Как правильно написать фотографию рабочего дня пример

Как работать с фотографией рабочего времени?

Большую часть работы за вас сделает система учёта рабочего времени сотрудников, а вам нужно только:

1. Поставить саму систему – это можно сделать как информируя сотрудников, так и тайно;
2. Определить, по каким параметрам будет проводиться анализ: что вы хотите посмотреть;
3. Проанализировать полученные данные, сделав из них соответствующие выводы;
4. Донести сотрудникам рекомендации и требования, которые вы в итоге сформулировали.

В конечном счёте эта программа – продвинутый табель учёта рабочего времени, который отслеживает буквально каждую секунду, за которую вы платите. Если вы хотите всегда держать руку на пульсе своей компании, вот он – идеальный инструмент.

Типы графиков работы, для которых составляется карта рабочего дня

Полный рабочий день

График работы: полный рабочий день часто содержит 37-40 часов в неделю.

Графики работы варьируются от компании к компании, но большую часть времени сотрудники будут работать в одну и ту же смену каждую неделю. Наиболее распространенным рабочим графиком на полный рабочий день является вариант с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу, составляющий 40 часов в неделю. Таким может быть рабочий день менеджера и консультанта или медсестры.

Несмотря на то, что большинство графиков работы на полный рабочий день обычно одинаковы в течение дня, при составлении карты рабочего дня следует учитывать что в некоторых случаях (например, в розничной торговле) смены могут меняться, но количество часов все равно будет составлять 35-40 в неделю.

Работники, не занятые полный рабочий день, обычно получают оплату за сверхурочную работу. Это происходит, когда отработанное время превышает установленный 40-часовой максимум.

Неполный рабочий день

Неполный рабочий день занимает меньше рабочего времени, чем полный день. Преимущество этого типа графика заключается в том, что он обеспечивает большую гибкость для выполнения других обязанностей вне работы. Соответственно в фотографии рабочего времени указывается меньшее количество часов. Такое бывает у экономиста или бухгалтера.

Однако неполный рабочий день часто не включает в себя льготы, предлагаемые работникам, занятым полный рабочий день, и часы работы могут быть неустойчивыми и непоследовательными от недели к неделе

Фиксированный график работы.

Фиксированный график работы – это график, который обычно состоит из одинакового количества часов и рабочих дней в неделю. Фиксированные графики работы, как правило, остаются неизменными, если количество часов и дней согласовано как работодателем, так и работником. Примером фиксированного расписания может быть следующий хронометраж – с понедельника по пятницу с 8:30 до 17:00 или с четверга по воскресенье с 15:00 до 23:00.

Гибкий график работы.

Гибкий график работы является менее жестким, чем фиксированный график. Сотрудники и работодатели работают вместе, чтобы определить количество часов и дней недели, когда сотрудник будет работать. В зависимости от политики работодателя можно ожидать, что работники будут работать минимальное количество часов или работать на определенном ежедневном отрезке времени, но часто смены могут перемежаться с другими коллегами, чтобы удовлетворить потребности работодателя и работника.

Посменный рабочий график.

Посменный рабочий день циклически изменяет рабочее время сотрудников с дневного на ночное время. Этот цикл помогает распределить разные смены между всеми сотрудниками, чтобы никто не задерживался на менее желаемое время на работе.

Этот график работы не так распространен, и карта рабочего дня для него достаточно нестандартна, но его можно увидеть во многих сферах деятельности, таких как строительные работы, дорожные работы, электростанции и здравоохранение.  Посменный график работ отмечают при анализе работы сварщика.

Карта фотографии рабочего времени

На основании проводимых исследований по временным затратам производства составляется карта фотографии рабочего времени. Данный документ является наглядной возможностью проанализировать ситуацию с текущей производительностью. На основе карты можно решить следующие вопросы:

• установить уровень затрат на содержание каждого работника и отдела;
• распределить время работы таким образом, чтобы использовать его наиболее продуктивно;
• своевременно зафиксировать потери, а также принять меры для исключения подобных случаев в дальнейшем;
• провести анализ эффективности работы сотрудников, сравнить производительность схожих должностей;
• подобрать возможность для мотивации работников и повышении их производительности;
• проанализировать оптимизацию места работы, а также его влияние на потери.

