Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Плюсы и минусы системы тайм-менеджмента

У системы планирования, как и у любой другой методики повышения личной продуктивности, есть свои плюсы и минусы.

Навыки тайм-менеджмента	Плюсы	Минусы
Постановка целей	В результате получается чёткий перечень задач, которые нужно выполнить.	При формировании списка человек может подсознательно избегать слишком сложных или неприятных ему целей.
Расстановка приоритетов	Не нужно метаться между целями, есть определённая последовательность.	Если приоритет цели меняется в процессе работы, она может нарушить весь порядок и доставить много неприятностей.
Осознание себя	Здравая оценка ситуации помогает правильно вести планирование и не тратить время и ресурсы зря.	Саморефлексия – это сложная психологическая технология, которой не так просто овладеть.
Мотивация	Разные типы и степени мотивации позволяют работать эффективнее. Проще получить второе дыхание, видя рядом с собой цель.	Навык работает правильно только в том случае, если были верно расставлены приоритеты. Если же на том этапе допущена ошибка, то фокусировка её лишь усугубляет.
Фокусировка внимания	Концентрируясь на ключевых задачах проще достигать максимальной эффективности.	Навык работает правильно только в том случае, если были верно расставлены приоритеты. Если же на том этапе допущена ошибка, то фокусировка её лишь усугубляет.
Планирование	Хороший план – это половина дела. Если есть чёткий порядок действий, человеку проще ориентироваться в рабочем процессе.	Форс-мажорные ситуации редко учитываются в планах. Если время строго расписано, тогда неожиданно появившаяся задача может ему существенно навредить.
Делегирование	Передавая часть задач другим людям, человек может существенно повысить собственную продуктивность за счёт экономии времени и ресурсов.	Привыкнув передавать элементы рабочего процесса можно потерять его общую картину и стать слишком узкопрофильным специалистом.

Любые навыки тайм-менеджмента нужно использовать с умом и комплексно. Только разумный, взвешенный подход к этой методике поможет реально повысить свои показатели и взять время под контроль.

Зачем человеку нужен тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:

Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов и т. п. В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать. Тайм-менеджмент помогает если и не победить, то хотя бы взять под контроль этот поток дел. Пользуясь его технологиями, мы можем грамотно распределять свое время, быстрее справляться с текущими задачами и отделять важные дела от второстепенных.
Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат. И эта еще одна задача, с которой отлично справляется тайм-менеджмент. Он предлагает человеку конкретные «рецепты», помогающие повышать производительность труда, правильно выстраивать рабочий процесс и достигать максимума в любом деле.
Находить время для важных дел. Современный человек все чаще сталкивается с дефицитом времени. Иногда он настолько придавлен делами, что у него не остается толком времени ни на хобби, ни на саморазвитие, ни даже на свою семью. Тайм-менеджмент помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности

Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него по-настоящему важно, а значит и жить полноценной жизнью.
Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда

Кто-то мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. Кто-то мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами. И здесь им снова может пригодиться тайм-менеджмент. Он помогает превратить абстрактные мечты в конкретные и понятные цели, а затем найти оптимальный путь для их достижения.
Управлять собой. Человек привык считать себя существом рациональным, но это зачастую не соответствует действительности. Во-первых, он подвержен перепадам настроения, приступам лени и прокрастинации. Во-вторых, он нередко совершает импульсивные поступки и делает совсем не то, что собирался. Тайм-менеджмент, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.
Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.

Однако управлять своей жизнью все-таки можно. И тайм-менеджмент — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси

Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас

Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь

С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

• важные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте

Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Принципы тайм-менеджмента

Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
Ведите записи.
Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
Всегда носите с собой ручку и блокнот.
Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
Научитесь говорить «Нет»

Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
Не выполняйте чужие дела

Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
Выделяйте время на самосовершенствование.
Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента. Советы от ведущих специалистов в этой области

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

Делайте то, что должны сделать сначала

Не откладывайте важные дела на потом.
Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
Все действия выполняйте на основе приоритетов.
Не тратьте много сил на достижение незначительной цели

Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу — время.

Правила тайм-менеджмента

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путём изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путём предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха

Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесёт должных результатов, а организм потом всё равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии

На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч

Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов

Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

Теоремы Тайм-Менеджмент

Теорема ТМ 1:

Чем больше дел и усилий мы пытаемся уместить в отдельный отрезок времени, тем короче он становится в субъективном восприятии

Чем больше задач конкурируют за ваше время и внимание, тем острее ощущение ускользающего времени (Торопись не спеша)

Теорема ТМ 2:

Именно сейчас происходит самый важный момент нашей жизни (жить «здесь и сейчас», а не в прошлом или будущем; идти по пути наименьшего сопротивления). Тогда каждый момент времени используется наилучшим образом.

Теорема ТМ 3:

Нет ничего проще, чем быть все время занятым, и нет ничего сложнее, чем быть эффективным. Работай с умом, а не с усердием. То есть – Работай не 12 часов, а головой.

