Приказы

Правила создания бланка

Прежде чем готовить приказ о сокращении штата или другом вопросе, следует разобраться, что он собой представляет, и какие процессы регулирует.

Его первоочередное назначение — это организация трудовой деятельности, осуществляемая непосредственно руководителем, хотя зачастую данная функция возлагается на его представителя, которым является секретарь или заместитель.

Ответственное лицо должно разбираться в том, по какой структуре необходимо составлять данные документы, какие особенности есть у разных бумаг, и на протяжении какого срока нужно будет хранить готовые бланки.

Есть три вида внутренних приказов, которые могут издаваться:

По основной деятельности	—
По личному составу	Сюда относят прием людей на работу, их увольнение, направление на аттестацию или повышение квалификации, решения о поощрениях, присвоение званий, переход на совмещение должностей и т.д.
Для решения административно-хозяйственных вопросов	Обеспечение коммунальными благами, налаживание связи или закупка необходимых расходных материалов

Отдельно стоит упомянуть приказы по личному составу, главная задача которых — отражение решений руководства, которые касаются кадровой политики компании.

Таким образом, приказы, касающиеся трудовых отношений, относятся к этой группе, поскольку отражают все моменты приема на работу, увольнения, перемещения на другие должности, выписывание поощрений и санкций.

До 2013 года бланки приказов были утверждены Госкомстатом, и были унифицированы, но если ГОСТ не использовался, то его можно было сформировать в свободном виде.

С этого периода формы унифицированного характера больше не действуют, и на них распространяется общий порядок.

Организации могут утвердить любой удобный тип документа, который станет официальным, и обычно это происходит с бумагами, ранее бывшими официальными на уровне государства.

А вот организационно-распорядительные документы, то есть распоряжения по хозяйственной части и основной ветке деятельности, всегда составлялись в свободной форме, и на данный момент это не изменилось.

В Инструкции по делопроизводству организации говорится о том, как должны подготавливаться приказы, и там сказано, что все решения касательно внутренней работы следует оформлять именно в этом формате.

Проекты подготавливаются структурными подразделениями, но подписываются либо гендиректором, либо заместителем.

Если подразделение проявило инициативу, разработав текст, то в бумаге обязательно должна быть суть предложения, обоснование необходимости, а также основания для внедрения.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия.

В этой статье будет рассмотрена работа по составлению и оформлению распоряжения. И как уже было сказано, порядок работы с распоряжениями проводится почти аналогично действиям с приказами. Поэтому будет уместно упомянуть только о различиях.

Оформление распоряжения происходит на бланке распоряжения. В тексте принято первую часть с изложением причин составления распоряжения заканчивать словом, написанным прописными буквами с новой строки (как на примере), ОБЯЗЫВАЮ: или ПРЕДЛАГАЮ:

Или допускается (а в федеральных органах власти обязательно) печатать в р а з р я д к у слово о б я з ы в а ю: или п р е д л а г а ю: в продолжение строки (как в этом предложении). Существует еще возможность оформления без этих слов. Тогда первая часть заканчивается просто двоеточием, а затем в тексте излагают распорядительную часть.

Распоряжение – образец оформления

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Башмак» (ООО «Башмак»)

«11» ноября 2014 г. № 128

О замене регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica

В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Toyota Celica, усложняющей их идентификацию,

1. Водителя Краснощекова Е.М. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Toyota Celica № Н 965 АР.

2. Бухгалтера Пяткину В.Н. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства автомобиля.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Думова Г.А.

Директор Е.Л. Булка

Образец распоряжения руководителя – пример о закреплении автомобиля

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «Лишайник» (ООО «Лишайник»)

«07» июля 2014 г. № 49

О назначении ответственных за автотранспорт и выпуск на линию автомобилей в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить ответственными за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих работников:

Воропая К.Е. за автомобиль Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Максимушкина М.В. за автомобиль Toyota Celica № Х 002 НК.

2. В случае служебной необходимости предоставить право управления автотранспортными средствами следующим работникам отдела обеспечения:

Филину П.Д. автомобилями Volkswagen Passat № А 555 ХЕ, Toyota Celica № Х 002 НК, Кузоватых В.А. автомобилем Toyota Celica № Х 002 НК.

3. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра автотранспорта, выпуск на линию транспортных средств в технически исправном состоянии и регистрацию автотранспорта ООО «Лишайник» в органах ГИБДД специалиста отдела обеспечения Филина П.Д., в его отсутствие специалиста отдела обеспечения Кузоватых В.А.

4. Признать утратившими силу распоряжения ООО «Лишайник» от 29.12.2010 № 44 «О назначении ответственного за автомобиль Volkswagen Passat», от 14.01.2011 № 2 «О предоставлении права управления автомобилем Toyota Celica».

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Мухомора Б.П.

Директор Д.В. Факел

Думаю, что на основании приведенного примера распоряжения (даже двух примеров) можно составить свой образец, подходящий к конкретным сложившимся условиям.

Особенности издания приказа

Приказом считается особый правовой акт, который составляется, издается и утверждается руководителем фирмы, организации или предприятия, а действия, прописанные в нем, являются обязательными для выполнения.

Приказы: особенности

Как правило, в приказе стоят четко оговоренные сроки его исполнения.

Если по содержанию этого акта не требуется установления дат, то приказ действует до тех пор, пока не будет издан новый: об отмене действий предыдущего или изменении условий, прописанных в нем.

Приказы имеют общий характер и бывают нескольких видов:

• производственные – регламентируют решение общих организационных вопросов, например, создание отдела, перераспределение обязанностей, изменение в структуре и др.;
• кадровые – касаются только действий, связанных с работой персонала: прием сотрудников, увольнение, предоставление отпуска и пр.;
• финансовые – регламентируют денежные вопросы и особенности работы бухгалтерии организации, например, индексация заработной платы, выдача дополнительной премии должностным лицам и т.д.;
• по охране труда – включают в себя вопросы охраны труда и производственной санитарии, например, отстранение от работы по медицинским показаниям или ввиду отсутствия средств индивидуальной защиты.

Каждая организация или фирма в зависимости от сложности своей внутренней структуры и количества подразделений, может создать индивидуальные особенности делопроизводства, добавить какие-либо еще приказы.

Виды приказов в организации

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Фрагмент документа Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень к ним относит:

• соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
• эксплуатацию зданий, помещений;
• транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
• обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

• До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
• Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Таблица 1

Основные категории приказов по личному составу и примеры к ним

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Охрана труда

(На обратной стороне последнего листа приказа)

На обратной стороне последнего листа приказа

Заполняется лист рассылки согласно указанной выше методике, а также необходимые журналы и другие документы.

Краткая характеристика значения «установочного» приказа № 1

Указанным приказом руководитель организации (работодатель) делегирует свои права и обязанности по вопросам ОТ и ТБ на руководителей структурных подразделений, других начальников, в распоряжении которых находится работники, производственное оборудования, здания, сооружения, техника и т.п.

Следует отметить, что указанный приказ действительно должен быть № 1 на текущий год в силу его особого значения для организации всей последующей деятельности предприятия. Он не снимает ответственности работодателя (руководителя организации) в случае возникновении происшествия, связанного с вопросами ОБ и ТБ, но имеет решающее значение для решение вопросов политики по намерению создания системы сохранения жизни и здоровья работников в их трудовой деятельности.

Так, в случае тяжелого несчастного случая на предприятии и расследования его обстоятельств заполняется форма Н-1, где дается оценка деятельности работодателя, наличия локальный нормативных актов и др. Одним из первых документов, требуемых к представлению, является именно «установочный» приказ № 1. Работодатель (руководитель предприятия), должностное лицо, на которое возложена координация действий вопросов ОТ и ТБ на предприятии, специалист по ОТ и ТБ должны это очень хорошо понимать, так как фактически из него вытекают все другие практические и распорядительные документы решения вопросов ОТ и ТБ.

В службе охраны труда должны быть копии приказа в необходимом количестве. При проведении вводного инструктажа копии приказа вручаются прежде всего руководителям, кроме того, рекомендуется в специальном журнале регистрировать факт ознакомления работника с положением приказа. Необходимо помнить, что недоведение приказа до должностного лица фактически освобождает его от ответственности и вся ответственность перепадает на самого руководителя. Специалисту по ОТ не следует надеяться на секретаря, который должен довести приказ до всех заинтересованных должностных лиц. Поэтому специалист по ОТ разносит и знакомит с положениями приказа сам, отмечая это в указанных выше журналах учета.

