Что относится к первичной документации

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

• Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
• Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
• Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

С этим читают

Что такое учредительные документы

Основными организационными документами для любого предприятия, фирмы или организации служат учредительные документы. Не имея учредительных документов невозможно оформление юридического лица. В таких документах содержится вся самая важная информация об организации: ее учредители, юридический адрес, правовой статус, сфера деятельности, степень ответственности, данные об имуществе и его использовании, а также обозначен порядок ликвидации или реорганизации организации, если в этом возникнет необходимость.

Выделяют три основных учредительных документа:

• устав организации
• положение об организации
• учредительный договор.

Порядок оформления организационных документов и общие положения о них приведены в ст. 52 Гражданского кодекса РФ.

Устав

Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

• наименование и вид предприятия;
• его почтовый адрес;
• цель и направление деятельности;
• порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
• прочие аспекты деятельности.

Бумажный или электронный журнал?

Еще в очень многих компаниях, особенно в регионах входящая корреспонденция продолжает регистрироваться на бумажных носителях – в больших тетрадях. При небольших объемах информации такой способ можно назвать вполне приемлемым. Но, если документации очень много, тогда начинают возникать сложности, во-первых, с большими затратами времени на его ведение, во-вторых, с использованием зафиксированной в журнале информации.

Поэтому все больше компании переводят свой документооборот в автоматический режим электронной фиксации корреспонденции.

Для ведения электронного журнала можно использовать специальные программы или стандартные продукты Word и Excel. Но в любом случае ощутить превосходство использования автоматизированной фиксации писем по сравнению с ручной можно моментально. В электронных журналах не возникает сложности с поисками нужного письма, легко и удобно сортировать по любому запросу, можно вставлять ссылки и писать сколько угодно данных. Воспользоваться информацией с журнала в случае необходимости могут все сотрудники компании, но в то же время вносит какие-то коррективы и новые записи может только ответственный за это дело специалист (секретарь, делопроизводитель).

Иногда на предприятиях может быть использован комбинированный вариант регистрации входящих писем, когда одновременно ведутся и бумажный, и электронный журнал

Такой вариант наиболее подходит, когда речь идет об особо важной документации, чтобы перестраховаться: основным инструментов для работы является электронный носитель, а бумажный выполняет роль резервной копии

Простота восприятия

Чем проще документ, тем проще с ним работать. Это не означает, что документ нужно “порезать” вдоль и поперек. Нет. Но когда описание процедуры представляет из себя 70 страниц убористого текста (а мне довелось видеть такие примеры), работать с этим невозможно. Его просто никто не дочитает до конца.

Регламент бизнес процесса должен быть написан простым языком

Документ, написанный простым языком, легко читается и воспринимается. Регламент НЕ должен быть похож на заключение судмедэксперта или американского юриста. Чем проще прочитать и воспринять текст, тем больше полезной информации дойдет и осядет в головах сотрудников. Не надо писать “во избежание получения травм на производстве остерегайтесь подносить руки к работающему станку”. Можно сказать проще и действеннее – сунешь руку, оторвет пальцы. Проще. Меньше слов. А главное, все сразу понятно.

Никакой воды

Пожалуйста, не пишите текст ради текста. Уберите всю “воду”. Давайте честно – никто не читает в документах разделы “Общие положения”, “Область действия” и “Назначение документа”. Кроме того, очень часто эти разделы в разных документах абсолютно идентичны. Сделайте лучше отдельный документ под названием “Положение о регламентах” и дайте на него ссылку в документах. Если кому-то эта информация понадобится, он ее найдет и прочитает. То же касается всех “одинаковых” разделов. Сделайте их отдельными документами и ссылайтесь там, где это необходимо. Чем меньше воды, тем более “рабочим” становится регламент бизнес процесса.

Избегайте текста там, где это можно сделать

Графические модели бизнес процессов, схемы, иллюстрации и фотографии – все это должно быть в регламенте. С чего вы взяли, что регламент бизнес процесса – это скучный и формальный документ? Вовсе нет. Это документ, который должен быть эффективен в использовании. Тогда он работает. А графика воспринимается быстрее и глубже текста. Именно поэтому хорошо подготовленная модель бизнес процесса может полностью заменить собой регламент. Моделируйте процессы и используйте модели в качестве регламентов.

