Как оптимизировать бизнес-процессы в малом бизнесе. просто о сложном

Этапы оптимизации

Работа по оптимизации бизнес-процессов делится на пять этапов. Поговорим подробнее о каждом из них:

1. Описание процессов организации. Анализ и оптимизация бизнес-процессов неразрывно связаны между собой. Без определения функций каждого отдела и сотрудника невозможно начать эффективную оптимизацию. Вроде шаг кажется само собой разумеющимся, но на деле большинство компаний об этом забывают, и это большая ошибка. Лучше начать изучение процессов через цепочку добавленной стоимости. Есть компании, которые поставляют в вашу организацию ресурсы или товары или выполняют дополнительные функции, в которых нуждается ваш клиент. Поймите, на какой стадии и каким образом осуществляется формирование добавленной стоимости итоговой продукции. Применение такой стратегии позволяет быстро вычислить точки выхода и входа в компанию. Таким образом, вы сможете изучить рабочий процесс предприятия целиком, разъяснить персоналу, кто и чем занимается, отделить рабочие процессы, нуждающиеся в первоочередной оптимизации, определиться со способами улучшения качества услуги или товаров. Во время проведения исследований вы поймете, что кроме ключевых процессов,есть еще и поддерживающие. Как правило, их не нужно финансировать, ведь они формируют инфраструктуру предприятия и помогают непрерывному функционированию главных процессов. Существуют еще процессы развития, отвечающие за будущую прибыль.
2. Назначение ответственных лиц. Система оптимизации бизнес-процессов построена таким образом, что не может функционировать без контроля. А потому назначается ответственный за ее проведение. Причем один человек должен осуществлять общее руководство, а другие — контролировать каждый этап. Управляющий должен быть не только обязательным, но и уметь координировать работу подчиненных. Таких руководителей можно сравнить с вечной батарейкой, потому что они должны постоянно работать и оптимизировать производство. По этой причине должностные обязанности должны быть четко изложены, для этого достаточно прописать обязанности во внутреннем регламенте предприятия.
3. Осуществление оптимизации. Вот мы и подошли к оптимизации бизнес-процессов предприятия. Для нее отведен только третий этап, потому что сначала нужно подготовиться. Не стоит думать, что в каждой организации полный порядок. На любом предприятии можно обнаружить несколько десятков проблем. А после обнаружения надо действовать в соответствии с планом. Сперва нужно дать оценку всем процессам компании, а также исключить повторение должностных обязанностей. Следующим шагом станет вычисление времени на каждый из бизнес-процессов, проведение сравнительного анализа со средними показателями, подгонка под реальные показатели. Дальше надо организовать эксплуатационный анализ по ресурсам производства. Нужно проследить перемещение ценностей и сведений в компании и искоренить участки, на которых есть потери и того, и другого. Завершающим этапом станет анализ эффективности использования ресурсов на каждом процессе.
4. Автоматизация основных процессов предприятия. Не зря этот шаг прописан в четвертом пункте, ведь прежде чем приступать к нему, необходимо четко понимать, как будет проходить оптимизация. Если на предприятии царит полная неразбериха, то как не оптимизируй процесс, толку от этого будет ноль. Единственное, чего получится добиться, — больших финансовых трат и потери времени.
5. Оценка итогов. Оптимизация управления бизнес-процессами преодолена, как и сама реорганизация. Самое время подвести итоги. Если операция была правильно проведена, то результатом станет ликвидация повторяющихся должностей и обязанностей сотрудников, курирование выполнения работы трудящимися, уменьшение количества ошибок и снижение влияния человеческого фактора в производстве, внедрение системы коэффициентов полезного использования, которая мотивирует сотрудников, сформировавшаяся база знаний о процессах организации, уменьшение нарушений на производстве из-за нехватки кадров или отсутствия ресурсов, нахождение финансов, не участвующих в обороте, и их ликвидация, минимизация закупок ненужной продукции.

7. Вот такой ширины, вот такой высоты

Техническое задание. Столько людей сидит в офисе – не продохнуть! А еще народ собираетесь нанимать. И что же делать, чтобы можно было «продохнуть»? Снимать соседнее помещение – накладно как-то. Перепланировка – хуже увольнений. Наверняка, вы об этом уже задумывались. И возможно, задумывались не раз.

