Табель учета рабочего времени (форма т-13, бланк)

Порядок ведения формы Т-13

Каждый работодатель может самостоятельно курировать и контролировать порядок ведения документа. Лучше всего проработать руководство или же инструкцию, которая предоставит работнику четкие указания по всем вопросам составления документации первичного типа. А также станет основой выбора четко определенной формы учета реально отработанного времени (законом определены две основные формы документа — Т-12 и Т-13, также законодатель позволяет работодателю разработать собственную форму документа) и пр. В инструкции или же руководстве по составлению формы учета времени, которое фактически отработал сотрудник, лучше всего укать такие основные моменты:

1. Если предприятие крупное, то указать, что табель составляется по подразделениям. То есть, в каждом подразделении назначается отдельный сотрудник, который будет вести учет времени, отработанного работниками отдела;
2. Прорабатывается описание структуры выбора ответственного сотрудника, который будет осуществлять процесс ведения учета явки всех работников организации;
3. Составить описание всех дополнительных кодов, которые могут быть использованы для определения невыхода или же выхода сотрудника на трудовую деятельность (чаще всего, коды указывают на причину невыхода);
4. Определить полный порядок заполнения формы учета: указать, как отражаются факты присутствия/отсутствия, опоздания, причин невыхода и пр.;
5. Определить порядок, который поможет отражать данные выхода/невыхода в нестандартных ситуациях.

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Как правильно заполнять – правила заполнения

Для заполнения табеля учета рабочего времени используются два способа:

• Внесение всех ведомостей (о исполнении работниками своих трудовых функций или о нарушении трудовой дисциплины);
• Фиксация ведомостей о переработках или неявке на работу.

Графы заполняются в соответствии с перечнем сокращений (формул), обозначающих явку работника, пребывание на выходных, в командировках, о работе в ночное время, сверхурочных, отгулах, отпуске и пр.

Перечень основных обозначений можно посмотреть здесь.

Также в табель могут вносить цифровые значения, например, для отметки количества часов, отработанных сверх рабочего времени.

Заполнение документа начинается с внесения данных об организации (предприятии) – наименование, ОКПО, структурное подразделение. Далее проставляется номер табеля, дата его заполнения и период, за который вносятся сведения.

Ниже в соответствующее поле следует внести ведомости о работнике (фамилия, имя, отчество, должность) и данные об отработанном рабочем времени.

Заполненный бланк подписывается уполномоченными лицами (составителем и руководителем).

Если табель ведется в электронном варианте, следует соблюдать использование единого шрифта на всем бланке. При ручном способе необходимо вносить данные одним почерком шариковой ручкой одного цвета, как правило, черного.

Как составить, если работник трудится по сменам?

Работодатель вправе утверждать бланк учета рабочего времени, который соответствует специфике производства.

Учет рабочего времени при сменном режиме работы важен с целью недопущения переработок и превышения допустимого количества рабочих часов в неделю для каждого сотрудника.

Если на предприятии установлен рабочий режим по сменам, работодатель должен издать приказ о суммарном подсчете отработанного каждым сотрудником времени и ознакомить с ним под роспись каждого работника.

Также следует определить учетный период, который может быть представлен неделей, месяцем, кварталом или годом.

В графы табеля будет вноситься количество отработанных смен, их продолжительность, время начала и окончания.

В конечном подсчете заработной платы следует учитывать переработки и ночное время, в которое работник исполнял свою трудовую функцию.

Особенности учета рабочего времени при ненормированном рабочем днем читайте здесь.

Какую дату ставить?

Табель учета рабочего времени может быть составлен как на унифицированном бланке, так и на разработанном отдельным предприятием (организацией).

Оба документы должны содержать перечень обязательных граф, в которые входят отметки о дате заполнения табеля, а также об отчетном периоде.

Также в табеле проставляются все даты отчетного периода, под которыми вносятся сведения об отработанном работником времени, прогулах, выходных и пр.

Кто подписывает на предприятии?

Распоряжение по возложению обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени на предприятии (организации) оформляется руководителем отдельным приказом.

