Лист ознакомления с должностной инструкцией: образец, порядок оформления

Ознакомление с приказом под роспись

Для того, чтобы приказ руководителя имел законную силу для исполнения, сотрудники должны быть с ним ознакомлены. В некоторых случаях ознакомление должно быть подтверждено подписями сотрудников, которые являются фигурантами этого документа. Сегодня в статье мы разберемся, каким способом можно собрать подписи под приказ, как оформить листок ознакомления, с какими документами нужно ознакомлять работников под роспись.

Из этой статьи вы узнаете:

• для каких документов обязательно ознакомление под роспись;
• с какими приказами нужно ознакомлять работников под роспись;
• как происходит ознакомление с приказом о поощрении.

Согласно трудовому законодательству РФ есть категории приказов, ознакомление сотрудников с которыми является обязательным. Если ознакомление сотрудников с ними не было сделано вовремя, то такие документы могут лишаться своей силы, а в некоторых случаях предприятию может грозить штраф.

Например, если работник получил взыскание, но не был ознакомлен с распоряжением руководителя в течение пяти дней, взыскание не может быть наложено.

Существуют три вида приказов:

• по основной деятельности (издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании);
• по личному составу (отражает все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем);
• по административно-хозяйственным вопросам (касаются таких вопросов, как эксплуатация здания, транспорта, вопросов безопасности и пр.).

Общее правило гласит, что все фигуранты документа должны быть с ним ознакомлены под роспись. Разберемся, кто является фигурантами распоряжений.

Фигурантами приказов по личному составу являются работники, чьи фамилии фигурируют в приказе, а фигурантами распоряжений по основной деятельности являются их исполнители, то есть те работники, которым поручено исполнение приказа. За нарушение регламента хранения и оформления этих видов документов ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа.

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда. Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.. Обязательность ознакомления сотрудников с приказом продиктована здравым смыслом – нельзя ведь требовать от людей исполнения указаний, если они с ними не ознакомлены

Однако в некоторых случаях приказы важны в первую очередь для бухгалтерии, чем для работника. Например, во время военных сборов руководитель подписывает документ об освобождении от работы на период воинских сборов, но и так понятно, что работник не сможет присутствовать в двух местах одновременно

Обязательность ознакомления сотрудников с приказом продиктована здравым смыслом – нельзя ведь требовать от людей исполнения указаний, если они с ними не ознакомлены. Однако в некоторых случаях приказы важны в первую очередь для бухгалтерии, чем для работника. Например, во время военных сборов руководитель подписывает документ об освобождении от работы на период воинских сборов, но и так понятно, что работник не сможет присутствовать в двух местах одновременно.

Как составить лист

С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

• порядковый номер работника,
• его должность,
• дата и номер приказа о приеме на работу,
• дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.

Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).

Лист ознакомления с инструкцией по охране труда образец

Знаки пожарной безопасности с автономным питанием от электрической сети, применяемые на путях эвакуации должны постоянно находиться во включенном состоянии и быть исправными.

Как правило, в комиссию входит руководитель подразделения, который будет отвечать за работу нового оборудования или чьим подчиненным будут вменены новые профессиональные или должностные функции.

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании.

Кроме бумажного носителя, этот документ дублируется в электронном виде, что в настоящее время практикуется на предприятиях.

То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.

Рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 8 февраля 2000 г. № 14. Противопожарный инструктаж разрабатывает и проводит руководитель организации или уполномоченный им сотрудник по специальным программам (п. 6 Норм пожарной безопасности, утвержденных приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645).

Лист ознакомления с инструкциями Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе. В работе обязан руководствоваться нормативно-правовыми актами, постановлениями, положениями, инструкциями, иными руководящими документами по вопросам, регулирующим правила производственного планирования и управления производством, приказами, распоряжениями руководителя, правилами внутреннего трудового распорядка предприятия. 1.5.

ИОТ утверждается главным инженером или лицом, которое отвечает за общую безопасность на предприятии. Подписывается руководителем участка, отдела, лаборатории (подразделения), который разрабатывал этот документ и инженером по ОТ, участвовавшим в работе над документом.

Например, «инструкция по охране труда для слесаря ремонтника» разрабатывается под руководством начальника участка, где имеются эти рабочие места.

Если говорить о системе охраны труда (далее – ОТ), то для оптимизации этого комплекса был разработан Порядок обучения и проверки знаний для работников организаций.

