Факсимильная подпись на документах

Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

При этом другие суды признавали правомерность факсимиле на счете-фактуре (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 № А45-16746/2009 и др.).

Какие же коммерсанту нужно предпринять шаги, чтобы факсимиле на счете-фактуре не преподносило неприятных сюрпризов?

Судебная и арбитражная практика при использовании факсимиле

Заявителем кассационной жалобы выступило ЗАО «Молочная ферма 3». Жалоба подавалась на решение Арбитражного суда Самарской области и постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда по иску ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» к ЗАО «Молочная ферма 3» о взыскании суммы долга по договору купли-продажи. При этом решением Арбитражного суда требования ООО «Крестьянско-фермерское хозяйство «Коммунарское» были удовлетворены частично в части взыскания невыплаченной задолженности по вышеуказанному договору. Апелляционная инстанция оставила данное решение без изменений.

В кассационной жалобе ЗАО «Молочная ферма 3» просило состоявшиеся судебные акты отменить в связи с нарушением судом норм процессуального и материального права. Заявитель кассационной жалобы указал, что соглашение сторон о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи отсутствует, при этом судом в качестве надлежащего доказательства наличия спорной задолженности указан акт приема-передачи, подписанный факсимильным способом.

В результате суд кассационной инстанции удовлетворил требования ЗАО «Молочная ферма 3», сославшись на отсутствие надлежащих доказательств наличия возникших договорных правоотношений.

Разбираемся с терминологией

Стоит отметить, что в законодательстве не определено понятие «факсимиле». В законах есть упоминание о нем, но обозначение данному слову почему-то до сих пор так и не дано. По некоторым сведениям, в ближайшем будущем этот термин все-таки получит свое закрепление на уровне законодательства. А пока, чтобы определиться с его значением, нужно обратиться, к примеру, к словарю иностранных терминов. Итак, факсимиле — что это? Согласно толкованию, это точное воспроизведение документа, рукописи, подписи при помощи печати и фотографии.

Что касается собственноручной подписи, то порядок ее факсимильного использования для совершения гражданско-правовых сделок описан в ст. 160 ГК РФ. Согласно данной норме, использовать факсимильное воспроизведение подписей можно только в предусмотренных законом случаях, по соглашению сторон или же если такая возможность предусмотрена в иных нормативных актах.

Процесс совершения сделок

Как правило, факсимильная подпись представлена в виде штампа, на котором присутствует точная копия оригинала. Применяется такой реквизит для ускорения делопроизводства в компании. Однако существует ряд недостатков при использовании этой подписи. В частности, воспользоваться ею может любой сотрудник без ведома директора. Кроме того, далеко не на каждой бумаге факсимильная подпись может заменить оригинал. Сделки юрлиц друг с другом и с гражданами заключаются обычно в письменной форме вне зависимости от стоимости. Этот процесс осуществляется путем составления соответствующего документа. В нем отражено, собственно, содержание сделки. Для подтверждения своих намерений сторонам следует подписать договор. По общему правилу, это осуществляется непосредственно самими лицами или их представителями.

Как отличить факсимиле от оригинала

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

1. Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
2. У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
3. Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

Печать на первичных документах

Рассмотрим необходимость проставления печати на первичных учетных документах. Напомним, что такой документ в силу п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) должен содержать перечень обязательных реквизитов. Такими реквизитами являются:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

• подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перечень реквизитов закрыт, и печать среди них не значится. Это подтверждается и письмом ФНС России от 21.10.13 г. № ММВ-20-3/96@.

Тем не менее на практике налоговыми органами пристальное внимание уделяется тем первичным документам, в которых отсутствует печать. Излюбленным документом налоговых органов является товарная накладная

Следует отметить, что до 2013 г. у налогоплательщиков не было выбора, по какой форме составлять товарную накладную. Унифицированная форма № ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132, была обязательна к применению. Начиная с 2013 г. унифицированные формы документов применять необязательно, можно разработать собственные (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В большинстве унифицированных форм содержалась аббревиатура «М.П.».

На этом основании налоговые органы делали вывод, что если в товарных накладных отсутствует печать продавца, то у покупателя вычет НДС неправомерен, а также расходы на приобретение товара не должны признаваться в целях исчисления налога на прибыль.

Но, как свидетельствует арбитражная практика, отсутствие в первичных документах таких реквизитов, как оттиск печати, не лишает покупателя права на налоговый вычет (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 21.10.14 г. № A70-13797/2013, ФАС Дальневосточного округа от 29.01.14 г. № Ф03-6588/2013, ФАС Московского округа от 20.02.13 г. № А40-46820/12-115-275, от 4.05.12 г. № А40-87365/11-75-372, от 30.01.08 г. № КА-А40/14769-07).