Простая структура – простая работа с документом

Откройте оглавление документа. Сколько уровней вы видите в структуре? В документе есть пункт 1.1.3.4.1 или вроде того? Если да, то скорее всего, что структура слишком сложная в 5 уровней. В регламенте бизнес процесса не должно быть больше 2-х, максимум 3-х уровней структуры. В оглавлении все понятно. Но как только человек пытается вникнуть в документ, он может запутаться – к какому разделу относится пункт 1.1.3.4.1 и почему он находится именно здесь.

Не делайте так!

Форма и содержание регламента должно быть согласовано между заинтересованными сторонами

Это не всегда возможный, но, безусловно, лучший вариант. Привлеките к разработке формы и структуры регламента бизнес процесса все уровни заинтересованных сторон. Так вы сможете разработать шаблон документа, который будет понятен всем и с которым все согласятся работать. Многие не любят работать с документами. Особенно читать их. Поэтому это очень важный пункт с точки зрения преодоления сопротивления. Кроме того, такой подход позволит отобразить…

… разные точки зрения на бизнес процесс

Точки зрения в бизнес процессах – это очень важная составляющая. У владельца процесса одна точка зрения. У исполнителя другая. А у менеджера третья. Точка зрения – это то, как участник смотрит на процесс. Это тот набор и форма подачи информации, которая нужна и удобна ему для работы. Поэтому регламент бизнес процесса должен быть составлен таким образом, чтобы удовлетворять точки зрения всех заинтересованных сторон. Есть, конечно, вопрос удобства использования – идеально, когда регламент представляет из себя электронный документ с возможностью отображения разных точек зрения. Это позволяет тем или иным заинтересованным сторонам “очистить” то, что они читают, от ненужной для них информации. Это высший пилотаж. Но так нужно делать. К примеру, мы в нашей компании именно так и делаем.

Резюме: регламент бизнес процесса должен быть прост для восприятия тех людей, которые будут с ним работать

Особенно важно это для тех категорий сотрудников, которые работают с такой документацией ежедневно

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

• экспедиторская/складская расписка
• МХ1, МХ3
• КС-2, КС-3
• заказ на работу
• заявка на проведение ремонта/услуг
• спецификация
• М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
• реестр (актов, расходов, услуг)
• смета, ценовой лист
• протокол разногласий
• претензия
• отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

• срок оплаты, изменения тарифов;
• формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
• штрих-код для ведения домашнего архива;
• специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
• двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Распорядительные документы организации

Различают следующие виды распорядительных документов:

Приказ. Издается руководством организации с целью решения производственных задач. Различают приказы по производственным вопросам и приказы по личному составу. К первым относятся приказы в отношении финансирования, снабжения, реализации товаров или услуг, распределения ресурсов. Ко вторым — о приеме на работу или увольнении, об отпуске или командировании сотрудника. Должен быть подписан руководителем и доведен до сведения тех лиц, деятельность которых он затрагивает.

Решения и распоряжения. Акты, издаваемы с целью оперативного решения возникших на производстве вопросов. Преимущественно носят методический и информационный характер. Решения и распоряжения оформляются идентично приказам и издаются в одном из следующих случаев: при необходимости распределения обязанностей или определении сроков выполнения той или иной задачи; при определении порядка использования автотранспорта и так далее. Распоряжения, как правило, состоят из распорядительной части и констатирующей, имеют отдельным пунктом назначение контролирующего органа в виде подразделения или должностного лица. Подписываются директором, нумеруются в границах календарного года. Если касаются основной деятельности предприятия, то хранятся постоянно, по хозяйственно-административным вопросам – пять лет.

Технология работы с системами документации

Отнесение различных видов документов к системам документации — важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота.

Цель этой работы:

• привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
• сократить количество видов документов, используемых в организации;
• выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
• организовать оптимальное хранение документов различных видов;
• настроить права доступа к документам различных видов.

Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация — это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу как автора, так и исполнителя документа.

Для того чтобы правильно отнести все используемые виды документов к системам документации необходимо провести следующую работу:

1. Определить состав документов, используемых в организации. 2. Унифицировать виды документов (сократить их количество). 3. Унифицировать тексты документов (разработать шаблоны документов). 4. Объединить унифицированные документы в системы документации.

1. Определение состава документов, используемых в организации

В ходе аудита делопроизводственных процессов необходимо выявить все виды документов, которые циркулируют в организации. Для этого можно провести анкетирование всех подразделений компании и выяснить, для каких задач и целей они используют те или иные виды документов. Скорее всего, результат будет предсказуемым: при решении сходных задач сотрудники разных подразделений используют различные виды документов, создавая тем самым избыточность используемых видов.

