Забудьте о сроках и штрафах!

Представительская

Компания или предприниматель с отчётными документами в бумажной форме обращаются к организации, которая владеет специальным программным комплексом для сдачи отчётности. Эта организация берет всю рутину на себя, запрашивая у владельца документов необходимые данные.

Преимущества:

• разовая сдача отчётности обходится дёшево — от 250 рублей;

• процесс сдачи не вызывает трудностей — все необходимые операции выполняет представитель.

Недостатки:

• сдача отчётности полностью зависит от представителя: если по каким-то причинам отчётные документы не поступят в налоговую, вся ответственность будет только на налогоплательщике;

• нет никакой обратной связи от представителя, если это заранее не прописано в договоре — вас не поставят в известность о том, прошла ли отчётность, приняли ли её;

• нет возможности получать требования и запросы от налоговой и отвечать на них.

• суммарно услуги представителя в течение года могут обойтись дороже, чем приобретение системы для самостоятельной сдачи отчётности.

Программы для сдачи отчетности в электронном виде

Операторы электронного документооборота предоставляют пользователям собственное программное обеспечение для передачи отчетности в госорганы. Например, «Такском» позволяет сдавать декларации через:

• программу «Онлайн-спринтер» — работа в этом случае осуществляется через защищенный онлайн-кабинет, причем программа может быть запущена на любом компьютере, не только непосредственно в офисе;
• «Доклайнер» — программа ставится на один компьютер, но ее функционал позволяет сдавать отчетность нескольких организаций сразу;
• «1С-Спринтер» — интегрируется в интерфейс используемой конфигурации «1С». Преимущество решения в том, что не нужно выгружать из «1С» отчет в отдельную папку, а потом перегружать его в программу для сдачи отчетности — все операции можно выполнить непосредственно в «1С».

Это самые популярные программы оператора; при этом есть и другие, предназначенные для более специфических отраслей, например, работы с ЕГАИС или онлайн-кассами.

«Тензор» предлагает своим клиентам отправлять декларации через программный функционал «СБиС — электронная отчетность». У этого решения есть и свой онлайн-кабинет, который доступен без привязки к рабочему месту, и компьютерная программа. «СБиС» поддерживает отправку отчетности нескольких компаний сразу, умеет сверять счета-фактуры из деклараций НДС со счетами-фактурами поставщиков и покупателей, проверяет отчетность по контрольным соотношениям госорганов, а также позволяет быстро переключиться на систему электронного документооборота с контрагентами. За отдельную плату можно подключить модуль финансового анализа, который проверит все показатели разных отчетов между собой, оценит риск совместной проверки ПФР и ФСС, рассчитает налоговую нагрузку и сравнит ее с рекомендуемым значением ФНС для данного региона.

Аналогичный функционал предлагает и «Астрал-отчет» — программа оператора «Калуга Астрал».

Компания «1С» также предлагает свое решение для сдачи отчетности — «1С-Отчетность», которая уже внедрена в типовые конфигурации «1С-Предприятия». 

Что выбрать для отправки электронной отчетности: программу, доверенного представителя или веб-сервис?

Кто обязан сдавать электронную отчетность, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Проверьте, попадается вы в этот список или нет. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

При этом за несоблюдение способа сдачи отчетности компанию могут оштрафовать — подробнее об этом читайте здесь.

Мы рекомендуем вам сдавать отчетность в электронном виде. В этом случае сотруднику госоргана не придется перепечатывать сведения вручную, он загрузит данные из файла, и вероятность возможных ошибок будет сведена к минимуму.

Сдача электронной отчетности через интернет для компании может осуществляться несколькими способами:

• заключив договор с уполномоченным представителем;
• заключив договор с оператором электронного документооборота;
• используя веб-сервисы госорганов или «облачные» электронные бухгалтерии.

Рассмотрим подробнее каждый из способов:

1. Уполномоченный представитель — юрлицо или ИП, которому налогоплательщик доверяет отправку отчетности в госорганы. Схема взаимодействия с ним выглядит так: представитель может готовить за клиента декларации и сдавать их. Либо клиент сам готовит отчетность, а уполномоченный представитель только передает ее в госорган. В любом случае клиент должен представить уполномоченному представителю доверенность, которую последний передает в госорган в электронном виде до сдачи самой отчетности (приказ ФНС от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@).

Сдача отчетности в электронном виде в ПФР имеет свою специфику — читайте об этом подробнее в материале «Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности».

В чем плюсы отправки отчетности через представителя? Если вы заключили договор только на отправку деклараций, то услуги представителя обойдутся дешевле, чем покупка собственной ЭЦП и установка специального программного обеспечения. Обычно такие организации формируют оплату за свои услуги исходя из того, что каждый отчет оплачивается по установленным расценкам. Минус данного способа: протоколы проверки деклараций получает сначала уполномоченный представитель, а потом уже клиент. А, следовательно, теряется время, которое можно было потратить на оперативное устранение недостатков.

1. Второй вариант сдачи электронной отчетности — сотрудничество с оператором электронного документооборота. В этом случае оператор выпускает для клиента ЭЦП и предоставляет специальное программное обеспечение для передачи отчетности.

Каким требованиям должна удовлетворять ЭЦП, читайте в статье «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».

При сотрудничестве с оператором электронного документооборота клиент передает отчетность самостоятельно со своего рабочего места. Сотрудники клиента могут делать отчетность в привычной бухгалтерской программе, а потом выгружать в программное обеспечение, предоставленное оператором электронной отчетности, либо сразу же делать отчет в программе оператора. Программа для сдачи электронной отчетности использует контрольные соотношения и проверяет декларации перед сдачей, а также сравнивает данные с отчетами за предшествующие периоды. Этот способ удобен и надежен для налогоплательщика. Минус — он обойдется дороже, чем работа через уполномоченного представителя.

1. Веб-сервисы и облачная бухгалтерия — новое перспективное направление в организации работы бухгалтера. Использование интернета и совершенствование ЭЦП привело к тому, что теперь необязательно лично нести бумажный отчет в госорган (отправить электронный защищенный файл можно с любого компьютера), при этом бухгалтер может работать дома или даже в другой стране. Особенность облачной бухгалтерии состоит в том, что она позволяет не покупать дорогостоящие компьютерные программы для ведения учета, а предлагает вести учет прямо на сайте поставщика услуг, используя логин, пароль и другие средства защиты данных. Плюс таких сервисов — в простоте использования и мобильности, минусы — есть вероятность утечки данных в случае вирусной атаки на сайт. Кроме того, перенос данных из одной облачной бухгалтерии в другую неудобен в силу различий их интерфейсов.

Как организовать электронный документооборот с налоговой инспекцией, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы все сделать правильно.

Какие документы нужно сдавать в электронном формате

Сдавать отчетность в электронном формате стало обязательным по закону. Приводим список отчетов, которые необходимо предоставлять в электронном виде:

• бухгалтерскую годовую отчетность
• такой документ, как декларация по НДС
• РВС (расчет по страховым взносам) при среднесписочной численности за прошедший год более 10 человек
• отчет в ФСС и ПФР при количестве сотрудников свыше 25 человек

Помимо этого, в налоговую инспекцию должна приходить отчетность в электронном формате от тех ИП и организаций, на балансе которых среднесписочная численность сотрудников в предшествующем году превышает показатель 100 человек.

Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

СБИС

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

E-COM

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

Обязательные функции.

Кроме отправки отчётных документов в основные контролирующие органы в минимальном наборе функций системы должны быть:

• система подготовки и сдачи отчётности;

• возможность загрузки файлов с отчётностью из других программ;

• сверка и возможность обмена неформализованными документами с контролирующими органами;

• оповещение о принятой отчетности от контролирующего органа;

• юридически значимые выписки из ЕГРЮЛ;

• система оповещения о требованиях и сроках сдачи;

• обновление системы согласно новым требованиям (например, наличие электронных трудовых книжек).

Нужно также учитывать количество абонентов. Если у вас сразу несколько предприятий, операторы могут предложить выгодный тариф специально для группы компаний.

Обратите также внимание на интерфейс. Он должен быть интуитивно понятным

Вопрос здесь не только в удобстве, но и в необходимости дополнительного обучения для работы с сервисом.

Дополнительные функции. Системы сдачи онлайн-отчётности зачастую обладают дополнительными опциями, которые предоставляются операторами ЭДО за отдельную плату. Например:

• автоматическое выполнение работы бухгалтера: система сама составляет необходимые расчёты, пользователю нужно только отправлять отчёты в контролирующие органы;

• хранение данных;

• регистрация и выпуск электронной подписи;

• курсы по работе в системе;

• бухгалтерские консультации;

• предоставление нормативной базы.

Для одних дополнительный пакет услуг может стать решением всех проблем, для других же — ненужной нагрузкой и лишними затратами. Поэтому при выборе сервиса рекомендуется заранее уточнять у поставщика, что именно входит в стоимость подключения.

1С:Отчётность

Безусловное преимущество данного сервиса в том, что он интегрирован в программу «1С». К приятным «фишкам» системы можно отнести простоту в подключении, привычный для пользователя интерфейс, а также продление сертификата электронной подписи без обращения в офис обслуживающей организации.

Плюсы

• Работает непосредственно в программе «1С», не требует использования дополнительных сервисов и выгрузок.

• В стоимость тарифа всё включено по нужной системе налогообложения.

• Бесплатный перевыпуск ЭЦП два раза в год.

• Можно хранить отчётность и ответы в «1С».

• При архивировании базы «1С» также создаётся архивная копия всей отправленной отчётности и переписки.

• Обновления всех форм происходит в фоновом режиме.

• Понятный интерфейс..

• Использование сервиса входит в пакет услуг при заключении договора информационно-технического сопровождения.

• Техподдержка 24/7.

Минусы

Астрал Отчёт 5.0

Сервис от «Калуга Астрал» представляет собой онлайн-систему — для его работы достаточно браузера и доступа в интернет. Однако перед началом работы нужно установить СКЗИ и специальный плагин AstralToolBox. При этом СКЗИ может быть как платным (CryptoPro), так и бесплатным (VipNet).

Летом 2020 года разработчики добавят возможность облачной подписи, чтобы отчётность работала целиком в облаке.

Плюсы

• «Умный» редактор отчётов, автоматически проверяющий правильность заполнения документа.

• Безбумажное продление сертификата.

• Массовая выгрузка печатных форм протоколов завершённых ДО.

• Чат с технической поддержкой.

• Техподдержка 24/7.

Минусы

• Требуются установка СКЗИ и специального плагина.

• Некоторые функции пока что находятся в стадии разработки.

Сдача отчетности через интернет – через каких операторов действовать

В настоящий момент на рынке представлено несколько операторов электронной отчетности. Самые известные из них — «Такском» и «Тензор».

«Такском» на рынке электронного документооборота присутствует с 2000 года, обладает собственным удостоверяющим центром для выпуска ЭЦП, тесно сотрудничает с ФНС России в вопросах развития электронного документооборота. Среди услуг, предлагаемых оператором: подключение к онлайн-кассам, сдача отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росприродназдор, ФТС, возможность передавать налоговикам пояснительные записки в электронном виде, внедрение систем взаимодействия с ЕГАИС. «Такском» предлагает наиболее широкий перечень услуг и гибкую тарифную сетку. Количество офисов продаж на территории России — более 300.

Минимальная стоимость услуг «Такском» зависит от многих факторов. С полным списком тарифов можно ознакомиться здесь.

 «Тензор» предоставляет свои услуги с 1996 года и также является аккредитованным удостоверяющим центром, обладающим широким спектром услуг — от поставок компьютеров и офисной техники до консалтинговых и аудиторских услуг. Возможности передачи электронной отчетности у «Тензора» аналогичны возможностям «Такскома», однако цены ниже: минимальная стоимость услуг начинается с 500  руб. (для ИП). О тарифах данного оператора можно узнать здесь. А именно для отправки отчетности «Тензор» создал новый проект «Сбис», с тарифами которого можно ознакомиться здесь.

Также крупными операторами являются «Калуга Астрал», «Инфоцентр» и др. У этих операторов имеется собственное программное обеспечение, однако наиболее широкий перечень услуг предоставляют именно лидеры рынка — «Такском» и «Тензор».

Полный перечень операторов электронного документооборота есть на сайте ФНС.

Каким образом сдается электронная отчетность из офиса

Сдать отчетность в электронном формате из офиса можно двумя способами. Первый способ можно отнести к более экономичным. Если организация не привыкла разбрасываться деньгами, то сдать отчетность можно абсолютно бесплатно с помощью порталов государственных органов, таких как http://fss.ru/, https://www.nalog.ru/. Небольшие затраты пойдут на выпуск электронной подписи в одном из удостоверяющих центров. Но не так-то просто сдавать отчеты через порталы. Сложность состоит в том, что нужно будет осваивать сервис каждого органа, куда будет направляться отчетность.

Это значит нужно будет проходить каждый раз регистрацию, вникать в особенности работы органа, скачивать дополнительные программы. К тому же ни один из этих органов не оказывает техподдержку своих пользователей и не помогает в заполнении электронных клише.