Таким образом, отсутствие печати (даже на унифицированных документах, если налогоплательщик продолжает их применять после 2013 г.) на первичных учетных документах не лишает возможности налогоплательщиков подтверждать факт хозяйственной операции и соответственно принимать НДС к вычету и учитывать в налоговом учете расходы на приобретение товаров.

При проведении проверки обоснованности возмещения расходов за счет средств ФСС РФ контролирующими органами не признается малозначительным нарушением не заверенные печатью медицинского учреждения листки временной нетрудоспособности. И на этом основании Фонд не принимает к зачету «больничные» расходы (решение арбитражного суда Ростовской области от 2.10.12 г. № А53-25090/2012, постановления ФАС Дальневосточного округа от 19.04.06 г., 12.04.06 г. № Ф03-А51/06-2/778). А в некоторых случаях поводом для отказа в возмещении пособий по временной нетрудоспособности являлись неполные реквизиты печати медицинского учреждения. И только в судебном порядке такой больничный лист признавался действительным. Так, в решении арбитражного суда Тюменской области от 12.07.13 г. № А70-3325/2013 судьями отмечено, что порядок выдачи листков нетрудоспособности (п. 56 приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.11 г. № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности») не содержит требований относительно реквизитов печати, кроме того, что печать должна быть круглой и принадлежать медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности.

Некоторые советы

Если вы являетесь директором и применяете для подписания документов факсимиле, то издайте локальный нормативный акт, касаемый применения вашей факсимиле, кто может ею пользоваться кроме вас, когда допускается её применения.

Если вы заключаете договор с долговременным использованием, заранее оговорите условия использования факсимиле, согласны ли ваши партнёры использовать факсимиле или согласовать вам данное право.

Помните, что если вы не пропишите данное положения, все дальнейшие документы, где вы ставите факсимиле, могут быть и в случае, если абонентная сторона подаст в суд, будут признаны ничтожными.

Многие юристы, адвокаты а так же граждане часто сталкиваются с применением факсимиле, что законодательная власть России скоро определит термин и формы и порядок применения факсимиле. Это единственный законный способ определить законность факсимиле и убрать огромное множество разногласий, существующих касаемо факсимиле.

Мы также вам советуем, если вы планируете использовать факсимиле, включите следующие условие в договор: Факсимильная подпись имеет такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.

Стороны признают правомочность и законность документов, завизированных факсимильной подписью, или условие носящие аналогичный смысл. Или может быть заключен специальный договор или соглашения, которым будет определено использование факсимиле между лицами.

Следует описать следующие условия в тексте договора, которые упрочат юридическую силу вашего факсимиле это:

1. Перечислить все документы в которых может быть применено факсимиле;
2. Перечислить всех лиц которые имеют право применения факсимиле для подтверждения или заключения актов;
3. Непосредственно сам оттиск факсимилекоторый будет использоваться за заключения документов.

Заключение трудового договора с использованием факсимиле

В трудовом кодексе нет ограничений на использование факсимиле, но опять же, если в организации не предусматривают применение факсимиле, то данный трудовой договор будет признан ничтожным, а работодателя можно обвинить в нарушении ваших трудовых прав, так как трудовой договор по факту не заключен.

Так же и подписание других трудовых документов, подписываемых с помощью факсимиле, в случае наличия локального акта по поводу применения факсимиле будут иметь юридическую силу.

Где и как использовать факсимиле

Согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные документы принимаются к учету лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. К таким документам относятся:

• накладные;
• счета-фактуры;
• путевые листы;
• прочие оправдательные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Налоговая служба в Письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ по этому вопросу дает следующие разъяснения: не допускается использование факсимиле на доверенностях, платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в Письме от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Можно ли подписать доверенность с помощью факсимиле

По общему правилу нельзя. Но если доверенность выдается для представительства перед конкретным лицом, вы можете заключить с ним соглашение о том, что использование факсимиле на доверенности в рамках ваших отношений допускается.

Дело в том, что выдача доверенности от имени организации является односторонней сделкой (см. Позицию ВС РФ). Она должна быть совершена в письменной форме и подписана руководителем или иным уполномоченным учредительными документами лицом (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Факсимильная подпись при совершении сделки приравнивается к собственноручной в двух случаях (п. 2 ст. 160 ГК РФ):

1. использование факсимиле предусмотрено законом или иным правовым актом;
2. стороны заключили соглашение об использовании факсимиле и удостоверили его «живыми» подписями.