Внедрение. Работа на дому. И почему российские компании до сих пор так мало пользуются такой идеей? Смотрите. Анализируете функции и потребности сотрудников, определяя необходимость присутствия в офисе. Составляется матрица критериев и реальных потребностей компании, также учитываются предпочтения и предрасположенности работников. Как правило, четверть сотрудников имеют возможность работы на дому, появляясь в офисе, например, раз в неделю.

Результаты. Что это дает? Экономию на аренде, электричестве, канцелярии, заработной плате, оплате бензина и др. При этом обеспечивается более комфортная рабочая обстановка, уменьшается количество конфликтов, повышается удовлетворенность сотрудников. В свою очередь, вы предоставляете человеку свободу в рабочем графике и способствуете экономии его денег, времени, сил на передвижение. Безусловно, в системе есть свои минусы

Но тут самое важное – грамотная система мотивации, планирования и контроля. Хорошим сотрудникам можно и нужно доверять

Цели и задачи

Оптимизация бизнес-процессов в организации проводится, когда специалисты замечают следующие опасные признаки:    

• Неоправданное разрастание штата;
• Рост числа подразделений;
• Разобщенность отделов, департаментов и служб;
• Отсутствие единой системы обмена информацией;
• Медленное принятие решений;
• Низкое качество конечных результатов;
• Отсутствие контроля в одних областях и чрезмерное контролирование других;
• Увеличение психологического дискомфорта работников, вызванное неопределенностью круга обязанностей и ответственности.

Соответственно, задачи модернизации – наладить эффективное использование трудовых ресурсов, организовать бесперебойную связь между всеми подразделениями, увеличить скорость и качество труда, отрегулировать систему контроля, донести до каждого работника четкое описание его полномочий.

Главная цель в данном случае выражается в достижении лучших результатов при сокращении затрат и усилий. Внешние признаки успеха здесь просты и объективны – увеличение прибыли, появление новых клиентов или покупателей, покрытие большей доли рынка.

Обязательные 4 правила эффективной оптимизации

Цель оптимизации бизнеса – улучшить продажи, увеличить эффективность работы, снизить недостатки. Однако для того чтобы такая структура работала, необходимо провести ряд процедур, которые направлены на изучение и составление модели ведения бизнеса на данном этапе.

Методы оптимизации процессов сегодня представлены в огромном количестве. Отличаются они по продолжительности, принципу внедрения, эффективности. Однако для того чтобы каждый используемый метод был действительно полезным для конкретного бизнеса, стоит соблюдать 4 основных правила оптимизации.

Правило №1 – Основа оптимизации

По сути, главная задача оптимизации – это сгруппировать все процессы бизнеса таким образом, чтобы в итоге он работал более продуктивнее, эффективнее, качественнее. Поэтому прежде чем проводить улучшение в отрасли или в бизнесе, в целом, необходимо выделить и разделить бизнес-процессы, составить условную пиктограмму, которая отвечает на вопросы:

• продолжительность бизнеса;
• эффективность и результативность (в цифрах прибыли);
• количество отделов, людей в каждом из отделов, количество руководителей и рабочего персонала;
• успехи на рынке за время существования;
• риски рынка;
• особенности ведения бизнеса, его специфика;
• ход протекания процессов.

Такая четкая структура позволяет увидеть «со стороны» все важные моменты и особенности конкретного бизнеса, в чем его «промахи», и какие действия дали результат. Проще говоря, основа оптимизации должна состоять из детального обзора конкретного предпринимательства, его целей и поставленных, но нереализованных задач.

Правило №2 – «Чистить рыбу с хвоста»

Данное правило дает возможность оценивать оптимальность от «частного к общему»

То есть, стоит обратить внимание на отдельные недостатки продуктивности, ее нереализуемые моменты. К примеру, есть задача продавать 10 машин в салоне Люкс класса

На сегодняшний момент реализация – 5 машин. Специалист, при разборе данной ситуации учитывает такие моменты, как:

• продолжительность бизнеса;
• количество персонала;
• специфика рынка;
• конкуренция;
• ценовая политика салона;
• наличие привлекательных моментов для покупателя;
• качество реализуемого товара.

