Трудовой договор с дистанционным работником — образец 2021 года

Как изменился порядок обмена информацией между работодателем и работником при дистанционной работе

В предыдущей редакции статьи 312.2 ТК РФ говорилось о том, что при заключении трудового договора и дальнейших взаимоотношениях сторон можно использовать электронные документы. Но механизм электронного документооборота, в частности – порядок использования электронных подписей (ЭП), не был регламентирован в «старом» варианте ТК РФ.

В новой редакции ТК РФ, в статье 312.3 подробно расписан порядок электронного и «бумажного» обмена информацией между работодателем и работником.

С 2021 года усиленные ЭП требуются только для заключения, внесения изменений и расторжения в электронном виде следующих договоров:

• трудового и дополнительных соглашений к нему;
• о материальной ответственности;
• ученического (с отрывом или без отрыва от работы).

При этом у работодателя должна быть усиленная квалифицированная подпись, а работник сможет воспользоваться как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной ЭП.

Для остальных видов кадровых документов (приказов, заявлений и т.п.), стороны могут установить другие формы подписания. Эти варианты нужно указать в коллективном или трудовом договоре, либо в других локальных нормативных актах компании (далее — ЛНА). Можно, например, использовать простую электронную подпись или обмен скан-копиями подписанных бумажных документов.

Факты получения документов сотрудниками и/или работодателем нужно обязательно фиксировать. Каждая из взаимодействующих сторон должна в установленный в ЛНА срок направлять другой стороне подтверждение.

Если по закону документы, регламентирующие трудовую деятельность, нужно оформлять на бумажном носителе и/или предоставлять для ознакомления работникам в письменной форме, сотрудники на «удаленке» могут ознакомиться с ними одним из трех способов:

• прочитать бумажную версию под роспись;
• обменяться электронными документами;
• использовать другой вариант, предусмотренный ЛНА, например – пересылку скан-копий.

Дистанционный сотрудник теперь может направлять работодателю информацию для оплаты больничных листов (в том числе для декретных выплат) одним из двух способов. Вариант передачи информации зависит от того, в каком виде оформлен больничный лист:

1. Оригинал «бумажного» больничного работник, как и ранее, должен направить по почте, заказным письмом с уведомлением.
2. Для электронного листа нетрудоспособности сотруднику достаточно передать работодателю серию и номер документа. Этот вариант можно использовать, если медицинская организация и работодатель входят в систему информационного взаимодействия.

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:

• надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте,
• надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам,
• надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов,
• работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи,
• для дистанционного работника могут устанавливаться: режим труда, согласованный с работодателем,
• право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов,
• особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.

Риски: ТК РФ не содержит норм, прямо указывающих на то, что следует понимать под местом работы дистанционных сотрудников и каким образом отражать условие о месте работы в трудовом договоре, заключаемом с данными сотрудниками. Возможности: в трудовом договоре с дистанционным работником можно установить любой режим рабочего времени, устраивающий стороны и не противоречащий ТК РФ.

Место работы

Одним из главных признаков дистанционного труда является отсутствие у дистанционного работника стационарного рабочего места. Свою трудовую функцию он выполняет вне места нахождения работодателя и его обособленного подразделения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

При этом в силу ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре с дистанционным работником необходимо указать место, в котором работник непосредственно исполняет трудовые обязанности.

Это может быть город, в котором лицо фактически будет работать. При этом место регистрации этого работника может быть другим. Для дистанционного работника место работы также может быть указано, например, как « место фактического нахождения работника » – без упоминания конкретного населенного пункта.

Условие о месте работы можно сформулировать и следующим образом: « Работа по настоящему трудовому договору является дистанционной. Местом работы является место нахождения работника, определяемое работником самостоятельно, находящееся вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя » .

Указание в трудовом договоре о дистанционной работе города, в котором лицо будет фактически выполнять свои трудовые обязанности, само по себе не будет являться основанием для того, чтобы расценивать этот договор как договор со « стационарным » работником (даже в случае, если в этом городе у организации есть обособленное подразделение).

