по аутсорсингу такие организации пользуются, если нужно увеличить показатель заработной платы за счет найма низкооплачиваемых специалистов со стороны.

Также аутсорсинг персонала выгоден в кризис, позволяя сэкономить деньги на не главных функциях.

С аутсорсинговой компанией обязательно заключается соглашение, сильно отличающееся от договора подряда. Организация, которой необходимы услуги аутсорсинга, фактически является их потребителем. А при оформлении договора подряда она будет считаться работодателем. Еще одно различие в том, что аутсорсинговое соглашение заключают два юрлица. А непосредственного исполнителя если и упоминают в приложении, так и то не всегда. В соглашении он не участвует, являясь представителем фирмы-аутсорсера.

Недостатки аутсорсинга

Помимо очевидных преимуществ передача отдельных функций сторонней компании несет в себе и возможные проблемы, особенно если пустить процесс на самотек.

• Рост расходов – стоимость услуг внешних компаний может расти, меняется структура расценок, увеличиваются либо сокращаются объемы услуг, и если не уделять этому достаточно внимания, может оказаться, что первоначальные расчеты эффективности аутсорсинга в новых условиях уже некорректны. То же самое может произойти, если на сторону будет передано сразу несколько функций: контролировать расходы нужно по всем направлениям.
• Падение качества оказываемых услуг – если в роли мерчендайзеров аутсорсинговая фирма будет раз за разом присылать торговой сети плохо обученных мигрантов, это неизбежно отразится на доходах основного бизнеса. Если юрист низкой квалификации проиграет несколько судебных процессов, это может обернуться разорением компании. К подбору партнеров для аутсорсинга необходимо относиться очень внимательно.
• Нарушение конфиденциальности. В отличие от собственных сотрудников, на которых вы можете повлиять непосредственно, поручиться за сохранность конфиденциальных данных в сторонней организации нельзя. Вероятность утечки информации от аутсорсинговых юристов или бухгалтеров имеется всегда. От проблем спасут жесткие условия договора в отношении конфиденциальности. А можно просто оставить сотрудников, владеющих такими сведениями, в штате.
• Попадание в чрезмерную зависимость от аутсорсера. Если в вашем городе недостаточно высокая конкуренция между профильными компаниями, и вам приходится соглашаться на единственное подходящее предложение, контрагент это почувствует и вполне может ослабить требовательность к своим сотрудникам, а вы никак не сможете на это повлиять.

Преимущества аутсорсинга

Такой тип деятельности приносит выгоды как нанимателю, так и исполнителю. Рассмотрим, какие преимущества получает бизнес и сама аутсорсинговая компания.

Для бизнеса

Передача частей бизнеса в подрядные организации несет массу плюсов:

• Работа с профессионалами. Если компания занимается предоставлением бухгалтерских услуг на аутсорсинге, можно быть уверенными в том, что работа будет выполнена качественно. В то время как надежного бухгалтера в свой штат бывает трудно подобрать.
• Надежность. Договор аутсорсинга персонала заключается на длительный срок (в среднем от 1 года). Нет зависимости от конкретного сотрудника – собственный штатный сотрудник может заболеть, уйти в отпуск, декрет. С аутсорсингом такого не будет – работа всегда будет выполнена в срок.
• Экономия средств. На примере привлечения ЧОПов для охраны объектов – не нужно тратиться на закупку оборудования, обучение персонала. Аутсорсинговая компания предлагает готовое, часто пакетное, решение – квалифицированный персонал, сертифицированное оборудование, круглосуточная поддержка.
• Экономия на налогах. Это не значит, что таким образом компания уходит от налогов. Каждая штатная единица персонала предполагает отчисления в налоговую службу, пенсионный фонд, фонд медицинского страхования. А при заключении договора аутсорсинга – все отчисления по соц. пакету берет на себя аутсорсинговая компания.
• Позрачная схема оплаты. Различают два вида – почасовая оплата (часто применяется в бухгалтерии) и оплата за выполненный проект (например, рекламные агентства). Многие организации привлекают клининговые агентства для уборки своих помещений. Оплата может проходить по итогам месяца за количество выполненных уборок, или же почасовая.