В итоге карта становится основным материалом, на основании которого проводится всесторонний анализ общей ситуации.

По результатам фотографии рабочего времени рассчитывают коэффициенты эффективности. Данный показатель основывается на соотношении фактического показателя к предписанной норме. То есть при четком следовании плану коэффициент будет равен единице. Однако на практике он обычно или превышает показатель или является меньшим.

Виды фотографии рабочего времени

В качестве определения основных видов используют классификацию по охвату лиц. В итоге для изучения временных затрат применяются следующие виды фотографии:

• индивидуальная фотография рабочего времени — наблюдение за отдельным работником и составление соответствующего плана с целью изучения его временных затрат в процессе осуществления трудовой деятельности;
• массовая фотография рабочего времени — данный анализ проводится для наблюдения за определенной группой лиц, при этом данные вносятся по каждому из них и нужны для сравнения производительности;
• бригадная — этот вариант часто идентифицируют как массовый, но он может относиться не к анализу отдельных лиц в составе группы, а к составлению плана по отдельному подразделению, принимаемому в качестве штатной единицы.

При этом для проведения массовых наблюдений важно определить временные интервалы для каждого из сотрудников, если сравнивается их производительность. Это обусловлено тем, что в один и тот же момент работники могут выполнять разную работу

Поэтому для определения эффективности используют установленное значение — к примеру результат определенных действий за половину смены.

Методы проведения фотографии рабочего времени

Вопрос о том, кто должен проводить фотографию рабочего времени, не имеет однозначного ответа. Для наблюдения и аттестации составляется комиссия, в которую могут включаться следующие специалисты:

• инженеры, в том числе и главный инженер;
• менеджеры и сотрудники по кадрам или по вопросам управления;
• сотрудники бухгалтерского отдела;
• специалисты по охране труда.

При этом составляемая комиссия может включать в себя и одного сотрудника, особенно если речь идет о проведении индивидуального анализа деятельности офисного работника.

Методы проведения фотографии рабочего времени зависят от отдельных этапов и условно делятся на три категории:

• подготовление — главная задача данных действий заключается в ознакомлении с регламентированными условиями труда, а также подготовке документации для заполнения;
• наблюдение — на данном этапе основным методом является фиксирование совершаемых действий и время, требуемое на их выполнение;
• анализ — в данном случае используемые методы включают в себя сбор полной информации, ее структуризацию и оптимизацию.

На основе полученной карты выявляется время, которое работник затрачивает на каждый вид деятельности отдельно, а также общее соответствие средним показателям по норме. Оценивающие методы проводят сравнительный анализ и определяют ценность сотрудника и соответствие его труда временным затратам.

Как подготовить проведение фотографии рабочего дня

Прежде, чем непосредственно проводить фотографирование рабочего дня, работодателю следует провести значительное количество подготовительных процедур, иначе весь процесс может оказаться бесполезным или малоэффективным. При этом подготовительный этап должен в любом случае предусматривать решение индивидуальных для каждого предприятия вопросов. Однако, вне зависимости от того, как именно будет проводиться фотография рабочего дня, чаще всего подготовительный этап будет включать в себя следующие мероприятия:

• Определение целей. Задумывая проведение фотографии рабочего дня, работодатель, кадровый специалист или руководитель структурного подразделения должен точно осознавать цели данной процедуры, так как в соответствии с ними будут проводиться все последующие мероприятия. Например, если целью является оптимизация рабочего пространства, следует в первую очередь фиксировать периоды передвижения работника и иных затрат времени, связанных с окружающей обстановкой.
• Установка ответственных лиц и выбор метода. В частности, фотография рабочего дня может осуществляться как самими работниками – данный процесс называется самофотографией, так и отдельно выделенными для него сотрудниками, например – кадровыми специалистами, или же приглашенными сторонними профессионалами. У каждого из означенных способов есть как свои преимущества, так и недостатки. Самофотография минимизирует затраты на проведение процедуры, но имеет минимальную точность, так как работники не всегда будут достоверно честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но не исключит влияния субъективных факторов, а также отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг же, хоть и обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, будет связан с дополнительными затратами.
• Определение сроков и объектов исследования. На основании имеющихся у работодателя ресурсов и целей проведения фотографии рабочего дня осуществляется определение длительности процедуры фотографии и проводится выборка сотрудников, которые будут исследоваться. Если задачи исследования в первую очередь предусматривают оценку личностных качеств работников, то рационально будет привлечь к нему всех работников, в информации о которых заинтересован работодатель. В то же время для общей оценки потерь рабочего времени, достаточно будет обеспечить относительно небольшую выборку сотрудников – например, пяти человек из двадцати, занимающих аналогичную должность. В целом, чем большим будет время исследования, и чем большей будет выборка – тем большей точностью будут обладать полученные результаты, однако соответственно возрастут и расходы на проведение фотографии.
• Разработка и подготовка бланков для фотографии рабочего дня. Для разработки бланков фотографии рабочего дня можно использовать как образец, так и составить их с нуля. В целом, пример заполнения фотографии рабочего дня может выглядеть как таблица, в строках которой проставляется временной период, а столбцы разделяются на непосредственно выполняемые процедуры, учетные периоды, комментарии проверяющего, коды осуществляемой деятельности.
• Проведение инструктажа сотрудников. Данный этап фактически означает старт процедуры фотографирования рабочего времени и не является обязательным. Но чтобы избежать возможных эксцессов, рекомендуется проинструктировать проверяемых работников о том, как и зачем будет проводиться фотографирование рабочего времени. Однако в некоторых случаях, особенно при короткой длительности периода оценивания, более эффективной будет скрытая фотография рабочего времени, в том числе, например, получаемая путем использования средств автоматизации – но такие действия обязательно должны быть отражены в трудовом договоре или локальных актах организации.

Подготовительные мероприятия могут отличаться для различных структурных подразделений предприятия, для различных целей проведения фотографии рабочего дня. Работодатель сам вправе определять используемые методы и цели проведения означенной процедуры и изменять её под собственные нужды.

Разновидность фотографий

Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

Индивидуальная

Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

Групповая

Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

1. Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
2. Анализируемое время делится на интервалы.
3. Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

Особенности замеров и расчетов

При проведении хронометража замеряют время каждой операции последовательно. Измерений производится несколько. Определяют среднюю длительность каждой операции.

В данной таблице указано сколько измерений надо проводить в зависимости от характера работы и длительности каждой операции.

Характер работы	Количество замеров в зависимости от длительности операции, мин
До 1	1-5	6-10	Свыше 10
Работа на автоматизированных станках и оборудовании	10-20	10-20	6	4
Работа на станках и оборудовании с применением ручного труда	15-30	15-30	10	6
Ручная	30	20-30	12	8

Также рассчитывают коэффициент устойчивости хроноряда. Он необходим для проверки корректности осуществленных замеров.

Коэффициент рассчитывают путем деления максимального значения операции на минимальное значение. Далее полученный результат надо сравнить с установленными данными. При превышении значения коэффициента делают вывод о неправильном замере. Значит, его нужно провести заново.

В данной таблице приведены коэффициенты устойчивости хроноряда в зависимости от типа работы и производства.

Тип производства	Коэффициент устойчивости хроноряда при продолжительности операции свыше 15 секунд
Машинная работа	Машинно-ручная работа	Ручная работа
Крупносерийное	1,1	1,5	2
Серийное	1,1	1,3	1,7
Мелкосерийное	1,1	1,7	2,3

Как и для чего составляется фотография рабочего времени?

Статья 91 ТК РФ определяет, что нормальная продолжительность рабочего времени должна составлять не более 40 часов в неделю. Однако практика оказывает, что эффективность и результативность труда зависят не столько от количества затраченного времени, сколько от его эффективного и рационального использования.