На основе полученных данных можно составить график, который покажет количество продаж, и что для этого делалось ранее. Специалист оценивает перспективы, дает рекомендации, которые помогут улучшить продажи при соблюдении конкретных правил. То есть, изначально ставиться цель, оценивается модель оптимизации и проводится ее внедрение. Такая суть определяется термином «оптимизация». Если же целесообразно применение «от общего к частному», то тогда процесс будет называться «реинжиниринг» или комплексное, системное изменение всего бизнеса, начина с основания.

Правило №3 – Гибкость оптимизации

Если бизнес работает слаженно несколько лет, есть определенная стабильность, которая не улучшается в динамике, но и не ухудшается, то целесообразно перед проведением оптимизации провести дополнительное исследование взаимодействия всех внутренних процессов слаженной системы. В некоторых случаях оптимизация – это полное перенаправление бизнеса, что может негативно сказаться на отдельных, ранее прибыльных структурах. Поэтому гибкость в оптимизации должна «сглаживать» возможные негативные моменты, которые могут проявиться как сразу, так и через некоторое время после реструктуризации.

Правило №4 – Человеческий фактор

При проведении оптимизации стоит быть готовым к тому, что не все сотрудники смогут оценить любые новшества. Поэтому нередко наблюдается сокращение рабочих мест на предприятиях с оптимизацией процесса. В любом случае стоит понимать, что оптимизация не ставит за цель сократить рабочие места, она ставит цель – перераспределить рабочие моменты таким образом, чтобы весь бизнес только выиграл. По сути, исчезает такое понятие, как «ненужный» человек в офисе, каждый работник занимается своим делом, четко выполняет задачи, следует графику.

Алгоритм введения оптимизации может понравиться не каждому сотруднику. Особенно тем, кто выполняет работу не продуктивную, не направленную на основную цель – получение прибыли. Можно привести пример распределения рабочих обязанностей в стандартном офисе, где один отдел из 5 человек выполняет задачу привлечения клиентов, улучшения маркетинговой продукции, а другой отдел из 10 человек занимается доставкой продукции до клиента. По сути, прибыль бизнеса зависит от привлечения клиентов, а систему доставки можно оптимизировать.

Когда необходима оптимизация управления бизнес-процессами

Некоторое время компания может нормально работать и без оптимизации, но с каждым днем необходимость проведения этого процесса становится все ближе:

• растет численность сотрудников;
• расширяется управленческий аппарат;
• увеличивается количество подразделений;
• нет единой системы информирования (или она недостаточно развита).

Признаки того, что вам необходима оптимизация бизнес-процессов:

• процесс принятия решения проходит очень медленно;
• медленное и некачественное выполнение принятых решений;
• периодическое отсутствие контроля в отношении некоторых аспектов деятельности;
• проявление нервозности и рост психологической напряженности среди сотрудников из-за недостаточного регулирования их прав и обязанностей;
• для осуществления повседневных операций требуется неоправданно большое количество времени и сил.

Работа с покупателями:

• в течение рабочего дня не ответили на входящий звонок;
• не смогли вовремя перезвонить;
• не предоставили полноценную консультацию по какому-либо вопросу, касающемуся товара, оплаты или доставки заказа;
• не смогли проинформировать о состоянии заказа;
• общение с покупателем не было достаточно вежливым.

Оставить заявку

Логистика:

• нарушены сроки доставки;
• не предупредили об изменении сроков доставки;
• не уведомили о прибытии заказа на почту;
• повреждение товара во время транспортировки;
• не упаковали заказ;
• не убедились в правильной комплектации заказа и привезли не то, что требовалось;
• в каталоге не предоставили достоверной информации о наличии товара.

Маркетинг:

• не оплатили аккаунты, с помощью которых продвигаете свой ресурс;
• своевременно не поместили объявление о распродаже или проведении акции;
• невозможно отследить конверсию продвижения сайта;
• нет аналитических настроек сайта;
• не проводится работа по удержанию клиента после того, как он получил товар.

Бухгалтерия:

• задержки с начислением заработной платы;
• несвоевременный расчет налоговых платежей.

