Хронометраж рабочего времени

Преимущества и недостатки

Плюсом наблюдений и фиксации рабочих процессов, выявление слабых мест, тормозящих рост производительности – все это говорит о пользе выполнения хронометражных работ.

Но не у всех предприятий они прижились, люди отвыкли вручную заполнять документацию. С достоверностью тоже не все гладко в этой области, никто не отменил пока человеческий фактор и мирные договоренности, которые негативно влияют на факты.

Если руководитель грамотно управляет своим персоналом, значит, увеличить фиктивную работоспособность сотрудников не получиться, и он выяснит реальную картину состояния своего предприятия.

Видео о том, как провести хронометраж, представлено ниже.

Как работать по системе хронометража

Хронометраж работы состоит из двух главных показателей:

1. Факт.
2. План.

План — это время, которое вы планируете потратить на конкретное дело. Это может быть и 15 минут, и 1 час, и целый день. Хотя о последнем показателе мы поспорим, но чуть пониже; есть четкое правило в назначении плана, о нем как раз позже и расскажем.

А вот факт — это время, которое было реально потрачено на выполнение конкретного дела. Разумеется, план и факт не всегда будут совпадать, но в этом и состоит основная идея системы хронометража: вы должны научиться грамотно выставлять план, выявлять свои проблемные зоны и стараться их нейтрализовать.

Хронометраж рабочего дня подразумевает под собой поиск баланса между планом и фактом. Его можно разделить на несколько четких этапов:

1. Установка плана на решение задачи.
2. Само решение задачи и установка времени, потраченного на нее.
3. Занесение показателя факта в таблицу.
4. Анализ эффективности.

Таким образом, вы работаете, ориентируясь исключительно на время. Время, которое вы думали потратить на задачу и которое вы потратили. А затем сравниваете их и делаете выводы.

Как правильно заполнить бланк?

Чтобы грамматно отобразить замеры, необходимо оформить хронометраж рабочего Времени. Бланк и пример его заполнения приводятся ниже.

Код работы	Наименование рабочего процесса	Название и порядковый номер хронометража	Среднее значение
12.01.15	13.01.15	13.01.15	13.01.15	14.01.15
1	2	3	4	5
Продолжительность, с
1	Получить задание у мастера	40	15	15	15	38	24,6
2	Принести со склада трубу	61	24	24	24	55	37,6
3	Подготовить рабочее место	65	21	21	21	74	40,4
4	Наладить работу станка	41	17	17	17	60	30,4
5	Подготовить станок к резке	20	9	9	9	25	14,4
6	Нарезать трубу	25	15	17	21	17	19,0
7	Положить заготовки на место	10	12	10	11	12	11,0
8	Очистить станок и убрать рабочее место	35	10	10	10	27	18,4
9	Сдать работу мастеру	40	17	17	17	30	24,2
Всего	секунд	337,0	140,0	140,0	145,0	338,0	220,0

Как показывает образец заполнения хронометража рабочего времени, замерялся вид работ по резке труб. Три замера были сделаны в один день. Так как они производились подряд, то рабочий не тратил на каждой детали время для получения задания от мастера, похода на склад за трубами, подготовку рабочего места и т. д. Поэтому время, потраченное на первую деталь по таким видам работ, разбито на два остальных замера.

Общие правила и принципы

Если на предприятии имеются несколько рабочих мест, обслуживание которых имеет прямое отношение к одному и тоже оборудованию, аттестационная комиссия имеет полное право создать только одну карту в выборочном варианте.

К примеру, Иванов и Сидоров работают слесарями в разных цехах, но работу выполняют идентичную. Таким образом, комиссия вправе до обеда проводить наблюдение за Ивановым, а после перерыва,- за Сидоровым, и таким образом сформировать одну фотографию рабочего дня для них обоих.

Необходимо понимать, что от этого зависят выплаты по части компенсации сотруднику из-за вредных условий труда.

Этапы и методика

Процедура создания карты состоит из таких этапов, как:

• подготовительный;
• наблюдение;
• обработка результатов.

Этап подготовки

Процесс подготовки заключается в ознакомлении с техническим процессом, рабочим местом, приготовлением наблюдательных листов, в которые будут заноситься основные параметры для определения анализа оценки.

Этап наблюдения

На этом этапе проводится непосредственно само измерение продолжительности всех выполняемых работ, с учетом перерывов.

