Как написать письмо о сотрудничестве

Правильное оформление

Предложение, в котором отображается запрос на совместную деятельность, нужно подавать в печатном виде. Допускается применение устаревшего способа, когда документы писались и заполнялись вручную, иногда такой метод может стать достаточно эффективным, поскольку удается удивить потенциального партнера.

В качестве исходного материала можно применять обычный лист формата А4 или готовый официальный фирменный бланк. Второй вариант более простой и надежный, на него необходимо потратить меньше времени и нет риска ошибиться с реквизитами компании. Кроме этого, фирменный бланк, особенно, если он цветной, позволить намного серьезнее преподнести собственную компанию. Это требуется учитывать при разработке шаблона.

Правила оформления официальных документов гласят о том, что:

• компания может иметь множество различных бланков и экземпляров предложения;
• все шаблоны должны иметь обращение в верхней части письма;
• окончание обязательно должно оформляться и утверждаться именем и фамилией автора, личной подписью и печатью предприятия.

Требуется, чтобы в качестве представителя, который обращается с запросом про сотрудничество, выступал генеральный директор

Для получателя будет достаточно важно увидеть именно первое лицо предприятия, которое обращается для совместной деятельности

Дата написания должна ставиться в тех случаях, когда предложение содержит информацию об акциях или других, ограниченных по времени бонусах. Это позволит избежать недопонимания в процессе обсуждения условий. В противных случаях, можно не отображать дату.

В начале должна быть информация, которая указывает исходящий номер письма, чтобы в случае ответа, представитель предприятия смог конкретизировать и обозначить, на какой именно документ он предоставил ответ. В журнале для исходящей документации, такое письмо можно не регистрировать. Все зависит от конкретных требований предприятия.

Пример вложения с указанием партнеров

Картинки и другие изображения лучше предоставлять во вложениях. Многие применяют метод, когда перечень партнеров изображают в виде перечня логотипов компаний. Такой подход позволяет обозначить серьезность компании и более удобно изобразить часть информации. Основная часть может содержать изображения только в виде логотипа самого предприятия. Также можно применять картинки в описании продукта или услуги.

Шрифт должен быть стандартным черным, лучше воздержаться от выделений цветом, поскольку это может ухудшить читабельность содержимого письма.

Если письмо отправляется в электронном виде, то можно использовать сканированный вариант. Подходит формат PDF. Достаточно большой популярностью пользуется заверение электронной подписью, которая является аналогом обычной подписи ручкой. Такой способ является полноценным подтверждением подлинности.

Образец письма о сотрудничестве поставщику

Ниже приведён пример письма о сотрудничестве, адресованного поставщику роутеров.

Добрый день, Александр!Меня зовут Артём Широков, я частный предприниматель в г. Житомире, сфера интересов — компьютерные технологии. Пишу Вам с предложением сотрудничества по реализации роутеров.

Я узнал о Вашей компании от представителя фирмы «К». Продукция, представленная на Вашем сайте, меня заинтересовала.

О себе: 5 лет являюсь официальным представителем фирмы «А», планирую расширение сферы деятельности. Имею практический опыт поиска рынков сбыта для интернет-оборудования, уверенно ориентируюсь в компьютерном и интернет-оборудовании. Убеждён, что спрос на продукцию, представленную на Вашем сайте, будет расти. В чём Ваша выгода: партнёрство со мной гарантирует оптовые закупки Вашей продукции, высокий уровень продаж и своевременность расчетов. Я настроен на долгосрочное сотрудничество, основанное на взаимном доверии и выгоде. Готов рассмотреть Ваши варианты взаимодействия.

Готов предоставить дополнительную информацию и ответить на Ваши вопросы при необходимости.

Надеюсь на Ваш ответ в ближайшее время.

Артём ШироковМоб. +38050700 00 00

сайт: ***артём_широков.сом.

Доработайте предложенный макет, подготовьте свой образец письма. Предложения о сотрудничестве — эффективное средство продвижения бизнеса, не пренебрегайте ими!

Как правильно написать письмо юридическому лицу?