Закон или иной правовой акт не предусматривают возможности использовать факсимиле на доверенностях. Поэтому, если вы планируете подписать доверенность таким образом, нужно заключить соглашение с лицом, для представительства перед которым будет выдана эта доверенность. Например, вы можете указать в договоре поставки, что доверенности на получение товара со склада поставщика могут быть подписаны посредством факсимиле руководителя организации-покупателя.

Иногда суды с учетом обстоятельств конкретного дела признают доверенности, подписанные факсимиле в отсутствие соглашения, надлежаще оформленными.

Факсимиле на соглашении о совмещении

Соглашение о выполнении работником дополнительной работы на условиях совмещения должностей () не является трудовым договором, так как работа, выполняемая по такому соглашению, осуществляется одновременно с работой по основной должности сотрудника. Об этом свидетельствует и порядок прекращения работы, выполняемой на условиях совмещения, не предусматривающий обычных при расторжении трудового договора гарантий трудовых прав работника: работник и работодатель в любой момент могут по своему усмотрению прекратить выполнение дополнительной работы, уведомив об этом другую сторону за три рабочих дня ().

Также соглашение о совмещении не является и дополнительным соглашением к трудовому договору работника, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. Дополнительная работа выполняется сотрудником «наряду с работой, определенной трудовым договором», то есть она выходит за рамки работы, предусмотренной трудовым договором. Такая работа не может отражаться в трудовом договоре, иначе это будет уже не дополнительная, а предусмотренная трудовым договором работа.

Вместе с тем данное соглашение, как и трудовой договор, устанавливает обязанность работника в период его действия исполнять возложенные на него соглашением трудовые функции, а также должно предусматривать размер доплаты за совмещение (, )

Принимая во внимание, что под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, можно сделать вывод, что такое соглашение также способствует установлению между работником и работодателем определенных трудовых отношений. Поэтому вопрос о том, как должно быть подписано такое соглашение, должен, на взгляд автора, решаться аналогично вопросу о подписании трудового договора

Как следует из буквального толкования , для самого оформления работы на условиях совмещения заключение соглашения между работником и работодателем не обязательно. Согласно части первой указанной статьи работодатель поручает выполнение дополнительной работы сотруднику, а последний в письменной форме выражает свое согласие на ее выполнение. Иными словами, вместо подписания соглашения о совмещении работодатель может издать приказ о возложении на работника обязанности по выполнению дополнительной работы в его основное рабочее время, а работник — подписать соответствующее согласие.

В свою очередь, судебная практика приходит к выводу о том, что кадровые документы, не относящиеся к соглашениям между работником и работодателем (например, приказы о приеме на работу, направлении в командировку и т.п.), могут быть подписаны факсимиле. Так, в одном из дел суд указал, что использование факсимиле в приказе об увольнении не запрещено трудовым законодательством и не свидетельствует о несоответствии принятого решения волеизъявлению руководства (апелляционное определение СК по гражданским делам Саратовского областного суда от 16.05.2013 по делу № 33-2693).

Тем не менее, как уже упоминалось выше, сторонам в любом случае придется заключить соглашение об установлении размера доплаты за совмещение должностей, подписание которого с помощью факсимиле может согласно изложенной позиции быть признано неправомерным. Кроме того, нельзя исключить и то обстоятельство, что при возникновении спора доказательственная сила даже приказа, подписанного факсимиле, может быть поставлена судом под сомнение. 

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

• отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
• отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
• финансовым отношениям;
• административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

• такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
• соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Спорные позиции

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
2. Другие считают это допустимым, поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Решение Высшего суда

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

• у кого находится устройство факсимиле?
• насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо, которому доверили факсимиле?
• где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

• письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
• почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
• копии различных официальных бумаг;
• квитанция по аккредитиву;
• кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
• документы по учету сырья и материалов;
• ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
• ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
• акт приемки или передачи работ и услуг;
• удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
• наградные удостоверения;
• различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
• свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
• полисы обязательного медицинского страхования.

То есть, факсимиле можно употреблять, оформляя документы, не несущие крупной материальной ответственности

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

• законы, нормативные акты;
• налоговые декларации;
• трудовой договор;
• письменное уполномочивание, доверенность;
• вексельные документы;
• различные платежные документы;
• первичные учетные документы;
• счета-фактуры;
• конкурсные документы;
• различные заявления физических и юридических лиц.

