Что такое канбан и чем он полезен?

Что такое kanban

Цель kanban — сделать проект наглядным, отследить готовность работ и проконтролировать нагрузку специалистов. 

Для упрощения контроля рабочий процесс визуализируют на доске, поделенной на колонки. Каждая колонка — это текущее состояние работ

Непосредственно задачи отображают в канбан-карточках — там можно прочитать их описание, уровень важности и дополнительную информацию. Когда задача завершает определённый этап, карточку с её описанием переносят в соответствующую колонку

Взглянув на доску, можно сразу понять, как обстоит ситуация с проектом.

Пример структуры канбан-доски

Канбан-доски бывают физическими и электронными. В первом случае это обычная доска со столбцами. Задания пишут на стикерах и наклеивают в нужный раздел, перемещая по мере необходимости. Электронные доски обладают аналогичными функциями, но по сравнению с физическими, всегда доступны — удалённые сотрудники могут непрерывно участвовать в рабочем процессе. 

Пример виртуальных kanban-досок: 

• Trello. Можно создавать любое количество проектов с разным составом команды. К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок неограниченно. Присутствует интеграция с другими приложениями. Бесплатно доступен почти полный функционал kanban. На платном тарифе отсутствует ограничение по объёму вложений, можно добавлять собственные стикеры и фоны. 
• Taskify. Аскетичный сервис, предусматривающий деление доски на три колонки — «Общий список», «В процессе» и «Выполнено». Taskify доступен без регистрации любому числу пользователей. 
• Asana. Это платформа для управления проектами с расширенным функционалом. Канбан-доска — один из предлагаемых инструментов. У сервиса есть платная и бесплатная версии. Преимущество Asana — интеграция с большим количеством приложений.

В самом простейшем варианте канбан-доску делят на три столбца с задачами: 

• К выполнению (to do).
• В процессе выполнения (doing). 
• Выполненные (done). 

Приведённая структура kanban — всего лишь образец. Для разных проектов можно добавлять другие столбцы. Например, в сфере разработки программного обеспечения канбан-доска может иметь следующие колонки задач: 

• Бэклог — общий список. 
• Разработка — задачи в работе.
• Тест — на проверке у тестировщика. 
• Проверка — отправленные на утверждение менеджеру проекта. 
• Готово — полностью законченные.

За ведение доски ответственны все члены команды. Любой вовлечённый в процесс сотрудник может перемещать готовые карточки по доске. Такая структура обеспечивает наглядность выполнения. Можно посмотреть текущий статус задачи и своевременно выявить «заторы». 

Терминология и общие сведения

Канбан как термин для управления проектами имеет в своей основе принципы, которые были применены на заводах Тойоты. Там Канбан представлял собой организацию бережливого производства, ориентированное на выполнение заказов точно в установленный срок. В переводе с японского «канбан» означает «карточка» или «сигнал». В производстве автомобилей такие карточки использовались для передачи информации о заказе, сроках и количестве необходимых деталей от одного участка производства к другому.

Такой подход помогает экономно использовать ресурсы, не создавать дополнительных остатков на складе и экономить на издержках логистики и хранения деталей. Например, заводу требуется изготовить пять автомобилей к определенному сроку. Для этого на карточках каждого этапа фиксируется, сколько деталей понадобиться, сколько колес, покрышек, литров краски и так далее. Далее карточки передаются на этапы, где уже запрашивается требуемое количество расходников для выполнения задачи «произвести пять автомобилей к такой-то дате».

Сегодня метод Канбан уже применяют в своей работе такие компании как Альфа-Банк, ХоумКредит Банк, Додо-пицца, HeadHunter, Microsoft, Siemens, Blizzard Sports и многие другие компании.

Визуально канбан представляет собой интерактивную карту занятости (она может быть как индивидуальной, так и групповой, если над одним проектом работают несколько человек). Самый простой и популярный вариант – это доска со стикерами, которая позволяет контролировать движение проекта по этапам и прогноз выполнения работы «точно в срок». Такой наглядный способ дает возможность видеть все дела, расставлять приоритеты и оценивать текущий прогресс. Это дает нам возможность концентрироваться на главном и не отвлекаться от второстепенных задач и проектов, кроме того дает возможность оценить собственную занятость в данный конкретный момент и не брать на себя обязательства, которые будет сложно исполнить.