Приведем пример. В швейной бригаде 3 швеи выполняют одну и ту же операцию. При этом у первой на ее выполнение уходит 2 минуты, вторая справляется за 3 минуты 30 секунд, третьей же требуется 4 минуты 20 секунд. Поскольку каждой из работниц распределяется одинаковое количество работы, в итоге оказывается, что наиболее быстрый работник вынужден несколько часов сидеть без работы, а наиболее медленный — задерживаться после смены, чтобы выполнить положенную норму. При этом процент брака у наиболее быстрой швеи значительно больше, нежели у медленного работника. Примеры такого рода можно найти в любой сфере производства, обслуживания, маркетинга и т. д.

Метод расчета временных затрат

В связи с индивидуальными особенностями работы каждого специалиста (уровнем качества, скоростью выполнения) у руководства и сотрудников, отвечающих за нормирование труда, неизбежно возникает необходимость хронометража временных затрат отдельных служащих с учетом времени, требуемого для выполнения конкретного вида работы. В дальнейшем исходя из полученных данных рассчитываются расценки, уровень сложности работы, нормы труда и т. д.

Для выполнения подобных замеров обычно нескольким сотрудникам поручают выполнение одного и того же задания, сопровождаемого хронометражем. В итоге полученное среднее время и используется как ориентир для выполнения данной операции.

Если же работник выполняет различные виды работ, перемещается по предприятию или даже покидает его территорию, то для оценки эффективности его работы приходится хронометрировать весь его рабочий день, после чего по результатам замеров может составляться фотография рабочего времени.

Что дает ФРВ?

Хронометраж рабочего дня сотрудника может применяться для решения следующих задач:

1. Структурирования рабочего времени, то есть выявления главных и второстепенных задач, исходя из которых могут варьироваться временные затраты на их выполнение и перераспределяться обязанности между сотрудниками.
2. Проведения замеров времени, необходимого для качественного выполнения конкретной задачи в целях расчета норм труда, расценок.
3. Изучения методов и практики работы наиболее эффективных сотрудников.
4. Проведения индивидуальной оценки эффективности работы конкретного сотрудника для выработки рекомендаций по улучшению результативности, а также возможности перемещений, карьерного роста.
5. Выявления потерь рабочего времени, повышения дисциплины труда.
6. Оптимизации работы конкретного подразделения или всей компании в целом.

Фотография времени работы — способы составления

Практикой выработано несколько способов составления такой фотографии. Это может быть как временное прикрепление к контролируемому сотруднику специалиста, задача которого — учитывать затраты времени, так и использование технических средств (например, видеонаблюдения).

Прикрепление контролирующего временные затраты сотрудника позволяет максимально объективно учитывать приоритетность выполняемых контролируемым работником задач, его индивидуальные особенности, объективные и субъективные нюансы той или иной работы. Использование видеонаблюдения — как с ведома, так и без ведома контролируемого работника (для этого может быть использована обычная камера, установленная в офисе или цехе) — позволяет сделать упор на дисциплину труда, увидеть потери рабочего времени. Однако данный способ не всегда позволяет объективно оценить специфику выполнения поставленных задач или индивидуальных особенностей сотрудников.

Еще один метод составления фотографии рабочего времени — это поручение самому сотруднику хронометрировать свой трудовой день. Данный метод позволяет помимо прочего также оценить и объективность (лояльность) самого сотрудника. Подробнее о планировании и организации наблюдения можно прочесть в нашей статье, посвященной этому вопросу.

Порядок проведения ФРД

Фотографирование рабочего времени – это процесс ,который требует от исполнителя предельной щепетильности и внимательности. Ему нужно в буквальном смысле фиксировать все, в том числе разговоры по телефона на личные темы.

Начинается все с подготовки, определения цели. Так если задачи наблюдения – это определить соблюдают ли сотрудники правила внутреннего трудового распорядка, то проводить фотографирование можно сразу группы сотрудников. Если трудовая дисциплина нарушается – это будет заметно сразу. Например, очень часто ходят на перекуры или пьют чай не в отведенные для этого периоды, вместо того чтобы заниматься работой.

В тех ситуациях, когда нужна оптимизация рабочего дня одного работника, то фотографию рабочего дня проводят индивидуально для каждого. Фиксируется не только то, что он делает, но также процессы взаимодействия с остальными работниками, их эффективность.