Параллельно с этим в таблицы наблюдательного листа заносятся данные о времени и работы, на которую оно было потрачено. Эти действия повторяются на протяжении всего рабочего дня.

Обработка результатов

Порядок обработки результатов выглядит следующим образом:

Выполняется подсчет общего количества отработанного времени, которое было затрачено на производство. Параллельно с этим по отдельности подсчитывается время, которое затрачено на выполнение определенных задач, включая перерывы между ними.
Выполняется оценка результатов исследования

В процессе обработке, следует определить время нахождения сотрудника во вредных условиях труда, беря во внимание средний показатель по этому вопросу.
Определяется соответствие сотрудника к выполнению поставленных задач в техническом процессе, отмечается время, которое было затрачено на выполнение какой-либо определенной операции, при которой действуют вредные условия труда.

Как оформить?

Для всех сотрудников в любой сфере существует определенная разновидность бланк карт. В них указывается наименование предприятия и ее структурного подразделения.

После этого в карте указывают:

• еще раз наименование предприятия;
• инициалы сотрудника;
• уровень образования и профессия по нему;
• занимаемая сотрудником должность;
• наименование выполняемой работы, при этом каждой по отдельности.

После этого формируется краткая характеристика выполняемой сотрудником работы.

Что касается таблично части документа, то в ней указывается информация для каждой стадии работы с обязательным ее наименование и соответствующим кодом (если таковой имеется).

Следующие графы в документе необходимы для указания даты начала и завершения аттестации, в том числе и общего времени ее проведения.

В столбце “Примечание” указываются различные дополнительные сведения, которые были получены в процессе аттестации.

Под таблицей формируется итог фотографии рабочего времени, где обязательно необходимо указывать:

• подготовительно-заключительное время;
• время, потраченное на обслуживание рабочего времени;
• время, потраченное на оперативное решение поставленных задач;
• время перерыва между работой.

После внесения информации документ подается на подпись начальника структурного подразделения, где осуществлялось наблюдение, а после подписывается вышестоящим руководством.

Обязательно необходимо указывать их занимаемую должность.

Узнать про формы и системы оплаты труда вы можете из нашей статьи. Какова продолжительность рабочего времени женщин на селе? Смотрите тут.

Зачем нужен аутстаффинг? Информация — здесь.

Бланк документа можно скачать здесь:

Карта фотографии рабочего времени (бланк)

Наблюдательный лист

Наблюдательный лист для формирования фотографии рабочего времени имеет следующий вид:

Наблюдательный лист (бланк и образец заполнения)

Приказ на проведение хронометража рабочего времени: образец

До начала проведения работ работодатель самостоятельно определяет, каким способом поручить работникам проведение замеров рабочего времени, одним из которых может быть издание соответствующего распоряжения.

Поскольку на законодательном уровне не установлено определенных требований к оформлению приказа, он составляется в свободной форме.

Утверждается этот документ руководителем предприятия и отдается на ознакомление всем заинтересованным лицам — сотрудники, на которых возложена обязанность по проведению хронометража, работникам — субъектам проверки и т. д.

Как правило, документ состоит из нескольких разделов, регламентирующих волеизъявление руководителя относительно:

• проведения замеров в определенном отделе, структурном подразделении и пр.;
• создания комиссии, отвечающей за проведение этой процедуры;
• указания сроков, в течение которых требуется провести исследования;
• особых указаний, которые требуется выполнить руководителям подразделений во исполнение поручения;
• назначения ответственных лиц за исполнение приказа;
• подписи лиц, привлеченных для исполнения приказа.

Самые важные изменения этой весны!

• В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Каждое предприятие, как вновь созданное, так и давно работающее в условиях конкурирующих фирм, стремится эффективно использовать производственные ресурсы, добиться наибольшей производительности труда, рентабельности компании.

Только строгий учет расходуемых средств, анализ проводимых действий каждого, занятого в выполнении своих профессиональных обязанностей сотрудника, позволит достигнуть благоприятной результативности. Этим занимается отдельная группа служащих, работающая в подразделении по организации труда и зарплаты. Они исследуют рациональное использование времени рабочим на определенную операцию с помощью хронометража.

Специалисты добиваются разрешения задач:

• выявляют факт продуктивной функциональности работников;
• расход времени на выполнение определенного задания на протяжении смены.