Следствие: суперактивный человек настолько занят делами, что у него не хватает времени, чтобы взвесить, насколько они ценны и значимы.

Неординарные приемы и технологии

Для управления временем применяют разнообразные методы и системы. Некоторые из них, несмотря на нестандартность, очень эффективны.

 «Лягушка на завтрак»

Автор методики Брайан Трейси именует ее «поеданием лягушки», цитируя Марка Твена. Писатель прекрасно сказал, что если первое, что вы совершите утром, – съедите живую лягушку, сможете пережить остаток дня с осознанием того, что худшее позади. Ваша лягушка – это наиболее трудная либо нудная задача, нужно справиться с ней в первую очередь, без каких-либо отсрочек. Так вы избавитесь от эмоционального напряжения и груза, который давил бы в течение дня.

«Стейк из слона»

Крупные проекты, требующие большого планирования и осмысления, в тайм-менеджменте называет «слонами». Их предлагают резать на «стейки»: на такие части, которые могут быть завершены как мини-проекты или послужить этапами большого и важного проекта. Затем тайм-менеджеры предлагают планировать «съесть» такие «слоновьи стейки», выделяя для них временные интервалы в обычном ежедневном графике. Так будет легче приступить к выполнению поставленной задачи, лучше понять ее

Техника «Помодоро»

Созданная в 1992 году, методика Pomodoro дает возможность сконцентрироваться на выполнении важного задания без отвлечения на внешние раздражители. Суть этой технологии тайм-менеджмента – в промежутках, на которые подразделяется работа, условно называющихся помидорами

Длительность подобного «томата» составляет 30 минут: 25 минут работы и пятиминутный перерыв. Для их контроля используется звуковой таймер.

Как только таймер сработает, устройте пятиминутный перерыв. По завершению паузы нужно вновь заняться решением задания. Каждый цикл надо отмечать галочкой рядом с исполняемой работой. Спустя четыре «томата» – передышка от четверти до получаса. После выполнения задачи пометьте ее в перечне и приступайте к следующей.

Ведение перечня задач необходимо для самоконтроля и наблюдения за собственной эффективностью. Например, подводя итоги рабочей недели, вы сможете оценить, за какое количество «помидоров» было завершено то или иное дело.

Автоматизация и упрощение

Работа тела осуществляется по внутренним часам с природными, «плановыми» фазами как высокой, так и низкой энергии. У большей части людей в промежутках с 2:00 до 4:00 и с 13:00 до 15:00 происходит упадок сил. Но для каждого значение индивидуально. В это время лучше лечь спать либо заняться несложной, «механической» работой.

Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) стоит делать подряд, а по исполнении переключиться на другую деятельность. Суть в том, что мозг привыкает к систематическим действиям и исполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования – записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества – социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация – это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто – это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

7 правил тайм-менеджмента

Для того, чтобы доводить дела до конца, нужно соблюдать ряд несложных правил.

Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»

Во-первых, цель должна исходить именно от твоих желаний, а не быть навязанной обществом или семьей. Только в этом случае она будет заряжать. Должно быть четкое представление для чего тебе нужно достижение этой цели. Как изменится твоя жизнь, когда ты достигнешь её.

Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас продавец в магазине, а мечтаете о собственном автомобиле Porche, то скорей всего вы ничего не начнете делать для достижения этой цели по двум причинам:

• Вам кажется, что это не для вас и у вас никогда такого не будет (даже если вы будете визуализировать каждый день и увешивать всю квартиру картинками с дорогим автомобилем, увы, ничего не произойдёт).
• Это слишком далекая цель. Если вы посчитаете, что с вашим доходом такую машину можно купить через 50-60 лет, то мотивация сразу же пропадёт, потому что цель очень далека от настоящего времени.

Правило 2 — Ставить цель по системе SMART

S — Specific (Конкретная)

Цель должна четко определять, какой результат вы получите в итоге. Одна цель – один результат.

M — Measurable (Измеримый)

Цель должна иметь свою единицу измерения. То есть такую меру, которая поможет понять, что цель достигнута на 100%.

A — Achievable or Attainable (Достижимый)

Вы должны понимать, что поставленная цель вам под силу и у вас достаточно знаний, навыков, опыта, ресурсов для того, чтобы достигнуть эту цели в поставленные сроки.

R — Relevant (Значимый)

Важно понимать, как изменится ваша жизнь, когда цель будет достигнута. Какими вы станете, какое окружение у вас будет, ваш заработок и уровень жизни

T — Time bound (Ограниченный во времени)

Цель, ограниченная по времени, даёт больше возможности контролировать ход её выполнения. А также позволяет понять, насколько вы эффективны на пути достижения цели.

Правило 3 — Деньги не могут быть целью

В качестве цели не стоит ставить суммы денег. Деньги это не цель, это ресурсы, которые мы используем на пути достижения цели.

Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра

Главным навыком высокоэффективных людей является правильное распределение своих ресурсов. А для этого нужно четко планировать свой день и распределять все дела на 4 группы:

• Важные и срочные дела – те дела, которые внесут весомый вклад в достижение главной цели.
• Важные и несрочные – дела, которые имеют высокий потенциал, но не имеют срочности.
• Срочные и неважные – на такие дела не рекомендуется тратить много времени. Так как их выполнение не имеет вес в достижении цели.
• Неважные и несрочные – дела, которые воруют наше время. Чаше всего такие дела можно делегировать.

Видео

Правило 5 — Принцип равномерного распределения

Научитесь распределять нагрузку равномерно. То есть, лучше делать каждый день по чуть-чуть, чем один раз в неделю, но много.

Во-первых – это вырабатывает привычку и дисциплинирует.

Во-вторых – больше вероятности, что вы выполните маленькое дело, которое займёт 20 минут, чем большое в 3-4 часа.

В-третьих – на протяжении выполнения маленького дела мозг будет работать всё время на 100%. При выполнении большой задачи мозг будет терять концентрацию и переутомляться.

Правило 6 — Используйте метод Помодоро (помидора)

Если вам сложно сесть за выполнение какой-либо задачи, воспользуйтесь методом Помодоро (в народе «помидора»). Суть метода – работать 25 минут ни на что не отвлекаясь, затем отдохнуть 3-5 минут и вновь приступить к выполнению задачи. После 4х подходов сделать большой перерыв в 20 минут.

Правило 7 — Действуйте прямо сейчас

Не нужно ждать подходящего момента, потому что он не наступит НИКОГДА. Если вы сейчас уже начали откладывать выполнение каких-либо дел, то вы будете откладывать их до бесконечности. Единственный выход, как можно разорвать этот замкнутый круг — это начать действовать прямо сейчас. Делай, анализируй, улучшай! Пусть это будет вашим девизом.

Кому необходим?

Навыки тайм-менеджмента полезны не только для тех, кто считает, что он достиг своего «потолка» и теперь нужно ставить новые планки в развитии.

Есть ряд профессий и специализаций, которые не могут работать без правильного планирования:

• Люди, которые занимаются частным бизнесом. Когда личное дело зависит только от руководителя, нет возможности установить для себя стабильное расписание. Нужно уметь работать с динамическими планами, уметь настраивать свой день максимально эффективно.
• Фрилансеры. Если в работе нет чёткого графика и проверяющих, которые контролируют эффективность, большинство людей просто не могут собраться и вовремя заняться делами. Только самостоятельно установленное расписание помогает бороться с этой проблемой. Особенно актуально для тех, кто работает в интернете.
• Управляющие в любой сфере деятельности. Руководитель, который должен контролировать своих подчинённых, не может сам оставаться без личного контроля. Без умения анализировать и правильно распределять временные ресурсы управленец становится практически бесполезен.

Особые рекомендации для женщин

Тайм-менеджмент для представительниц прекрасного пола является относительно новым понятием, предполагающим искусство управлять временными ресурсами с учетом специфики обязанностей, обычно налагаемых на женщин обществом, и психологических особенностей.

Работающей женщине необходимо:

• Не раскачиваться перед работой, лучше прийти пораньше либо выпить кофе на рабочем месте, чем сидеть с коллегами в столовой в начале трудового дня.
• Трудные задания разделять на малые части. Случается, что для написания большого отчета может потребоваться несколько дней, поэтому лучше продумать это заблаговременно, чтобы работа не превратилась в аврал.
• Заниматься сложными делами до обеда, что избавит от переживаний в продолжение дня и груза на душе. 
• Четко осознавать круг должностных обязанностей и не нагружать себя заданиями, не имеющими обоснования.

Работать надо по принципу: 50 на 10, уделяя время отдыху либо переключаясь на спокойную деятельность. Спустя два часа не лишним будет пройтись, что позволит избежать болей в глазах или спине.

GTD (Getting Things Done)

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Вот ее основные постулаты:

1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Хобби», «Покупки», «Ремонт» и так далее.
3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычеркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
4. Когда все распланировано, приступайте к исполнению. Легкие и быстрые задачи решайте сразу же. Те, что вызывают затруднение, постарайтесь делегировать, далее приступайте к сложным длительным задачам.

Спланировать рабочую неделю: «пессимистичный» подход

Консультант по тайм-ме­недж­мен­ту Лора Ван­дер­кам заметила: даже люди, которые планируют дела на неделю вперед, не закладывают резерв на форс-мажоры. Поэтому, когда всё идет по плану, им хватает времени, а если нужно поработать больше, приходится отказываться от хобби, времени с семьей или саморазвития.

Она предлагает не строить иллюзии, что график будет соблюден минута в минуту, и выделить на неделе дополнительное время для рабочих задач. С плотным расписанием это может быть непросто, зато такой «пессимистичный» подход точно позволит всё успевать.

Ван­дер­кам резюмирует: