Организация работы с документами

Функции

Функциональные обязанности делопроизводителя на предприятии регламентируются профстандартом, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н. Стандарт необходим для четкого понимания требований к профессии, чтобы не возникало конфликтных ситуаций по поводу завышенных требований к работнику:

• организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
• организационное, документационное и информационное обеспечение функционирования руководителя организации;
• организация работы с документами и текущего хранения документов;
• составление и оформление управленческой документации;
• организация обработки дел для последующего хранения;
• организация работы и хранения документов в приемной руководителя.

Должностной состав службы делопроизводства

• Какими документами по делопроизводству и архивному делу пользоваться в 2021 году?

  Наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, впервые были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Кроме того, наименования должностей регламентировались в постановлениях… (Основы делопроизводства)

• Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и их взаимодействие. Структура службы ДОУ определяет состав… (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))

• В настоящее время основными нормативными документами, регламентирующими наименование должностей работников службы делопроизводства, являются Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих и Квалификационный справочник2. Согласно этим нормативным документам… (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))

• Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и их взаимодействие. Структура службы ДОУ определяет состав… (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))
• В настоящее время основными нормативными документами, регламентирующими наименование должностей работников службы делопроизводства, являются Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих и Квалификационный справочник См.: Правила делопроизводства в… (Документационное обеспечение управления (делопроизводство))

• Сроки подачи жалобы Жалоба на постановление должностного лица службы судебных приставов, его действия (бездействие) подается в течение десяти дней со дня вынесения судебным приставом- исполнителем или иным должностным лицом постановления, совершения действия, установления факта его бездействия… (Комментарий к Федеральному закону «Об исполнительном производстве» (постатейный))

• I. Постановления должностного лица службы судебных приставов, его действия (бездействие) по исполнению исполнительного документа могут быть оспорены в арбитражном суде либо суде общей юрисдикции, в районе деятельности которого указанное лицо исполняет свои обязанности. 2. Заявление об оспаривании постановления… (Комментарий к Федеральному закону «Об исполнительном производстве» (постатейный))

• ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином… (Современное делопроизводство)

• ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

  Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или… (Современное делопроизводство)

Другие критерии классификации документов

Возможны видовые разграничения:

1. По сложности
   • Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
   • Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).
2. По обязательности исполнения
   • Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
   • Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
   • Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).
3. По наименованию
   • Приказы.
   • Письма.
   • Ходатайства.
   • Справки.
   • Заявления.
   • Постановления.
   • Решения.

Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов

Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.

Служба делопроизводства[ | ]

Для ведения делопроизводства в современных организациях может создаваться служба делопроизводства

—структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

В различных организациях, учреждениях, органах государственной власти и местного самоуправления служба делопроизводства может называться по-разному: управление делами; общий отдел; канцелярия; секретариат и т.п.

Целью деятельности службы делопроизводства, является организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.

Описание профессии

Чем должен заниматься современный делопроизводитель? В его обязанности может входить как банальное оформление документов учреждения, так и оперативное принятие решений. Такой специалист может работать везде, где требуется вести документооборот, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высокий.

Сегодня законодательство требует, чтобы документы, подтверждающие деятельность и фиксирующие финансовый оборот каждого предприятия любой формы собственности, оформлялись по определенным стандартам. Этим и должен заниматься делопроизводитель. На эту должность вовсе не обязательно берут человека, окончившего вуз по специальности «документоведение». Очень ценным при отборе кандидатов для работодателя является опыт работы диспетчером-оператором, секретарем-референтом, офис-менеджером.

Делопроизводитель, который отлично справляется со своими обязанностями, – надежный помощник директора. Если круг его задач уже давно вышел за рамки простого оформления документов, он вполне может стать правой рукой руководителя. Представителю этой профессии в работе часто требуется опираться на налоговое, гражданское и судебное законодательство. В маленьких фирмах в штате лишь один делопроизводитель. Его задача сводится только к заполнению документов. В таком случае вполне вероятно совмещение с должностью секретаря. Масштабные корпорации и организации берут в штат несколько специалистов, каждый из них занимается определенной сферой деятельности компании.

Задачи делопроизводства

Как только человек научился писать он начал создавать документы. Что же такое документ?

«Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете» – определение Поля Отле из книги «Руководство к администрированию».

Другими словами документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполнялив основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство»

Понимая важность организации делопроизводства еще Петр I издал указ «О подписании протоколов»

В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть:

«Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».

Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:

— оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов

— создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения)

— создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии сноменклатурой дел)

— создание условий для хранения документов

Виды делопроизводства

Выделяется несколько видов делопроизводства. Использование каждого из них обуславливается типом учреждения (хозяйствующего субъекта):

• общее;
• специальное;
• секретное.

Общее делопроизводство характеризуется документированием управленческой деятельности, свойственной для каждого госучреждения, хозяйствующего субъекта. Данный тип делопроизводства применяется для организации финансовой, кадровой, управленческой, хозяйственной работы предприятия.

Специальное используется для обеспечения работы учреждений, функционирующих в специальной (внешней) сфере. Например, оформление документации для уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных действий. Речь идет о делопроизводстве в органах правопорядка, в которых документооборот связан с обеспечением законности и борьбой с преступностью.

Суть секретного делопроизводства состоит в работе с секретной документацией, сведения из которой являются государственной (служебной) тайной. Работа с такими материалами осуществляется по специальным правилам, исключающим возможность утечки информации. С секретным делопроизводством может использоваться и общее.

Круг обязанностей

Ежедневно через делопроизводителя проходит огромное количество различных документов компании, которые надо анализировать, обрабатывать и, если нужно, отправлять адресату. В ряде организаций приходится совмещать еще и функции офис-менеджера и секретаря. В задачи такого универсального специалиста входит выполнение персональных просьб руководителя, прием и осуществление телефонных звонков, коммуникация с клиентами, ведение корреспонденции – как входящей, так и исходящей.

Количество должностных обязанностей делопроизводителя напрямую зависит от сферы деятельности компании и ее величины. Кроме перечисленного выше, ему приходится контролировать исполнение предписаний и вести архив. В некоторых случаях на делопроизводителя возлагаются обязанности переводчика. Полученную корреспонденцию на английском (или другом иностранном) ему необходимо перевести на русский, а отправляемую за рубеж – на язык адресата.

Знания, умения и навыки

Среди основных требований, которые чаще всего работодатель предъявляет к делопроизводителю:

1. Знать основные положения единой государственной системы делопроизводства и специальные отраслевые акты, в которых изложено, как правильно вести документацию.
2. Уверенно владеть компьютером и офисной оргтехникой.
3. Уметь быстро и грамотно работать с документацией (оформлять, вести реестры, архивировать и так далее).
4. Владеть навыками общения с клиентами.

Некоторые работодатели включают в этот перечень высокий уровень английского языка.

Личные качества

Для работы делопроизводителем требуются не только профессионализм и определенный набор знаний, умений и навыков, но и ряд личных качеств

Представителю этой профессии крайне важно быть аккуратным, организованным, пунктуальным и обладать:

• аналитическим умом;
• способностью к продолжительной концентрации внимания на решении проблемы;
• хорошей памятью;
• умением работать в режиме мультизадачности;
• порядочностью;
• доброжелательностью;
• стрессоустойчивостью;
• коммуникабельностью;
• восприимчивостью к критике и самокритичностью.

Чем занимается делопроизводитель в детском саду?

Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:

• Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
• Подавать документы в отдел образования;
• Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
• Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
• Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
• Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.

Среди особенностей работы в детском саду – сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:

• Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
• Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
• Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.

Для того чтобы заполучить эту работу, достаточно иметь среднее специальное образование по профилю, а также опыт работы по специальности. В работе служащий будет среди прочего основывать свои решения на Уставе, который должен иметь каждый детский сад.

Нормативно-правовая база делопроизводства[ | ]

Нормативная правовая база делопроизводства и документационного обеспечения управления включает: Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, ифицированные правовые акты, федеральные законы, а также подзаконные акты—указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, которые развивают и конкретизируют нормы соответствующих законов, определяют механизмы их исполнения и применения.

На практике, особое внимание необходимо обратить на:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 ;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 ;
• ГОСТ 6.10.5-87 ;
• Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 ;
• Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 ;
• Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 и др.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Для чего необходимо

Документация в компании является одним из элементов управления и необходима для того, чтобы коллектив и конкретный исполнитель понимали и решали задачи, которые перед ними ставит руководство. Чтобы упростить работу с информацией, организовать ее учет, единообразие и стандартизировать, нужно владеть основами делопроизводства.

Необходимость делопроизводства объясняется выполнением следующих функций:

• организация документооборота, обеспечивающая контроль доведения материалов до исполнителя и сроки окончания выполнения поручений;
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции, внутренней документации;
• организация архивации, позволяющая систематизировать документацию и формировать из нее дела;
• ведение номенклатуры дел;
• формирование кодировки на основе заголовка дела для систематизации и определения сроков хранения.

Выполнение данных функций свидетельствует об отлаженной работе делопроизводителя либо структурного подразделения организации.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Общие положения

1. Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
2. Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
3. Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
4. Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
5. Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
   • актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
   • законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
   • внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
   • принципов составления аналитических документов по документообороту;
   • должностной структуры компании;
   • действующих системы электронного оборота документов в компании;
   • ведения базы данных документов компании;
   • типовых сроков и принципов обращения с документами;
   • требований к сохранности и хранению документации;
   • требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
   • норм архивирования документов;
   • нормативов составления описи документов по заданным критериям;
   • правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
6. В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
   • действующими законами;
   • положениями данной инструкции;
   • документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
7. Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
8. Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
2. После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
3. Ведет внутреннюю базу документов компании.
4. Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
5. Обеспечивает ведение текущей документации компании.
6. Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
7. Контролирует доведение документов до их адресатов.
8. Дает справки по документам компании.
9. Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
10. Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
11. Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
12. Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
13. Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.

Права

Делопроизводитель обладает правами:

1. На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
2. Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
3. Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
4. Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
5. Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.

Ответственность

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
2. За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
3. За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
4. За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Где обучают данной специальности?

В зависимости от того, каким запасом времени и денежных средств обладает человек, существует несколько вариантов постижения азов профессии делопроизводителя:

1. На соответствующих учебных курсах – длятся от сорока часов и более, отличаются большой гибкостью и разнообразием учебных программ;
2. В учреждениях среднего профессионального образования – обучение по специальности «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года 5 месяцев, если абитуриент изволил пойти учиться после девятого класса. Прием, как правило, осуществляется без экзаменов;
3. В учреждениях высшего образования – такую возможность предоставляют почти все гуманитарные вузы, включая крупнейшие в России — МГУКИ, РАНХиГС, РГГУ и другие – которые имеют соответствующий факультет документоведения. Высшее образование дает возможность стать претендентом на высокооплачиваемую позицию в крупной компании, получивший его человек становится экспертом в области делопроизводства. Он сможет принимать деятельное участие в разработке стандартов документации, предлагать свои варианты по рационализации канцелярской деятельности предприятия и т. д.

От качества документационной работы на предприятии зависит как полнота и своевременность информирования руководства, так и точность исполнения его приказов

Поэтому так важно, чтобы в компании был грамотный делопроизводитель. Кто это такой, все-таки? Это правая рука руководителя и один из самых важных людей в бизнесе

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Делопроизводитель» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция делопроизводителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту)

Что должен знать делопроизводитель?

Делопроизводитель обязательно должен обладать следующими знаниями и умениями:

• В совершенстве разбираться в гражданском трудовом законодательстве;
• Хорошо знать структуру учреждения, в котором он работает;
• Уметь принимать всю входящую на предприятие корреспонденцию, правильно ее регистрировать и перенаправлять в соответствующие отделы;
• Знать, как правильно заполнять регистрационные карточки и передавать согласно с резолюцией руководителя документы на исполнение;
• Уметь следить за порядком исполнения документации;
• Понимать, как производится отправка исходящих документов;
• Знать, какие документы подлежат длительному или краткосрочному хранению в архиве предприятия, а какие следует уничтожить;
• Разбираться в грифах доступа к различным документам (например, «для служебного пользования», «коммерческая тайна»);
• Владеть навыками ведения номенклатуры дел.

Среди прочих навыков, не лишними будут десятипальцевый набор текста на клавиатуре, уверенное знание ПК и умение свободно обращаться с современной офисной техникой. Иногда предъявляется требование знать один из иностранных языков.

В работе служащий будет руководствоваться правилами внутреннего трудового распорядка и приказами своего начальства.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

• Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
• Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
• Права — дается перечень прав специалиста.
• Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Входящий поток документов

Представляет собой документацию, поступающую в компанию из различных госучреждений и прочих субъектов хозяйствования на бумажном либо электронном носителе. Это могут быть письма, коммерческие предложения, претензии, счета для оплаты и прочее. Качество документооборота в отношении подобных материалов достигается следующими действиями:

• регистрация и нумерация входящей корреспонденции в день поступления в компанию;
• отправка документации в соответствии с графиком документооборота исполнителю либо подразделению, отвечающему за решение поставленной задачи;
• далее сотрудники регистрируют документацию и принимают в работу;
• получение отчета об исполнении, отправке ответа, предпринятых действиях в соответствии с требованиями документа;
• отправка входящей документации в архив.

Данный порядок перемещения входящей корреспонденции свойственен для всех типов хозяйствующих субъектов, независимо от размеров и формы собственности.