При этом дистанционный работник в любом случае включается в штатное расписание организации наряду с другими работниками, т.е. он является штатным работником.

Время работы

В силу ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре.

Таким образом, в трудовом договоре с дистанционным работником можно установить любой режим рабочего времени, устраивающий стороны и не противоречащий ТК РФ.

При этом установление в трудовом договоре о дистанционной работе режима рабочего времени само по себе не означает, что трудовой договор перестал являться дистанционным.

Законодательство об удаленном и дистанционном труде

Удалённый труд предполагает, что работник выполняет свои основные трудовые обязанности не на своём стационарном месте работы, которое создано работодателем. Он работает на некотором расстоянии от этого места.

В ТК РФ даны подробные описания 2 разновидностей такого труда:

• надомный труд. Такой труд регулируется главой 49 ТК РФ и предполагает, что место работы для такого сотрудника – это адрес его места жительства, который указан в личном деле;
• дистанционный труд. В гл. 49.1 ТК РФ сказано, что место работы такого сотрудника не определено, и он имеет право выбирать его самостоятельно.

Но как бы ни назывались эти разновидности, у них есть много схожих черт:

• труд таких работников попадает под юрисдикцию действующего трудового законодательства — ТК РФ и других нормативных актов о труде;
• работник имеет право не находиться на том рабочем месте, которое для него оборудовал работодатель. При этом будет считаться, что он находится на рабочем месте, и в табеле эти дни будут отмечаться, как рабочие;
• время, которое такой работник тратит на выполнение своих основных трудовых функций, никак не контролируется начальством. Такой работник может трудиться в любое время суток;
• те средства труда, которые работник использует для выполнения своих непосредственных трудовых обязанностей, могут принадлежать как ему самому, так и работодателю;
• работник имеет право требовать от работодателя возмещения ему расходов, связанных с выполнением своих трудовых обязанностей при условии, что для этого использовалось имущество работника;
• порядок передачи ТЗ в работу и получение от такого работника результатов работы оговаривается отдельно;
• в обязанности работодателя по отношению к таким работникам входит:
  • проведение инструктажа по охране труда;
  • обеспечение медицинского обслуживания наравне с «обычными» работниками;
  • расследование несчастных случаев, если таковые будут иметь место;
  • обеспечение работников средствами специальной защиты;
  • контроль над условиями их труда.
• в трудовом договоре могут быть прописаны особые условия для его расторжения.

Плюсы и минусы

Дистанционные трудовые договора имеют ряд неоспоримых преимуществ, позволяющих значительно оптимизировать многие статьи расходов на персонал:

• Сокращение затрат на аренду или покупку офисных помещений
• Отсутствие необходимости организовывать быт сотрудников: комнаты отдыха, столовые, гардеробные.
• Сокращение расходов на доставку персонала на рабочее место. Особенно актуально данное предложение для мегаполисов
• Конкурентное преимущество в отношении борьбы за квалификацию сотрудников. Экономия на вышеуказанных статьях дает возможность расширить социальный пакет, предложив сотруднику ДМС, страхование и другие бенефиты.
• У крупных компании с высокой численностью нет необходимости нанимать высококлассных специалистов только внутри одного города, перенося часть функционала в регионы. На периферии уровень заработных плат, на которые рассчитывают кандидаты на порядок ниже столичных.
• Возможность широко привлекать на работу дистанционных специалистов с ограниченными возможностями, инвалидов.

Тем не менее, кадровику важно знать об ограничениях и минусах для работодателя в практике оформления дистанционного трудового договора:

• Сложности контроля дисциплины труда, посещаемости рабочего места. Увольнение сотрудника за прогул станет проблемой.
• Условная значимость контроля рабочего времени. Так, например, работник может заявить о переработках и доказать обратное будет достаточно сложно. Оплатить переработки законодатель требует по двойному тарифу. Сотрудник также может настаивать на том, что он работал над заданием в ночные часы, которые оплачиваются с надбавкой минимум в 20% от ставки.
• Трудности обучения и стажировки нового сотрудника, дачи обратной связи по результатам работы, увольнения при неудовлетворительном прохождении испытательного срока.
• Контроль качества работы и нормы выработки.
• Необходимость ведения электронного архива для хранения информации по каждому сотруднику, переписки с ним или уведомления об изменениях в локально-нормативных актах или ПВТР. Поможет в этом профессиональная CRM система.