Лицо, уполномоченное на внесение данных в табель учета имеет право отказаться от такого поручения.

Как правило, представленный документ заполняется сотрудником отдела кадров или бухгалтерии.

Также работодатель имеет право взять указанную обязанность на себя.

Табель учета рабочего времени подписывается его составителем и руководителем предприятия (структурного подразделения).

Если указанные лица представлены должностью директора, проставляется две одинаковые подписи.

Образец заполнения формы № Т-12

Форма Т-13

Как уже было написано в предшествующих разделах, бланк Т-13 применяют в тех компаниях, где налажена автоматическая фиксация соблюдения распорядка дня, путем установки турникетов на проходной. Бланк Т-13 регламентируется решением, принятым Госкомстатом под №1 от 05.01.2004. Для бухгалтерии предлагаемый бланк является основанием для всех начислений. Благодаря такому способу учета кадровики имеют возможность отслеживать явку личного состава на свои рабочие места согласно установленному графику. Такой бланк также может стать основанием для наложения взысканий лицу, нарушившему рабочий распорядок.

При заполнении данного бланка также используются кодовые символы, для фиксирования трудовой деятельности работающего лица.

Титульный лист

1. В данной странице заполняется:

• Наименование компании, структурного отдела, фиксирующих соблюдение распорядка дня.
• Номер бланка.
• Дата его подписания.
• Период фиксирования.
• Коды ОКУД и ОКПО.

Табличная часть

2. В этом разделе заполняются следующие данные:

• Первая колонка отображает порядковый номер работающего лица.
• Во 2-м и 3-м столбиках, как и в форме Т-12 записываются Ф.И.О. работника, вакансия и табельный номер.
• В 4-м столбце фиксируется посещения работы работающим лицом.
• В 5-й и 6-й колонке заполняются итоги проработанного периода, соответственно – за первую половину месяца и за весь месяц.
• В следующей странице бланка, в колонках от 7-й до 13-й заполняются итоговые данные, для начисления зарплаты, число пропусков и причины, обозначая данные записи кодовыми значениями.
• В заключение заполненный бланк Т-13 подписывается ответственным работником, начальником отдела, кадровиком и записывается дата оформленного бланка.

Инструкция по заполнению

Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.

При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:

1. Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
2. Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
3. Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
4. Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
5. Ежедневно заносить записи в табель.

Расшифровка по Основным средствам для расчета налога на имущество по 2-му и 3-му разделам декларации «Авансы по налогу на имущество».

Отчет «Расшифровка отчета ‘Авансы по налогу на имущество’ по 2-3 разделам» предназначен для проверки и контроля правильности расчета регламентированного отчета «Авансы по налогу на имущество» в разрезе Основных средств. Предоставляет ряд дополнительных данных по состоянию ОС организации на текущий момент согласно данным хозрасчетного регистра. Написан на основании стандартных процедур заполнения регламентированных отчетов, но дополнительно показывает данные в разрезе групп ОС и каждого ОС, согласно данным 2-го и 3-го разделов стандартного отчета. Версия для обычного приложения тестировалась на УПП 1.3, но должно работать в БУ, БУ КОРП 2.0, КА, БАУ и БАУ КОРП (по крайней мере для обычных /неуправляемых/ приложений). Версия для управляемого приложения тестировалась на БП 3.0. В отчете учтены ОС, введенные в эксплуатацию после 2013 и учтены изменения, введенные в 2017 г. Предусмотрено три варианта отчета: 1. Для обычного приложения 8.1-8.3 платформ; 2. Для управляемого приложения 8.2 — 8.3 платформ; 3. Универсальный вариант, который подходит для обоих типов конфигураций: для обычного и управляемого приложений (удобно, если на предприятии используются оба типа — и обычные, и управляемые приложения).

2 стартмани

Формат оформления

Каждый штатный сотрудник, присутствующий или отсутствующий на рабочем месте, фиксируется способом сплошной регистрации. Данный подход актуален, если количество отработанных часов отличается в разные дни.

Если же их число остается неизменным, то целесообразнее всего применить иной метод. Этот подход подразумевает возможность регистрации отклонений в виде сверхурочных мероприятий, неявок, опозданий.

Заполнение титульного листа

При применении формы Т-13 часть сведений может быть заполнена в рамках автоматического режима. Если речь идет об условных обозначениях по отработанному времени, представленных на титульном листе формы Т-12, они же используются и при заполнении табеля по Т-13. В качестве условных обозначений выступают типовые коды.

Правильный образец составления

Подготовка этой документации производится в одном экземпляре, который может использоваться для ведения предпринимательской деятельности ИП и крупными компаниями. Когда пройдет отчетный месяц, документация подписывается руководителями всех звеньев и секторов, а также уполномоченным кадровиком.

А вот несколько основных граф, подлежащих обязательному заполнению в табеле по типовой форме:

• сверху слева отображаются данные о наименовании предприятия и его администрации;
• сверху справа указываются сведения о наименовании документа, ОКПО, ОКУД;
• на следующих строках слева проставляются отметки о названии документа, которое прописывается жирным шрифтом – «табель учета рабочего времени…»;
• рядом с прошлым пунктом, только справа, идет номер документации, отчетный период и дата ее формирования;
• в центральной части составляется таблица, где в строках отображаются данные по конкретному работнику, а в столбцах осуществляется учет рабочего времени, в последнем столбце подсчитываются итоговые значения;
• на основании этих данных делаются определенные выводы и расчеты, которые вносятся в таблицу и используются для начисления заработной платы и надбавок;
• в самых нижних строчках ставятся подписи и фамилии, а также инициалы всех ответственных лиц.

Заполнение этого документа может производиться с помощью специализированной программы Microsoft Office EXCEL. База информационной системы предприятия также может включать в себя несколько интегрированных решений.

Такая форма табельной документации удобна тем, что она подвергается более простому процессу корректировки.

Учет больничных и отпусков

Чтобы документ был составлен грамотно, важно учесть в нем все дни отдыха сотрудника, включая бюллетень и отпуск. Можно использовать специальные коды, которые состоят из букв или цифр

Для больничного листа существует несколько общепринятых обозначений:

• «Б», «19» — при временной нетрудоспособности;
• «Т», «20» — если работник отсутствует на месте по листку, оформленному в ходе травмы или заболевания члена семьи;
• «НН», «30» — если сотрудник не проинформировал отдел о причине своего отсутствия, но есть вероятность того, что он ушел на больничный.

Что касается отпуска, то его учет ведется в следующем порядке:

• «Р», «14» — если речь идет об отпуске в связи с беременностью и родами;
• «ОЖ», «15» — в ситуации, когда женщина берет период отпуска в связи с уходом за ребенком;
• «ДО», «16» — такая цифровая комбинация или буквы используются, когда речь ведется об отпуске, не предполагающем сохранения заработной платы, предоставленном по разрешению работодателя;
• «ОЗ», «17» — когда сотрудник уходит в отдых в законном порядке;
• «ОТ», «09» — при уходе в отпуск, который оплачивается и является ежегодным;
• «УД», «13» — отпуск, который предоставляется дополнительно в связи с обучением.

Учет праздничных дней

Когда речь идет о еженедельном отпуске, то есть условно – о выходных днях, а также о праздниках, в табеле учета рабочего времени проставляется значение «В» или «26».

Еще есть комбинация «РП» или «03», которая свидетельствует о рабочей продолжительности по выходным и нерабочим праздникам.

Другие обозначения

В рамках практики применяется несколько других цифровых и буквенных кодов, обозначающих различные ситуации. Рассмотрим самые распространенные случаи и особенности их оформления в рамках данной документации:

1. «Я», «01» и «Н», «02» — данные обозначения являются актуальными для указания продолжительности работы в дневное и ночное время соответственно.
2. «С», «ВМ», «К» «04», «05», «06» – это сверхурочный труд, вахтовый метод и отправление в командировку.
3. Если речь идет о повышении квалификации с отрывом от рабочего места, используются значения «ПК» 07 и «ПМ» 08.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец формы Т-13
• Образец бланка формы №Т-12

Универсальный мульти-отчет

Изменения от 12.02.2021
Реализована возможность выбора в аналитике отчета реквизитов составных полей.

