Списочный состав работников предприятия включает…

Формула для среднесписочной численности

В основу исчисления среднего количества занятых мест положена величина списочного состава. Он применяется в налоговых и статистических отчетах, также требуется для определения таких показателей:

• производительность и эффективность задействования рабочей силы;
• исчисления размера средней заработной платы на предприятии;
• коэффициент кадровой текучести.

Пример расчета.

По данным бухгалтерских подсчетов величина СЧ за октябрь месяц 2017 года составила 600 единиц. Таким образом, ССЧ будет рассчитана так:

600 / 31 = 19.

Данный показатель определяется, как целое число, поэтому величина равна 19 единицам.

Стоит помнить, что для исчисления среднего числа работающих из показателя СЧ исключаются:

• внешние совместители;
• женщины, пребывающие в отпуске по беременности и родам;
• лица, находящиеся в учебных неоплачиваемых отпусках.

Также нужно помнить еще один важный нюанс, при исчислении среднего показателя численности трудящихся за год необходимо брать за основу расчеты по каждому отдельному месяцу. Например, с января по июнь средний показатель равняется 19, с июля по октябрь – 20, а с ноября по декабрь – 23. В этом случае расчет показателя за год следующий:

ССЧ = (19 * 6 + 20 * 4 + 23 *2) / 12 = 20.

При расчете списочной величины трудящихся количество работающих считается за каждый календарный день, в том числе выходной и праздничный. В эти дни количество человек равняется количеству занятых за предыдущий рабочий день.

Среднюю величину количества занятых лиц, отработавших неполное рабочее время, нужно считать по следующей формуле:

СЧ н.з. = КЧ отр. / КЧ н., где

КЧ отр. – количество часов, отработанных служащими на неполном рабочем дне;

КЧ н. – количество часов по норме.

Норму рабочих часов бухгалтера смогут найти в производственном календаре. При расчете отработанных часов включаются дни пребывания сотрудников в отпусках и на больничном. В эти дни часы считаются в том размере, в котором бы они были отработаны в последние перед уходом рабочие сутки.

Что делать, если результаты вам не нравятся

Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?

Для примера рассмотрим две ситуации.

Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег

В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:

• Повысить квалификацию персонала — отправить на курсы или обучить смежной профессии. Перед этим нужно прикинуть, что будет дешевле: нанять нового сотрудника или оплатить обучение старому. Иногда не подходят сразу оба варианта.
• Отдать часть задач на аутсорс — подойдет, если подрядчик на аутсорсе обойдется дешевле, чем штатный сотрудник с белой зарплатой.
• Автоматизировать работу с помощью CRM-системы — она снимет часть рутинных задач с сотрудников. В итоге вырастет продуктивность персонала, нанимать еще людей не придется.
• Мотивировать — измерять продуктивность и поощрять за достижения. Например, давать премии, делать необычные подарки, предлагать обучение на курсах. Все это поднимает продуктивность, люди будут делать больше, чем раньше и, возможно, не придется никого нанимать.

Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.

Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало

Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.

Что можно сделать:

• Составить хронометраж — изучить производительность труда сотрудников в течение дня или недели. Насколько эффективно они работают, на что отвлекаются, возможно, кто-то ленится или сильно опаздывает. Бывает, что проблема именно в персонале, а не в большой нагрузке. Лентяев увольте, их задачи равномерно распределите между теми, кто не занят весь рабочий день.
• Провести переаттестацию — выясните, все ли хорошо знают свои обязанности или кто-то растерял навыки. Так вы отделите незаменимых сотрудников от тех, кто не справляется: их можно отправить на курсы повышения квалификации или уволить.
• Ввести систему штрафов и предупреждений , установить более строгие дедлайны. Эти меры приведут персонал в тонус, улучшат показатели эффективности работы. Те, кто не справляется, будут заслуженно получать меньшую зарплату.
• Оптимизировать процессы с помощью CRM-системы — она возьмет на себя часть операций. В результате объем работы сократится, и чтобы выполнять ее, вам потребуется меньше сотрудников, чем раньше, — а значит, кого-то можно будет уволить, не жертвуя качеством сервиса.

Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.

Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.

Расчет списочной численности работников с примером

Чтобы разобраться с понятиями более конкретно, нужно выполнить некоторые вычисления.

Для подсчетов средней списочное значение за месяц нужно сначала посчитать списочную, так высчитанная ежемесячная сумма и поделенная на количество дней в нем эквивалентна среднесписочной численности. Ведя подсчет требуется принимать в расчет праздники и выходные. Причем состав трудящихся в эти дни эквивалентен будням.

К примеру, существует компания ООО “АСТ Плюс”. По трудовому контракту там трудятся 25 человек. План работы с точным указанием времени и норм составляет 40 часовая пятидневка. Списочное значение на 30 ноября – 25 человек.

С 3 – 16 декабря один из трудящихся по фамилии Петров в отпуске. 5 декабря Яровая – бухгалтер в декрете. Для ее замещения на этот период приняли 10 декабря Сидорова. С 10 – 14 декабря включительно на производственную практику пришел студент Бортников.

Трудовой договор с ним не был заключен. 18, 19 и 20 декабря на работу с заключением контракта приняли 3 человек – Алексеева, Бортяков, Викулов. Все они на стажировке, на 2 месяца. 24 декабря Горбачев, который занимал должность водителя уволился.

Из перечисленных выше кадров в этот состав за декабрь войдут:

• Петров – с 1 по 31. 12,
• Яровая – с 1 по 31 декабря,
• Сидоров – с 10 по 31 того же месяца
• Алексеева – с 18 по 31 декабря,
• Бортякова – с 19 по 31 декабря,
• Викулов – с 20 по 31 декабря,
• Горбачев – с 1 по 24 декабря.
• Требуется сделать расчет по среднесписочной численности состава за декабрь.
• Выходными и праздничными днями в декабре были 1, 2, 8, 9, 15, 16, 22, 23, 30, 31 числа. Здесь численность имеет такое же значение, как в будни. Значение на 1 и 2 декабря будет эквивалентным списочной численности за 30 ноября, 8 и 9 декабря – за 7 декабря и так далее.

Чем отличается списочная численность от среднесписочной численности — разница

Как можно понять из толкования самих понятий списочной и среднесписочной численности, главное отличие этих показателей — это порядок их расчета. Для определения списочной численности необходимо посчитать количество штатных единиц, исключая из списка фактических работников внешних совместителей, лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, а также лиц, не явившихся на работу при отсутствии уважительной причины, когда ими уже было написано заявление на увольнение. Декретницы и люди, находящиеся на больничном, относятся к списочному составу.

Почти все эти же лица за редкими исключениями в такой же мере учитываются в среднесписочной численности трудящихся. Однако, необходимо учитывать все конкретные дни периода, за который рассматривается среднесписочная численность. Таким образом, одно из основных отличий рассматриваемых понятий — это то, что для определения среднесписочной численности необходимо знание списочной.

Еще одно важное отличие списочной численности от среднесписочной — это категории лиц, не включаемых в число сотрудников. Так, не входят в среднесписочную, но входят в списочную численность лица, направленные на обучение, сотрудники, командированные за границу, а также работники в декретных отпусках по беременности и родам, усыновлению или же уходу за ребенком.. При этом также есть разница и в сложности проведения расчетов

Списочную численность определить достаточно легко, в то время как среднесписочная потребует проведения определенных вычислений. Также, списочная численность сотрудников предполагает использование исключительно целых показателей количества работников. В то же время усредненные показатели могут быть дробными, так как количество работников может меняться в зависимости от рассматриваемых периодов.

При этом также есть разница и в сложности проведения расчетов. Списочную численность определить достаточно легко, в то время как среднесписочная потребует проведения определенных вычислений. Также, списочная численность сотрудников предполагает использование исключительно целых показателей количества работников. В то же время усредненные показатели могут быть дробными, так как количество работников может меняться в зависимости от рассматриваемых периодов.