Жизнь МДФ истории на Канбан доске

Этот рассказ начинается с очереди МДФ историй, терпеливо ждущих на левой стороне Канбан доски. Они расположены рядом с целями так, что каждый может видеть, что эти МДФ помогают в достижении целей. Дизайнер пользовательского взаимодействия и бизнес аналитик, работая в паре, берут верхнюю историю из очереди и сдвигают все остальные вверх. Вытянутая история помещается в колонку «проработка в процессе». Они определяют необходимых для проработки стейкхолдеров и обсуждают с ними критерии приема готовности истории. Они встречаются с разработчиками, чтобы убедиться, что определенные ранее критерии понятны и достаточны для начала разработки. Все выражают свое согласие. Бизнес аналитик говорит «Значит я помещаю эту историю в буфер». «Нет нужды, мои активные слоты пусты — я сразу помещу историю в них и начну ей заниматься» — говорит разработчик. Использование системы Канбан вовсе не означает, что мы разрабатываем по модели водопада. Поскольку на доске все истории упорядочены слева направо, многие ошибочно считают, что Канбан исключает совместную работу над историей. Заметьте как бизнес аналитики и дизайнеры поработали вместе со стейкхолдерами и разработчиками. Они были ответственны за выполнение взятой истории, но это вовсе не означало, что они должны сделать все сами и не помогать никому с другими историями. В здоровом Канбан процессе есть множество мест, когда члены команды работают вместе. Продолжая работу над историей, мы видим, что она движется по доске слева направо, как только все, от кого зависит работа над историей на определенной стадии, делают все возможное, чтобы история вышла из этой стадии и пошла дальше. Они никогда не перебрасывают историю на следующую стадию, не выполнив своих обязательств. Они знают, что если перенести незавершенную историю в буфер, ответственные за следующую стадию просто не возьмут эту историю и отправят ее на доработку. Такой подход делает взаимодействие между членами команды и полноценное общение критически важными. Передвижение истории в обратном направлении – слева направо – вполне обычная ситуация. Чаще всего такое происходит, когда кто-то из следующей стадии считает, что качество работы предыдущих стадий можно немного улучшить. Проходит время, истории прорабатываются, перемещаются в разработку, а потом и в тестирование. Но вдруг случается маленький затык. Разработчики только что закончили свою историю и, подойдя к Канбан доске, чтобы перенести выполненную историю в буфер своей колонки, они видят, что в их буфере нет мест и колонка тестировщиков тоже забита под завязку. И что теперь? Разработчики идут к тестировщикам. — «Ребят, мы тут реально на всех фронтах загружены со своими историями. Свободные слоты появятся не раньше завтрашнего утра.» — «Хммммм», – говорят разработчики, – «А мы можем помочь тестировать?» — «Конечно вы можете!», – говорит тестировщик. — «С вашей помощью мы разгребемся уже к сегодняшнему вечеру». – Тестировщик улыбается, – «Только я не дам вам проверять сделанную вами же историю.»

Ограничения выявляют узкие места

Когда колонка на Канбан доске заполнена полностью, мы знаем, что группа загружена по максимуму. Мы также знаем, что если такая ситуация повторяется регулярно, данная стадия скорее всего является узким местом всего процесса. Канбан доска отчетливо показывает нам, что замедляет выполнение историй, и мы можем предпринять что-то, чтобы улучшить производительность именно там, где это расширит пропускную способность доски, а не в любой другой точке Канбан процесса. По факту, если все члены команды работают со своей постоянной скоростью, люди на проблемной стадии будут постепенно отставать от остальных. В идеале мы всегда хотим знать, как поддерживать разработку и пропускную способность доски на хорошем уровне: находить узкие места и устранять их, меняя подход к работе или количество людей на определенной стадии. В бережливом производстве такое сглаживание рабочего процесса называется Хейджунка, его цель – устранение неравномерности в работе, которая обозначается термином Мура. Впервые взглянув на Канбан доски, единственный эксперт по бережливому производству, которого я знаю, назвал их Коробками Хейджунка – инструментом, которым пользуются в бережливом производстве для определения неравномерности рабочего процесса. Хотя, конечно, я сам не эксперт и не хочу зацикливаться на терминологии. Да и вообще, многое из того, что строго определено в производстве, не напрямую ложится на разработку ПО.