Зачастую одни специалисты проводят анализ работы других и дают заключение на функционирующие циклы организации, выявляют недостатки для их устранения.

ФОТОГРАФИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ: ПОНЯТИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ И ВИДЫ

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1.                  Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2.                  Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3.                  Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4.                  Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5.                  Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

• индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

• групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы. Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

• комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

• самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

Хронометраж рабочего времени – коротко о главном

Прародителем хронометража считается русский ученый биолог Александр Любищев. 56 лет своей жизни методично записывал все свои занятия. На что тратил время эффективно, где можно уменьшить потери. Подробно почитать можно в книге про выдающегося профессора Даниила Гранина «Эта странная жизнь»

Представляете, человек вел учет своего времени 56 лет!!!

А уже тайм-менеджмент вырос из техники фотографии рабочего дня в полноправную отрасль.

В своей деятельности, работая в сфере Лин-Технологий, применяла и этот эффективный инструмент для решения бизнес-задач. Более подробно обо всех инструментах Бережливого Производства можно прочитать здесь.

Суть метода проста – инвентаризация своего рабочего времени, измерение продолжительности операции по отдельности и рабочего дня в целом. Может применяться локально, для подпроцессов и этапов бизнес-процесса. И для снятия фотографии рабочего дня специалиста.

Результат – сокращение потерь и повышение продуктивности.

Для чего нужна фотография рабочего времени?

Для определения эффективности собственной работы, производительности. Актуально и бывает полезна, для руководителей любого звена (отдельно, в статье приведены примеры практического использования при фотографии рабочего дня руководителя).

В качестве инструмента самоанализа и в качестве метода оценки эффективности работы своих сотрудников.

Цели хронометража

• Для понимания структуры участка, например, для дальнейшего составления матрицы компетенции
• Для понимания доли потерь в общем рабочем дне (описание всех возможных вариантов потерь с примерами в отдельной статье)
• Насколько эффективны предпринятые управленческие решения

Приведу пример из практики. Цель замеров структуры рабочего времени была уменьшение переработок. Изначальная ситуация: в неком отделе сотрудники беспощадно работали до 22, а то до 23 часов (при нормированном 8 часовом дне).

Было предложено провести фотографию рабочего дня у всего отдела, проанализировать и дать рекомендации для улучшения ситуации.

Процент продуктивности, как на ладони: чем занимается человек, и структура занятий и время. Весьма полезен хронометраж при сдельной оплате труда. Сами сотрудники могут сознательно и без искажений замерить свой рабочий день. Они заинтересованы в том, чтобы увеличить свою производительность. А значит, и повлиять на оплату труда. В других сферах, где оплата труда почасовая, такая оценка деятельности весьма полезна руководителям для применения.

Цели могут быть разные, от сокращения цикла производственного бизнес-процесса, до перемещения людей внутри структуры.

По одной фотографии рабочего дня можно определить квалификацию сотрудника. В будущем, возможно, понаблюдать и записать в кадровый резерв. Это объективная оценка труда. Факты, с чем не поспоришь. Полученный анализ — отличное подкрепление при составлении общей карты процесса (про картирование можно почитать отдельно).

Способы проведения фотографии рабочего времени:

• Участниками процесса
• Сотрудников вне процесса (наблюдателями)
• В программе (автоматический).

В некоторых случаях, когда есть возможность выгрузить статистику времени по операциям в ПО, то можно совмещать данные «ручной» обработки и автоматической.

Как проводить хронометраж зависит от целей и структуры рабочего дня специалиста, от участка, от должности. Также от количества замеряемых сотрудников.

Хронометраж можно провести вы двух плоскостях:

• Вертикальный – бизнес-процесс и много ролей сотрудников (может охватывать не один день, а более длительные сроки)
• Горизонтальный – один рабочий день одного сотрудника.

Виды хронометража бывают

• Моментальный хронометраж – это определение времени, на каком то участке. Сколько времени занимает этап процесса.
• Фотография рабочего дня – замеры всего дня «от звонка до звонка».