Если какое-то время понаблюдать за тем, как осуществляются закупки и с какой периодичностью обновляется контент, как работают логисты, бухгалтеры и маркетологи, то вполне реально сделать правильные выводы, которые защитят вас от возможных проблем, а оптимизация окажется достаточно эффективной.

Вас также может заинтересовать: Современные проблемы развития малого бизнеса и пути их решения

Процесс пошел

Методы оптимизации могут отличаться. «Кто-то останавливается на японских подходах и использует «Кайдзен», кто-то использует «Шесть сигма», кто-то называет усовершенствования тотальной оптимизацией. Методы в каждом отдельном случае могут отличаться, однако суть сводится к одному: сокращение издержек производства, рост объемов или качества продукта», — отмечает Алексей Герасименко.

Тотальная оптимизация производства на ОАО «МК «Азовсталь» была разбита на этапы, каждый из которых покрывал один из ключевых участков производства. То есть в каждом цехе исследовались производственные процессы, используемые технологии и экономика, составлялся детальный бюджет, выявлялся наибольший потенциал для сокращения затрат. Также в рамках отдельного цеха рассматривались возможности увеличения объемов производства.

Первый шагом на МК «Азовсталь» было формирование отдела оптимизации производства. По результатам строгого конкурса были отобраны энергичные способные сотрудники комбината с высшим образованием из различных цехов и отделов, независимо от специальности. Также были привлечены внешние специалисты. Они провели обучение специалистов основам экономики, методам управления производством, подходам к решению производственных проблем и методам анализа экономики предприятия.

Вторым этапом можно назвать формирование списка предложений по улучшению. Специалисты отобранной группы вели наблюдение за работой всех сотрудников. В конечном итоге, им удалось сформировать список того, что стоит улучшить. По словам Алексея Герасименко, жизнеспособной оказывается только часть рацпредложений. На рассмотрение и одобрение управляющего комитета, в состав которого входили представители компании «Систем Кэпитал Менеджмент» и генеральный директор комбината, выносился пакет инвестиционных проектов или предложений по цеху.

После этого проводился анализ предложений с точки зрения экономической целесообразности. «Всегда есть опасность того, что производственники начнут лоббировать свои интересы и предлагать то оборудование, которое впоследствии окажется не таким уж экономичным», — рассказывает Алексей Герасименко.

После анализа, согласования с техническими руководителями, компания разработала план внедрения. Затем был составлен бюджет. При самом внедрении обнаружился ряд нюансов, о которых консультанты не предупредили специалистов компании. «Кроме того, любое предложение по оптимизации должно приносить реальные деньги, а не прибыль, описанную в проектах. Для этого изначально каждый сотрудник должен быть готов к снижению производственных норм, наряду с внедрением новых механизмов, — рассказывает Алексей Герасименко. — Наша компания столкнулась с заблуждениями работников относительно протекающих процессов». Кроме того, опыт компаний показывает, что в план внедрения оптимизации всегда стоит закладывать эксперимент. «Если предлагается купить десять установок, купите одну, научитесь с ней работать, а потом докупайте остальные», — отмечает представитель ООО «Метинвестхолдинг».

Подобной схеме следовала и группа компаний «Кернел». Сначала была собрана инициативная группа, которая и проводила оптимизацию. Группа построила модель процесса производства «как есть на сегодня», детально описывающую все подпроцессы, которые функционируют на предприятии. Затем группа работала над выявлением параметров, требующих улучшений, и выявлением ненужных, дублирующих операций. Последние были отсечены в ходе оптимизации. Далее строилась модель «как должно быть», составлялся план изменений. Последний этап — внедрение изменений, анализ результатов проведенной работы. 

Мотивация и HR консалтинг: два в одном

Входящие данные. Вы наверняка много слышали про тренинги по мотивации персонала. А еще про HR-консалтинг, который помогает оптимизировать работу сотрудников, внедрять новомодные технологии управления персоналом. Никто не спорит, что они дают результат, однако часто этот результат неразумно съедает бюджет.