Изменения от 01.02.2021
Реализована возможность выбора документов и справочников в качестве источников данных для отчета.

Изменения от 04.11.2015
Изменен принцип указания агрегатных функций.
Вместо явного указания агрегатной функции для формул (ранее всегда использовалась сумма) выбор предоставляется пользователю.

Изменения от 23.10.2015
Реализована возможность указания формул в качестве частей других формул с проверкой цикличных ссылок.

По многочисленным просьбам снижена стоимость скачивания:)

Замечательная штука — универсальный отчет по регистрам накопления в типовых конфигурациях на обычных формах.
А можно ли сделать так, чтобы в одном отчете выводились данные не из одного регистра, а из нескольких?
И не только из регистров накопления, а еще и из регистров сведений?
С универсальным мульти-отчетом — МОЖНО!

3 стартмани

Как заполнить?

Обе типовые формы содержат один набор реквизитов и условных обозначений, поэтому принципы их заполнения одни и те же. Бланки располагаются на двух сторонах листа в книжном расположении. 1 раздел: учет рабочего времени.

В шапке документа обязательно указывается:

• наименование предприятия вместе с правовой формой (ИП, ООО, ОАО и так далее);
• код по ОКПО;
• отчетный период (с первого по последний день месяца);
• номер документа.

Ячейка «Дата документа» заполняется в последний день перед отправкой на утверждение руководителя.

1-й столбец таблицы учета содержит порядковый номер работника, начиная от единицы.

2-й столбец — фамилия и инициалы каждого сотрудника вместе с занимаемой им должностью. Эти данные берутся из личных карточек работников по форме Т-2. Порядок внесения строго не определен, но чаще всего фамилии вносятся по алфавиту либо по табельному номеру, который вписывается в соседний 3-й столбец.

4-й и 6-й столбцы – это основная часть документа, в которую и вносятся числовые или буквенные условные обозначения отработанных часов за каждый день. Верхняя строчка используется для внесения кодов, нижняя — часов. В бланке Т-13 обе половины месяца отмечаются в 4 столбце, тогда количество строк у каждого работника удваивается.

5-й и 7-й — промежуточные итоги за первую и вторую половину месяца соответственно.

Остальные графы таблицы с 8-й по 17-ю заполняются в конце периода на основании подтверждающих документов (больничных, приказов, объяснительных записок):

• 8-13 — количество дней (верхняя строка) и часов (нижняя строка) с отдельным подсчетом сверхурочных часов и времени, отработанного в праздничные дни и ночью;
• 14-16 — количество неявок с указанием кода причины;
• 17 — сумма выходных дней за месяц.

2 раздел: расчет с персоналом.

Эта часть таблицы расположена на 3 странице содержит вид оплаты и коррсчет, ее заполняет бухгалтерия на основании «Плана счетов». В табеле Т-12, если для всех работников эти параметры одинаковы, сотрудник расчетного отдела заполняет графы 18-22, а если каждый работник проходит по разным видам оплаты, нужные коды и цифры вставляются в столбцы 18-34.

Столбцы 35-55 содержат статистическую информацию по каждому работнику и итоговые показатели работы подразделения за месяц: количество человеко-дней и человеко-часов, списочную численность работников и так далее.

В табеле Т-13, который заполняется автоматически на основании информации из бухгалтерской программы, заполнению подлежат 7-9 графы в первом случае и 9-я графа в случае применения нескольких тарифных ставок.

Отчет ОСВ++ для 1С:Бухгалтерии 3.0 — расшифровка оборотов, добавление любого количества субконто без изменения конфигурации и не только

Отчет ОСВ++, наряду с возможностями типовых отчетов ОСВ, ОСВ по счету, Карточка счета, Анализ субконто и Карточка субконто, позволяет: Консолидировать данные ОСВ нескольких организаций; Добавлять произвольное количество субконто — наряду со стандартными, в качестве субконто могут быть задействованы любые реквизиты и дополнительные сведения документов движения; Получать расшифровки оборотов по корреспондирующим счетам и субконто; Получать данные оборотов с расшифровкой по документам движения; Формировать сальдо по оборотным субконто; Выводить данные по счетам и аналитикам, обороты по которым в выбранном периоде равны нулю (типовой отчет «ОСВ по счету» в подобной ситуации данных не выводит). Внесение изменений в конфигурацию не требуется.

