Kpi что это такое простыми словами и для чего требуется

Виды KPI

KPI или Key Performance Indicators — что в переводе означает, ключевые показатели эффективности. Главный инструмент, используя который, проводится анализ качественной работы сотрудника компании.

Показатель KPI, чаще всего используется в крупных компаниях, когда у фирмы есть множество сотрудников и филиалов, в разных городах. При применении данного показателя, упрощается контроль, за всеми подразделениями и их эффективностью. Руководитель, видя оценку по «кипиаю», может с легкостью управлять рабочим процессом и изменять его, ставя новые цели для каждого сотрудника и повышая мотивацию к решению поставленных задач.

Приведем основные показатели эффективной работы:

• Результатный KPI — отвечает за результат.
• Затратный KPI — сколько ресурсов затрачивается.
• Функционирование по KPI — насколько соотносится выполнение поставленной задачи к запланированной.
• Производительный KPI – показатель, который отображает отношение времени, которое было потрачено и достигнутого результата.
• Эффективность по KPI – показатель, который отображает отношение результат, который был получен, к потраченным ресурсам.

Сейчас перечислим ряд правил, которые необходимо учитывать при создании своей системы оценки результативности работы по KPI.

1. Во-первых, стоит заметить, что подсчет показателей по KPI, не может быть сверхсложным и затянутым, дабы любой руководитель не отвлекался от своих прямых обязанностей, и не был вынужден все своё рабочее время посвящать этому делу.
2. Во-вторых, показатели должны быть прозрачными и максимально измеримыми, чтобы их могли понять все сотрудники на предприятии одинаково.
3. В-третьих, самое основное, данные показатели должны быть не просто получены и проигнорированы, а на их основании составлялась картина работы каждого работника. По выполнению плана — выплачивается премия или поощрение, при, не выполнение плана, наоборот, накладывается штраф.

Положительные и отрицательные стороны KPI

К положительным сторонам можно отнести:

• Мотивация для сотрудников к выполнению плана.
• Честность, прозрачность и адекватность в заработной плате. Можно посмотреть, какой из сотрудников лучше всего работает и сколько он получает.
• Внесение коррективов в работу отстающего сотрудника.
• Персонал вовлечен в достижение целей компании. Контролирование качества работы и выполнение своих обязанностей.

К минусам показателя можно отнести тот факт, что он не является идеальным. Не во всех сферах может быть эффективно и рационально применен KPI, так как не всегда есть возможность измерить в количественной оценке ту или иную работу. А значит, чтобы ее найти или привести систему к нужным показателям, придется руководителю потратить значительное количество времени, нервов и бюджета.

Мотивация по KPI

Звучит зловеще, но на самом деле все очень просто. Существует 3 основные ступени в системе: минимальная (при которой сотрудника не увольняют), нормальная (когда работник показывает удовлетворительный результат) и максимум (куда персонал должен стремиться). Если каждый сотрудник предприятия четко оценивает, какие у него показатели и куда ему нужно расти, чтобы получить прибавку к зарплате, премию или новую должность, он начинает трудиться с удвоенной энергией.

Пример расчета по KPI

Формулы по вычислению данного показателя – нет, ведь каждое предприятие уникально, и имеет свои спецификации, но мы возьмем выдуманную компанию, пусть это будет магазин «Твой молочник» и нашего сотрудника – менеджера:

• Ставка равняется — 10 тысяч рублей.
• Получает 5% с каждой своей продажи (оборот равен 500 тысячам рублей).
• Получает премию в 2 тысячи рублей, если найдет нужное количество новых клиентов.
• Не сложно подсчитать, что он заработает 37 тысяч рублей.

Как видим, расчет производится прозрачно и понятно для любого из сотрудника, а значит, это повышает мотивацию менеджеров компании к продажам и привлечению новых клиентов.

Как внедрить KPI

Для внедрения системы в предприятие, где никто из сотрудников не сталкивался с такой системой, может стать реальной проблемой, даже может дойти до отказа выхода на рабочее место.