Важно! Проводить ФРД можно как явно, так и скрыто, то есть, не сообщая об этом сотруднику. Как показывает практика, именно второй вариант помогает выявить, куда действительно тратится большая часть рабочего времени

Если выбран второй метод, то следует на этапе подготовки придумать легенду касательно внедрения наблюдателя.

Стоит заметить, что от инструктажа и обучения тех, кто будет проводить ФРД, зависят конечные результаты. Также на этом этапе следует согласовать бланки,  в которые будет вноситься информация.

Правила внесения данных в ФРД

Для того чтобы бланк соответствовал требованиям,  в него нужно внести такую информацию:

• Название компании, ее структурного подразделения.
• Название наблюдения, номер и дата его осуществления.
• В самом бланке вносятся данные, относительно работника, за которым ведется наблюдение – ФИО, профессия, должность, выполняемая работа.
• Краткая характеристика его должностных обязанностей.

После этого следует табличная часть, в которую вносятся конкретные временные затраты и описание действий, которые забрали это время. Например:

1. Включение компьютера – 5 минут.
2. Перекур – 10 минут.
3. Общение с клиентами – 45 минут.

И в такой хронологи расписываются все действия, осуществленные сотрудником за рабочий день. Ведутся все наблюдения в режиме реального времени. В конце подводится итог, где просчитываются такие важные пункты временных затрат:

• Подготовительно-заключительные действия.
• Время на обслуживание рабочего места.
• Оперативное время.
• Время перерывов.

Важно! Документ обязательно должен подписать начальник структурного подразделения, где исследуемый трудиться

Виды

Существует несколько видов фотографии рабочего дня, а именно:

• индивидуальная;
• групповая (массовая);
• бригадная.

Рассмотрим каждый вид более подробно.

Индивидуальная

Этот вид аттестации проводится непосредственно для одного сотрудника с целью определения его эффективности использования трудового процесса.

Весь трудовой день комиссия наблюдает за сотрудником и вносит соответствующую информацию в наблюдательный лист.

Групповая (массовая)

Данная разновидность фотографии рабочего дня выполняется с целью одновременного наблюдения определенной группы сотрудников.

В том случае, если фотография необходимо для группы людей, состоящей из более 3 сотрудников, анализ проводится способом мгновенных наблюдений с обязательной фиксацией состояния сотрудников и оборудования через определенный промежуток времени.

Ключевыми особенностями групповой фотографии сотрудников являются:

• наблюдатель заранее выбирает определенные виды затрат, поскольку не в состоянии вести регистрацию рабочего дня непрерывно для каждого рабочего места;
• время, отведенное для наблюдения, разделяется на интервалы, точность которых напрямую зависит от объема этих промежутков;
• при занесении затрат в наблюдательный лист, они сокращаются в легко запоминающую форму (в виде цифр либо букв).

Бригадная

Бригадный расчет фотографии рабочего времени полностью идентичен для групповой разновидности и нечем не отличается.

Что такое серая зарплата? Узнайте из нашей статьи. Как оформить уменьшение оклада? Смотрите здесь.

Для каких профессий подойдет ФРД?

ФРД идеально подойдет для тех, кто выполняет рутинную работу – слесарей, швей, кадровиков, бухгалтеров, операторов call-центров, упаковщиков, офисных сотрудников. А вот следить за продуктивностью творческих людей в «трудоминутах» не имеет смысла, ведь их деятельность имеет совсем другой характер. Некоторые профессии нельзя оценить по техническим причинам – например, курьеров или тех, кто работает на удаленке.

Павел Трубецков , Директор по маркетингу CS-Cart:

Поэтому я не слежу за тем, что конкретно и в какой момент делают мои сотрудники. Это демотивирует. Зато я слежу за тем, решают ли они поставленные задачи или нет»

Интересный вопрос: можно ли составлять ФРД для руководителей? Человек, который занимает высокую должность, сам заинтересован в том, чтобы его рабочий был максимально эффективным. Поэтому он может провести контрольное самофотографирование, чтобы выявить, какие дела «съедают» его время.

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы!

Фотография рабочего времени специалиста по кадровой работе.