Для предотвращения возможных проблем, важно перед введением практики дистанционного трудоустройства проработать все нюансы кадрового делопроизводства и внести изменения в ЛНА и ПВТР. В Правила внутреннего трудового распорядка вносят нюансы табелирования, частоту отчетности, переписки, предоставление результатов работы

Какие нужны документы

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (за исключением случаев, когда договор заключается впервые или работник трудится на условиях совместительства). Если человека впервые принимают на работу после 01.01.2021, трудовая книжка ему не заводится (см. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
• иные дополнительные документы (с учетом специфики деятельности).

Человек, поступающий на удаленную работу, вправе предъявить эти документы в электронной форме. Но по требованию работодателя он обязан направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе.

Дистанционный смотритель

Чтобы работать в центральном офисе крупной столичной компании, уже не обязательно жить в Москве или ее пригороде. И вряд ли после пандемии на рынке труда все будет по-старому.

С 1 января 2021 года удаленная занятость может полностью стать законной, Госдума планирует в ноябре принять ­поправки о ней в Трудовой кодекс. С датой их рассмотрения во втором, основном чтении Дума должна определиться в эту среду, сообщил «РГ» первый заместитель руководителя думской фракции «Единая Россия» Андрей Исаев.

После первого чтения законопроекта об удаленке в Госдуму поступило 176 поправок, а также 90 обращений. «В чем-то на уступки пошли профсоюзы, в чем-то — работодатели. Но компромисс, с нашей точки зрения, отражает основное содержание закона: защиту прав работников, учитывающую и интересы предпринимателей», — отмечает Исаев.

Ко второму чтению в законопроекте дистанционную работу разделили на виды. «Была большая дискуссия о том, какой термин лучше применять — «удаленная работа» или «дистанционная работа» — и как их развести, — напомнил Исаев. — В предлагаемой нами редакции все это называется дистанционной работой, она подразделяется на три вида. Первый вид — дистанционная работа на постоянной основе. Второй — временная дистанционная работа. Это когда работник, изначально работавший стационарно, в силу обстоятельств временно переводится работодателем в дистанционный режим. Мы установили, что такой временный перевод не должен превышать шести месяцев. Третий вид — дистанционная работа, выполняемая периодически, то, что в редакции первого чтения называлось комбинированной занятостью: когда работник трудится частично в офисе, в какие-то, предположим, дни недели».

Временный перевод на удаленную работу не должен превышать шести месяцев

Также предлагается законодательно закрепить, как должна оплачиваться удаленная работа, за что можно наказать и уволить. До сих пор в ТК четко не урегулированы вопросы оплаты сотрудников, которые трудятся удаленно. Из-за этого некоторые недобросовестные работодатели начали уменьшать людям зарплаты, премии, лишать бонусов, которые были при стационарной работе. У работодателей свой резон: сотрудники выполняют меньший объем работы, эффективность и производительность зачастую падает, чаще стали совершать ошибки.

По словам Исаева, в последней версии поправок закреплена норма о том, что если человек временно переводится на дистанционную работу, то при сохранении у него прежних трудовых обязанностей зарплата не может быть уменьшена. А если работник не может работать дистанционно, должна быть определена плата ему за простой по независящим от сторон причинам.

Серьезная дискуссия развернулась по условиям расторжения трудового договора. «В действующем законе написано, что в отношении дистанционных работников расторжение трудового договора по инициативе работодателя может осуществляться по основаниям, которые изложены в трудовом договоре. Это подход в пользу работодателя — в 90% случаев работодатель напишет то, что ему нужно, и будет иметь право уволить работника в любой момент по любому основанию, — подчеркивает Исаев. — Поэтому мы договорились, что ставим общие основания увольнения по инициативе работодателя и для стационарных, и для дистанционных работников».