Именно поэтому, прежде всего, нужно тщательно проанализировать все моменты, найти ключевые показатели и отдать на временное тестирование. Данный момент поможет выявить все слабые стороны вашей системы и улучшить его, доведя до хорошего результата.

Самым главным фактором успешно внедренной системы KPI, является ее автоматичность всех процессов.

Подведение итогов

Deploying KPI Templates

Templates can provide a good starting point when beginning to implement KPIs. As they show a collection of working
examples they offer inspiration and a base on which to build, customize and deploy. Here are some examples of some
commonly used templates:

Manufacturing Template

A set of 18 KPIs aimed at the manufacturing and engineering industries. These Manufacturing KPIs help track and
monitor performance such as production costs, Labor costs, production losses and cycle times. These KPIs offer a
best practice approach to manufacturing process tracking.

• Actual Production Cost
• Actual Production Time
• Availability OEE
• Average cycle time – ACT
• Cycle Time Ratio – CTR
• Labor cost per unit
• Labor Costs
• Number of Days
• Number of units unfinished
• Potential Production Time

Financial Template

A selection of 11 financially focused KPIs. This template is designed to track financial KPIs such as Disputed Invoices, Net Profit Margin, EBIT, Revenue and working capital. This template offers a base set of financial metrics and KPIs commonly used in organizations to help with the bottom line and drive sales growth.

• Cost of goods / Services
• Disputed Invoices
• EBIT
• Gross Profit Margin
• Net Profit
• Net Profit Margin
• Number of Employees
• Overdue Invoices
• Revenue
• Revenue per employee

Human Resources Template

16 Human Resource focused KPIs designed to assist with various aspects of managing employees such as Cost per hire, Health Care Costs and HR Expenses.

• Absence Rate
• Agency Fees
• Average number of employees this month.
• Days taken to hire
• HR Advertising Costs
• HR Expense Factor
• HR Expenses
• Number of days absent in a month
• Number of Hires
• Number of Workdays

Retail Template

16 Retail focused KPIs to help all facets of retail outlet performance across multiple industries.
This template assists in monitoring Retail KPIs and business metrics such as cost of goods, Gross Margin, Retail Price
and Net Sales.

• Average Basket Spend
• Average Shopping Time
• Cost of Goods
• Customer Retention
• Fixed Cost Per period
• Gross Margin
• Gross Sales
• Net Sales
• Offline Sales
• Online Purchases

Виды KPI

На сегодня есть множество методик определения видов KPI. Однако их можно условно поделить на несколько видов:

• По затратам — определяются объемы расходов ресурсов (как материальных, так и денежных) для выполнения конкретных целей. При этом прописывают допустимые отклонения; 
• По производительности — оценка нагрузки на все трудовые ресурсы, включая бюджет, сотрудников компании и отделов;
• По эффективности — отношение одного показателя к другому. Например, количество привлеченных лидов по рекламной кампании в сравнении с бюджетом;
• По результатам — оценка результатов деятельности в разрезе менеджера, отдела, подразделения, всей компании. 

Еще KPI делят на два типа: опережающие и результативные или запаздывающие. Чтобы понять разницу, обратимся к примерам на продажах. 

В отделе продаж опережающими KPI будут: конверсия на разных этапах продаж, устоявшиеся нормативы по качествам звонков и так далее. Результативные — это общие планы по оборотам, прибыли, количеству привлеченных клиентов. То есть в первом случае речь идёт об оперативных показателях «здесь и сейчас», а во втором в игру вступают стратегические планы. 

И раз уж заговорили про продажи, отметим, что необходимо делить KPI-метрики по сферам их применения в определенных областях. 

KPI в интернет-маркетинге

• ROMI (или ROI) — показатель рентабельности инвестиций в маркетинговую деятельность. Показывает, окупились ли вложения бизнеса или агентства в рекламные кампании. Этот коэффициент — одна из ключевых KPI-метрик для маркетологов. Если ROMI больше 100%, то это говорит о том, что покупка рекламы окупилась пришедшими с неё клиентами;
• CTR — доля кликнувших на объявление или «кликабельность» рекламного объявления. Часто используют для оценки креативов;
• Стоимость лида — во сколько обошлись звонок компании, оформление заявки на сайте;
• Количество лидов — тоже один из показателей, по которому маркетологам ставят KPI: в данном случае отслеживается, сколько произошло обращений в компанию. 

И это далеко не весь список возможных KPI-показателей. 

KPI в продажах 

Здесь система KPI оценивает не только количество проделанной работы, но и её качество. Приоритеты по KPI меняются от компании к компании: это зависит от вида её деятельности, бизнес-модели и прочего. Главными показателями для «продажников» считаются:

• Размер среднего чека;
• Количество сделок, проведенных презентаций, встреч, коммуникаций;
• Количество новых или удержанных клиентов компании;
• Количество клиентов, которых удалось вернуть;
• Среднее время от момента оформления заявки до подписания договора/завершения сделки.

Показатели по маркетингу и продажам вместе помогают поставить KPI-метрики по всей воронки продаж. В итоге получаем KPI высокого уровня. Они призваны обеспечить оценку эффективного всего бизнеса. 

Плюсы и минусы системы KPI

У системы KPI есть множество преимуществ, ради которых её повсеместно внедряют в компанию: 

• Руководство получает систему справедливой оценки работы сотрудников: показывает, кто является настоящей звездой, а кому следует постараться; 
• Дарит возможность провести работу над ошибками. Недовыполнение KPI говорит о том, что у сотрудника или всего отдела что-то не получается. Это позволяет скорректировать работу и улучшить процессы. От этого выигрывает вся компания. C KPI вы быстро обнаружите проблемы, если они есть и оперативно найдете пути их решения;
• Также компания получает возможность отслеживания эффективности в разрезе регионов, конкретных точек, отделов и исполнителей;
• Позволяет прогнозировать выполнение задач по объемам продаж, лидогенерации, выполненным работам и вообще всем направлениям деятельности, которые доступны для отслеживания;
• Дисциплинирует, задает стандарты и требования корпоративной культуры. 

Но, как известно, нет ничего идеального. Это относится и к системе KPI. К основным недостаткам обычно приписывают:

Внедрение KPI и создание системы отчетности потребует как времени, так и дополнительных ресурсов
Корректировка принципов работы по KPI тоже отнимает силы и внимание руководителей. Не всегда с первого раза получается поставить дело, как говорится, «на поток»
Лучшая стратегия — это пошаговое внедрение, а для этого нужны усилия;
Трудно объяснить причины внедрения KPI. Если неправильно донести доводы и плюсы, сотрудникам может показаться, что таким образом руководитель желает сократить зарплату. К тому же, не все будут рады переменам, когда привыкли строить работу так, как это было раньше

Поэтому важно правильно донести до персонала суть и пользы от внедрения;
Манипуляция показателями — и это действительно имеет место быть. Недобросовестные сотрудники могут обмануть систему, выдать желаемое за действительное и откровенно мошенничать

Например, «подрисовывать» результаты, чтобы получить премию побольше. В итоге за цифрами по KPI ничего не стоит, а компания пускает деньги на ветер; 
Всегда есть риск постановки неправильных KPI. Это может произойти из-за того, что руководители прописывают в целях слишком завышенные ожидания. Это не стимулирует, а демотивирует сотрудников. Или из-за того, что поставили цель, на достижение которой никак не могут повлиять. В результате работники могут зацикливаться на KPI и не заниматься тем, ради чего их взяли. 

Поэтому помните, что внедрение KPI — это не волшебная панацея, которая выведет работу отдела или всей компании на совершенно новый уровень. К этому делу следует отнестись со всей серьезностью и внимательностью. Это риск, однако с грамотным и правильным подходом система KPI способна приносить результат, повышать продажи, улучшать работу исполнителей. Не стесняйтесь объяснять смысл внедрения, чтобы сотрудники не гуглили потом «kpi что это такое простыми словами». 