Правила проведения хронометража

Проведение хронометража менеджера по продажам не отличается от других сотрудников. Процедура проводится в несколько этапов. Сначала работник проводит подготовку к замерам. При необходимости он изучает операции, которые выполняет менеджер, и отбирает работников, которых будет замерять. Чтобы получить достоверные данные, достаточно выбрать 1–3 менеджеров. Каких именно менеджеров брать для замеров? Это определяется, исходя из целей проведения хронометража. Если необходимо разработать или утвердить нормы времени, следует взять менеджеров со средними или высокими результатами. Если нормы уже утверждены и необходимо оценить отставание от норм, то для замеров берутся слабые, отстающие сотрудники.

Затем сотрудник разрабатывает бланк для заполнения, в котором прописывает все замеряемые действия менеджеров. Чтобы провести хронометраж, работник должен заранее оповестить менеджеров.

Во время проведения хронометража работник присутствует на рабочем месте менеджера. Он должен видеть весь процесс работы, однако не должен контактировать с менеджером. Необходимо записывать выполнение каждой операции, даже мелкой, и, при необходимости, фотографировать процесс работы. В том числе записывается начало и конец краткосрочного перерыва. Так как для замеров берутся несколько менеджеров, у работника на руках получается несколько отчетов по каждому менеджеру. Чтобы получить результаты замеров, он вычисляет среднее арифметическое. 

Заполнение бланка 

Одно из ключевых правил грамотного проведения хронометража – заполнение бланка. Единых стандартов этого документа нет, однако есть общие рекомендации. В нем необходимо указать:

• название компании и отдела;
• дата и номер наблюдения;
• имя работника, который проводил замеры;
• имя менеджера по продажам, его стаж;
• операции, которые замерялись;
• если во время замеров менеджером было использовано оборудование, например, программы для формирования отчетности, то название программы следует указать. 

Классификация затрат рабочего времени

По итогам замеров РОП получает перечень операций, который выполняет менеджер. Его задача – классифицировать все временные затраты. Оптимально использовать следующую классификацию:

• ОВ – общее время работы. Обычно это значение равно длине всего рабочего дня с учетом перерывов;
• ПЗ – организация своего рабочего места, заключительные работы. В эту группу включаются мелкие процедуры, которые выполняет менеджер. Например, уборка на рабочем столе в конце смены или замена бумаги в принтере. Эти процедуры не влияют на выполнение плана продаж, но важны для поддержания комфортной рабочей обстановки;
• ОП – время, затраченное непосредственно на выполнение рабочих процедур. При такой классификации учитываются все процедуры и операции, которые делал менеджер в течение рабочего дня;
• ОЛН – время, потраченное на личные нужды, в том числе обеденный перерыв;
• НТД – нарушения трудовой дисциплины. Сюда следует включить опоздания, уход с рабочего места до окончания рабочего дня.

Для детального изучения рабочего дня можно разделить пункт ОП на профильные и непрофильные операции. К профильным относятся все действия, которые приводят к продажам. Кроме того, РОП может распределить все потраченное время по этапам воронки продаж: сбор данных с лендинга, холодный обзвон, подготовка коммерческого предложения, встреча и заключение договора. В этом случае можно определить, какой этап воронки продаж отнимает больше времени, и сравнить временные затраты с конверсией. Если на одном из этапов воронки менеджер тратить более 20 % времени на непрофильную активность, этот этап требует оптимизации.

Алгоритм составления хронометража рабочего времени менеджера по продажам

1. На какие показатели ориентироваться при составлении карты рабочего дня.

Целесообразно сфокусироваться на таких факторах:

• активность работника;
• моменты начала и окончания процедуры;
• длительность процесса;
• сопоставление активности и этапа продажи;
• количество времени, затраченное на профильную деятельность;
• количество времени, затраченное на непрофильную деятельность;
• количество времени, затраченное на личные нужды.

Составление карты рабочего времени предполагает обязательное присвоение каждой активности своей категории. Другими словами, нужно соотнести активность и стадию процесса продаж.

Приведем пример. Если менеджер, специализирующийся на закрытии сделок, отвечает на входящие звонки, он осуществляет непрофильную деятельность. Если он ведет переговоры с постоянным клиентом, он также выполняет непрофильную функцию. Это значит, что на свои активности он тратит недостаточно времени, что приводит к сокращению объемов продаж.

Руководитель должен отслеживать действия «хантера» и эккаунт-менеджера («фермера»).

2. Алгоритм внедрения хронометража рабочего времени менеджера.