Вилка или ложка — что лучше?

Обобщим основные правила использования Kanban’а.

1. Сделайте работу наглядной.

• Разделите на задачи.
• Каждую запишите на стикер.
• Распределите стикеры по графам на доске.

2. Ограничьте объем незавершенной работы.

Вычислите, какое количество незавершенных задач будет оптимальным на каждом этапе.

3. Измеряйте время

• Вычислите оперативное время, которое в среднем требуется для выполнения каждой задачи.
• Оптимизируйте работу, чтобы свести оперативное время к минимуму.
• Прогнозируйте работу над задачами.

Чтобы Kanban работал и приносил результаты, недостаточно повесить доску на стену. Если вместо анализа рабочих процессов, экспериментов и поисков оптимального ритма работы руководитель заставляет сотрудников банально перевешивать листки из одной колонки в другую, — это не Kanban, а просто доска с бумажками.

Когда Kanban пытаются сравнивать с другими методологиями и делать выводы о том, какой подход продуктивнее и выгоднее, это похоже на споры о том, что лучше — вилка или ложка. В отрыве от конкретных ситуаций и специфики IT-компании подобные рассуждения бессмысленны. Не надо сравнивать инструменты — стоит попробовать те, которые кажутся подходящими и с которыми готова работать команда.

Kanban зарекомендовал себя в практике небольших коллективов, при разработке стартапов и других проектов без долгосрочных планов. Он идеален, когда у заказчика есть только идея программного продукта, но нет полного представления о том, что должно получиться в итоге. Подобные программы развиваются в направлении, которое задают пользователи. Получая обратную связь, разработчики могут определить, какая функциональность необходима, а от какой можно отказаться.

Суть методологии

Канбан возник в Японии в 1940-х годах. Корпорация Toyota внедрила методологию для улучшения своих рабочих процессов, чтобы поставлять продукцию своим клиентам в кратчайшие сроки, при этом качество данной продукции должно быть безупречным.

Основные элементы метода Канбана появились в 2007 году, они представляли собой доску с тремя столбцами — «сделать», «выполняется», «готово». Методология использует диаграммы, списки и статистику, чтобы показать этапы рабочего потока, а также его эффективность. Это помогает оценить результат любого идущего проекта. Канбан также использует фактор ограничения по количеству задач, которые могут выполняться в оно и то же время. Делается это для предотвращения чрезмерного напряжения и загрузки на отдельных участках работы.

Доска Канбан прошла долгий путь, чтобы стать тем, чем является сегодня. Она состоит из карт, колонок, разграничивающих линий, ограничений по незавершенным задачам. Все эти элементы доски помогают команде эффективно визуализировать этапы работы, управлять ими.

 Познакомимся с основными компонентами доски Kanban более подробно:

1. Карты — это визуальное представление задач. Каждая карточка содержит данные о задании, его статусе, дедлайнах, ответственном лице и прочую необходимую, по мнению команды, информацию.
2. Столбцы — отдельные этапы рабочего процесса. Карты проходят через все этапы работы до их полного завершения.
3. Ограничения по незавершенному производству (далее НЗП) — ограничивают максимальное количество задач на различных этапах рабочего процесса. Ограничение по НЗП позволяет быстрее завершать рабочие процессы, помогая команде сосредоточиться только на установленных текущих задачах.
4. Разделительные линии — горизонтальные полосы на доске, используемые для разделения различных видов деятельности, команд, видов работ и прочего.

Для детального отображения рассматриваемого процесса возможно создать столько столбцов на доске, сколько требуется, чтобы визуализировать свой рабочий процесс с максимальной точностью.

Где можно применять канбан-методологию

Впервые kanban начала применять компания Toyota в 1950-х годах. Автор метода Тайити Оно вдохновился схемой супермаркетов, когда покупатель сам выбирает необходимые товары. Рабочие компании стали обмениваться сигнальными карточками с подробным описанием «задачи» — номер и численность деталей, кто отправляет или производит, кто получает. 

Карточки клеили на тару, которую, исходя из цели, перемещали на склад, на производственную или монтажную линию. Таким образом работники самостоятельно регулировали процесс. Например, монтажник приходит на склад и видит, какое количество каких деталей ему нужно забрать. Или на производство приходит пустая тара с прикреплённой карточкой о численности и виде необходимых деталей. 