В сегодняшнем обществе, основанном на Интернете и электронной почте, необходимость писать какое-либо письмо возникает реже, чем в прошлом. Тем не менее по-прежнему иногда необходимо представить официальный запрос для получения информации, подать заявку на академическую программу или работу, написать бумагу с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом. Чтобы официальное письмо с просьбой было принято на рассмотрение, а обращение с жалобой принесло ответ, нужно следовать нескольким принципам формирования бизнес-языка. Он отличается простотой, ясностью и информативностью:

Будьте краткими. Укажите цель письма официальному лицу, чтобы оно было принято на рассмотрение или зарегистрировано в журнале приема писем.

Старайтесь избегать наречий и эпитетов, которые не несут смысловой нагрузки, длинных слов и сложных предложений, длиной в несколько строк. Если пишется письмо президенту, старайтесь изложить суть вопроса непосредственно в начале письма без отклонений о признании деятельности персоны.

Используйте правильный тон. Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем ваш обычный язык. Избегайте следующего: сленг или жаргон, сокращения, расплывчатые слова, такие как хорошие и приятные. Официальное письмо с просьбой будет лучше звучать, если проблема будет изложена сразу без отступлений о том, как компания хорошо относится к клиентам и работает на благо потребителей. Эта лесть не нужна. Добавьте больше конкретики, чтобы человек понимал, что вы хотите сказать. Не пишите завуалированно, намекая на что-то абстрактное. Если вас неправильно поймут, дела и дальнейшее общение не завяжутся.

Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на черновик своего официального письма со стороны. Если тон показался слишком резким, измените несколько слов для создания уважительного «тембра». Бизнес-письмо также следует писать сдержанно, особенно если компания нарушила условия договора. Угрозы в этике общения деловых партнеров не приветствуются, хотя и не влияют на результат сделки.

Корректировка также важна. После того как вы написали свое официальное письмо, тщательно проверьте грамматику и орфографию. Используйте средство проверки орфографии на своем компьютере, а затем прочитайте письмо перед зеркалом, так как системная проверка не укажет вам на каждую ошибку. При необходимости, если вы пишете письмо президенту компании, используйте словарь или тезаурус. Проверьте правильность пунктуации и убедитесь, что предложения завершены. Хорошая идея, чтобы кто-то еще проверил ваш текст

Если это официальное письмо достаточно важно для того, чтобы вы нашли время для его написания, не торопитесь его завершать. Ошибки могут изменить представление о вас, как об адресате, а также мнение о вашей просьбе или жалобе.

Используйте надлежащий формат и презентацию

Помните, что первое впечатление — это то, что длится первые 8 секунд. Используйте бумагу хорошего качества и соответствующий конверт для своего официального письма. Убедитесь, что получатель верно указан, и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо!

Форматирование формального письма. Представьте свои идеи правильно. Соблюдение стандартных правил хорошего письменного тона и привлекательная презентация обеспечат то, чтобы ваши мысли серьезно рассматривались получателем, а изложенному уделялось достаточно внимания для концентрации и понимания вещей.

Таким образом, вы знаете, как правильно написать письмо, на которое не только обратят пристальное внимание, но и ответят в кратчайшие сроки

Примеры других ошибок при составлении делового письма с предложением о сотрудничестве

Рекомендации профессионалов помогут вам написать идеальное коммерческое предложение о сотрудничестве. Есть и другой вариант, старый и проверенный: учиться на чужих примерах, чтобы не повторять промахов конкурентов. Вот примеры самых распространенных ошибок в предложениях о сотрудничестве с компанией:

Перечислять достоинства своей компании списком.

Писать слишком скупо и кратко.

Краткость, конечно, сестра таланта, но лишь до тех пор, пока она не мешает читателю понять смысл текста.

Одна страница ― предельно допустимый размер предложения о сотрудничестве. Однако если вы не уместились в этот объем, то перейдите на следующую страницу и доведите свою идею до конца. Человек дочитает текст, если он заинтересовался.

Повторять основную мысль.

Для вящей убедительности авторы предложений о сотрудничестве возвращаются к одной и той же идее по нескольку раз, раскрывая её с разных сторон. Но, если вы предлагаете потенциальному контрагенту нечто действительно стоящее, он и сам это поймет. Не нужно «вдалбливать» одну мысль на протяжении всего текста.

Перегружать письмо цифрами.