3 стартмани

Пошаговая инструкция по заполнению Т-12

Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как вести табель рабочего времени вручную по унифицированной форме Т-12.

Блок 1

Заполняем первую страницу, которая содержит сведения общего характера об организации и отчетном периоде, буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически данная страница заполняется в течение отчетного периода, но непосредственно в процессе работы возникают ситуации, которые сразу отразить в графике не удастся.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код «НН» (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит, почему отсутствовал. В график придется внести изменения, код «НН» заменить на другой — в зависимости от причины отсутствия.

Подобные ситуации предсказать невозможно, потому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который допустимо десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (уточните в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения. Информация отражается в двух графах:

• в верхней указывают буквенный или цифровой код;
• в нижней вписывают продолжительность отработанных часов.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. А как заполнять табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но вместо двух выходных останется только один.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца

Обратите внимание: нет разницы, дистанционная работа в табеле отмечена, смешанная или только в офисе (на производстве), порядок подсчета отработанного периода общий

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Так выглядит образец, как правильно заполнять табель учета рабочего времени по форме Т-12

Подробно о табеле учета по форме Т-13

По сути, назначение документа то же самое, то есть он применяется для подтверждения количества времени, проведенного человеком на работе или вне производства для дальнейшего расчета зарплаты и подсчета статистики. Но если документ Т-12 может быть оформлен на компьютере или вручную или комбинированным способом, то Т-13 заполняется автоматически специальной программой компьютера. Также это более сокращенный вариант отчета, который не содержит данные о заработной плате, а представляет информацию лишь о посещаемости. Форма Т-13 содержит только 13 граф. 

Общее и различное 

Иными словами, единственный общий признак формы Т-12 и формы Т-13 – это документы, предназначенные для ведения учета посещения работниками конкретного предприятия, а также для контроля рабочего времени отдельно каждого сотрудника. Отличительные черты включают следующие признаки:

1. Т-12 более широкой формы, которые применяются также для расчета заработной платы, а Т-13 – сокращенный вариант, который применим лишь для контроля рабочего времени;  
2. Т-12 состоит из 55 граф, а Т-13 только из 13 граф;
3. табель учета Т-12 может заполняться вручную, комбинированным способом или на компьютере, а Т-13 только на компьютере и с применением специальной программы. 

Для надлежащего контроля на предприятии должны использоваться оба варианта учёта.

Возможные нестандартные ситуации при заполнении формы

Болезнь во время отпуска

Если сотрудник болел в период учетного ежегодного отпуска и принес больничный лист, то необходимо проставить в табеле (Б) за указанные дни вместо отпуска (ОТ), а отпуск продлевается на время больничного.

Если сотрудник не вернулся с отпуска, а заболел, то в дни его неявки временно ставится (НН), а при предъявлении подтверждающих документов меняется на (Б).

Оформление праздничных дней во время отпуска сотрудника

Если сотрудник берет отпуск, а в тот период в соответствии с производственным календарем праздничные дни, то необходимо проставить (В) в праздничный день. Скажем, если сотрудник находится в отпуске с 10 по 17 июня, а 12 июня – праздничный день, что код (ОТ) в этот день заменяем на (В). Такой день не будет входить в период оплачиваемого отпуска.

Отпуск без сохранения заработной платы

В соответствии с законодательством у сотрудника могут возникнуть разные причины:

• “ДО” – В случае отпуска по семейным обстоятельства, который предоставлен с разрешения руководства.
• “ОЗ” – Отпуск, предоставляемый без сохранения зарплаты, в соответствии с ТК РФ, к примеру, в случае свадьбы.
• “ДБ” – если сотрудник берет отпуск без сохранения зарплаты, который предусмотрен отраслевым решением или коллективным договором.