В отделе труда и заработной платы управления по работе с персоналом 17.10.2013 года были проведены фотохронометражные наблюдения за работой ведущего специалиста по кадровой работе.

Цель работы: определение фактической загруженности рабочего дня специалиста по кадровой работе.

График работы специалиста по кадровой работе прерывный односменный с двумя выходными днями. Продолжительность рабочей смены 8 часов. Перерыв на прием пищи 1 час. Так как время на прием пищи не регламентировано в течение смены, за общую продолжительность смены будем считать период с 10:00 до 19:00 (8 часов или 480 минут).

Затраты рабочего времени (таблица 1).

Наименование затраты рабочего времени

Текущее время ч-мин

Величина затрат рабочего времени. (мин.)

Индекс категории затрат рабочего времени

Приход на рабочее место

Оформление перевода сотрудника

Оформление табеля учета рабочего времени

Оформление больничного листа

Консультация работника (сотрудника)

Работа с базой «Консультант +»

Переход в бухгалтерию за документами

Работа в программе 1С

Оформление отпусков сотрудников

Помощь другому сотруднику отдела

Окончание рабочего дня. Уборка рабочего места

Сумма затрат рабочего времени

Где, А-работа (основное время), ПЗ- подготовительно-заключительная работа, НР- непроизводительная работа, О- отдых.

Сводка одноименных затрат рабочего времени (таблица 2).

Условное обозначение (индексы)

Повторяемость данной категории затрат (раз)

Удельный вес в общем времени наблюдения

Баланс затрат рабочего времени (таблица3)

Вывод по наблюдению.

1. Загруженность рабочего дня специалиста по кадровой работе в смену наблюдений составила 87,4 % от времени смены и превышает нормальную загруженность на 4,4 % от времени смены.

2. Привлечение другого работника отдела на небольшой период времени для внесения личных данных сотрудников в информационную базу также позволит высвободить дополнительно время специалистов кадровой службы.

3. В структуру рабочего дня кадровой службы внести дополнительный перерыв для отдыха и личных надобностей продолжительностью 10 минут. Перерыв может быть установлен по личному желанию работника: через два часа после начала смены, или через два часа после перерыва на обед. Основную часть работы желательно выполнять до перерыва на обед, а после перерыва консультировать работников и выполнять работу, которая требует меньших умственных затрат.

Основные виды исследования

Наблюдать могут за одним сотрудником, тогда это будет индивидуальная фотография. Могут наблюдать за группой или бригадой, тогда это будет групповая или бригадная фотография.

Если наблюдение ведется на протяжении всего рабочего дня, то такая фотография называется классической. Можно подвергать фиксации не весь день, а только его отдельные моменты.

Еще одно деление уже упоминалось выше. Наблюдать может специалист, или фотографированием рабочего дня можно заниматься самостоятельно. При использовании стороннего наблюдателя можно столкнуться с негативной реакцией сотрудников. Они могут отказаться работать под наблюдением или, наоборот, начать работать быстрее и больше, чем обычно, что приведет к неверным данным по временным затратам.

Могут быть проведены исследования и при помощи видеоаппаратуры. С одной стороны, это позволяет получить объективную информацию, с другой — не каждое действие можно четко разграничить, наблюдая за ним лишь со стороны, без комментариев лица, выполняющего работу.

Цель измерения времени

Обычно фото используется для линейных сотрудников. Проводится  руководителем для анализа времени загрузки сотрудников.

В этой статье узко сфокусируемся на оптимизации использования времени именно руководителем

 Чем принципиально отличается замер времени руководителя от замера времени исполнителя? Если при изучении деятельности сотрудника, важно замерить в каких бизнес-процессах он участвует в качестве исполнителя, то для руководителя важнее понимание его собственных ролей. Только через осознание своих ролей, руководитель сможет повысить свою личную управленческую производительность!

Роль  – это определенная модель поведения, которую человек проявляет (или берет на себя) в той или иной ситуации, взаимодействуя с окружающими.  Дополнительно о ролях и поведении руководителя прочитайте статью «Каким должен быть грамотный управленец».