Исходящие данные. Опыт многих успешных компаний говорит о том, что лучший консалтинг и мотивация – это личное общение менеджмента с сотрудниками! С помощью частого общения с сотрудниками руководство всегда будет в курсе недостатков и достоинств бизнес-процессов в компании, проблем взаимодействия с контрагентами и внутри коллектива, а также получит предложения «изнутри» по решению этих проблем с контрагентами и внутри коллектива, совершенствованию системы и составлению стратегического курса.

Для сотрудников, в свою очередь, такие беседы являются лучшей мотивацией – им дают участвовать в управлении компании, их хотят слушать и их знают. Если штат большой, можно внедрить внутреннюю систему для связи – так называемый «Банк идей». И можно самим оперативно создать такую базу, например, с помощью того же MS Access. Основная мысль в том, что сотрудники периодически (например, раз в месяц) вносят свои идеи по развитию предприятия. Для особо стесняющихся можно установить условия анонимности, для активных и действительно ценных – материальное поощрение. Поверьте, управленец или консультант не может выявить глубинных проблем компании и предложить действительно конкретные идеи по их решению так, как это сделает рядовой сотрудник.

Источники идей для оптимизации бизнес-процессов

Первый – эксперты и специалисты компании. Изначально большинство организаций не организовывались в качестве best practice1, а формировались исторически. Нужно дать сотрудникам возможность вносить свои идеи и возможность рассказать, как есть и как должно быть.

Второй источник – внешние стандарты и образцы. У миллиона компаний есть склады и бухгалтерия на протяжении десятилетий. При создании своего нового бизнеса можно не «изобретать велосипед». Для оптимальной работы лучше основываться на успешных образцах, которые зарекомендовали себя в практике других.

Третий источник – best practice. Мир продолжает развиваться. Компании развиваются, ищут и совершенствуют процессы. Можно знакомиться с лучшими мировыми практиками, к примеру, Johnson&Johnson, внедряя их best practice у себя.

1Лучший, передовой опыт, успешная практика (англ.). – Примеч. редакции.

6 эффективных приемов оптимизации

Эти приемы чаще всего используют для улучшения бизнес-процессов (как самые проверенные и эффективные):

1. Убрать лишние действия. Подробная схема-описание наверняка выявит промежуточные действия сотрудников, без которых можно обойтись или объединить для большей эффективности.
2. Автоматизировать. Если есть оборудование или ПО, которое может полностью заменить человека, и достаточный для его покупки (или разработки) капитал, — лучше это внедрить. Сократится время на исполнение задачи, и будут исключены риски, связанные с человеческим фактором.
3. Поменять порядок действий. Здесь нужно понять, какие действия влияют на скорость и качество всего процесса в целом, и что будет, если их поменять местами. Например, если раньше менеджер пиццерии сразу отдавал заказ на кухню, а там выяснялось, что не хватает продуктов для выполнения заявки, то менеджеру приходилось звонить с извинениями и отменять заказ. А если менеджер выяснит наличие продуктов на складе до обратного звонка клиенту (для подтверждения заказа), то уже на этапе подтвердения заказа сможет заменить позиции в заявке либо отменить совсем до ее попадания к поварам.
4. Объединение действий по временному или территориальному признаку. Яркий пример: производство консервов прямо на рыболовном судне. 
5. Дробление большого процесса на мелкие действия. Например, продажу электротехники можно разбить на: личное общение консультанта с клиентом, проверку товара на исправность и оформление гарантийного талона, оплату покупки на кассе. Такой конвейерный подход ускорит продажу в разы.
6. Выведение действий «наружу». Сложные и ресурсоемкие задачи можно передать на аутсорс профессионалам, которые справятся с ними быстрее и эффективнее. 

Пошаговое руководство по оптимизации бизнес-процессов без АйТи составляющей

Обидно за малый бизнес.  Владельцы бизнеса работают, трудятся, как волы, упуская из виду важный фактор развития бизнеса. Оптимизация процессов. Оно и понятно, «крупняк» может себе позволить себе заокеанских консультантов с мировым именем, с «нехилыми» гонорарами – раз.

И второе – напугали простой российский малый бизнес – сложной упаковкой, словами неродными – кайдзен, гемба, лин-технологии, бережливое производство. А на самом деле, все проще, чем первый взгляд на  «серьезные источники».