Заполнение карты рабочего времени

Выполнение этого этапа можно доверить самим менеджерам (достаточно двух-трех сотрудников). За качественное выполнение дополнительной работы их можно премировать.

Такой подход положительно скажется на лояльности специалистов, нивелирует их реакцию на ужесточение дисциплины, поможет создать команду реформаторов и облегчит внедрение изменений в будущем.

Контроль

Осуществляйте проверку правильности заполнения документа в течение рабочего дня. Раз в два часа оповещайте сотрудников о результатах.

Подведение итогов

Проанализируйте, сколько времени уходит у менеджера на выполнение активности, и соотнесите ее с этапом продаж. В ситуациях, когда сотрудник тратит больше 20 % времени на непрофильные функции и меньше 20 % на профильную деятельность, можно говорить о неэффективной работе. Такие активности требуют корректировки.

3. Как внедрить результаты контроля хронометража рабочего времени.

Подведя итоги, выполните следующие действия:

Измените функционал менеджера.

Если сотрудник уделяет много времени осуществлению административных функций, целесообразно часть из них делегировать другому работнику или аутсорсинговой компании.

Экономия может показаться незначительной, но, если суммировать показатели всего отдела, она составит около 15 часов.

Установите режим дня.

Определите, какие действия совершает менеджер не по плану.

Может быть, он хаотично проверяет электронную почту, незамедлительно отвечает на пришедшее письмо. Может быть, получив запрос от клиента, он стремится выполнить его сразу, забыв о необходимости созвониться с другими покупателями.

В этом случае целесообразно ввести режим рабочего дня отдела продаж с пакетными активностями, регламентированными перерывами, установленными периодами для совещаний и обсуждений.

Если действующая структура не способствует достижению плановых показателей, ее стоит скорректировать.

Автоматизируйте бизнес-процесс продажи.

Составьте описание идеального процесса реализации, учтя все выявленные с помощью карты рабочего дня узкие места. Определите число и состав этапов для каждой стадии процесса, входные и выходные точки каждой фазы, ответственных лиц и KPI, способствующих достижению стратегической цели.

Пропишите алгоритм оптимизации CRM-системы и приступайте к его выполнению.

Внедрите методы нестандартного мышления.

Если в непонятной ситуации ваши сотрудники собирают летучку и тратят несколько часов на обсуждение проблемы, значит, они привыкли мыслить шаблонно и не умеют быстро принимать решения.

Научите сотрудников оперативно реагировать на любые условия, выбивающиеся из привычного ритма. Чем быстрее будет решен вопрос, тем скорее менеджер сможет вернуться к своим прямым обязанностям.

Избавьтесь от многозадачности.

Если менеджер занимается несколькими делами одновременно (рассылает коммерческие предложения и ведет телефонные переговоры), стоит указать ему на недопустимость такого подхода.

Обоснованием служит снижение качества деятельности на 30–50 %.

Как понять, что клиент готов купить?

Внедрение карты рабочего дня помогает получить информацию, необходимую для увеличения объемов продаж.

Наблюдательный лист хронометража (хронокарта) (образец заполнения)

Наблюдательный лист хронометража (хронокарта)