2. Унификация видов документов

Задача, которая стоит на этапе подготовки к автоматизации — сократить количество используемых видов документов, привести используемые документы к единообразию. Для этого следует определить круг вопросов и процессов, подлежащих документированию (эти сведения были получены в ходе анкетирования) и сформировать оптимальный состав документов.

3. Унификация текстов документов

На этом этапе должен быть выработан стандарт подготовки различных видов документов, включающий как обязательный набор реквизитов, так и обязательную структуру текста.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация текстов проводится поэтапно. Унифицируются структуры текстов и языковые средства выражения, и для унифицированных текстов разрабатываются трафареты, анкеты, таблицы.

Работа по унификации текстов документов завершается подготовкой шаблонов для всех видов документов, которые предполагается использовать в дальнейшей деятельности организации (схема 2).

4. Объединение унифицированных документов в системы документации

Все документы, которые решено использовать для документирования деятельности организации, следует объединить в системы документации по тем признакам, которые указаны в соответствующих нормативных документах. В дальнейшем такая систематизация документов используется при организации электронного хранения документов, настройках доступа к документам, настройках базовых и комплексных процессов для обработки различных видов документов.

Системы документации могут лечь в основу организации справочника «Внутренние документы», например, программы «1С:Документооборот 8». Такая организация внутренних документов значительно облегчает поиск и размещение информации в системе. Правильная классификация исключает дублирование информации и включение документов со схожими признаками в разные разделы списка.

Использование методического материала, например, выпущенного фирмой «1С» для подготовки к автоматизации документооборота организации, позволит самостоятельно и в сжатые сроки организовать работу с документами и в крупной компании, в небольшой фирме. Материалы содержат комплекты нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота, а также рекомендации по их использованию.

Специфические вопросы документооборота

Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:

Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
Бухгалтерские

Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
Секретные

Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.

Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).

Правовые документы

• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
• «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
• Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526
• Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
• Постановление Правительства РФ от 05.01.2004 N 1
• Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1

Какие бывают стандарты?

Нацстандарт

Нацстандарт- это стандартизация, которая утверждена нацорганами по определению стандартов в конкретно взятом государстве.

Ниже представлено несколько примеров нацстандарта.

• ГOCT P 51ООО, 4- 2ОО8 Нацстандарт PФ. Требования к легализации испытательных лабораторий.
• ГOCT P ИCO 1ОО12- 2ОО8 Нацстандарт PФ. Менеджмент. Правила, придуманные по отношению к измеряющим машинам.
• ГOCT 51ОО- 85 Госстандарт CCCP. Техсода.

Межгосударственный стандарт

Межгосударственная стандартизация- это усреднение, которое подтверждено Евразийским советом, который подтверждает нормы. Оно утверждено на этапе государств CHГ, которые поставили свои автографы в документе об усреднённых нормах.

Ниже представлен пример межгосударственного стандарта.

Стандарт организации

Стандарт организации прописывается, как CTO- это стандарт, который подтверждён в компании для улучшения производительных процедур, качества товаров и сервиса ( ГOCT 1, 12- 2ОО4 Стандартизация в PФ).

Согласно пункту 1 статьи 17 Ф3 PФ О техрегламентировании к компаниям, которые вправе придумывать стандарты, имеют отношение коммерческие, научные и саморегулируемые компании. Ниже приведён пример стандарта организаций.

CTO TПУ 2, 3, О5- 2ОО6 Стандарт организации. Стандарты из образования. Лабораторные уроки. Условия прохождения.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов

По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц

Кто разрабатывает ДИ?

Выбор сотрудника, на которого возлагается ответственность за разработку ДИ, напрямую зависит от масштаба предприятия. Если организация большая по количеству отделов, то типовая ДИ сотрудника составляется начальником определённого отдела для каждой группы должностей. В случае если предприятие небольшое, до 25 человек, то такой документ разрабатывается специалистом отдела кадров.

Нормативной базой для разработки должностной инструкции секретаря-делопроизводителя является Квалификационный Справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 г. № 37.

Профессиональные стандарты секретаря-руководителя составляются с учётом уровня квалификации, применяемые при разработке профстандартов, которые утверждены Приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 №148н.