Для оценки эффективности деятельности руководителя мы выделяем 3 типовые роли, определяющие его поведение в ходе рабочего дня:

1. Бизнес-архитектор
2. Оперативный управляющий
3. Исполнитель

Первый подарок. Посмотрите урок «Какие роли играет руководитель» из видеозаписи моего мастер-класса по системе управления. Запишите свои типовые действия для каждой из трех ролей, которые характерны лично для вас. Пришлите список действий на почту: viclu@ya.ru. Получите скидку 30% для участия в ближайшем однодневном Практикуме или 20% для участие в выездном Бизнес-лагере.
Дополнительно для всех, кто выполнил задание, получит мою новую брошюру «Бизнес-процесс. Основа эффективной систему управления» с подписью автора.

Успех руководителя во многом зависит от распределения времени на указанные роли. Очевидно, что руководитель, большую часть времени выступающий исполнителем, не выполняет главную задачу – эффективная организация процесса. У такого руководителя гарантировано проблемы с делегированием. А его подчиненные могут быть мало загружены  или даже просто прохлаждаться на работе, тем самым не выполняя свое главное предназначение – эффективное исполнение процесса.

Руководитель с высоким процентом в строке «оперативный управляющий» действительно занят управлением и подчиненными. Он уделяем им достаточно времени, координирует их деятельность. Он зарабатывает авторитет в качестве наставника, обучая подчиненных. У него есть время проявлять заботу о сотрудниках подразделения, решать их производственные проблемы, помогать добиваться нужных результатов. Такая модель поведения руководителя приводит его подчиненных к прогнозируемым результатам, а самого руководителя к уверенности, что планы подразделения будут полностью выполнены.

Вспомним притчу про рыбу и удочку. Если человеку дать рыбу, он ее съест и будет сыт. Сыт, пока снова не проголодается. Если ему дать удочку, он сможет ловить рыбу постоянно.

Кто в притче исполнитель, а кто управляющий? Все же просто. Берешь в руки удочку и ловишь рыбу – исполнитель. Даешь подчиненному удочку, определяешь место для ловли, а также интенсивность ловли (показатели) – управляющий. Что же тогда делает архитектор? Создает удочку и улучшает снасти. Далее архитектор передает новую (улучшенную) удочку управляющему, чтобы тот обучил исполнителя ее применять и добился от исполнителя нужной частоты ловли рыбы.

Осознанное исполнение роли «бизнес-архитектор» – это «высший пилотаж руководителя». Архитектор в бизнесе – это человек, который не позволит устареть рабочему инструментарию сотрудников.

Если при изучении деятельности сотрудника, важно замерить в каких бизнес-процессах он участвует как исполнитель, то для руководителя важнее понимание его собственных ролей

Что такое самофотография рабочего дня и каковы её цели

Что делать в ситуации, когда вы заметили неэффективность работы сотрудника? Можно провести с ним 1:1 или же внимательно проанализировать, куда и на какие задачи уходит его рабочее время. Для этого используется метод самофотографии, когда сотрудник подробно фиксирует все свои действия, включая отдых, и в подтверждение прикрепляет фотографии, видеозаписи или скриншоты. 

В результате HR-специалист видит как у сотрудника проходит рабочий день и понимает, какие меры следует предпринять, чтобы повысить его продуктивность. 

Цели фотоотчета рабочего времени

1. Понимание эффективности. Используя самофотографию времени сотрудника, HR-менеджер получает подробную информацию о рабочем дне и ритме, и понимает, на какие задачи уходит время сотрудника. 

2. Дисциплинирование сотрудников. Предоставляя отчетность, сотрудники учатся тайм-менеджменту и стараются правильно расставлять приоритеты по задачам, чтобы быть продуктивными.

3. Корректирование или разработка нормативного времени. Как понять, сколько времени нужно для выполнения той или иной задачи? Поручите каждому работнику фиксировать время, затраченное на выполнение заданий, и выделить средний показатель. 

Методы самофотографии рабочего процесса

• Графический. Потраченное время сотрудника на отдых или же на работу, фиксируется в виде прямой линии, отраженной на временной сетке. 
• По текущему времени. Сотрудник фиксирует в таблице время начала и окончания выполнения рабочих заданий.