Учитывая вышесказанное, для бизнеса очень полезно передавать часть деятельности в сторонние организации. Это обеспечит качественное выполнение работ и значительную экономию на расходах.

ИП часто передают бухгалтерские дела на аутсорсинг. Это выгодно – чаще всего используется упрощенка (мы подробно разбирали, что это за система налогообложения), бухгалтер требуется только раз в квартал. И оплата проходит чаще всего почасовая.

Для аутсорсинговых организаций

Компания, которая решила набрать штат сотрудников и предоставлять услуги на аутсорсе, получает целый ряд преимуществ:

Несколько постоянных клиентов. Их количество ограничено только возможностями и штатом персонала.

Долгосрочные договора. Есть уверенность, что клиент не пропадет, если услуги будут предоставляться качественно и в срок.

Возможность предложить выгодные тарифы

Здесь важно отметить, что аутсорсинговые компании за своих сотрудников уже будут производить отчисления во все обязательные фонды. При этом, за счет количества клиентов, можно предложить оптимальные условия

Найм аутсорсеров всегда будет выгоднее для организации, чем содержание собственного штата сотрудников.

Возможность предложить квалифицированный персонал с узкой специализацией. Если говорить о заработке в интернете (мы разбирали профессии, которые наиболее востребованы), примером здесь служит агентство, которое занимается маркетингом или IT-разработками. Держать свой штат маркетологов нерентабельно – их услуги требуются не каждый день. Логичнее заключить договор с агентством и платить только за выполненные проекты.

Гибкая форма оплаты. Чем больше клиентов – тем больше доход. Можно вести несколько клиентов одновременно и иметь значительную прибыль.

В крупных городах активно работают продакшн-агентства. Они выполняют полный цикл производства рекламы, клипов, фильмов. Клиентами агентств являются такие крупные организации, как McDonald’s, Mercedes-Benz, Avon, Google, Microsoft, Nestle, Chanel, Coca Cola и многие другие. На языке бизнеса передача проекта на выполнение часто называется «отдать на фриланс».

Отсюда видно, что аутсорсинговые услуги популярны и широко используются бизнесом. Причем в продакшн-агентствах выполнять задачи могут фрилансеры из всех областей – копирайтеры, IT-специалисты, SMM-маркетологи, фотографы, сценаристы, режиссеры.

Сколько стоят услуги аутсорсинга персонала?

Теперь немного о ценах на аутсорсинг. Я думаю, нет смысла указывать какие-то конкретные цифры, поскольку они будут разными для разных стран, регионов, городов, да и могут постоянно меняться. Поэтому я обозначу несколько важных критериев, которые влияют на стоимость аутсорсинга персонала:

1. Срок пользования услугами аутсорсинга. Здесь, как и в любом бизнесе, действует правило «оптом дешевле». То есть, при заключении договора на длительный срок, стоимость услуг аутсорсинга за месяц будет несколько меньше.
2. Количество персонала. Тот же принцип — «оптом дешевле». При привлечении большого количества сотрудников через кадровый аутсорсинг стоимость 1 сотрудника будет ниже.
3. Квалификация, опыт, образование. Естественно, что профессиональные и опытные сотрудники с профильным образованием будут стоить дороже. Этот критерий тоже обязательно учитывается при расчете стоимости аутсорсинга персонала.
4. Сезонность. Для работ с ярко выраженным фактором сезонности в сезон услуги аутсорсинга будут дороже, чем вне сезона.
5. Месторасположение компании. Если сотрудникам, нанятым по аутсорсингу, необходимо будет долго добираться до своего рабочего места, это тоже будет включено в стоимость услуг.

В заключение хочу сказать, что во многих странах, например, в России, понятие «аутсорсинг персонала», как и «аренда персонала», «лизинг персонала» пока находятся вне закона, а потому не могут фигурировать в договорах на оказание услуг. Там будут использоваться другие формулировки, например, «предоставление персонала», «оказание услуг», хотя фактически это будет аутсорсинг, который довольно активно развивается, несмотря на несовершенство законодательства в этом направлении.