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.

У гидрантов, пожарных водоемов, а также по направлению движения к ним должны быть установлены соответствующие указатели. На них должны быть четко нанесены цифры, указывающие расстояния до водоисточника.2.1.7.

Если же выполнять работы придется во вредных или опасных условиях труда, обучение обязательно, даже если опыт работы в должности имелся, и перерыва в работе не было. Главной особенностью, в отличие от инструктажа, является то, что работник может приступить к выполнению обязанностей, не пройдя обучение. Также для обучения характерны следующие черты.

Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Особенности оформления производственных инструкций

• страницы инструкции должны быть пронумерованы;
• текст документа должен печататься на одной стороне каждого листа;
• необходимо обеспечить присутствие в структуре документа грифа утверждения (посредством проставления необходимых реквизитов в нем документ приобретает официальный характер).

Некоторые эксперты рекомендуют также включение в документ грифа согласования. Его заполнение посредством проставления необходимых реквизитов позволяет официально подтвердить тот факт, что производственная инструкция одобрена заинтересованными лицами. Например — менеджерами вышестоящей организации. Утверждение и согласование — обязательные аспекты заверения инструкции.

В случае если производственная инструкция является самостоятельным документом, она может иметь приложения. Например, включающие нормы, которые связаны с пожарной безопасностью, особенностями пользования теми или иными производственными ресурсами, которые находятся в составе основных фондов фирмы. В случае, если документ, о котором идет речь, дополняется приложениями — в нем данный факт должен быть обозначен. Например, отдельной фразой, что инструкция дополняется приложениями с такими-то номерами на таком-то количестве листов.

Рассматриваемый источник должен быть подписан специалистом кадровой службы или иным сотрудником, ответственным за разработку соответствующего документа. Во многих фирмах также распространена практике заверения производственных инструкций непосредственными руководителями работников, которые их составляют. Но для официального утверждения источника, как мы отметили выше, используется отдельный гриф, который может быть дополнен соответствующим элементом для подтверждения согласования производственной инструкции.

Можно отметить, что в тех случаях, когда документ, о котором идет речь, является приложением к другому локальному источнику — например, отдельному приказу руководства, на нем должна проставляться соответствующая отметка. То есть фиксируется, что инструкция представляет собой приложение с таким-то номером к такому-то нормативному источнику. Соответствующий документ, безусловно, должен быть также официально введен в оборот на предприятии.

Как долно быть зафиксировано ознакомление с должностной инструкцией

ТК РФ определено, что работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. СЛОВАРЬ Должностная инструкция — это локальный нормативный акт, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности. Разрабатывать должностную инструкцию необходимо исходя из задач и функций, которые возложены на конкретное структурное подразделение. При этом необходимо учитывать его штатное расписание.

Мы полагаем, что, если в тексте трудового договора содержится упоминание о том, что должностная инструкция является приложением к трудовому договору, являющимся его неотъемлемой частью, такая должностная инструкция должна быть подписана обеими сторонами одновременно с трудовым договором.

Однако, чтобы сделать должностную инструкцию частью трудового договора уже после его заключения, стороны должны подписать соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору в порядке, установленном ст. 72 ТК РФ.

Минимальные и максимальные сроки для заключения такого дополнительного соглашения законом не установлены.

В этом документе дан перечень обязанностей, оговорены полномочия и права, а также определена ответственность за невыполнение его требований.

3 Официально оформленная должностная инструкция, подробно описывающая трудовые обязанности, соответствующие той или иной штатной единицы, должна быть разработана, утверждена и введена в действие приказом по организации.

4 Если этот нормативный акт имеет отношение к небольшому кругу работников, визу, подтверждающую ознакомление, целесообразно ставить непосредственно на самом документе, под основным его текстом, ниже подписи разработчика документа и виз согласования.

Как ознакомить с должностными инструкциями

Как оформить лист Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.

Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов. Сколько и как хранить бланк Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями.

Онлайн журнал для бухгалтера

Кто формирует лист Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.

В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.

Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка. В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа.

Порядок ознакомления работников с должностными инструкциями

Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

• порядковый номер работника;
• его должность;
• дата и номер приказа о приеме на работу;
• дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбики. Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Лист ознакомления

с распоряжением N _____ от «__»_______ 1999 г.

