Menu

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают «Запись за номером таким-то недействительна», а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Порядок внесения записи в трудовую книжку при приеме на работу

приема нового сотрудника на работу

При ее заполнении нужно использовать такой регламент как инструкция по заполнению трудовой книжки, которая была утверждена Минтруд, и ее требования являются обязательными для каждого.

Запись в трудовой книжке разрешается делать только ответственному лицу на основании изданных распоряжений руководства, реквизиты которых также заносятся в соответствующие графы этого документа. По общему правилу по истечению пяти дней работнику, поступившему на работу согласно приказа о приеме вносятся соответствующие сведения.

Оформление информации в момент приема не запрещено, но часто приводит к последующему их аннулированию, например, когда новый работник не выходит на работу.

Внимание! Когда трудоустройство в организацию происходит впервые или сотрудник не может найти свою трудовую, отдел кадров обязан оформить ему новый бланк, а работник компенсировать стоимость этого документа.

Она заполняется вручную с помощью ручек, при этом все цифры должны быть арабские.

Начальная страница оформляется на предприятии при первом приеме на основании удостоверяющих документов, аттестатов и дипломов. Далее при изменении этих данных, можно, согласно новым документам, вносить сюда изменения.

Каждое внесение информации в трудовую нумеруется, чтобы можно было сразу определить последующий номер записи.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении на работу

• паспорт (в случае его отсутствия — документ, удостоверяющий личность с указанием личных данных и фотографией);
• заполненную трудовую книжку (если ранее человек нигде не работал, что этот документ оформляет для него первый работодатель);
• СНИЛС;
• документы и справки, подтверждающие уровень квалификации (они дают право претендовать на конкретную должность);
• военнообязанные и служившие в Вооруженных силах РФ — военный билет.

Когда работодатель впервые оформляет для работника документ, важно правильное заполнение титульного листа трудовой книжки. Она будет служить человеку на протяжении всего периода его работы до выхода не пенсию, может потребоваться и позже для уточнения разных аспектов карьеры

Вносить исправления или записи в трудовую самостоятельно запрещено. Статья 65 ТК РФ дает работодателю право затребовать дополнительные документы при оформлении на работу.
Поскольку учет занятости граждан происходит на основании данных трудовой книжки, необходимо тщательно следить за ее сохранностью и правильным заполнением. Пример заполнения книжки согласно нормам ст. 66 ТК РФ можно увидеть в нашей юридической консультации. Помните, что получить новый формуляр вы можете в двух случаях:

• при самом первом устройстве на работу;
• если документ потерян или требуется его восстановление (например, сгорел при пожаре, сильно поврежден).

Заменить стандартную форму нечем — она должна точно соответствовать спецификации, приведенной в ч.4 ст.65 ТК РФ. Документ содержит ваши личные данные (ФИО), наименование занимаемой должности, сведения о поощрениях, выговорах, переводах или увольнении. За сохранность трудовой отвечает ее владелец, а правильность заполнения обеспечивает отдел кадров нанимателя согласно ФЗ N 255 от 29.12.2006.

Консультацию по заполнению документа может получить и сотрудник отдела кадров. В сложных случаях (например, необходимость заполнить формуляр не только на русском языке, но и на языке республик) следует руководствоваться специальным Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Как заполнить титульный лист

Ошибки в заполнении титульного листа книжки недопустимы. Если на странице обнаружатся исправления или помарки, документ будет признан недействительным. Его придется заменить.

Инструкция требует указать на титуле:

• полное имя, отчество, фамилию;
• дату рождения (месяц пишут прописью, год и дату — цифрами);
• указывается уровень образования и данные документа, на основании которого получена информация;
• дата заполнения формуляра;
• подписи владельца и ответственного лица, оформившего документ.

Если в дальнейшем вы повысите свое образование, запись об этом будет внесена в книжку с указанием данных диплома.