В случае изменения структуры предприятия (организации) фамилии, должности должностных лиц, указанных в приказе, необходимо немедленно заменить (согласно п. 4 указанного выше Примечания к составу приказа, определяемого правилами ГОСТа). Аналогично заполняются Лист рассылки, необходимые журналы и другие документы.

Главные особенности

Выделим главные особенности распоряжения и приказа.

Приказ — это ЛПА, который формирует основу для правоотношений. Поэтому он, естественно, имеет длительный срок действия. Не ограничивается наступлением определенного события. Ярким примером тут будет приказ о назначении сотрудника на работу. При необходимости составитель может внести в приказ необходимые изменения.

Распоряжение же является примером документа оперативного порядка. Соответственно, может действовать только до момента вступления решения в силу. Того самого, что ложится в основе этого акта. Яркий пример тут — распоряжение о создании рабочей группы. Соответственно, оно будет действовать только до момента решения задачи, возложенной на участников.

Правом издавать приказы наделяется руководитель субъекта. Но в то же время собственным распоряжением он может делегировать правомочие отдавать приказы своему заместителю или иному должностному лицу в организации. Такое право может быть как постоянным, так и временным. Что касается круга лиц, правомочных отдавать распоряжения, он гораздо шире.

Еще одна разница. Отличает приказы и распоряжения круг вопросов, решаемых с помощью таковой документации. Приказ — это основание для начала или изменения каких-либо правоотношений. Распоряжение же — решение оперативных вопросов, которые вытекают из уже существующих правоотношений. В том числе возникших и на основании приказов.

Важно отметить, что и формы оформления таковых документов тоже различны. Распоряжения в своей структуре не имеют заголовков

Обычно они начинаются со слов «Распоряжаю», «Распоряжаюсь». А приказ обязательно должен иметь соответствующий подзаголовок — «Приказ». Распорядительная часть такого акта начинается со слов «Приказываю».

Хозяйствующие объекты наделяются правом использовать типовые формы распоряжений и приказов, а также вносить в них изменения исходя из специфики своей деятельности. Также они могут вводить и собственные формы таковых документов.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

№ п/п	Нормативный акт	Описание
1	Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10	Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.
2	Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000	Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.
3	ГОСТ Р 6.30-2003	Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.

Перечень основных приказов по предприятию

1.    Приказы при создании организации:

•    Об организационно-штатной структуре предприятия;

•    О назначении ответственных:-за хранение и ведение книги учета проверок; -за хранение и ведение книги замечаний и предложений;    -за ведение кадрового учета и движения трудовых книжек;-за ведение персонифицированного учета и представление сведений персонифицированного учета;                          -за электронно-цифровую подпись;-за пожарную безопасность;•    О разработке инструкций по охране труда;•    О введении в действие правил внутреннего трудового распорядка;•    О сроках выплаты зарплаты;•    О назначении комиссии по проведению амортизационной политики;•    О бланках строгой отчетности;•    О создании комиссии по назначению пособий по временной нетрудоспособности;(*если в организации численность более 15 чел., то создается комиссия из 3х человек. Если в организации менее 15 чел., то назначается один ответственный.)•    О возложении полномочий подписания документов;(*при отсутствии в штате ГБ для кассовых операций);•    О возложении обязанностей кассира;(*при отсутствии в штате кассира).

2.    Приказы по кассовой дисциплине:

•    О назначении комиссии по инвентаризации кассы;•    О порядке и сроках сдачи выручки в банк;•    О закреплении ответственного за КСА и ведение книги кассира;(*если есть КСА)

3.    Ежегодные приказы:

•    О проведении переоценки ОС на 01.01._____ г.;•    Об утверждении учетной политики;•    О назначении комиссии по проведению инвентаризации ТМЦ;•    О назначении комиссии по списанию материалов;(*если состав комиссий не меняется, тогда нет необходимости делать их заново)

4.    Приказы по топливу (если есть автомобили и списание топлива):

•    О назначении ответственных за техническое состояние автомобилей;•    О нормах расхода топлива;•    О повышении/понижении норм расхода топлива;•    О назначении комиссии по замеру топлива;