——————————————————————————————————————————————- ¦Организация ¦Хронокарта ¦Дата наблюдения ¦Начало ¦Конец ¦Наблюдала ¦ ¦ЗАО ¦операции ¦ ¦наблюдения ¦наблюдения ¦Кузнецова С.А. ¦ ¦»Градиент» +——————+—————-+————-+————+——————————————————+ ¦Отдел ¦Оформление оплаты ¦01.04.1999 ¦10:00 ¦11:00 ¦Обработала ¦ ¦Выставочный зал ¦наличными ¦ ¦ ¦ ¦Кузнецова С.А. ¦ +———————+——————+—————-+————-+————+——————————————————+ ¦Рабочий ¦Операция ¦ +———————————————————+——————————————————————————-+ ¦Фамилия ¦Кузнецова С.О. ¦Наименование ¦ ¦Специальность ¦Кассир ¦Оформление оплаты наличными ¦ ¦Стаж по специальности ¦4 года ¦ ¦ ¦Стаж по данной работе ¦4 года ¦ ¦ ——————————————+—————-+——————————————————————————— ——————————————————————————————————————————————- ¦ ¦ ¦ ¦ Продолжительность элемента операции при разных ¦ Сумма ¦ Коэффициент¦ ¦ ¦ N ¦ ¦ Фиксажные ¦ замерах, мин ¦продолжительности¦устойчивости¦ Средняя ¦ ¦п/п¦Элемент операции¦ точки ¦ ¦ и количества ¦ хроноряда ¦продолжительность¦ ¦ ¦ ¦ (конечные) +——————————————————+ замеров +————+ элемента, мин. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ ¦факт.¦ норм.¦ ¦ +—+—————-+————-+—-+—-+—-+—-+—-+—-+——+——+——+——+——————+——+——+——————+ ¦ 1 ¦Оформить ¦Отделение ¦Т¦0,07¦1,40¦3,16¦5,00¦7,00¦8,10¦ 9,28¦11,00¦12,37¦10 ¦ 0,84 ¦ 2,6 ¦ 3 ¦ 0,084 ¦ ¦ ¦приходный ордер ¦руки от ¦П¦0,07¦0,10¦0,06¦0,10¦0,05¦0,07¦ 0,08¦ 0,13¦ 0,09¦ 0,09¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦печати ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————+-+—-+—-+—-+—-+—-+—-+——+——+——+——+——————+——+——+——————+ ¦ 2 ¦Пересчитать ¦Отделение ¦Т¦0,27¦2,00¦3,46¦5,40¦7,10¦8,30¦ 9,40¦11,23¦13,07¦14,33¦ 2,21 ¦ 2,5 ¦ 3 ¦ 0,221 ¦ ¦ ¦деньги ¦руки от ¦П¦0,20¦0,20¦0,30¦0,40¦0,10¦0,20¦ 0,12¦ 0,23¦ 0,30¦ 0,16¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦денег ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————+-+—-+—-+—-+—-+—-+—-+——+——+——+——+——————+——+——+——————+ ¦ 3 ¦Пробить чек ¦Конец ¦Т¦0,37¦2,10¦3,56¦5,47¦7,16¦8,35¦ 9,47¦11,30¦13,13¦14,40¦ 0,75 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 0,075 ¦ ¦ ¦ ¦перемещения¦П¦0,10¦0,10¦0,10¦0,07¦0,06¦0,05¦ 0,07¦ 0,07¦ 0,06¦ 0,07¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кассовой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ленты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————+-+—-+—-+—-+—-+—-+—-+——+——+——+——+——————+——+——+——————+ ¦ 4 ¦Приклеить чек ¦Отделение ¦Т¦0,40¦2,16¦4,00¦5,50¦7,20¦8,37¦ 9,50¦11,34¦13,16¦14,42¦ 0,34 ¦ 3 ¦ 3 ¦ 0,034 ¦ ¦ ¦к квитанции ¦руки от ¦П¦0,03¦0,06¦0,04¦0,03¦0,04¦0,02¦ 0,03¦ 0,04¦ 0,03¦ 0,02¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чека ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————+-+—-+—-+—-+—-+—-+—-+——+——+——+——+——————+——+——+——————+ ¦ 5 ¦Сосчитать сдачу ¦Отделение ¦Т¦1,00¦2,46¦4,20¦6,30¦7,40¦8,57¦10,20¦11,59¦13,39¦15,04¦ 2,5 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 0,25 ¦ ¦ ¦ ¦руки от ¦П¦0,20¦0,30¦0,20¦0,40¦0,20¦0,20¦ 0,30¦ 0,25¦ 0,23¦ 0,22¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦денег ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————+-+—-+—-+—-+—-+—-+—-+——+——+——+——+——————+——+——+——————+ ¦ 6 ¦Отдать сдачу и ¦Отделение ¦Т¦1,10¦2,50¦4,27¦6,35¦7,43¦9,00¦10,24¦12,05¦13,43¦15,07¦ 0,49 ¦ 3 ¦ 3 ¦ 0,049 ¦ ¦ ¦квитанцию ¦руки от ¦П¦0,10¦0,04¦0,07¦0,05¦0,03¦0,03¦ 0,04¦ 0,06¦ 0,04¦ 0,03¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦квитанции и¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сдачи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————+-+—-+—-+—-+—-+—-+—-+——+——+——+——+——————+——+——+——————+ ¦ 7 ¦Зарегистрировать¦Отделение ¦Т¦1,30¦3,10¦4,50¦6,55¦8,03¦9,20¦10,47¦12,28¦14,08¦15,12¦ 1,83 ¦ 1,92¦ 3 ¦ 0,183 ¦ ¦ ¦приходный ордер ¦ручки от ¦П¦0,20¦0,20¦0,23¦0,20¦0,20¦0,20¦ 0,23¦ 0,23¦ 0,25¦ 0,12¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в тетради ¦тетради ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+————+-+—-+—-+—-+—-+—-+—-+——+——+——+——+——————+——+——+——————+ ¦ ¦ ¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+————+-+—-+—-+—-+—-+—-+—-+——+——+——+——+——————+——+——+—————— Источник — «Проспект»