Историческая справка

До 19-го столетия факсимиле изготавливалось обычно прорисовкой оригинала с помощью прозрачной бумаги, гравированием на дереве либо металле и литографированием. В современном мире эта процедура значительно облегчилась. Благодаря изобретению и последующему усовершенствованию светописи — фотогравюры, фотографии и прочих процессов, которые позволяют получать безусловно верные копии исключительно механическим способом. Процесс выполнения воспроизведений именуется факсимилированием. С его помощью осуществляется издание редких экземпляров в научных целях. Сегодня достаточно распространено использование факсимильной подписи. Рассмотрим далее, что она собой представляет и для чего она нужна.

Факсимиле – экономия времени или риск?

Обычно организация заказывает факсимиле у изготовителя печатных форм. Использование факсимиле доверяют ответственному сотруднику. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства. Но стоит ли игра свеч?

Справка

Правовая основа

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации – факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

Другие нормативные документы

В нормативных документах, прописывающих проведения конкурсов, аукционов и тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Так, например, в требованиях, установленных Приказом Департамента г. Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 N 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в ее состав, не допускается применение факсимильных подписей.

Инструкция Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет это правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 N 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимиле. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платежному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Таким образом, можно сделать вывод, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимильной подписи на сегодняшний день отсутствует.

Факсимиле директора на договорах

Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.

Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?

Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле. Нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.

Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения. Но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером. Которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии. У вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия. И, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.

Когда можно поставить факсимильную подпись на договоре

Факсимильная подпись на договоре приравнивается к собственноручной. Когда стороны заключили соглашение об использовании оттиска. И подписали его «живыми» подписями (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Это могут быть как отдельный документ. Так и условие в другом договоре. Например, вы заключили рамочный договор. И включили в него условие о праве сторон использовать такую печать. В дальнейшем вы можете проставлять такой аналог подписи на договорах. Которые заключаете на основании (во исполнение) рамочного договора.

Если заранее оформить соглашение об использовании клише вы не успели. Можно сделать это и после подписания договора, на котором оно проставлено. В этом случае в соглашении нужно указать. Что его действие распространяется на сделки, совершенные ранее (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Желательно привести реквизиты конкретного договора.

Правовая основа факсимиле

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако Гражданским кодексом РФ установлено следующее:

Когда можно использовать подпись-печать

Наиболее разумным представляется использование клише на документах. Не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность. Так как главным отличием подпись-печати от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица. Чья подпись воспроизведена. Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов. Подписанных с использованием клише подписи соответствующего лица.

Использование факсимиле при заключении договоров

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять подпись-печать в качестве подписи. То документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании клише. Либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело. Поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки. При этом суды, руководствуясь п. 1 ст. 162 ГК РФ, применяют последствия несоблюдения простой письменной формы сделки:

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

• Почетных листах и грамотах.
• Страховых (медицинских) полисах.
• Служебных и наградных удостоверениях.
• Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
• Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
• Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
• Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

• Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
• Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
• Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
• Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
• Заявления граждан и организаций.
• Векселя.
• Налоговые декларации.
• Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).

Можно ли при отсутствии первичных документов подтвердить расходы по налогу на прибыль их копиями, в том числе с факсимиле?

Некоторые советы

Если вы все же пользуетесь факсимильной подписью, то лучше своим локальными приказом по предприятию конкретно определить порядок ее применения. Укажите также, кто может иметь к ней доступ во время вашего отсутствия. Если вы подписываете договор, заранее оговорите с контрагентом возможность пользоваться факсимиле после заключения договора. Ведь в противном случае все дальнейшие документы могут признать недействительными. Спасти может только полное исполнение соглашения. Будем также надеяться, что чиновники вскоре более детально пропишут основания для использования факсимиле, ведь только так можно будет избежать многих разногласий и недоразумений. Пока же можете смело ставить копию своего автографа на всех документах, не связанных с финансовыми вопросами, и на тех бумагах, в которых использование клише подписи допустимо согласно положениям основного договора.

Счет-фактура

Выше было указано, что в таких бумагах факсимильная подпись не может заменять оригинальную. Тем не менее не всем до конца ясен этот вопрос. Как считают контролирующие органы, использование клише на счет-фактуре выступает в качестве нарушения правил ее оформления. Такие бумаги не дают прав на вычет НДС. ВАС в одном из своих Постановлений поддержал позицию налоговых органов. В своем разъяснении суд указал, что в НК, в ст. 169, в частности, не предусматривается возможность использования факсимильной подписи в процессе оформления счета-фактуры. Окружные суды также придерживаются этой позиции и выносят решения не в пользу налогоплательщиков.