Инфографика «РГ»/ Леонид Кулешов/ Ольга Игнатова

При этом к дистанционному работнику практически невозможно применить такое основание, как прогул, потому что прогул описан в ТК РФ как отсутствие на рабочем месте свыше четырех часов. «У дистанционных работников нет постоянного рабочего места, и поэтому вместо прогула предложена другая норма — о том, что работник может быть уволен, если он без уважительных причин два рабочих дня не отвечает на запросы работодателя и не выходит на связь. Это фактически проступок, эквивалентный прогулу. По инициативе работодателей, но с согласия профсоюзов было учтено и другое основание — это переезд дистанционного работника в другое место, которое существенно мешает исполнению трудовых обязанностей или должно поменять условия трудового договора, — рассказал Андрей Исаев — Издание локальных нормативных актов, которые требуются при переводе на дистанционную работу, должно осуществляться с учетом мнения профсоюзной организации».

Иные условия

Не забудьте оговорить следующие важные условия рабочих взаимоотношений:

1. Срок действия соглашения. Если указать конкретный срок, то это будет срочный трудовой договор. Не указывая сроки действия, заключается бессрочное соглашение.
2. Время труда и отдыха. Однако это условие можно опустить. В таком случае работник определяет самостоятельно, когда ему трудиться, а когда отдыхать.
3. Право на отпуск. Закрепите в соглашении особенности предоставления, продолжительности и оплаты очередного трудового отпуска.
4. Основания расторжения контракта. Перечислите все значимые обстоятельства, при которых действующее соглашение может быть расторгнуто.

Форма, разделы и их особенности

Если взять любой образец дистанционного трудового договора, то здесь можно найти следующие подразделы:

• Общие положения.
• Предмет договора.
• Права и обязанности сторон.
• Условия оплаты труда.
• Рабочее время и время отдыха.
• Трудовая функция работника.
• Социальное страхование.
• Гарантии и компенсации.
• Условия прекращения трудового договора.
• Заключительные положения.
• Реквизиты сторон.

В любом трудовом договоре, включая тот, который заключается с дистанционным работником, обязательно прописываются:

• условия предоставления работы (пересылка по средствам электронной связи, заверение электронной подписью, сроки);
• форма ее выполнения;
• форма оплаты труда, гарантии и компенсации, который работодатель обязан предоставить удаленному работнику.

Кроме того, можно прописать дополнительные пункты, где могут быть указаны дополнительные условия выполнения работы, некоторые особенности в плане выплат заработной платы, требования к выполняемой работе.

Этот пункт может быть достаточно обширным, что зависит уже от договоренностей сторон.

Как составить договор на удаленку

В условиях трудового договора прописывают:

1. Порядок и сроки исполнения должностных обязанностей, особенности подачи отчетов о выполнении задач.
2. Обеспечение условий для выполнения, нужным оборудованием, техническими и программными ресурсами, средствами защиты информации.
3. Порядок компенсации сотруднику за использование собственного программно-технического обеспечения, других расходов, связанных с выполнением обязанностей.
4. Условия оплаты труда.
5. Основание для увольнения и порядок расторжения правоотношений.
6. Права и обязанности обеих сторон.
7. Место заключения договора — юридический адрес работодателя.

Соглашение можно заключить в электронном виде с помощью электронной подписи. Бумажный вариант отправляют сотруднику заказным письмом в трехдневный срок. Допускается отправить сканированные копии документов для трудоустройства, но по требованию работодателя сотрудник обязан выслать по почте бумажные копии.

Период выполнения профессиональной деятельности дистанционным способом можно не записывать в трудовую книжку. Доказательством выполнения рабочих обязанностей в таком случае выступает экземпляр соглашения. Если запись о стаже важна для человека, то книжку направляют по почте или предоставляют в отдел кадров лично.

Правила расторжения договора с дистанционным работником:

• расторжение соглашения работодателем производится на оговоренных основаниях;
• если работнику сообщили о расторжении контракта в электронном виде, директор направляет бумажную копию приказа сотруднику по почте в день увольнения.

Возникшие в ходе работы вопросы решаются с помощью средств связи.

