Xyz-анализ: как узнать, сколько товара должно быть на складе

Этапы XYZ-анализа

XYZ-анализ даёт возможность оценить стабильность продаж и изменения спроса на продукцию компании. Главная цель данного метода состоит в том, чтобы на основе полученных данных спрогнозировать уровень продаж, предугадать колебания спроса на товары. Итогом применения сразу двух составляющих становится матрица ABCXYZ-анализа, на базе которой можно эффективно провести оптимизацию складских запасов и при необходимости скорректировать ассортимент продукции. Чтобы разобраться в особенностях XYZ-инструмента, придется вспомнить некоторые статистические формулы. Ключевая из них — формула среднеквадратического отклонения вариационного ряда:

В которой:

σ — среднее квадратическое отклонение;

Xi — значение i-го периода;

X ср — значение среднего периода;

n — количество периодов.

Данная формула предназначена для оценки величины рассеивания значений по отношению к среднему арифметическому. Чем среднеквадратическое отклонение меньше, тем ближе выбранное значение к среднему. На данный показатель ориентируются при планировании в сфере логистики.

Другой ключевой показатель для анализа — коэффициент вариации. Благодаря его расчету становится возможным сравнивать стабильность спроса на разные товары вне зависимости от объема их продаж. Так, товар, имеющий среднеквадратическое отклонение со значением 100, может продаваться в количестве 300 или же 30 тыс. штук ежемесячно. В первом примере значимость ежемесячных колебаний — 50 %, а во втором — 0,5 %. Получается, что второй товар продается стабильнее, то есть спрос на него легче спрогнозировать. Коэффициент вариации представляет собой отношение среднеквадратического отклонения к среднему значению определенного показателя и рассчитывается по формуле:

В которой:

σ — среднее квадратическое (стандартное) отклонение;

x — среднее значение.

В результате анализа ассортимент товаров можно разделить на три группы в зависимости от величины коэффициента вариации. Вот как обозначают получившиеся категории:

• X — группа с отклонением до 10 %. Сюда входят наименования, продажи которых стабильно высоки и спрос легко прогнозировать.
• Y — группа с отклонением от 10 до 25 %. Сюда попадают товары с сезонными продажами, спрос на них сложнее спрогнозировать, чем в категории X.
• Z — группа с отклонением выше 25 %. В данную категорию относят товары, продажи которых носят нерегулярный характер, спрогнозировать спрос не удается.

Единых стандартов относительно границ значений для группировки по X, Y и Z не существует. Всё зависит от специфики конкретной компании, сезонности продукции, текущих рыночных тенденций и других условий. Анализ ассортимента по ABCXYZ-системе должен быть проведен с учетом этих особенностей. Так, для категории X максимальное отклонение может быть на уровне как 10, так и 15 %. При этом смещаются и значения для других категорий: 15–50 % для Y и от 50 % для Z.

В рамках методики XYZ-анализа выделяют шесть этапов:

1. Сначала определяют объект для проведения анализа (например, конкретный клиент, поставщик, категория товаров, отдельный товар из ассортимента и т. п.).
2. Далее решают, по какому именно параметру будет проводиться анализ. Чаще всего для этого выбирают объем продаж товара или, например, количество отгружаемых со склада комплектующих. При этом единица измерения не имеет значения для расчетов.
3. Теперь нужно определиться с количеством периодов, которые будут учтены при анализе: можно взять цикл от одной недели до нескольких месяцев, года.

Период для анализа определяется в зависимости от особенностей компании и продукции. Универсального рецепта нет, но есть ряд рекомендаций:

• выбранный период должен превышать стандартный для вашей ситуации цикл поставок продукции;

• чем более длительный период для анализа вы возьмете, тем показательнее будет результат.

На данном этапе рассчитывается коэффициент вариации по каждому наименованию. В Excel для этого есть специальные формулы:

= СТАНДОТКЛОНП (диапазон ячеек) / СРЗНАЧ (диапазон ячеек)

Группировка по категориям X, Y, Z по результатам анализа.
Формирование выводов по полученным данным.

Седьмым шагом может стать совмещение результатов обеих частей ABC- и XYZ-анализа и оформление единой матрицы.

Неликвиды на складе: Pro и Lite версия. Редактирование реквизита в таблице документа. Для конфигурации УТ 11.х, ERP 2.x, КА 2.х 1С Предприятие 8.3

Внешний отчет для анализа товаров, находящихся на складе без движения. Работает для конфигураций 1С УТ 11.х, ERP 2.x, КА 2.х.
Отчет отображает товары на складах, движения по которым не производились в течении заданного периода дней.
Подключается как внешний отчет в конфигурации 1С Управление торговлей 11.
В Pro версии можно установить общий реквизит номенклатуры, для дальнейшего включения в отбор в установке цен номенклатуры.
Редактирование в табличном документе ускоряет процесс работы с неликвидами номенклатуры на складах.
Отчет можно использовать для стоимостной оценки товаров на складах.
Полный доступ к тексту модулей и СКД.

1 стартмани

Как пользоваться информацией, которую дал XYZ-анализ

По завершении XYZ-анализа мы видим товары с самым стабильным спросом, середнячков по этому параметру и аутсайдеров. Информация о том, к какой группе относится товар — основа для принятия решений.

Товары из группы X — те самые, ради которых к вам идет основной поток покупателей. Поэтому они обязательно должны быть на прилавке/складе.

В группе Y собрались середнячки. Их присутствие на складе и прилавке остается на усмотрение руководителя. Закупать в таком количестве, как лидеров по спросу, нет смысла. На них спрос тоже есть, но погоды он не делает.