Предприниматели боятся браться за неподъемный труд оптимизации, а зря. Ведь за непонятными словами скрывается понятная суть – организация труда. В СССР существовал – НОТ (Научная Организация Труда), основной ракурс направлен на повышение эффективности труда.

Хорошая новость, что  вы представители малого бизнеса, а значит, численность сотрудников не более 250. Чем меньше сотрудников, меньше процесс, значит больше вероятность обойтись без информационных технологий. Автоматизировать бизнес-процессы – это следующий шаг развития, сегодня я не буду касаться этой темы.

Рассмотрим основные шаги оптимизации процессов в малом бизнесе (без автоматизации).

ТОП-5 распространенных ошибок оптимизации бизнес-процессов

1. Концентрироваться на психологически важных, но несущественных элементах процесса. Допустим, наша пиццерия доставила клиенту холодную пиццу. Клиент оказался склочный — случился скандал. При этом менеджер отдела доставки и водитель утверждают, что не отклонялись от прописанного регламента работы. Кажется, что надо оптимизировать регламенты доставщиков. Но на самом деле причина может лежать в неисполнении регламентов на кухне и копать надо именно там.
2. Улучшение «наобум». В бизнесе интуитивные решения часто оказываются неэффективными. В оптимизации надо обязательно просчитывать влияние любого изменения на связанные процессы. Там может случиться коллапс. Например, если автоматизировать обработку заявок, но не подготовить кухню к наплыву заказов, то производство в какой-то момент просто «встанет».
3. Вмешательство высшего управляющего звена. Конечно, управляющие кадры понимают в бизнесе больше рядовых сотрудников. Но они практически никогда не могут объективно оценить предложения по оптимизации. Просто потому, что не знают того множества нюансов, которые были учтены при их разработке. К тому же ТОП-ы тратят свое рабочее время, которое могли уделить решению своих прямых рабочих задач.
4. Масштабность вносимых изменений. Глобальная оптимизация легко ломает более мелкие, но уже идеально отлаженные и достаточно эффективные процессы. Механизм всего бизнеса ломается изнутри.
5. Синдром отличника. Шлифовать бизнес-процессы можно до бесконечности. Но тогда внедрение изменений постоянно откладывается, то есть теряется сам смысл оптимизации.

Оптимизация — достаточно эффективный инструмент для повышения рентабельности бизнеса

Важно не увлекаться и помнить, что иногда лучшее — враг хорошего. Тут легко скатиться до изменений ради изменений, тогда потеряется смысл оптимизации как таковой

Также важно учитывать интересы рядовых сотрудников, которые могут не выдержать кардинальных или перманентных изменений — придется набирать новый персонал. А это потери времени и новые вложения. Подходить к оптимизации нужно серьезно и, если возможно, отдать этот процесс в руки профессионалов.

АвторЛайк Центр

Последние статьи автора

Где искать работу?

Ассоциация профессионалов по управлению бизнес-процессами проанализировала рынок труда. На лидирующем в России веб-ресурсе по трудоустройству эксперты нашли около 4 тыс. вакансий, которые связаны с управлением процессами. Половина рассмотренных предложений располагается в Москве, 12 % аналитиков и прочих специалистов по оптимизации БП востребованы в Санкт-Петербурге, 38 % — рассредоточены по другим регионам.

Средний уровень зарплат бизнес-аналитиков, в обязанности которых входит оптимизация процессов, составляет 80 тыс. руб., менеджерам по бизнес-процессам предлагают 120 тыс. руб. Максимальные оклады, которые предлагают работодатели, ограничиваются суммой в 230 тыс. руб.

Зарплата специалиста по бизнес-процессам зависит от ряда факторов, начиная от уровня соискателя и заканчивая городом, где расположена компания

Специалисты востребованы в офисах промышленных предприятий, финансовых организаций, компаний, работающих в разных сферах экономики. Искать вакансии можно на крупных HR-порталах, через нетворкинг (можно написать HR-специалисту интересующей компании в LinkedIn, познакомиться с работодателем на профильных мероприятиях) и социальные сети.

На фрилансе специальность востребована слабо: согласно данным исследования Ассоциация профессионалов по управлению БП, только 5% нанимателей готовы предложить проектную занятость, 7% — удаленную работу или гибкий график.