Метод kanban стал частью одной из базовых систем бережливого производства Toyota «точно-во-время». Эта система подразумевает синхронную поставку достаточного объёма нужных материалов надлежащего качества в нужное время. 

Руководствуясь опытом Toyota, kanban на производстве стали применять и другие компании. С его помощью удалось организовать рабочие процессы по типу конвейера — каждый последующий цех назначал план по производству продукции предыдущему цеху. Это помогало снизить перепроизводство и излишнее затаривание складов. 

Несколько позже канбан-методологию начали применять для управления проектами. А в 2007 годах kanban пришёл в сферу программирования: вслед за тем, как менеджмент-менеджер и консультант технологичных компаний Дэвид Андерсон провел презентации по этому методу управления в Microsoft. Дэвид был первым, кто использовал канбан в разработке программного обеспечения — в 2005 году. 

Постепенно kanban стали использовать и в других областях. В основном выделяют три kanban-направления — производственная, софтверная и персональная. 

К примеру, можно применять канбан-доску для управления личными задачами. Такой подход нередко используют фрилансеры, чтобы контролировать поток задач и не пропускать дедлайны.

Пример канбан-доски фрилансера по отдельному проекту

В целом методология kanban не предусматривает ограничения — любой проект, в том числе не связанный с производством либо программированием, можно поделить на задачи, определить статусы и этапы, а затем работать и визуализировать выполняемые процессы.

The Positive Side of Kanban

Nowadays, many organizations adopt the Kanban method to become more agile and bring order to their chaotic work processes. Simply said, a Kanban system helps you get more work done.

But let’s dig a bit deeper and see the real benefits of using Kanban.

Everyone is on the same page

The basic idea of Kanban is visualizing every piece of work on a whiteboard. This way, the Kanban board turns into a central informational hub. All tasks are visible, and they never get lost, which brings transparency to the whole work process. Every team member can have a quick update on the status of every project or task.

Kanban reveals bottlenecks in your workflow

Once you build a Kanban board and you fill it with cards, you will see that some columns will get overcrowded with tasks. This will help you spotlight bottlenecks in your workflow and tackle them properly.  For example, you can get a sense of how big tasks should be so your team can promptly move them forward.

Kanban brings flexibility

If you take a look at the basic Kanban principles, you will quickly understand that any team can use it in your organization, from R&D to HR.

The main reason is that Kanban respects your organization’s current state, and it doesn’t require revolutionary changes. On the contrary, it suggests that you should pursue incremental, evolutionary change and continuously improve.

Your team gets more responsive

Kanban was created to meet actual customer’s demand just in time, rather than pushing goods to the market. Today, in knowledge work, Kanban makes it easy to respond to the ever-changing customer’s requirements. It allows teams to be more agile, adapts to changing priorities, reorganizes, or switch focus fast.

You focus on finishing work to boost collaboration and productivity

One of Kanban’s main advantages is that it requires teams to focus on their current tasks until they are done. This is possible, thanks to the concept of limiting work in progress.

Limiting WIP fosters teams to collaborate to complete work items faster, which, on the other hand, eliminates distractions such as context-switching and multitasking. At the end of the day, this has a positive impact on the team’s productivity.

Часть 1. С чего всего началось

Всем привет!

По ходу я налажал с канбаном в большой команде. Хочу рассказать эту историю и спросить вашего совета.

Коротко о нас. Мы делаем софт, который позволяет клиентам банка, будучи покупателями в онлайн-магазинах бытовой техники и иже с ними, брать товары в кредит или рассрочку. Иными словами – мы представляем онлайн-сервис потребительского кредитования.  

Сегодня это:

• 8 человек в дискавери (бизнес-команда);
• 17 человек в деливери;
  • 8 разработчиков;
  • 4 аналитика;
  • 3 тестировщика;
  • 2 девопсера;
• 2 мастера потока.

В команду входят все необходимые люди для реализации полного процесса оказания услуги клиентам банка за исключением трех сервисных команд: 1) верстальщика, 2) бэкендеров и 3) поддержки 24х7.

Когда я пришёл в команду, расстановка сил была следующей:

• 14 человек в команде разработки:
  • 8 разработчиков,
  • 1 тестировщик,
  • 3 аналитика,
  • 2 девопсера.
• 7 человек в бизнес-команде.

Ребята использовали скрам-фреймворк. В скрам-команду входили разработчики и тестировщики. Аналитики были выше по течению и не участвовали в наполнении спринта и работе над задачами спринта. Девопс был ниже по течению и тоже не участвовал в работе над задачами спринта. В итоге было не ясно, что именно делают аналитики, как протекает регресс инкремента и его установка в прод. Из-за этого тестировщикам приходилось разрываться между тестированием задач в спринте и регрессом инкремента. А аналитики хотели себе отдельный спринт выше по течению, чтобы также набирать задачи на спринт и готовить фиксированный пул работ для разработчиков, а не переключаться по задачам, как штекер телефонистки времен Белла вечером в выходной день. Вдобавок увеличившийся размер команды ухудшил скорость коммуникаций. Каждая встреча большой толпой превращалась в пытку и скуку для половины участников.

До моего прихода у ребят было заготовлено решение. Они собирались разделиться на две скрам-команды и тем самым устранить проблемы с коммуникациями. Собственно, за этим отчасти нас со вторым скрам-мастером и наняли. Планировалось два скрам-мастера и две скрам-команды.

Когда я провел аудит процессов, то предположил, что использование канбан-метода больше подойдет для решения сложившихся проблем. Гипотеза заключалось в том, что:

• с канбан-методом на 20+ человек у нас получится работать более слаженно, прозрачно, снизить нагрузку на команду (исключить переработки);
• бизнес получит понимание, над чем работаем сейчас и на чем сфокусироваться дальше, сможет абсолютно легально наполнять очередь новыми задачами, не дожидаясь окончания спринта;
• канбан-метод повысит гибкость и предсказуемость работы команды.
• канбан-метод более экономичен с точки зрения встреч. Я подсчитал затраты на встречи в двух скрам-командах и в одной команде, использующей канбан-метод. Соотношение получилось примерно одиннадцать против четырех (речь о количестве уникальных встреч).

В итоге я принял решение перевести команду на канбан-метод, и постепенно мы это сделали.

Здесь произошел самый эпичный обсёр. Я принял решение за команду, даже не проконсультировавшись с ними.

Что такое канбан-доска

Система канбан была впервые в мире реализована фирмой «Toyota». В 1959 году эта фирма начала эксперименты с системой канбан, и в 1962 году запустила процесс перевода всего производства на этот принцип.

Появление термина канбан связано с перечислением стандартных операций: мастера участков перечисляли выполняемые работы на бумаге и вывешивали их на видном месте рядом с такими же списками мастеров других участков. Т. е. это была публичная, общедоступная доска, на которую прикрепляли цветные стикеры (карточки) с задачами.

По мере прохождения задач от одного этапа к другому их переносили в соответствующий столбец.

В настоящее время система реализована в виде онлайн-досок и широко используется в различных отраслях промышленности, производства, торговли и финансов.

Канбан-доска позволяет визуализировать рабочий процесс, своевременно выявлять проблемы в процессе работы, осуществлять контроль и самоконтроль, вести учет выполненных задач, улучшить взаимодействие в коллективе, вести учет клиентов и т. п.

Пример простейшей доски включает столбцы:«Сделать», «В работе» и «Сделано». В столбцах наклеены стикеры (карточки) с задачами.

Раньше люди выполняли меньшее количество задач. Ритм жизни был более неспешный и из Петербурга в Москву можно было ехать пару месяцев. Жизнь требует роста объемов задач, выполняемых каждым подразделением. С увеличением количества задач их стало сложнее запоминать, и мы начали записывать их в ежедневники. Затем в файл Excel. Затем появились электронные органайзеры, которые тоже облегчали часть работы по запоминанию.

Раньше мы запоминали номера телефонов друг друга. С появлением программ, в телефонах эта привычка ушла в прошлое за ненадобностью.

С появлением канбан-досок, аналогичным образом отпала необходимость запоминать задачи. Если взять для примера группу «продажников» в количестве 5-9 человек, то примерное количество задач у каждого может доходить до 20-30 штук. Каждый день 10-15% задач меняется, т. к. поступают новые. В некоторых задачах изменяются сроки, некоторые дробятся на дополнительные подзадачи, таким образом возникают новые задачи. Соответственно изменяются сроки даты, суммы, названия клиентов и контрагентов, да и сами задачи.