Теперь вы знаете, что такое аутсорсинг персонала, для чего он нужен, каковы его основные виды, преимущества и недостатки. Надеюсь, что эта информация была вам полезна.

На сегодня прощаюсь с вами. Не забывайте о повышении своей финансовой грамотности. До новых встреч на Фингении!

Как перейти на Outsourcing? 5 шагов к реализации

Итак, вы тщательно всё обдумали и решили часть работы компании делегировать аутсорсеру. С чего начать? Вот вам пошаговая инструкция.

Решите, какой именно вид деятельности вы хотите перевести на удаленное функционирование. Посчитайте, сколько времени и денег сейчас тянет эта услуга, и что вы получите в результате делегирования аутсорсеру. Чем лучше вы проведёте анализ, тем меньше потом будет разочарований.
Выберите компанию-аутсорсера с учетом своих обязанностей, тщательно изучив все предложения на рынке

Составьте подробный список требований и уточните условия сотрудничества
Рекомендую при выборе обратить внимание на отзывы, репутацию компании, опыт работы (если вам это важно), наличие лицензии и страховки.
Заключите договор с поставщиком услуг, предварительно обговорив сроки выполнения работы, условия оплаты труда. Если сомневаетесь или делаете это впервые, то рекомендую изучить договор и все его условия вместе с юристом
Подписывать обязательно с юристом.
Постарайтесь максимально эффективно наладить процесс контроля за выполнением работы (отчетность, пропускная система)

Это стоит тщательно продумать, особенно если работа важна для вас и если исполняется удалённо. В договоре обязательно должны быть прописаны все сроки и наказания в случае их невыполнения.
Выполняйте со своей стороны все условия ранее заключенного договора по вопросам оплаты труда. Это залог эффективного сотрудничества, плодотворной работы и развития бизнеса.

Talent Pool – Состав услуги кадрового учета.

Специалисты нашей компании обеспечивают кадровый учет в полном объеме (от трудоустройства до увольнения сотрудника). Мы берем на себя не только осуществление кадрового учета, но и его организацию, систематизацию и хранение архивных документов. Мы проводим аудит документации и, если необходимо, то восстанавливаем документацию за предыдущие периоды. В рамках услуги аутсорсинга кадрового учета мы разрабатываем необходимые внутренние документы (например, правила внутреннего трудового распорядка). Также наши специалист берут на себя взаимодействие с государственными органами, прохождение проверок и выполнение различных запросов государственных органов, касающихся кадрового учета.

Специалисты нашей компании предоставят все виды отчетности по учету персонала с соблюдением установленных сроков.

Аутсорсинг персонала: плюсы и минусы

Плюсы аутсорсинга персонала:

• Выгоды принимающей компании имеют, прежде всего, экономический характер. Ведь получая квалифицированных работников, которые выполняют нужную функцию и добиваются желаемого результата, организация-заказчик несет расходы только по договору аутсорсинга. При этом она не затрачивается на поиск персонала, содержание кадровой службы, на отчисления по заработной плате и другим обязательным взносам, сокращая тем самым и значительную часть своего бухгалтерского учета.
• Снижая расходы на персонал, принимающая организация направляет ресурсы на решение насущных задач, расширение производства, прием в штат узкоспециализированных сотрудников, которые в итоге принесут большую прибыль.
• Значительно облегчается работа бухгалтера и кадровика, если они имеются в штате.
• Вопросы с отсутствием сотрудника решаются очень просто и эффективно. Аутсорсер всегда представляет специалиста на замену.
• Если в организации существует социальный пакет с дополнительными бонусами (бассейн, дополнительное медицинское страхование, питание и т.д.), он распространяется только на штатных работников.
• Аутсорсинг персонала направлен на то, чтобы быстро и качественно выполнить задачу в области, которая выходит за рамки ключевой деятельности организации.
• К сотрудникам по договору аутсорсинга не имеет смысла применять стимулирующие методы, заниматься дополнительной мотивацией.