Финансовые расчеты ― солидный аргумент в пользу сотрудничества. Казалось бы, они придают вес любому документу. Но, если это ваш первый контакт с потенциальным контрагентом, не нужно обрушивать на него все расчеты в первом же письме. Укажите ожидаемый уровень рентабельности, а прочие выкладки продемонстрируете при личной встрече. Это подстегивает интерес.

Коммерческое предложение должно быть, прежде всего, понятным. Пишите живым, простым и ясным языком, не скатываясь в канцелярит или научный стиль. Короткие фразы с некоторой недосказанностью влияют эффективнее, чем правильные, громоздкие предложения на полстраницы.

Копировать чужие формулировки.

Повторяя фразы конкурентов, вы совершаете те же ошибки, что и они. Ваша цель ― не просто расхвалить свой товар или услугу, потому что так делают все, но и показать его уникальность, незаменимость, высокий уровень качества. Избегайте рекламных штампов и навязших в зубах оборотов! Докажите, что ваш товар исключительный, а сотрудничество с вами выгодно для компании.

Рассылать всем одинаковые предложения о сотрудничестве.

Некоторые фирмы забрасывают своих потенциальных партнеров одинаковыми предложениями. Такие письма, в которых отсутствует даже намек на индивидуальность, обычно остаются без ответа, и о сотрудничестве остается только мечтать.

Предложения читают живые люди, и они хотят почувствовать, что текст адресован именно им и их компании, а не какому-то безликому получателю.

Хвастаться.

Секреты грамотного предложения о сотрудничестве

В основной части послания описывают сущность обращения к адресату. Здесь неприемлемы высокопарность и нечеткость фраз, длинные трудночитаемые предложения и многим незнакомые спецтермины. Текст должен быть предельно лаконичным и понятным. Главный упор делают на выгоды и преимущества продукта.

В сведениях об отправителе можно обозначить только время выхода на рынок (год) и основные сферы деятельности компании. Остальная информация пока что будет лишней. Впрочем, здесь не помешает список постоянных клиентов, которые при случае дадут о вашем предприятии хороший отзыв. При этом лучше выбрать те организации, имя которых постоянно на слуху.

Завершая предложение о сотрудничестве, оставьте ссылку на ваш сайт, где будущий партнер найдет интересующую его информацию.

В тексте следует придерживаться побудительного тона, но делать это аккуратно, без навязчивости. Письмо должно быть написано в корректном стиле.

Слишком длинный текст обычно разбивают на короткие абзацы по 2-3 предложения и небольшие пункты. В таком виде КП воспринимается намного эффективней. Ключевые фразы и призывы к действию должны быть вставлены в начале и конце письма, так они легче запоминаются читателем.

По данным аналитиков получатели коммерческих посланий готовы выделять на их прочтение максимум 60 секунд, и то, если автору повезет.

Составляя предложение о сотрудничестве, текст которого должен ограничиваться одной страницей, не пытайтесь втиснуть туда все сведения о фирме и ее продукции.

Вот информация, которая должна присутствовать в любом УП:

• название компании-отправителя;
• почтовый адрес предприятия, контактный телефон для быстрой связи;
• Ф. И. О. и должность автора (представителя организации);
• суть коммерческого предложения.

К подобным письмам можно прилагать сопутствующие документы, указывая их наличие в отдельном дополнении. Можно давать ссылки на нормативно-правовые акты и законы, в рамках которых предлагается партнерство.

Разновидности инфо-писем

1. Письма-сообщения. Они представляют собой уведомление (извещение) о каких-то процессах. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене гендиректора или реквизитов фирмы (в том числе банковских), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т.п.
2. Письма-заявления. В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться.
3. Письма-подтверждения. Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».
4. Письма-напоминания. В них адресату сообщается, что тому нужно что-то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору.
5. Рекламно-информационные письма. Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы эти послания кто-нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными.

Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо-посланий. При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.

Первое впечатление

Коммерческое предложение (КП) часто является той «одежкой», по которой встречают бизнесмена. Это особым образом составленный и оформленный документ, который содержит описания выгод и преимуществ от сотрудничества именно с данным предпринимателем или от покупки той или иной услуги или товара.

Потенциальный клиент, оценивая коммерческое предложение, сделает выводы не только о предлагаемых условиях. Он сможет оценить профессиональную зрелость компании, серьезность ее отношения к клиентам, а во многом – также и бизнес стратегию.