Физически держать менеджеру это в голове, без постоянного повторения невозможно, да и надобности в этом нет. А каково запомнить подробности по всем задачам их руководителю, когда количество задач в работе уходит далеко за сотню?

Говорят, что есть люди, которые в состоянии абсолютно все задачи запоминать постоянно, работая в режиме многозадачности. Клинические случаи мы рассматривать не будем, а в большинстве случаев сотрудник, который утверждает, что он все помнит, заблуждается либо лукавит.

На практике вера в такие утверждения приводит к тому, что до 30% задач просто забывается в потоке информации, что приводит к потерям (недополученной прибыли), необоснованным авралам в ущерб остальным задачам и т. п.

Время, ранее необходимое для заучивания названий компаний, имен, дат и сумм, которые регулярно изменяются, теперь можно использовать более продуктивно, на выполнение поставленных задач.

Разработка с Канбан ограничивает количество незаконченной работы

Канбан мышление в разработке ПО старается делать то же самое. Мы хотим ограничивать ненужную незаконченную работу так, чтобы она никогда не выходила за рамки пропускной способности команды. Канбан мышление в Agile разработке приводит к глобальной уборке и отказу от большого количества практик, которые считаются полезными в Agile. В Канбан разработке:

Отменяется разработка по фазам с четкими временными границами
Пользовательские истории больше, а их самих меньше
Оценка (estimation) сводится к минимуму или убирается насовсем
Внимание переходит со скорости разработки на продолжительность цикла

Теперь вы наверняка чешете себе затылок: а что вообще тогда остается от Agile, если мы отказывается от фаз с четкими временными границами, меняем значение и размер пользовательских историй и перестаем замерять скорость разработки? И, собственно, какое отношение имеют двери Приусов и Канбан карточки к разработке ПО? Не зацикливайтесь на процессе, помните: Agile разработка — это не процесс.

Плюсы и минусы системы канбан

Достоинства концепции:

• гибкость. Управляет системой менеджер, сотрудники работают над текущей задачей в рамках обязанностей;
• вовлеченность. Каждым этапом занимается часть команды, никто не остается без дела. Это касается и ресурсов;
• сокращается продолжительность бизнес-процесса или цикла на производстве. Устраняются тормозящие элементы за счет понимания стратегии всеми сотрудниками;
• быстрое нахождение проблемных мест;
• наглядность. Любой сотрудник имеет доступ к системе.

Недостатки:

• не подходит для бизнес-планирования, работает с тем, что есть, на основании спроса;
• требуется высокая сознательность сотрудников, понимание работы смежных подразделений.

Применение канбана в разработке ПО

В разработке ПО мы используем виртуальную канбан-систему, чтобы ограничить количество неоконченных задач. Хотя слово «канбан» переводится как «сигнальная карточка», а в большинстве вариантов Канбан для разработки ПО действительно используются карточки, их нельзя считать сигналами для получения новых задач. Они символизируют элементы работы. Отсюда термин «виртуальный», поскольку это не материальные сигнальные карточки.

Сигнал для вытягивания новой работы вытекает из визуального количества неоконченных задач, вычисленных из некоего индикатора предела (или емкости). В ряде случаев внедряются физические методы использования канбана — например, клейкие стикеры или магниты на доске. Однако чаще сигнал порождается программой для управления задачами.

Стены карточек стали популярным механизмом визуального контроля в гибкой разработке ПО. Обычно используют пробковую доску с прикрепленными к ней карточками или белую доску с клейкими стикерами для визуализации незавершенных задач.

Стоит заметить, что эти стены карточек сами по себе не являются канбан-системами, хотя некоторые и утверждают обратное. Это просто системы визуального контроля. Они позволяют командам следить за незаконченными задачами и самоорганизовываться, назначать собственные задачи и переносить работу из бэклога без подсказок менеджера проекта или непосредственного руководителя. Однако если отсутствует четко определенный предел и сигнал для проведения новой работы по системе, это не канбан.

