Перечень документов в личном деле сотрудника

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

• анкета (если ведется);
• заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
• копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
• второй экземпляр трудового договора;
• заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от .

https://youtube.com/watch?v=_VJFSSXCm_s

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Ответственность за ведение личных дел

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

Личные карточки формы Т-2: учет, сроки хранения, образец.

Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность. Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам. Карточка считается основным документом по учету личного состава. Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения.

Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1.

Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.

Кто ведет личные карточки? Форма Т-2 оформляется сотрудниками кадровой службы на основании приказа (или распоряжения) руководителя о приеме на работу.

Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам.

Как располагаются личные карточки? Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей.

При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.

Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год (возможно до трех лет). После чего они передаются в архив предприятия. Общий срок хранения карточек – 75 лет.

Личная карточка оформляется в одном экземпляре. Код личной карточки по ОКУД 0301002.

В личную карточку согласно ст. 65 ТрК РФ заносятся данные на основании документов, которые работник должен принести с собой при устройстве на работу: — паспорт; — трудовую книжку (или ее копию — для совместителей); — СНИЛС (страховое свидетельство); — ИНН (свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции); — военный билет (для военнообязанных); — документ об образовании (диплом, свидетельство, курсы и т.п.), подтверждающий наличие специальных для работы знаний.

Помимо этих данных, личная карточка содержит сведения, которые заполняются на основании информации, предоставленной самим работником.

Личная карточка Т-2 бланк скачать здесь.

Заполнение личной карточки (инструкция) здесь.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

ВАЖНО! Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
• Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
• Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Чем определяется срок хранения личных дел сотрудников

Деятельность организаций всех форм собственности сопровождается и подтверждается документами. Кадровый учет ведут все предприятия, где используется наемный труд, подтверждаемый трудовыми договорами.

Документы по личному составу подшиваются в именную папку — «Личное дело».

Закон обязывает вести личные дела только в отношении военнослужащих и сотрудников, состоящих на государственной и муниципальной службе.

Коммерческие предприятия вправе сами решать, будут ли личные дела включены в кадровую политику организации. Личное дело — удобная форма кадрового учета, ее используют почти все предприятия, независимо от формы собственности.

Личное дело создается при трудоустройстве нового сотрудника. Впоследствии личное дело пополняется документами, которые сопровождают трудовую деятельность работника в компании.

После того, как трудовой договор с работником расторгнут, работодатель обязан хранить его личное дело. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, зависит от:

• даты окончания производства по делу,
• того, относится ли должность работника к категории «руководитель».

Например, срок хранения личного дела руководителя организации не имеет давности. Досье руководителей, независимо от формы собственности возглавляемых ими предприятий, хранятся постоянно. 

Нормативно-правовая база

Срок хранения личных дел работников определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее — Перечень №558. Регламент утвержден Приказом Минкультуры России от № 558. 

На все вопросы, касающиеся формирования, ведения и хранения личных дел сотрудников вам ответят эксперты «Системы Кадры». Узнайте о том, из каких документов формируется личное дело и как не получить крупный штраф.

Как правильно оформить личное дело

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

• первичное заведение личного дела;
• внесение в него новых записей и документов;
• изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
• при необходимости заверение копий;
• внутренняя опись входящих в дело документов;
• плановая проверка состояния личных дел;
• ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
• хранение дел;
• помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Что это такое?

Под личным делом подразумевается совокупность документов и сведений о конкретном работнике и его трудовой деятельности, систематизированных в определенном порядке. В общем виде личное дело представляет собой папку, в которую помещаются все документы, связанные с конкретным работником.

Исключением являются государственные служащие. В случае с ними ведение личных дел является обязательным (ФЗ от 27.04.2004 года № 79-ФЗ и Указ Президента РФ от 30.05.2005 года № 609).

В связи с тем, что ведение личных дел — это добровольное решение работодателя, порядок создания и использования таких баз данных никак не регулируется на законодательном уровне.

По этой причине некоторые организации самостоятельно разрабатывают внутреннее положение, в котором устанавливают правила работы с такой информацией.

Все документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, представляют собой его персональную информацию. Защита этих данных гарантирована законом (ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ). Также информацию из личного дела нельзя передавать третьим лицам за исключением случаев, специально установленных законом (например, по запросу суда).

Доступ к данным имеет ограниченный круг специально уполномоченных лиц (например, руководитель организации или начальник кадровой службы). Доступ должен быть закреплен в соответствующих локальных актах организации. Ну и конечно же сам сотрудник в любой момент может свободно получить любую информацию из своего личного дела по требованию.

Все материалы, попадающие в личное дело работника, условно можно разделить на три группы:

1. Документы, появляющиеся при приеме на работу, включая различные дополнительные справки.

В эту группу могут входить:

• заявление о приеме на работу,
• трудовой договор,
• личная карточка (форма № Т-2),
• приказ о поступлении на конкретную должность,
• копия паспорта,
• СНИЛС, ИНН и др.

1. Документы, оформляемые в процессе трудовой деятельности.

В данный раздел можно включить следующие виды бумаг:

• дополнительные соглашения, заключаемые к трудовому договору,
• аттестационные листы,
• приказы о повышении в должности и др.

1. Документы, которые оформляются в случае увольнения работника.

К таковым, например, относится:

• заявление об увольнении по собственному желанию,
• приказ об увольнении.

В отношении работников, для которых ведение личные дел является обязательным, перечень документов устанавливается соответствующими нормативными актами.

В целом, несмотря на то, что создание личных дел не является обязательным требованием, многие организации все же их ведут. Это позволяет оперативно находить всю необходимую информацию об интересующем сотруднике.

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

Выводы

При увольнении сотрудника существуют определенные правила, которые требуется соблюдать:

1. Дело должно быть закрыто в тот день, когда трудовые отношения были прекращены.
2. Папка сотрудника в архив должна передаваться через три года после ее завершения.
3. Ответственность за хранение несет кадровик.

Хранить документы уволенных сотрудников (все папки и бумаги) необходимо в отдельном помещении, которое недоступно для третьих лиц. Все бумаги размещаются в сейфе, для предотвращения их потери или кражи. Бывший сотрудник имеет право отправить запрос на предприятие о предоставлении ему всех документов. Если организация от них уже к тому времени избавилась, то руководитель будет нести наказание по ст. 13.20 КоАП РФ.

Подпишитесь на свежие новости