Другой комментарий к статье 312.3 Трудового Кодекса РФ

1. В отношении дистанционных работников трудовой договор закрепляет ряд особенностей, характеризующих организацию и порядок осуществления работы данными лицами (перечислены в ч.1 комментируемой статьи).

Следует обратить внимание, что оборудование и иные средства обеспечения трудовой деятельности дистанционных работников могут:
— предоставляться работодателем;
— обеспечиваться непосредственно самим работником из имеющихся у него средств и возможностей;
— использоваться на основании договора аренды и иных гражданско-правовых договоров. Условия обеспечения трудовой деятельности дистанционного работника должны быть четко регламентированы в рамках трудового договора

При этом в случае использования собственных или арендованных средств деятельности работника у работодателя возникает обязанность по возмещению расходов, обусловленных использованием таких средств и оборудования. В большинстве случаев такие положения не свойственны для трудовых взаимоотношений и носят гражданско-правовой характер. В данном случае трудовой договор следует рассматривать как квинтэссенцию трудового и гражданско-правового соглашения, охватывающего все существенные условия, характерные для данных видов договоров

Условия обеспечения трудовой деятельности дистанционного работника должны быть четко регламентированы в рамках трудового договора. При этом в случае использования собственных или арендованных средств деятельности работника у работодателя возникает обязанность по возмещению расходов, обусловленных использованием таких средств и оборудования. В большинстве случаев такие положения не свойственны для трудовых взаимоотношений и носят гражданско-правовой характер. В данном случае трудовой договор следует рассматривать как квинтэссенцию трудового и гражданско-правового соглашения, охватывающего все существенные условия, характерные для данных видов договоров.

В решении данного вопроса наиболее заинтересован работник, поскольку от степени регламентации в рамках договора порядка возмещения расходов зависит степень его защищенности. Для работодателя в большинстве случаев использование работником собственных средств и оборудования или заключение в отношении указанных объектов договора аренды в месте нахождения работника представляется наиболее удобным, а возмещение произведенных работником расходов позволяет сэкономить не только денежные средства, но и время, которые были бы потрачены на пересылку необходимых для осуществления трудовой деятельности средств, оборудования и иных необходимых объектов. В случае если указанные аспекты не регламентированы трудовым договором, по общему правилу обязанность обеспечения работнику возможности осуществления трудовой деятельности возлагается на работодателя.

2. Территориальное отграничение работника от работодателя не освобождает последнего от обязанности всесторонне и полно обеспечивать реализацию мер охраны труда. Часть 2 комментируемой статьи формирует отсылочное предписание в части охраны труда дистанционных работников, прямо предусматривая необходимость ее осуществления в общем порядке. Однако реализация общих правил охраны труда ограничивается для дистанционных работников лишь необходимостью проведения инструктажа по технике безопасности. В свою очередь, и эта обязанность носит ограниченный характер, поскольку такой инструктаж должен быть проведен лишь в отношении тех устройств, оборудования и средств, которые предоставляются работнику работодателем. Если же работник использует собственные или арендованные объекты, то данный факт освобождает работодателя от обязанности проводить инструктаж по порядку их использования. Реализация иных обязанностей в области охраны труда работников обусловлена осуществлением трудовой функции работником на территории работодателя.

Особенности организации и охраны труда дистанционных работников

Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет следующие обязанности, предусмотренные абз. 16, 19 и 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ:

• расследование и учет в установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 16 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• выполнение предписаний должностных лиц Роструда, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 19 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
• обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

Кроме того, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Что касается трудового распорядка, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению.

Порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков определяется трудовым договором о дистанционной работе в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.

В заключение хотелось бы отметить, что новый Закон предусматривает существенные изменения в регулировании труда дистанционных работников. Установлены понятие «дистанционные работники», порядок заключения и прекращения трудового договора, режим труда и отдыха данной категории работников. Кроме того, в ст. 1 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» внесено изменение, позволяющее использовать электронный документооборот и в иных случаях, установленных федеральными законами.