Как подготовить проведение фотографии рабочего дня

Прежде, чем непосредственно проводить фотографирование рабочего дня, работодателю следует провести значительное количество подготовительных процедур, иначе весь процесс может оказаться бесполезным или малоэффективным. При этом подготовительный этап должен в любом случае предусматривать решение индивидуальных для каждого предприятия вопросов. Однако, вне зависимости от того, как именно будет проводиться фотография рабочего дня, чаще всего подготовительный этап будет включать в себя следующие мероприятия:

• Определение целей. Задумывая проведение фотографии рабочего дня, работодатель, кадровый специалист или руководитель структурного подразделения должен точно осознавать цели данной процедуры, так как в соответствии с ними будут проводиться все последующие мероприятия. Например, если целью является оптимизация рабочего пространства, следует в первую очередь фиксировать периоды передвижения работника и иных затрат времени, связанных с окружающей обстановкой.
• Установка ответственных лиц и выбор метода. В частности, фотография рабочего дня может осуществляться как самими работниками – данный процесс называется самофотографией, так и отдельно выделенными для него сотрудниками, например – кадровыми специалистами, или же приглашенными сторонними профессионалами. У каждого из означенных способов есть как свои преимущества, так и недостатки. Самофотография минимизирует затраты на проведение процедуры, но имеет минимальную точность, так как работники не всегда будут достоверно честно фиксировать свои фактические затраты времени. Выделение отдельных специалистов даст возможность повысить точность исследования, но не исключит влияния субъективных факторов, а также отвлечет работников от их прямых рабочих обязанностей. Аутсорсинг же, хоть и обеспечит беспристрастность и высокую точность проверки без влияния на эффективность работы, будет связан с дополнительными затратами.
• Определение сроков и объектов исследования. На основании имеющихся у работодателя ресурсов и целей проведения фотографии рабочего дня осуществляется определение длительности процедуры фотографии и проводится выборка сотрудников, которые будут исследоваться. Если задачи исследования в первую очередь предусматривают оценку личностных качеств работников, то рационально будет привлечь к нему всех работников, в информации о которых заинтересован работодатель. В то же время для общей оценки потерь рабочего времени, достаточно будет обеспечить относительно небольшую выборку сотрудников – например, пяти человек из двадцати, занимающих аналогичную должность. В целом, чем большим будет время исследования, и чем большей будет выборка – тем большей точностью будут обладать полученные результаты, однако соответственно возрастут и расходы на проведение фотографии.
• Разработка и подготовка бланков для фотографии рабочего дня. Для разработки бланков фотографии рабочего дня можно использовать как образец, так и составить их с нуля. В целом, пример заполнения фотографии рабочего дня может выглядеть как таблица, в строках которой проставляется временной период, а столбцы разделяются на непосредственно выполняемые процедуры, учетные периоды, комментарии проверяющего, коды осуществляемой деятельности.
• Проведение инструктажа сотрудников. Данный этап фактически означает старт процедуры фотографирования рабочего времени и не является обязательным. Но чтобы избежать возможных эксцессов, рекомендуется проинструктировать проверяемых работников о том, как и зачем будет проводиться фотографирование рабочего времени. Однако в некоторых случаях, особенно при короткой длительности периода оценивания, более эффективной будет скрытая фотография рабочего времени, в том числе, например, получаемая путем использования средств автоматизации – но такие действия обязательно должны быть отражены в трудовом договоре или локальных актах организации.

Подготовительные мероприятия могут отличаться для различных структурных подразделений предприятия, для различных целей проведения фотографии рабочего дня. Работодатель сам вправе определять используемые методы и цели проведения означенной процедуры и изменять её под собственные нужды.