Сквозная аналитика

 от 990 рублей в месяц

• Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
• Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
• Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
• Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
• Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Узнать подробнее

Плюсы и минусы

Применение системы при оценке работы розничного магазина позволяет каждому руководителю контролировать процесс. Расчет данных помогает отслеживать следующие факторы:

• выявление проблемных зон в предприятия целиком и по каждому сектору отдельно;
• контроль над качественным предоставлением услуг;
• мониторинг деятельности человеческого ресурса;
• разработка эффективной стратегии дальнейший действий (усиление сильных сторон, устранение слабых мест);
• оценивание рекламных кампаний и промо-акций;
• подсчет ежедневного плана каждому сотруднику.

К минусам таких систем можно отнести:

• расчет эффективности KPI затруднителен, а потому несет необходимость трудовых, временных и денежных трат;
• чаще всего люди настороженно относятся к нововведениям и не понимают, почему они им выгодны;
• не получится по КиПиАй подогнать «творческих» работников, бухгалтерию, IT-отдел, канцелярию и прочих, кто не занимается продажами.

Как рассчитывать KPI по шагам

Для расчёта KPI сейчас чаще всего используются CRM-системы (аббревиатура расшифровывается как Customer Relationship Management), в которые менеджер может внести данные сразу после общения с лидом или клиентом, — это избавляет от заполнения лишних отчётов и документов (отчёт можно выгрузить прямо из CRM)

Таким образом, у сотрудника остаётся больше времени на выполнение своих прямых обязанностей, а вероятность потери важной информации становится ниже

Сейчас много CRM, с помощью которых можно рассчитывать KPI сотрудников. Вот некоторые из них:

• Megaplan;
• Salesap;
• Bitrix24;
• RegionSoft;
• OneBox;
• amoCRM и другие. 

Большинство из них — платные, но есть и варианты с бесплатным функционалом (например, Bitrix и Megaplan).

В небольших компаниях внедрять CRM может быть на первых порах невыгодно. В этом случае можно вести подсчёты в таблице Excel или Google. Есть и промежуточный вариант — частичное внедрение CRM только для того отдела, работа с которым требует максимальной автоматизации. Это может быть, к примеру, колл-центр компании — в нём работает максимальное число сотрудников, а параметров, по которым оценивается их работа, довольно много.

Основные правила расчёта:

• ключевых показателей не должно быть много (оптимально 4–7 позиций);
• все они должны быть величинами, измеримыми в цифрах. 

Для продажника это может быть оценка согласно проценту выполнения плана, для сотрудника, консультирующего уже действующих клиентов по продукту (например, работника службы технической поддержки пользователей), — ряд оценок качества консультаций.

Пример расчёта KPI

Представим, что менеджер по продажам Виталий Н. имеет оклад 20000 рублей. Остальное в его зарплате — переменная часть: 3% с каждой продажи и дополнительная премия по показателям эффективности. Способ расчёта может быть простым (20000 — сумма оклада — принимается за единицу): 

Таким образом, при выполнении плана продаж на 82 % Виталий получит 34000 + процент от продаж, а при перевыполнении его свыше 100 % — 44000 + процент.

Есть и другая схема, согласно которой фиксированный бонус не начисляется, но процент от каждой продажи будет выше, если выше будет выполненный процент от плана:

В этом случае учитываться может как общий план отдела, так и план по личным продажам. Возможно совмещение двух этих схем — так, чтобы работники были замотивированы не только соперничать, но и сотрудничать.

Можно оценивать работу Виталия и по большему количеству параметров, выражая их в балльной системе:

Если будет выбрана такая система личного поощрения, то начисляемая премия будет зависеть от количества заработанных за месяц Виталием Н. баллов — следовательно, от конверсии на каждом из этапов ведения клиента. 