ВАЖНО! Характерная черта коммерческого предложения, отличающая его от других подобных документов, таких как прейскурант, прайс-лист, описание и пр., является побуждение клиента к действию. В результате ознакомления с коммерческим предложением что-то обязательно должно быть предпринято: совершен звонок, написан ответ, зафиксирована информация, или, в худшем случае, сообщение будет удалено или просто проигнорировано

Чтобы последних случаев было как можно меньше, к составлению КП нужно подходить не только квалифицированно, но и творчески.

Что недопустимо при составлении предложения о сотрудничестве

Потенциального партнера или клиента гарантированно оттолкнут:

• шаблонные формулировки и обращения;
• сухое и неинтересное описание продукта или услуги;
• рекламный текст без учета потребностей адресата; 
• грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки;
• недостоверные факты, преувеличенные данные о компании; 
• перегруженность ненужными цифрами и фактами.

Поэтому перед отправкой стоит еще раз проверить качество составления документа.

Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологий речевой аналитики Предикт Calltouch. С помощью сервиса вы выясните, что действительно интересует клиентов и какие звонки приводят к продажам, а также проконтролируете работу менеджеров. 

Предикт

Автоматически определяет тип обращения

• Выявляет и тегирует сомнительные звонки от недобросовестных рекламных подрядчиков или спам
• В основе технологии: распознавании речи, машинное обучение и лингвистический анализ
• Позволяет анализировать продвижение отдельных направлений

Как написать текст для компреда

Заголовок. Выносим в заголовок главную мысль — что получит клиент от сотрудничества. Используйте конкретные факты и цифры, если это уместно. Постарайтесь сразу рассказать о главной выгоде — почему получатель должен выбрать именно вас.

Не используйте спамные слова, которые автоматически распознают фильтры: например, «бесплатно», «только сегодня», «гарантированный доход» и так далее. Если они будут в заголовке или тексте, письма могут попасть в спам.

Заголовок может быть длинным. Главное — сделать его привлекательным: дать гарантию, рассказать о том, что именно предлагаете, упомянуть о преимуществах. Если получается слишком длинным, используйте подзаголовок.

Заголовок может быть таким: есть конкретика, выгода получателя, гарантии

Лид

Лид-абзац — введение, второе, на что обратит внимание получатель вашего письма. Я описываю в нем главную боль целевой аудитории — проблему, которую можно решить продуктом

Чтобы узнать боли, нужно проанализировать ЦА: узнать, что беспокоит потенциальных клиентов, чего они боятся, чего хотят.

Задача лид-абзаца — увлечь получателя, заинтересовать, заставить читать дальше. Достаточно 2–3 предложений: в первых расскажите о боли, в последнем предложите ваш продукт в качестве решения.

Например, лид может быть таким, если мы рассылаем письма владельцам ресурсов с нулевой или очень низкой посещаемостью

Основная часть. В ней подробно описываем продукт, товар или услугу, которую предлагаем. Например, если это услуга — пишем, что в нее входит. Если товар — говорим о его характеристиках.

Пишите только то, что важно клиенту. Ему не важно, сколько лет вы на рынке и какие трудности есть на производстве

Описывайте продукт с выгодной стороны и показывайте преимущества. Например, расскажите, какие именно работы входят в комплексное сопровождение, какой бренд поставляет расходники, организуете ли доставку для оптовых покупок.

В нашем примере маркетинг индивидуален — можно рассказать, какие услуги входят в продвижение чаще всего, и предложить консультацию

Оффер. Это — главная часть коммерческого предложения. Здесь описываем то, что отличает вас от других компаний, почему получатель письма должен обратиться именно к вам. В оффере используют УТП — уникальное торговое предложение. Например, бесплатную доставку, скидку, гарантию качества, сертификат на второй заказ в подарок и так далее.

Пишите «в мире клиента» — указывайте не свои преимущества, а его выгоды

Например, читателю неважно, сколько у вас филиалов — ему важно, сможет ли он приехать в офис в своем городе. Ему все равно, что вы достигли хороших отношений с поставщиками, ему интересно, получит ли он скидку

Достаточно 3–4 главных преимуществ

Цена. Ее нужно обязательно указывать: так вы сразу отсеете неплатежеспособных клиентов и не потратите на них лишнее время. Чтобы не напугать потенциального клиента, обоснуйте стоимость расскажите, что входит в эту цену.