5.    Приказы по заработной плате и кадрам:

•    О приеме на работу; •    Об увольнении по соглашению сторон; •    Об увольнении в связи с окончанием контракта; •    Об увольнении в связи с расторжением контракта с предварительным испытанием; •    Об увольнении в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения; •    Об увольнении за прогул; •    Об отстранении от работы; •    О предоставлении отпуска; •    О выплате компенсации; •    О переносе отпуска в связи с болезнью; •    Об установлении ненормированного рабочего дня;•    Об изменениях в штатном расписании; •    О переводе на неполный рабочий день;•    О премировании;•    О наложении дисциплинарного взыскания;•    О переводе на другую должность;•    Об удержании из заработной платы стоимости трудовой книжки;•    Об удержании алиментов;•    О предоставлении отпуска по уходу за ребенком;•    Об изменении фамилии;

6.    Прочие приказы:

•    Об использовании мобильной связи;(*у кого заключен договор с мобильным оператором)•    О сроках выдачи денежных средств под отчет;•    О распространении рекламных материалов неопределенному кругу лиц;(*визитки, листовки и т.д.)

Перечень приказов по основной деятельности предприятия

Из содержания предыдущего раздела понятно, что группа ПОД — самая объемная и непредсказуемая по разнообразию, затрагивающая все стороны финансово-хозяйственной деятельности компании. Выделим основные подгруппы приказов:

• структурные;
• нормативные;
• организационные;
• надзорные;
• отчетные;
• финансовые;
• обеспечительные;
• информационные.

Структурные ПОД

Подгруппа «Структурные ПОД» сопровождает компанию с момента ее создания. Из их содержания становится понятным, как руководство видит структуру компании и какие меры принимает для ее разумного формирования. Эта же группа приказов используется и при структурных преобразованиях (расширении, слиянии и др.).

Если компания небольшая по масштабу деятельности и численности персонала, а ее структура стабильна, данная подгруппа приказов будет минимальна по объему и однообразна по форме.

Нормативные ПОД

Эта совокупность распоряжений руководства направлена на упорядочение всей деятельности компании. С их помощью утверждаются все внутрифирменные локальные акты (трудовой распорядок, положения о командировках, премировании, оплате труда, введении суммированного учета рабочего времени и др.), а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.

• «Правила внутреннего трудового распорядка — образец»;
• «Положение о служебных командировках — образец».

Организационные ПОД

Данная подгруппа может включать следующие виды приказов:

• об утверждении штатного расписания;
• о создании структурных подразделений;
• о создании комиссии по расследованию несчастного случая на производстве;
• другие аналогичные приказы.

Надзорные ПОД

В эту группу входят приказы, содержание которых связано с контрольно-надзорными функциями в компании, например:

• о проведении инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• о проведении контрольных мероприятий по охране труда;
• о проведении аттестации сотрудников и др.

Отчетные ПОД

Приказы отчетного характера обычно издаются в крупных холдингах, когда помимо бухгалтерской отчетности в недрах компании формируется множество иной отчетной документации: управленческой, финансовой, аналитической, статистической. Данными распоряжениями устанавливается периодичность отчетов, уточняются ответственные лица и исполнители, конкретизируются отчетные данные и пр.

Приказы данной группы могут перекликаться с ПОД из предыдущей подгруппы (надзорной). К примеру, приказ «О назначении внеплановой проверки промежуточной управленческой отчетности» можно отнести к обеим группам.

Финансовые ПОД

Данная подгруппа сопровождает финансовую деятельность компании — из содержания таких приказов можно понять о финансовой стратегии компании, решениях руководства в отношении основных финансовых потоков, о формах и видах инвестиций и т. д.

Обеспечительные ПОД

С помощью ПОД обеспечительного характера администрация решает вопросы материально-технического обеспечения компании, организует снабженческую деятельность, регулирует иные подобные вопросы.

Информационные ПОД

Приказы этой подгруппы затрагивают широкий спектр вопросов и управленческих решений. К примеру, сюда можно отнести следующие приказы: «Об организации работы архива компании», «О введении в действие графика производственно-технического документооборота» и др.

Как долго хранить приказы по основной деятельности, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.