Автоматизация — наше всё! Примеры некоторых KPI сотрудников, работающих за компьютером

Сервис Yaware.TimeTracker — это удобный инструмент для измерения работы на компьютере. С его помощью руководитель получает базовые показатели работы персонала без дополнительных усилий. Программа автоматически собирает статистику и подает в виде удобных отчетов. Здесь примеры KPI, доступных в программе учета рабочего времени и продуктивности:

• Стоимость часа работы. Денежный эквивалент самого ценного ресурса сотрудников, например цель: не менее 3$/час/
• Стоимость задач. Соотношение времени потраченного на задачу к почасовой ставке персонала.
• Среднее количество отработанного времени по компании/отделу/сотруднику. Длительность рабочего дня, включая продуктивное, непродуктивное и нейтральное время.
• Уровень продуктивности работы. Процентное соотношение продуктивного времени к длительности рабочего дня. Без учета времени, потраченного на обед, перекур, социальные сети и развлекательные ресурсы. Например, цель: 75% — 6 часов с 8 рабочих.
• Ежемесячный рейтинг персонала. Степень вовлеченности в работу, представлена в виде списка сотрудников от более продуктивных к менее продуктивным.

• Суммарное время опозданий. Количество рабочего времени, упущенного из-за начала рабочего дня позже положенного. Например, цель 10 минут в среднем по всех сотрудниках.
• Количество непродуктивного времени. Процентное соотношение непродуктивного времени к длительности рабочего дня. С учетам времени, потраченного на обед, перекур, социальные сети и развлекательные ресурсы. Например, цель: 25% — 2 часа с 8 рабочих.
• Уровень нагрузки на команды. Соотношение количества продуктивного времени к количеству сотрудников в отделе Например, цель: не 7.5 часов в день на члена команды.

Measure Maintenance Performance Indicators

Modern and forward-thinking enterprises treat maintenance as a profit center rather than a cost center. If you can fine-tune maintenance performance, then you can improve organizational performance, and lower costs and business risks at the same time. They are the fundamentals of modern asset management.

Maintenance analytics — in the form of KPIs — will help you measure and drive your maintenance performance to optimal levels. They can help you chart a new and profitable course by providing a clear line of sight between maintenance tasks and overall organizational objectives.

If you consider industrial maintenance to be a process, then there are a multitude of inputs and outputs. There is a vast selection of potential metrics to choose from. You can measure maintenance costs, delivery, resources, quality, reliability, risk, and many others. Your concern must be the effectiveness and efficiency of the people, tools, and processes in terms of maintenance performance. How quickly are work orders or service requests being turned around? What is the ratio of Preventive Maintenance to reactive maintenance? How much downtime does your asset base have?Be selective when it comes to measuring maintenance performance. You do not want to overwhelm people with information. Utilize your EAM or CMMS software (What is EAM?) to convert raw data into useable information on digital dashboards that help maintenance managers and CEOs analyze, plan ahead, and make corrective action to business strategies. So, what about the number of KPIs that you should have on your EAM / CMMS dashboards?Firstly, too few and you risk missing opportunities. Too many and people get confused. Think of the difference between an automotive dashboard and an airliner’s dashboard. Somewhere in between those will be the optimum number of KPIs for your organization relevant to its size, asset base, and risk profile.

Did you know that KPIs can also be leading or lagging?

What are leading or lagging KPIs?

Leading KPIs are those that give you a perspective on future performance. Take the PM Compliance (%) metric, for example. If this is high, then it follows that reactive maintenance and downtime will decrease in the future. Conversely, low compliance would suggest increased risks of asset failure soon. On the other hand, lagging indicators are like looking in the rear-view mirror, i.e., the past. They are usually results-type metrics.A good example is maintenance costs. This is because the cost comes at the end of the maintenance process. All organizations must have the right balance of both leading and lagging maintenance metrics.

Этап 3. Оценка и оптимизация.