Канбан – как метод управления работой умственного труда

1. “канбан” с маленькой буквы для обозначения карточки на доске (рис. 3).
2. “Канбан” с большой буквы для определения метода улучшения оказания услуг.

Дэвид Дж. Андерсон

Первым о Канбане, как о методе управления работой умственного труда, заговорил Дэвид Дж. Андерсон. Он был разработчиком, а потом долгое время работал менеджером в таких компаниях, как Motorola, Microsoft, Corbis и др. Дэвид был вдохновлен теорией ограничений Э. Голдратта и бережливым производством на заводах Тойоты, и активно использовал эти подходы в управлении разработкой программного обеспечения.

В далеком 2007-м году на одной из Agile-конференций он хотел рассказать о полученных результатах. Тогда еще метод не носил это название. По легенде его не пропустили как спикера. Тогда он взял флипчарт и в кулуарах стал рассказывать о проделанном в Microsoft и Corbis. Вокруг него собралась группа заинтересовавшихся и понеслась. Можно сказать, что с этого момента и начинается официальная история Канбан-метода.

Определение метода на сегодняшний день звучит так. Канбан – это метод управления для: 

• улучшения оказания услуг,
• ускорения улучшений,
• развития бизнеса, «соответствующего цели» клиента (заказчика).

Этот метод используется в различных компаниях для управления работой сотрудников, чьи обязанности связаны с умственным трудом: банках, телекоме, фармацевтике, логистике, заводах, промышленных предприятиях и многих других. 

Он подходит для таких сфер бизнеса, как продажи, маркетинг, недвижимость, исследования, аналитика, разработка программного обеспечения, управление проектами и т.д. 

И хотя сегодняшний Канбан-метод давно вышел за границы теории ограничений, бережливого производства и визуального менеджмента (канбанов), его название было вдохновлено этими понятиями.

Положительные эффекты от применения системы Канбан

Самый очевидный — методика способствует наведению порядка внутри хаотичных рабочих процессов, помогает сделать больше работы.

Копнем немного глубже, чтобы увидеть реальные преимущества использования.

1. Основная идея Канбана — визуализация каждого процесса работы на доске. Таким образом, доска превращается в центральный информационный центр. Все задачи видны, они не теряются, что придает прозрачность всем этапам работы. Каждый член команды может быстро получить обновленную информацию о состоянии проекта или задачи.
2. Канбан выявляет узкие места в рабочем процессе. Как только доска заполнится карточками, станет видно, что некоторые столбцы переполнены заданиями. Это поможет выявить узкие места рабочего процесса и устранить их.
3. Канбан обеспечивает гибкость. Если вы взглянете на основные принципы методологии, то поймете, что любой отдел компании может их использовать. Основная причина заключается в том, что Канбан принимает текущее состояние организации, не требуя революционных изменений. Напротив, он предполагает, что все нововведения должны быть постепенным, но при этом компания должна стремится к постоянному совершенствованию своих процессов.
4. Команда становится более ответственной. Сотрудники сосредоточатся на завершении текущих задач, а не создании новых, что улучшит взаимодействие и производительность компании.

С развитием технологий Канбан также постоянно совершенствуется. На смену физическим доскам со стикерами пришли цифровые решения Kanban board. Цифровые аналоги были разработаны для преодоления проблем, возникающих в командах, работающих удаленно друг от друга. Специально для них созданы цифровые доски, к которым можно получить доступ из любой точки мира.

Доски Канбан в облаке — это самый эффективный способ для команды идти по одному пути. Они обеспечивают доступ ко всей информации с любого устройства в любое время, и отображают действия в настоящем времени.

Помимо этого, программное обеспечение Kanban обеспечивает сложный аналитический процесс, позволяющий детально отслеживать производительность, выявлять узкие места и внедрять необходимые изменения. Также онлайн-решения Kanban позволяют автоматизировать некоторые процессы и сэкономить драгоценное время, делая повторяющуюся работу более эффективной.

Так, возможность создавать доски Kanban появилась в решении «1С:Управление нашей фирмой». Чтобы упорядочить и оптимизировать задачи, можно сформировать личные или командные доски — для планирования своих дел или задач рабочей группы. Также их можно использовать для обзвона клиентов, наведения порядка в ежедневных задачах или планирования мероприятий. Подробнее об этом можно почитать здесь >>>