Именно в этом формуляре содержатся наиболее точные и подробные сведения обо всех занимаемых должностях, сроках работы, фактах поощрения. В трудовой книжке фиксируют:

• точное название компании, в которую принят сотрудник;
• название занимаемой должности;
• все факты перевода внутри компании, понижения, повышения;
• данные о переводах на другое предприятие;
• поощрения, премии, особые заслуги перед работодателем;
• наказания, штрафы, взыскания, нарушения трудовой дисциплины;
• данные о дальнейшем образовании — курсы повышения квалификации, полученные дипломы, сертификаты;
• смена личных данных работника (например, изменение фамилии);
• изменения данных работодателя;
• сведения об увольнении.

Заполнение граф формуляра подчинено строгому порядку. Порядок заполнения:

• каждая новая запись вносится под порядковым номером (исключение — сведения о работодателе);
• указывается дата внесения изменений — согласно приказу по предприятию;
• указывается информация, непосредственно описывающая произошедшие изменения;
• в завершение приводятся данные приказа о внесении изменений в трудовую книжку — номер, дата и реквизиты.

Правильное заполнение вашей книжки необходимо контролировать лично. Если вы проработали в компании (в том числе, ИП, ЗАО, ООО и так далее) боле 5 дней, для вас должны вести трудовую книжку. Дата зачисления в штат указывается с момента начала работы, а не с числа подписания приказа о зачислении.

Ведение ТК предполагает знание многих нюансов, которые в дальнейшем могут повлиять на правильный подсчет стажа. Например, все записи в формуляре должны заверяться подписью и печатью руководителя организации.

Рекомендуем воспользоваться калькулятором стажа работы на нашем сайте: https://stazh-online.ru/

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

• кадровые работники;
• делопроизводители;
• непосредственно работодатель;
• бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

1. ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
3. сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
5. дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;
6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
8. печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк – красивым и эстетичным, буквы и цифры – не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

• с шариковым стержнем;
• обычные гелевые;
• перьевые.

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Как правильно вносить изменения (исправлять)?

Если есть надобность в вписании изменений или исправлении, то стоит это делать максимально аккуратно. Если дело касается смены ФИО, то измененные данные следует зачеркнуть, а на левой стороне главного разворота написать на основании какого документа было выполнено действие, например, смена фамилии по свидетельству о заключении брака.

Если же нужно изменить запись в строке, где указаны данные о работе, то необходимо следующим пунктом указать, что запись неверна, а еще одним следующим пунктом переписать исправление. Например: «№2. 26.07.2015. Пункт №1 является недействительным. №3 ИП Морозова. Присвоена грамота за подготовку и проведение мероприятия».

Все записи заверяются печатью и подписью руководителя.

Как оформляются трудовые книжки

Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:

1. постоянный штат официальных работников;
2. сотрудники, работающие на основании временного трудового договора;
3. сезонные работники;
4. внештатные сотрудники при условии социального страхования.

Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.

При приеме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.

При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк, состоящий из следующей информации:

1. данные о сотруднике, имя и дата рождения, образование, специальность;
2. сведения о предыдущих местах работы;
3. награждения и поощрения сотрудника с датами и нумерацией приказов о награждениях.

Процедура заполнения документа

Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.

Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий.

Содержание титульной страницы документа

Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места. В целом эта страница должна включать следующие данные:

1. Ф.И.О.;
2. дата рождения;
3. образование;
4. дата заполнения книги;
5. подписи сотрудника и ответственного за оформление;
6. печать компании.

Сведения о работе

Следующий раздел трудовой книжки – основной, это сведения о трудовой деятельности человека. Каждая из записей оформляется работодателем так:

1. номер записи в зависимости от того, какой идет по счету работодатель;
2. дата приема на работу;
3. указание должности и департамента, которому подчинен сотрудник;
4. документ, на основании которого человек был принят (как правило, на основании Приказа) с указанием номера;
5. причина и дата увольнения;
6. должность кадровика, подпись и печать компании.

При условии перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке совершается отдельная запись.

Раздел, посвященный наградам и поощрениям

Очень часто данный раздел не заполняют, даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почетных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.

Раздел следует заполнять следующим образом:

1. номер записи;
2. дата присвоения поощрения;
3. вид поощрения, кто выдал и за какие заслуги, номер приказа, согласно которому было произведено поощрение.

Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса

Какие данные еще могут внесены в трудовую книжку

Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.

При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.

Также в ней фиксируются такие данные, как:

1. информация о повышении квалификации;
2. присвоение категории;
3. прочие сведения.

Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает ее владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.

Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.

Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.
1.2. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Оформление и заверка

Законом четко установлен порядок оформления вкладышей в трудовые книги. На эти вкладыши распространяются абсолютно все требования, применяемые к трудовой книжке. Основные этапы формирования дополнительного трудового документа – вкладыша в бланк трудовой книги:

1. В случае окончания пустых строк в разделе «Сведения о работе» или в разделе «Сведения о награждениях» кадровый работник обязан продолжить заполнение трудовой книжки. Это осуществляется посредством вшивания вкладышей.
2. На титульной странице трудовой книги в верхнем правом углу ставится отметка и штамп с указанием на то, что был выписан вкладыш.
3. Также в трудовой книжке должны стоять номер и серия выданного вкладыша.
4. Руководитель обязан обеспечить каждого своего работника трудовыми книжками и вкладышами, а каждый кадровик обязан знать, как пришивать вкладыш в трудовую книжку, чтобы в будущем не возникли проблемы по поводу расчета страхового и трудового стажа владельца бланка трудовой.
5. Вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому по закону считается, что вкладыш без трудовой признается недействительным.
6. Если штамп отсутствует, то можно написать от руки фразу «выдан вкладыш». Такие действия не считаются незаконными, однако работодателю со временем все-таки придется приобрести необходимый штамп.
7. Правила заполнения титульной страницы вкладыша такие же, как при заполнении титульного листа трудовой книжки.

Как прикреплять вкладыш в трудовую книжку

После грамотного оформления и заверения вкладыши должны быть закреплены в трудовой книжке. Если пренебречь этим правилом, то появляется потенциальная угроза утери вкладыша.

Законодатель не дает четких указаний на то, где именно закреплять вкладыши: в конце трудовой книжки, в начале или посередине. Решение этого вопроса полностью зависит от предпочтений работодателя. Тем не менее, для удобства принято закреплять вкладыш в конце трудовой. Такое расположение не только поспособствует сохранности вкладыша, но и не нарушит хронологию и порядок вносимых данных.

Немаловажным вопросом остается и следующий: нужно ли пришивать вкладыш в трудовую книжку? Согласно ныне действующим актам трудового законодательства, все оформленные вкладыши должны быть именно вшиты. Не допускается вклеивание вкладышей, присоединение скобами степлера, вклеивание при помощи скотча. Только вшивание считается наиболее надежным способом присоединения вкладыша в трудовую к своему «сородичу». Вшивание используется повсеместно в случае присоединения определенных важнейших документов. Примером может стать документооборот в бухгалтерском учете.

Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку

Вшивание исключает не только утерю вкладыша, но и его замену и другие неправомерные действия. Нормативные акты не содержат в себе и отдельные положения, посвященные тому, какой именно ниткой вшивать вкладыш и сколько делать проколов. Эти вопросы не столь важны, поэтому выбор остается за непосредственным руководителем.

Обратите внимание на то, что нумерация во вкладыше не начинается с начала, а продолжается дальше. Плата за бланк вкладыша может быть внесена работником несколькими способами:

• внести деньги в кассу предприятия}
• перечислить деньги на расчетный счет}
• средства могут быть удержаны из заработной платы (обязательно наличие письменного согласия работника).

Существуют также локальные акты предприятий, в которых уже оговорены способы выдачи вкладышей в трудовые книжки, а также способы их оплаты. Например, положения о внутреннем трудовом распорядке на предприятии могут содержать пункты, связанные с бесплатным или льготным оформлением вкладышей в трудовую книжку.

Иной раз происходят случаи, когда сотрудник не оплачивает стоимость вкладыша в трудовую вообще. Такая ситуация может возникнуть, если происходит повторное оформление вкладыша в трудовую после того, как предыдущий вариант был испорчен не по вине владельца, а по вине ответственного сотрудника отдела кадров, заполнившего первоначальный вариант.