Трудовой договор с дистанционными работниками может заключаться в электронном виде, вводится норма, что сведения о дистанционной работе по желанию работника могут не вноситься в трудовую книжку. Документами, подтверждающими период дистанционной работы, в этом случае будут являться копии трудового договора и приказа о прекращении трудового договора, заверенные надлежащим образом работодателем, и др. В связи с этим Законом устанавливается возможность использования усиленной квалифицированной электронной подписи при заключении, изменении, прекращении трудового договора с данной категорией работников, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ, связанных с необходимостью проставления сторонами трудового договора росписей (подписей). Кроме того, ознакомление дистанционных работников с документами, установленными ст. 68 ТК РФ (оформление приема на работу), допускается в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

В.В.Рябинин

Эксперт журнала

«Упрощенная система налогообложения:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Подбор сотрудников ОП

Критерии подбора сотрудников ОП определяются особенностями бизнеса. Рассмотрим варианты на примерах.

1. Оптовая торговля. Процесс продаж можно свести к формату телефонных переговоров. Оптимальным решением станет организация удалённого колл-центра под руководством опытного менеджера. На месте продаж взять в аренду склад, с логистом или кладовщиком во главе.
2. Строительная фирма. Для руководства обособленным подразделением нужен опытный и ответственный человек, который пользуется доверием руководства компании. Случайное лицо на этой должности сведёт все усилия на нет. Таким образом, для руководства ОП лучше подобрать опытного сотрудника компании, и доверить ему формирование штата на месте.

К сожалению, не существует универсальных рекомендаций по вопросу подбора сотрудников ОП. Перед открытием обособленного подразделения всегда следует подсчитывать расходы на персонал, учитывая все нюансы и специфику бизнеса.

Формирование коллектива ОП: нюансы и ошибки

В большинстве случаев ОП не сможет успешно функционировать без сотрудника, который хорошо понимал бы особенности бизнеса и не знал всю «кухню» изнутри. Поэтому на новое место придётся перевести одного (или нескольких) опытных специалистов. Остальной штат вполне можно подыскать среди местных.

Подбирая такого специалиста, важно соблюсти баланс между опытом и административными способностями. Высококлассный профессионал может оказаться неспособен руководить коллективом

А блестящему администратору может недоставать опыта и знаний.

Важно также, чтобы один из сотрудников мог исполнять функции антикризисного менеджера. Это должен быть уважаемый человек, обладающий эмпатией и коммуникативными способностями

Так как в ОП работают и местные сотрудники, и переведенные из головного офиса, возможно возникновение конфликтных ситуаций ввиду разницы менталитетов. Ситуация может потребовать подбора именно местного руководителя для управления местными сотрудниками ОП.

Работа сотрудников ОП вахтовым методом и в командировках в большинстве случаев невыгодна руководству компании. Руководству придётся компенсировать расходы на проезд к месту дислокации ОП и проживание там. Кроме того, вахтовикам положена необлагаемая НДФЛ надбавка.

Если ситуация всё же требует временно отправить сотрудников в обособленное подразделение, рекомендуем ознакомиться с положениями ТК РФ о вахте (гл. 47) и командировке (ст. 166).

Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде

Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:

• получения от работника всех необходимых сведений о нем;
• предоставления работником оригиналов и копий документов, имеющих значение для трудоустройства и дальнейших расчетов по оплате труда;
• оформления подписываемого обеими сторонами трудового договора и возможных дополнений к нему;
• ознакомления работника под подпись с внутренними нормативными актами;
• получения работником справок от работодателя.

Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи. При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.

В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:

• через обычную электронную переписку с последующей отправкой почтой тех бумаг, которые работнику и (или) работодателю нужно иметь в оригинале;
• с использованием электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, причем от получателя обязательно направление ответного подтверждения.

Посредством электронных документов допускается осуществлять:

• знакомство с внутренними нормативными актами;
• подачу заявлений;
• предоставление объяснений.

Перевести на удаленку можно не только нового, но и уже работающего сотрудника. В частности, такая необходимость у многих работодателей возникла из-за эпидемии COVID-19. Для того, чтобы это сделать, с работником нужно заключить допсоглашение к трудовому договору. Что и как прописать в таком допсоглашении, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.