Минусы и проблемы аутсорсинга персонала:

• Несмотря на то, что компания-аутсорсер обязуется предоставить предприятию-арендатору персонал для решения важных и насущных для заказчика задач, все равно остается вероятность, что услуга будет оказана некачественно. И, как правило, оценить результат получается только по прошествии времени. Возможно, ошибка исполнителя приведет к большим убыткам или другим неблагоприятным последствиям для заказчика. Конечно, штатные сотрудники также могут привести к подобным результатам, а значит, этот момент можно выделить как минус чисто условно.
• Руководителю легче управлять собственными штатными сотрудниками, чем теми работниками, которые фактически числятся в другом месте. Здесь сложно каким-то образом мотивировать их и влиять на качество работы. Остается лишь полагаться на порядочность и хорошую деловую репутацию компании-аутсорсера.
• Существует угроза утечки информации. Доступ к конфиденциальным данным получают посторонние люди. А это всегда несет потенциальную опасность.
• Предыдущий минус, если он действительно проявился, приведет к серьезным последствиям на конкурентном рынке. Заполучив сведения о коммерческой тайне, организации-соперники смогут подавить ваш бизнес.
• Нечестность аутсорсера в отношении заявленной квалификации и опыта в том или ином вопросе. Избежать последствий такого некачественного взаимодействия можно, проведя несколько пробных испытаний.
• Сложность оценки деятельности в целом – отсутствие стандартов качества. Эту проблему можно решить, заключая договора на отдельные этапы работ, прописывая в них конкретные критерии оценки. В соглашении можно предусмотреть ответственность за неблагоприятные последствия для исполнителя.
• Недостаток эффективного проектного управления.
• Имеется вероятность снижения работоспособности штатных сотрудников из-за утраты мотивации.
• В договоре аутсорсинга персонала следует подробно предусмотреть ситуацию расторжения договора и процедуру возврата функций внутрь бизнеса.

Что такое кадровый аутсорсинг и кому он нужен?

Аутсорсингом называется передача каких-либо функций предприятия другой компании на договорной основе. Нетрудно догадаться, что передается та сфера, которая не является для предприятия основной. Это позволяет сосредоточить внутренние ресурсы на основной деятельности.

Кому это может быть удобно? В первую очередь руководителям небольших и развивающихся предприятий, которые еще не могут себе позволить содержать полноценный отдел кадров.

Обязанности кадровиков в таком случае возлагаются на других специалистов (например, секретаря или бухгалтера).

Но у такого распределения дополнительных обязанностей есть существенные недостатки:

• безграмотное ведение дел, поскольку ими занимается не специалист;
• требование работником дополнительной оплаты, что совершенно справедливо;
• халатное отношение к дополнительной нагрузке, что естественно — ведь сотрудник сосредоточен на своих прямых обязанностях.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства очень актуален тогда, когда нужно срочно и быстро набрать новых сотрудников. Например, рабочих на новую отрасль производства или на строительный объект.

Еще один вариант прямой выгоды аутсорсинга кадров — для иностранных компаний, недавно работающих российском рынке и не вникших еще в отечественное трудовое законодательство.

Положительные и отрицательные стороны аутсорсинга отдела кадров:

О других видах удалённого сотрудничества читайте публикацию «Аутсорсинг» на нашем сайте.

Правда ли, что аутсорсинг персонала с 2016 года запрещен?

Законодательному регулированию заемный труд подвергся совсем недавно. С 2016 года установлен запрет на деятельность по распоряжению работодателя в интересах и под руководством другой организации, но владельцы предприятий ради экономической выгоды все же находят способы обходить это ограничение. Глава 53.1 Трудового кодекса содержит ряд условий, при которых перевод специалистов из одной компании в другую допускается.

Предоставление сотрудников другому работодателю разрешается лишь на определенный срок, который не может превышать 9 месяцев, и по указанным ниже причинам:

• работодатель нуждается в работниках лишь на ограниченный период в связи с расширением производства;
• необходимо заменить временно отсутствующего сотрудника;
• надо оказать помощь в домашнем хозяйстве физическим лицам.

Круг субъектов, выполняющих услуги аутсорсинга персонала, также ограничен. Это могут быть лишь те лица, которые не планируют работать постоянно:

• студенты очной формы обучения;
• одинокие и многодетные родители, воспитывающие несовершеннолетних детей;
• освобожденные из исправительных учреждений.

Эти работники направляются в организации на тех же условиях, как если бы с ними заключали трудовой договор.

Временных сотрудников нельзя принимать при:

• забастовках штатного персонала;
• ситуации вынужденного простоя либо введения режима неполного рабочего времени, во время процедуры банкротства;
• отказе штатных работников от выполнения обязанностей, в том числе из-за задержки зарплаты больше, чем на 15 дней;
• необходимости выполнения работ на объектах I и II классов опасности;
• необходимости выполнения работ во вредных (3-й или 4-й степени вредности) либо особо опасных условиях труда;
• замещении сотрудников, наличие которых является требованием в получении лицензии, условием членства в СРО или выдачи свидетельства о допуске к определенному виду работ;
• необходимости замещения членов экипажей морских судов и судов смешанного плавания.

Следовательно, внештатные сотрудники все же могут быть приняты на работу, но законодатель установил множество ограничений, которые не позволяют злоупотреблять инструментом аутсорсинга персонала.

Что такое аутсорсинг персонала?

Практически любое предприятие в той иной степени сталкивается с необходимостью выполнения определенных работ, не относящихся напрямую к его сфере деятельности. Кто-то должен выполнять эти работы, и нанимать для этих целей штатный персонал не всегда экономически выгодно, поэтому можно воспользоваться услугами аутсорсинга.

Понятие «аутсорсинг» заимствовано из английского языка: (outsourcing: outer-source-using), и дословно означает «использование внешнего ресурса».

Чаще всего услуги аутсорсинга предоставляются в области ведения бухгалтерии, оказания юридической помощи, уборки помещений, осуществления перевозок, IT-сфере и т.д.

Рассмотрим, что такое аутсорсинг персонала на примере. Допустим, у нас есть небольшая компания, которая производит и продает пластиковые окна. Профильные работники этой компании — это, во-первых, производственный персонал, который занимается непосредственно изготовлением продукции, во-вторых, менеджеры по продажам, которые эту продукцию продают, в-третьих — монтажники-установщики, которые устанавливают купленные изделия покупателям. Именно эти люди обеспечивают доход компании и финансовый результат ее деятельности.

Но при этом компании обязательно нужны:

• бухгалтер, который бы вел отчетность;
• юрист, который бы проверял договора, заключаемые с клиентами и, в случае необходимости, представлял интересы компании в суде;
• IT-специалист, который создал бы и администрировал сайт компании;
• уборщица, которая убирала бы в офисе;
• электрик определенного разряда и ответственный за пожарную безопасность, потому что этого требует законодательство.

Как решить вопрос с этим персоналом? Можно принять всех в штат, но тогда придется:

• регулярно платить им заработную плату со всеми отчислениями;
• обеспечить им всем рабочее место: помещение, мебель, технику и т.д.;
• каким-то образом обеспечивать им замену на время отпуска или болезни.

Все это повлечет огромные затраты, благодаря чему предприятие вообще может стать убыточным, ну или, как минимум, его потенциальная прибыль сократится в несколько раз. Чтобы этого избежать, можно прибегнуть к аутсорсингу персонала: нанять всех этих сотрудников через аутсорсинговую компанию по договору, что существенно снизит возможные затраты и позволит избежать решения всех вышеперечисленных проблем.

Благодаря этому, аутсорсинг в последнее время приобретает все большие масштабы, и многие компании, как крупные, так и небольшие, пользуются услугами аутсорсинга, просчитав, что для них это выгодно.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Как и в любом деле, в пользовании услугами аутсорсинга можно найти свои плюсы и минусы. Давайте кратко их рассмотрим.

Преимущества аутсорсинга

Оплачивая услуги аутсорсинга персонала, компания-заказчик получает конечный результат

Ей не нужно выстраивать работу с кадрами, решать какие-то проблемные моменты — все это ложится на плечи исполнителя — аутсорсинговой компании.
Аутсорсинг дает возможность сократить расходы на персонал, а высвободившиеся финансовые ресурсы направить на что-то более важное, например, модернизацию или расширение предприятия, прием в штат большего количества профильных специалистов для увеличения прибыли.
Услуги аутсорсинга персонала — это возможность получить квалифицированную помощь в тех сферах, которые не касаются основного направления деятельности предприятия.
При использовании аутсорсинга руководителю компании не придется тратить много времени на «слежку» за сотрудниками, нет необходимости применять мотивацию и стимулирование персонала.

Недостатки аутсорсинга

1. При аутсорсинге возникают риски некачественного оказания услуг. Всегда есть вероятность того, что работа будет выполнена недобросовестно, что может оказать негативное влияние на всю деятельность компании, привести к каким-то дополнительным, ненужным расходам. Но надо понимать, что такие риски всегда будут и при использовании труда штатных сотрудников.
2. У руководителя меньше рычагов влияния на сотрудников аутсорсинговой компании, работающих по договору, чем на собственный штатный персонал. Их сложнее стимулировать качественно выполнять свою работу, единственный инструмент для этого — договор аутсорсинга, условия которого они, как правило, соблюдают.
3. При использовании услуг аутсорсинга в компании возможна утечка конфиденциальной информации. Сотрудникам, работающим по договору аутсорсинга, станет известна информация, составляющая коммерческую тайну предприятия, которую они могут, например, продать конкурентам. Например, это может быть клиентская база, какие-то уникальные разработки и технологии.
4. Из предыдущего пункта вытекает вероятность недобросовестной конкуренции: конкуренты, зная секреты вашей фирмы, смогут выстроить свой бизнес так, чтобы он превосходил ваш.

Перспективы развития рынка аутсорсинга

Преимуществ аутсорсинга довольно много, таким компаниям доверяют крупные фирмы. Но стоит правильно оценивать перспективы развития данного направления в России.

Российский бизнес – рынок, развивающийся в условиях жёсткой конкуренции. Чтобы добиться успеха и получать прибыль, на начальном этапе приходится много трудиться и много времени посвящать именно развитию.

Аутсорсинг помогает коммерсантам сосредоточиться именно на развитии и не тратить время на подбор кадров, разборки с налоговыми службами из-за неквалифицированного бухгалтера и прочее. Это помогает значительно снизить издержки и траты, и сэкономить время. А это самые ценные ресурсы!

Поэтому спрос на услуги аутсорсинговых компаний растёт постоянно. Сейчас, в век интернета, многие фирмы желают иметь свой сайт, чтобы он работал исправно, привлекая клиентов, чтобы он имел эксклюзивный дизайн. Но с сайтом нужно постоянно работать, его модифицировать, отслеживать его привлекательность для клиента и посещаемость. Это работа web- мастеров и web-дизайнеров. Держать их в штате не имеет смысла, так как они не задействованы в производственном процессе и их услуги нужны время от времени. По этой причине привлекают сторонних специалистов.

По мнению экспертов, аутсорсинг в России будет развиваться и дальше. Возможно, всплывут новые направления оказываемых услуг. Но не стоит забывать о проблемах, которые можно получить, обратившись в стороннюю компанию:

• потеря конфиденциальности. Всегда есть риск того, что к информации получат доступ конкуренты, используют её в своих целях и, тем самым, нанесут вред. Это может произойти из-за недобросовестности аутсорсера, и это главная проблема, по которой российские фирмы не хотят использовать бухгалтерские услуги на аутсорсе;
• деятельность таких фирм пока плохо регулируется на законодательном уровне. Нет единой базы, нет рейтинга таких фирм. Из-за этого найти порядочную стороннюю компанию, имеющую в своём штате профессионалов, довольно сложно;
• снижение оперативности выполнения поставленных задач. Так как услуги выполняются третьим лицом, скорость их производства может быть снижена из-за дополнительных разъяснений и пояснений.