Списочный состав

Сам по себе списочный состав включает в себя самые широкие категории работников, в него буквально входят все, кто имеет прямые отношения с работодателем в виде заключенных трудовых договоров, а также договоров в гражданско-правовой форме. В данном случае речь идет об оказании определенных услуг или договоре подряда.

Важно понимать, что списочный состав работников предприятия в своей финальной отчетности не должен упускать никого, кто в том или ином виде осуществляет трудовую деятельность. В списочный состав входят все сотрудники, принятые на конкретную работу с самого первого и вплоть до последнего дня

Кроме того, обязательным условием внесения сотрудника в этот список является получение им заработной платы. Если физическое лицо получает зарплату от своего работодателя согласно трудовой договоренности, это означает то, что происходит расходование средств руководства предприятия

В списочный состав входят все сотрудники, принятые на конкретную работу с самого первого и вплоть до последнего дня. Кроме того, обязательным условием внесения сотрудника в этот список является получение им заработной платы. Если физическое лицо получает зарплату от своего работодателя согласно трудовой договоренности, это означает то, что происходит расходование средств руководства предприятия.

Чем большее денежное вознаграждение работники списочного состава получают за выполненную работу, тем ощутимее должны быть послабления со стороны налоговых инстанций по отношению к работодателю. По этой причине явка в налоговую с самой детальной отчетностью, в которой изложены показатели изменения списочной численности персонала за прошедший календарный год, в интересах руководителя организации.

Из этого можно понять, что списочная численность должна учитывать всех физических лиц, осуществляющих рабочую деятельность. Исключение составляют лишь внешние совместители и женщины в декретном отпуске. Понять, почему они не включаются, несложно.

К примеру, женщины, находящиеся в декрете, во-первых, не осуществляют трудовую деятельность, а во-вторых, декретные пособия, выплачиваемые им, приходят в виде государственных пособий. Фактически нет факта удержания расходов с работодателя. То же самое и с совместителями по внешней форме, они не участвуют в расчете.

Списочная численность очень важна и по иной причине. Она является основой для проведения подсчета и сверки среднесписочной численности трудящихся в организации сотрудников. Кроме этого, в списочный состав не попадают и те лица, кто трудится неполный рабочий день по конкретному соглашению с работодателем. Но в то же время это никак не касается тех работников, кто осуществляет свою трудовую деятельность в неполный рабочий день согласно трудовому закону.

Списочная численность

Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную. Согласно Указаниям Росстата (приказ от 27.11.2019 № 711), в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату. Длительность трудового договора не имеет значения, учитываются даже те, кто проработал только один день. Причем, в расчёт включают не только тех, кто фактически явился на работу, но и отсутствующих на работе по определённым причинам.

В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.

Для определения количества списочного состава надо каждый день вести табель учёта рабочего времени, отмечая в нём тех, кто явился на работу и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам. Формы табеля установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1:

• Т-12 – универсальный вариант;
• Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.

При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:

• дневное время – Я;
• ночное время – Н;
• сверхурочные часы – С;
• служебная командировка – К;
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
• отпуск по беременности и родам – Р;
• временная нетрудоспособность – Б;
• неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.

Далее, на основании данных табеля, надо посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Отчет

Отчет о данных по среднесписочной численности является одним из самых первых из всех отчетов, которые организации предоставляют в территориальную налоговую инспекцию. В органы государственной статистики сдаются следующие отчеты: П4 и П4 (НЗ).

Куда сдавать отчет и как

Отчет о сведениях по среднесписочной численности должен быть предоставлен в налоговую инспекцию по месту регистрации вашей организации или индивидуального предпринимателя. Предоставляется он как на бумажном носителе в двух экземплярах, так и на дискете. Такой отчет, как №П-4 (НЗ) и П4 сдается в орган статистического управления. Сдавать такой отчет можно электронно через специально установленную программу, это очень удобно.

Сроки сдачи

Максимальный срок для подачи данных о среднесписочной численности за прошедший год – 20 января текущего года по утвержденной форме. Отчет П4 для организаций, численность которых составляет не более 15 человек сдается 1 раз в квартал, а если численность более 15 человек, то сдавать такой отчет необходимо один раз в месяц, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Ответственность – если отчет не подан

Сдавать отчет по данным среднесписочной численности своего предприятия должны все ИП и организации независимо от количества работающих сотрудников.

Если предположить, что вы не предоставили отчет за год в налоговую инспекцию, это будет грозить штрафом. Штраф для организации составит 200 рублей, руководителю, либо главному бухгалтеру в следующих границах, начиная от 300 рублей и до 500 рублей, что соответствует Кодексу РФ об административных правонарушениях.

Кто-то может решить, что суммы эти смешные и мизерные и можно не сдавать данный отчет в налоговые органы. Но есть другая опасность, поджидающая организации, не сдавшие ежегодный отчет. Так как отчетные данные о количестве работающих не поступили, налоговые специалисты вправе лишить организация различных предоставляемых льгот и, например, пересчитать уже уплаченные налоги. А это уже чревато пенями, штрафами и т.д.

Также здесь стоит сказать, что после уплаты штрафа, вы, все-таки, обязаны предоставить все тот же отчет в инспекцию.

Очень важно помнить, когда производится расчет среднесписочной численности, полученный результат округляется, то есть показывается в целых числах. Но здесь также есть исключения

При производимом расчете за один только месяц, численность должна отражаться только в целых единицах, но при расчете этого же показателя, но уже за квартал и за год среднесписочная численность за месяц не округляется.

Ну вот теперь вам понятно, что расчеты численности производить совсем не сложно, самое главное, относиться к своей работе со всей ответственностью.

Характеристика этого вида отчетности

На любом предприятии работники могут иметь совершенно разный статус: одни могут являться постоянными сотрудниками, другие – временными, а третьи и четвертые – соответственно сезонными и нанятыми на краткие сроки, то есть для совершения разовых работ.

Количество сотрудников постоянно подсчитывается руководителями официально зарегистрированного предприятия, поскольку этого требуют государственные органы. Подавая объемные отчетности о количестве своих сотрудников, руководители предприятий имеют по закону полное право на получение от налоговых служб определенных привилегий, которые выражаются в некоторых финансовых послаблениях и упрощении будущей отчетности по работе предприятия.

Основными показателями в данном случае выступают общая и списочная численность трудящихся граждан. Разница между ними весьма ощутима:

1. Общая численность – это все количество включенных в список работников предприятия физических лиц, которые состоят с работодателем в прямых трудовых взаимоотношениях.
2. Списочная численность – это складываемая сумма, показывающая количество трудящихся лиц, состоящих на балансе предприятия. Она составляется с прямым учетом проведенного ими рабочего времени.

Определение точной списочной численности выгодно предпринимателям и по другим причинам. Например, это помогает провести своеобразный анализ эффективности работы сотрудников, узнать о потребности предприятия в новых сотрудниках или в замене тех служащих, которые отсутствуют по каким-то весомым причинам. Работодатель на основе этой информации может перестроить принципы работы коллектива, чтобы сократить потери рабочих часов.

В некоторых случаях в самом списочном составе выделяют такое понятие, как явочная численность. Эта численность учитывает количество самих рабочих и учитывает в первую очередь рабочие места и количество времени, проведенного сотрудниками на работе.

Резюмируя все выше написанное, можно сказать, что под списочной численностью работников понимается специальная отчетность, подаваемая руководителями предприятия в государственные органы, где указана информация, в которой определяется численный состав всех работающих физических лиц в организации. Информация сообщает о кадровом составе структуры и учете рабочего времени. Сообщивший эти сведения работодатель получает послабления от налоговых органов.

Включаются ли в среднесписочную численность декретницы?

При наличии выданного в медучреждении листка нетрудоспособности женщины, ожидающие детей, вправе уйти в декретный отпуск. Продолжительность подобного отдыха определяется в зависимости от особенностей беременности. При этом весь период подлежит оплате, а за сотрудницей на все время декрета сохраняется место занятости в организации.

Включать ли в среднесписочную численность декретницу? Ответ нужно искать в Приказе Росстата № 772 от 22.11.17 г., где содержатся правила заполнения различных статистических отчетных форм. При этом в п. 77 указано, что численность среднесписочная определяется из показателей численности списочной по специальной формуле. А порядок вычисления списочного числа штата работодателя приведен в п. 77-78.

Проанализировав указанные положения, становится понятно, что учитывать в значении списочного состава следует не только присутствующих на местах занятости (полной или неполной) специалистов, но и лиц, временно отсутствующих. К последним относят:

• Командированных работников.
• Не работающих из-за простоев лиц.
• Находящихся дома граждан по причине болезни.
• Надомников.
• Отпускников, включая декретные отпуска.
• Прогульщиков и т.д.

Таким образом, декретницы учитываются при определении численности списочной. Но входят ли декретники в среднесписочную численность? В соответствии с нормами п. 79.1 при вычислении этого показателя указанная категория сотрудников не учитывается. А значит, сказать, что в среднесписочную численность входят декретницы нельзя. Дополнительно при определении среднесписочного показателя не берутся:

• Сотрудники компании, находящиеся в отпусках по причине усыновления малышей из роддомов.
• Лица, находящиеся в «детских» отпусках, за исключением таких специалистов, которые трудятся на неполной занятости или на условиях надомного оформления.
• Специалисты, проходящие обучение или поступление в общеобразовательные структуры и находящиеся в доотпусках без содержания.

Соответственно, при расчете значений списочной и среднесписочной численности, бухгалтером будут получены разные значения. При этом если у работодателя имеются в штате декретницы, первый показатель всегда будет выше, чем второй. А если после выхода на рабочее место, женщина будет оформлена на неполную занятость с получением заработка и пособия одновременно, такие сотрудники берутся в расчеты пропорционально выработанному по факту времени. В этом случае, когда вычисляется среднесписочная численность работников, декретницы входят в расчет, но по правилам учета неполного времени занятости (п. 79.3 Приказа № 772).

Справка о штатной численности – образец

Списочная численность

Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную. Согласно Указаниям Росстата (приказ от 27.11.2019 № 711), в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату. Длительность трудового договора не имеет значения, учитываются даже те, кто проработал только один день. Причем, в расчёт включают не только тех, кто фактически явился на работу, но и отсутствующих на работе по определённым причинам.

В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.

Для определения количества списочного состава надо каждый день вести табель учёта рабочего времени, отмечая в нём тех, кто явился на работу и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам. Формы табеля установлены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1:

• Т-12 – универсальный вариант;
• Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.

При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:

• дневное время – Я;
• ночное время – Н;
• сверхурочные часы – С;
• служебная командировка – К;
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
• отпуск по беременности и родам – Р;
• временная нетрудоспособность – Б;
• неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.

Далее, на основании данных табеля, надо посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Как определить среднесписочную численность

Исчисление среднесписочной численности служащих за месяц осуществляется путем сложения списочной численности персонала за каждый день месяца (в учет выходят и выходные, и праздники). Затем полученное значение делится на число дней в месяце отчета.

При расчете этой величины необходимо принимать во внимание следующие важные моменты:

• Некоторые специалисты, которые включаются в списочную численность, не входят в среднесписочную;
• Служащие, осуществляющие деятельность по ГПД, учитываются в списочной численности в качестве целых единиц по дням присутствия на трудовом месте;

Те служащие, которые трудятся неполное время, учитываются не в качестве целых единиц, а в соответствии с числом реально отработанных часов.