На основании пилотного проекта необходимо собрать обратную связь от сотрудников, оценить результаты, выявить ошибки, откорректировать и начинать постепенно внедрять в других отделах.

Каждый KPI имеет свой жизненный цикл и является динамическим показателем. Невозможно определить показатели эффективности раз и навсегда и тем более глупо им следовать, если в конкретное время в конкретном проекте они не играют ключевую роль. Поэтому, KPI нужно периодически пересматривать, менять или вообще убирать.

3. Мотивация сотрудников по KPI.

Формирование мотивации состоит из трех основных частей:

1. Оклад;
2. Переменная часть, то есть бонусы за достижение KPI;
3. Нерегулярные премии.

Остановимся на переменной части – именно она выплачивается в зависимости от выполнения ключевых показателей. Ошибка руководителей уменьшать заработную плату после внедрения системы ключевых показателей эффективности. Например, раньше сотрудник зарабатывал 50 тыс. рублей, а с приходом KPI – потенциал дохода сократился до 40 тыс. рублей. Естественно, он расстроится и может начать искать другую работу. Новая система оплаты труда наоборот должна дать сотруднику возможность повысить свой доход, опять-таки, за счет того, что его работа увеличивает прибыль компании.

Также не рекомендуется выставлять более 10-ти показателей, а выделить 3-5 основных, которые влияют на конечный результат.

Какой должна быть доля премии по KPI – вопрос индивидуальный, зависит от специфики компании и подразделений. Например, у отдела продаж – 50-70%, у маркетинга – 35-45%. Есть негласное правило, что если премия по KPI составляет менее 30% от общей суммы зарплаты – то она не особо влияет на мотивацию сотрудника. В любом случае, ориентируйтесь исходя из вашей ситуации.

«ВАЖНО! KPI нужно постоянно планировать, мониторить, корректировать и контролировать»

Недостатки мотивации по KPI:

• Сотрудники могут манипулировать результатами оценки из-за использования различных методик расчета показателей,
• Концентрация сотрудников на ограниченном числе показателей,
• В некоторых случая, оказывает негативное влияние на командную работу,
• Трудности установления KPI сотрудникам, результаты работы которых, сложно оценить количественными показателями.

Основные KPI в интернет-маркетинге?

Во-первых, для каждого направления показатели разные. Вот только некоторые из них:

• SMM – объем трафика, охваты, вовлеченность (лайки, комментарии, просмотры, репосты и т.д.), конверсия, стоимость лида;
• SEO – трафик, выдача сайта по семантическому ядру,
• PPC – конверсия, стоимость клиента, показатель возвратов;
• Email-маркетинг – коэффициент открытий, количество недоставленных сообщений из-за ошибок, доход с письма.

Но это не значит, что невозможно посчитать и оценить влияние работы smm и seo специалиста на прибыль. Как раз ROMI и рекомендуется считать в разрезе рекламных кампаний и каналов, достаточно знать расходы и доходы. Условно, сколько потратили на таргетинг или рекламу у блогера и какой доход от этого получили.

Да, KPI помогают здесь и сейчас и основной критерий точности их расчета – полный учет всех необходимых метрик, то есть наличие исходных данных. В таком случае действительно могут возникать сложности в отслеживании оффлайн действий клиентов

Тут важно понимать, что цель имиджевых кампаний – это вложения в будущее, и результаты могут быть видны не сразу. В данном случае необходимо отслеживать динамику, но при этом ориентироваться на стандартные KPI

Во-вторых, в интернет-маркетинге KPI делят на два вида:

Синтетические – показатели, которые напрямую не влияют на бизнес-процессы, но их важно отслеживать, потому что помогают определить, где допущены ошибки и за счет чего можно улучшить результаты маркетинговой активности. Анализировать их отдельно от основных ключевых метрик не имеет смысла

Правда, верно и обратное – эффективная оптимизация основных бизнес метрик зачастую происходит вместе с анализом синтетических показателей.
Бизнес KPI – основные метрики, по которым оценивают итоговую эффективность рекламной кампании.