--------------------------------T------------------T-----------------¬

¦           Должность           ¦      Ф.И.О.      ¦  Подпись, дата  ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Первый заместитель Генерального¦    Фамилия и     ¦                 ¦

¦директора                      ¦     инициалы     ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Заместитель Генерального       ¦                  ¦                 ¦

¦директора                      ¦                  ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Заместитель Генерального       ¦                  ¦                 ¦

¦директора                      ¦                  ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Начальник Главного управления  ¦                  ¦                 ¦

¦организационно - правового     ¦                  ¦                 ¦

¦обеспечения деятельности судов ¦                  ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Начальник Главного             ¦                  ¦                 ¦

¦финансово - экономического     ¦                  ¦                 ¦

¦управления                     ¦                  ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Заместитель начальника Главного¦                  ¦                 ¦

¦финансово - экономического     ¦                  ¦                 ¦

¦управления - главный бухгалтер ¦                  ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Начальник Управления           ¦                  ¦                 ¦

¦государственной службы и       ¦                  ¦                 ¦

¦кадрового обеспечения          ¦                  ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Начальник                      ¦                  ¦                 ¦

¦Контрольно - ревизионного      ¦                  ¦                 ¦

¦управления                     ¦                  ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Управляющий делами             ¦                  ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Начальник Управления           ¦                  ¦                 ¦

¦капитального строительства,    ¦                  ¦                 ¦

¦эксплуатации зданий и          ¦                  ¦                 ¦

¦сооружений                     ¦                  ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Начальник отдела учебных и     ¦                  ¦                 ¦

¦образовательных учреждений     ¦                  ¦                 ¦

+-------------------------------+------------------+-----------------+

¦Начальник отдела               ¦                  ¦                 ¦

¦международно - правового       ¦                  ¦                 ¦

¦сотрудничества                 ¦                  ¦                 ¦

L-------------------------------+------------------+------------------

Исп. Иванов

284-25-99

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Разное: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
• «Образец листа ознакомления с распоряжением».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Образец листа оповещения органов местного самоуправления, организаций и учреждений о времени и месте проведения стрельб судебных приставов
• Образец листа проверки наличия и состояния документов Госфонда
• Образец листа согласования проекта приказа генерального директора и приложения(ий)
• Образец листа согласования приказа руководителя Департамента имущества города Москвы
• Образец листа согласования распоряжения Департамента имущества города Москвы
• Образец листа согласования приказов председателя Москомспорта
• Образец листа согласования в администрации городского округа Рошаля Московской области
• Образец листа согласования проекта постановления (распоряжения) структурных подразделений и должностных лиц администрации городского поселения Сычево Волоколамского муниципального района Московской области
• Образец листа согласования проекта приказа (распоряжения) Госадмтехнадзора Московской области
• Образец листа согласования указа и распоряжения Мэра Москвы, постановления и распоряжения Правительства Москвы (вопрос вносится Мэру Москвы, Правительству Москвы первым заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, заместителем Мэра Москвы в Правительстве Москвы, министром Правительства Москвы, префектом административного округа города Москвы)

Порядок ознакомления работников с должностными инструкциями

В формуляр вносятся данные и обо всех изменениях в ДИ на протяжении ее периода действия с указанием пунктов и даты нововведений, не говоря уже о подписи сотрудников, которые одновременно еще и получают свой экземпляр на руки. Естественно, инструкция не может оставаться актуальной на протяжении десятков лет, учитывая, что информационный прогресс затрагивает не только общественную жизнь, но и трудовую, усовершенствуя механизм исполнения тех или иных заданий.

При этом, постоянно подтверждать ознакомление с должностной инструкцией не нужно, особенно если она остается в прежней редакции. То есть подпись сотрудника в очередной раз требуется только в двух случаях:

1. при приеме на работу и первом прочтении,
2. при внесении изменений либо же издании новой редакции.

Подавляющее большинство претендентов на вакантные должности интересуются не только размером заработной платы, но и обязанностями, которые им предстоит исполнять каждый день.

Противопожарные инструктажи

Теперь поговорим про инструктаж по охране труда противопожарной безопасности.

Чтобы обучить сотрудников мерам пожарной безопасности, нужно:

• проводить противопожарные инструктажи (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой);
• организовать прохождение ими ПТМ.