Но есть и второй способ, который может показаться на первый взгляд дорогим, но зато он более комфортный. Чтобы им воспользоваться, нужно заключить договор с оператором или его партнером, занимающимся электронным документооборотом (ЭДО). Вам будет предоставлено единое программное обеспечение, облегчающее подготовку и отправку отчетов через Сеть интернета. При этом бухгалтер может использовать удобную ему программу для подготовки отчетности, а затем эти данные загружать в сервис, чтобы отправлять в соответствующие органы. Здесь также нужна будет электронная подпись, оформленная на имя руководителя либо ответственное за сдачу отчетности лицо.

Это оптимальный способ, т.к. он позволяет поставить под контроль свою отчетность. Во-первых, каждый пользователь будет получать уведомления о том, что приближаются сроки сдачи отчетности. Во-вторых, сервис в автоматическом порядке протестирует отчет перед отправкой на наличие ошибок.

Среди недостатков этого способа можно выделить 2 основных: первый — это то, что за пользование сервисом нужно будет платить, и второй — в штате команды должен быть человек, который знает бухгалтерское дело и разбирается в работе с онлайн-сервисов.

Электронная отчетность в налоговую

Федеральная налоговая служба стремится упростить процесс сдачи документов. Для этого существует электронная отчетность в ФНС. Отправить данные в электронном виде можно двумя способами:

• Через операторов ЭДО;
• Через сайт ФНС.

Сдача отчетности через операторов ЭДО дает предпринимателям очевидные преимущества:

• Документы можно отправить из офиса и дома. Не нужно приходить в ФНС;
• Не требуются бумажные дубликаты документов;
• Защита отчетов от изменений со стороны третьих лиц;
• Возможность получения справок о состоянии расчетов в режиме реального времени.

Можно забыть о кипах бумаг, которые нужно распечатывать, копировать и отвозить в налоговую, а потом хранить все время, пока действует ИП или юридическое лицо. Казалось бы, просто устанавливаешь программу федеральной налоговой службы и сдаешь отчеты.

Но почему же бухгалтеру и предпринимателю все равно не просто в отчётный период? Дело в том, что прием документов на сайте ФНС пока идет, как пилотный проект. Через сайт нельзя отправить страховые взносы, а некоторые данные нужно дублировать в бумажном виде.

Другой проблемой является регулярная смена форм отчетов. Например, в 2021 году ИП и организации, работающие на УСН, должны вести книгу учетов доходов и расходов в обновлённом виде. Любой бухгалтер знает, что каждый год вводятся десятки таких обновлений, которые влияют на отчетность. За ними трудно уследить. Мало кто готов регулярно обновлять программу, чтобы быть в курсе всех нововведений.

В результате отчеты «заворачиваются» из-за ошибок. Это плохо отражается на бизнесе. Бухгалтеры недовольны и не до конца понимают преимущества отчетов в электронном виде. Как этого избежать? Электронная отчетность в налоговую легко сдается с помощью программы Такснет Референт.

Интеграция

В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех

Вот только почти во всех случаях платная.

Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:

Контур.Диадок

Стоимость интеграции с 1С – 11 800 рублей в год. Настройка с типовыми конфигурациями – плюс 2300, с нетиповыми конфигурациями – от 10 000. Всё, что выходит за рамки базового интеграционного решения, оплачивается дополнительно.

Taxcom/1С: ЭДО

Интегрирован в модуль 1С-ЭДО. Обмениваться документами с контрагентами можно, если есть подписка на 1С: ИТС. Цену устанавливает 1С – от 17 000 до 55 000 руб. в год.

Как получить электронную подпись

Удостоверяющий центр, аккредитованный Министерством связи и массовых коммуникаций РФ, может выдать электронную подпись. Согласно условиям приказа ФНС РФ от 08.04.2013 № ММВ-7-4/142 для правильной авторизации в системе применяется специальный сертификат ключа, которым проверяется электронная подпись.

По ст. 80 НК РФ отчетность по ТКС отправляется с простановкой квалифицированной электронной подписи. Согласно закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ было введено понятие простой и квалифицированной, или усиленной, электронной подписи. Налоговая отчетность, предоставляемая в ФНС, подписывается только квалифицированной ЭЦП.

Аналогично бумажной документации, заверенной подписью и печатью, электронный документ приобретает юридическую силу и статус после проставления на нем электронной подписи.