Если рассчитываете цену индивидуально, расскажите, что входит в минимальную стоимость

Контакты. Завершите письмо контактом и призывом к действию. Если это уместно, напомните о выгоде для клиента или кратко обо всех преимуществах — так вы закончите КП на позитивной ноте.

Не растягивайте последний модуль, помните о длине коммерческого предложения

Персонализация текста тоже увеличивает конверсию

Персонализированная тема письма коррелирует с более высоким уровнем отклика, поэтому исследователей заинтересовало, влияет ли персонализация текста на конверсию.

Данные показали: персонализированные сообщения получили на 32,7% больше ответов, чем остальные.

По тому, как написано письмо, сразу понятно — это общая рассылка, которую отправили сотням других людей, или специальное предложение именно для вас.

Под персонализацией исследователи понимают признаки, которые позволяют понять, что письмо составляли адресно — упомянули компанию, какой-то факт о ней, дали конкретную ссылку с сайта и так далее. Даже небольшой жест вежливости — обращение по имени — может увеличить конверсию, а лучше составлять письма с нуля для каждого, с кем вы собираетесь сотрудничать. Персонализация увеличивает время на составление писем, но окупается.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

На ошибках учатся

Чтобы составить идеальное коммерческое предложение, нужно всегда прислушиваться к советам профессионалов. Но есть ещё один старый проверенный метод — учиться на ошибках других. На практике встречаются различные ошибки, перечислим некоторые из них.

Усложнённые синтаксические формы

Для формулировки КП необязательно строить слишком правильные, с законченным смыслом фразы. Более эффективно воздействуют на человека короткие предложения с недосказанными мыслями, междометиями. Изложение должно иметь живой язык, а не сухие умозаключения.

Чрезмерная краткость

Мнение о том, что нужен предельно короткий текст, ограниченный одной страницей, можно назвать стереотипом. А это далеко не то, что может дать желаемый результат. Лучше всего при составлении письма с коммерческим предложением забыть о рекомендациях в плане объёма, особенно, когда есть о чём интересно рассказать. Можно найти немало образцов таких писем и убедиться, насколько они содержательны и способны зацепить.

Дублирование

Обычно повторяются одни и те же ошибки, когда рассказывают об аналогичном товаре или услуге точно такими же фразами, как делает это конкурент. Необходимо не только описать и расхвалить свой продукт, а доказать, что именно в данной компании он самый лучший и незаменимый

Здесь уместно проявить красноречие, чтобы обратить внимание на исключительность товара. Далее следует раскрытие сути — почему именно с этой компанией будет более выгодно сотрудничать

Перечисление достоинств

Простой рассказ о достоинствах продукции компании ни к чему не приведёт. Любая похвала требует доказательств: почему именно этот товар самый лучший и выгодный. Для этого прекрасно используются отзывы тех, кто пользовался данной услугой или продукцией, причём это должны быть либо широко известные личности (звёзды кино, спорта, эстрады), либо известные представители компаний с положительным имиджем.

Не менее эффективным будет интересная история, произошедшая с клиентом, который стал пользователем конкретного продукта или услуги. В финале истории обязательно рассказать о результатах его использования, лучше всего в цифрах. Если имеется в виду сотрудничество, то указать, какую прибыль получил партнёр.

Всем одно и то же

Грубейшей ошибкой может стать неправильный подход к рассылке одинакового предложения нескольким клиентам без ориентации на индивидуальность. Такое предложение теряет вес и, как правило, остаётся не реализованным. Клиент, который может стать вероятным партнёром, должен почувствовать, что это предложение адресовано именно ему, это в какой-то мере ему польстит и заставит откликнуться.

Образец письма

Пример предложения о сотрудничестве может быть таким: 

«Здравствуйте, Иван!

Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании «NNN».

Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook, Instagram. В услугу входит:

• привлечение новых подписчиков;
• создание и оформление интересного контента;
• поддержка активности в профиле или группе;
• настройка таргета.

Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой. 

Кто мы? Компания «NNN» 6 лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. У нас все серьезно: не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали более 400 SMM-проектов, которые ежедневно приносят новых клиентов.  

Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.