Инструктаж по безопасности труда и пожарной безопасности знакомит рабочих:

• с правилами надлежащего содержания территории, зданий, помещений в них, включая эвакуационные пути, водопровод, системы пожарного оповещения, а также с процессом эвакуации людей;
• требованиями ПБ, основанными на специфике пожарной опасности технологических процессов в организации;
• мероприятиями по ПБ при эксплуатации оборудования, проведении пожароопасных работ;
• правилами использования открытого огня при огневых работах;
• обязанностями сотрудников при пожаре: правилами вызова пожарной охраны, применения средств пожаротушения и пожарной автоматики.

Рассмотрим виды противопожарных инструктажей.

Вводный

Вводный инструктаж по охране труда и пожарной безопасности проводится:

• со всеми вновь принимаемыми на работу сотрудниками;
• с командированными в организацию работниками;
• с лицами, прибывшими на производственную практику или обучение;
• с иными категориями по решению работодателя.

Проводится он руководителем или сотрудником, назначенным приказом нанимателя ответственным за ПБ лицом. Занятие организуется по программе, утвержденной соответствующим распоряжением. Вводное инструктирование проводится в кабинете ОТ по программе, утвержденной работодателем с использованием современных технических средств обучения и наглядных пособий.

Первичный

Первичное инструктирование проводится:

• со всеми новичками;
• с работниками, переведенными из одного подразделения в другое;
• с лицами, выполняющими новую для них работу;
• с трудящимися на территории организации строителями, монтажниками.

Проводится он специалистом, назначенным приказом руководителя ответственным за ПБ, по утвержденным программам.

Занятия проводятся индивидуально с каждым работником. Сотруднику разъясняется, как пользоваться первичными средствами тушения пожара, как действовать при возгорании, объясняются правила эвакуации и оказания первой медпомощи.

В некоторых случаях допускается и групповое занятие.

Повторный

Повторное инструктирование проводится начальником либо ответственным за пожбезопасность на предприятии лицом. Частота проведения — раз в год, а с сотрудниками организаций с пожароопасным производством — раз в 6 месяцев.

Проводится он с целью повторения материала, пройденного работником ранее.

Внеплановый

Проводится при:

• введении новых, изменении прежних норм, инструкций по ПБ и т. д.;
• изменении факторов, влияющих на противопожарное состояние объекта;
• если имело место нарушение сотрудниками правил ПБ, что привело к пожару;
• если поступила информация о пожарах, произошедших на других аналогичных производствах;
• при перерывах в работе более чем на 30 календарных дней (6 дней — для работ с дополнительными требованиями к ПБ) и др.

Содержание мероприятия зависит от обстоятельств, вызвавших его проведение. Проводит его лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за ПБ в организации.

Целевой

Он необходим при:

• выполнении разовых работ повышенной пожароопасности;
• ликвидации последствий ЧС, аварий и т. п.;
• осуществлении работ с оформлением наряда-допуска, огневых работ во взрывоопасных производствах;
• организации массовых мероприятий с полусотней и более участников.

Для фиксирования проведения инструктажей в организациях должны вестись журналы учета проведения инструктажей по ПБ. Туда вносятся соответствующие записи за подписями инструктируемого и инструктирующего.

Для чего нужны правила внутреннего распорядка

В первую очередь следует помнить, что согласно действующего трудового законодательства наличие правил в организации является обязательным(189 ТК РФ).

Данным документом устанавливается порядок по:

• приему сотрудников на работу;
• переводу сотрудников на иную должность, либо в иное структурное подразделение;
• оформлению увольнения сотрудников по соглашению сторон, либо по инициативе работодателя;
• предоставлению сотрудникам отпусков;
• распределению поощрений, вознаграждений работникам.

Кроме того, Правилами устанавливается и определенный распорядок трудового дня:

• время работы;
• продолжительность и время обедов и отдыха.

Как составляют и хранят лист ознакомления

Содержание и формат листа ознакомления работодатель определяет самостоятельно. Как правило, он содержит название: «Лист ознакомления с должностной инструкцией» и таблицу со следующими столбцами:

• порядковый номер записи;
• ФИО сотрудника;
• его должность;
• реквизиты должностной инструкции, с которой происходит ознакомление;
• дата ознакомления;
• подпись сотрудника.

Срок хранения листа ознакомления не установлен. Рекомендуем установить его на уровне предприятия и сделать равным сроку хранения самой ДИ. Должностные инструкции, созданные после 01.01.2003 должны храниться в течение 50 лет. Типовые ДИ – постоянно и еще 3 года после замены новыми (п.п. 442, 443 приказа Росархива от 20.12.2019 N 236).