А вот от группы Z можно и отказаться или поставлять попавшие в нее товары по предзаказу. Спрос на этот товар случайный.

Вне зависимости от того, применяем ли мы только XYZ- или оба вида анализа, необходимо помнить — у XYZ-анализа есть подводный камень.

Особенности совмещенного ABC- и XYZ-анализа

ABC- и XYZ-анализ клиентов в рамках оптимизации продаж позволяет определить вклад конкретных покупателей в прибыль компании. Метод включает в себя ранжирование по нескольким показателям: стоимости продукции, её количеству и стабильности спроса.

Базу клиентов по результатам анализа делят по двум векторам:

• АВС-категории — в зависимости от объёмов продаж;
• XYZ-категории — в зависимости от частоты сделок.

ABCXYZ-анализ проводят по одной из двух схем: классической или современной. В первом случае ABC-составляющая при классификации полностью соответствует принципу Парето. Базу клиентов разделяют по трём категориям в зависимости от объёмов продаж, следуя правилу «20 % усилий дают 80 % результатов»:

• А — клиенты, обеспечивающие 80 % продаж за счёт большого объёма закупок.
• В — клиенты, обеспечивающие 15 % продаж за счёт средних объемов закупок.
• С — клиенты с малыми объёмами закупок, обеспечивающие лишь 5 % продаж.

Современная схема, в отличие от классической, предполагает разделение категории A на две для более детальной проработки. Получаются 4 группы для сравнения:

• А — 50 % от общего объёма продаж;
• В — 30 % от общего объёма продаж;
• С — 15 % объёма продаж;
• D — клиенты, дающие лишь 5 % общего объёма продаж.

Последнюю категорию клиентов чаще всего убирают из сравнения. Сюда попадают те, кто больше не совершает покупок. В случае, если клиент ушёл к конкуренту, есть смысл отнести его к категории «новых» при возобновлении сотрудничества через 6–12 месяцев.

Эталонным считается следующее распределение клиентов по категориям в рамках ABC-анализа:

Такое распределение считается наиболее сбалансированным. Отклонения в ту или иную сторону укажут, как именно стоит скорректировать схему продаж для улучшения результатов.

Смысл в том, что любые отличия от эталонной схемы говорят о недоработках отдела продаж. Менеджеры не учитывают потенциал продукта или уделяют мало внимания заказчикам.

Если процент от общего количества клиентов в категории завышен, считайте, что часть этих заказчиков уже может перейти в следующую группу. При заниженном показателе ищите проблему в низких охватах сегмента и недоборе покупателей.

По результатам анализа можно понять, есть ли смысл выделять отдельного сотрудника для работы с VIP-клиентами. Эту подгруппу выделяют из категории A, если прибыль по их заказам более чем в 10 раз превышает этот же показатель у верхушки B-категории.

Ключевые задачи ABCXYZ-анализа состоят в том, чтобы, кроме ранжирования клиентов по объемам продаж, выявить закономерности спроса в зависимости от сферы. За прогнозирование закупок отвечает XYZ-составляющая, на базе которой и делается расчёт регулярности продаж.

На основе ABCXYZ-анализа составляется портрет приоритетных клиентов. Зная таких заказчиков в лицо, можно предоставить им УТП, полностью закрывающее их потребности

Менеджерам по продажам важно понимать, с какими именно сегментами они должны работать в первую очередь и как делать это максимально эффективно.

По результатам ABCXYZ-анализа можно сделать следующие выводы:

О текущем состоянии базы клиентов

Важно выявить отклонения от эталонных значений. Если они есть, то это маркеры проблем с организацией процесса продаж.

О стратегии ведения ключевых клиентов

Определяем топ-категории покупателей, делающих 80 % прибыли компании, а затем анализируем применяемый к ним подход. Важно постараться перенести имеющиеся наработки на категорию B, чтобы усилить продажи и довести ряд заказчиков до топ-списка.

Об эффективности методов продаж. Анализ помогает увидеть сильные и слабые стороны стратегии продаж.

Об ошибках в работе с клиентами. По снижению доли клиентов в одной или двух категориях можно делать выводы о неэффективных методах работы. Важно вовремя скорректировать просевшие моменты и избегать повторения таких ситуаций в будущем.

Выводы по результатам ABCXYZ-анализа служат основой для полномасштабной оптимизации работы отдела продаж.

Провели ABCXYZ-анализ

Ожидания оправдались. «Системный подход, всё разложено «по полочкам». Обучение помогло получить четкие, структурированные знания, приступить к внедрению конкретных инструментов для роста продаж, — говорит Андрей. – Практически сразу был проведен ABCXYZ-анализ. В результате мы увидели, каким клиентам стоит уделить больше внимания, звонить в первую очередь, какие клиенты – на второй позиции, а с какими нужно просто распрощаться».

Прежде менеджеры лизингового центра работали с любыми заявками. Но анализ помог разобраться в следующем: поскольку бизнес-процессы по всем сделкам совершенно одинаковые, а уровень получаемой доходности разный, то тратить время на получение незначительной выручки неэффективно, лучше уделить  больше внимания высокодоходным клиентам.

«Если мы сопровождаем проект по покупке легкового транспорта, то сумма, которую нам выплатит лизинговая компания, не превысит 10 000 руб. А когда работаем по сделкам с грузовой техникой, то доходность с 1 единицы достигает 45 000 руб., — приводит Андрей наглядный пример. – Теперь, когда приходят заявки по легковым авто, мы не берем их в работу, а предлагаем напрямую обратиться в лизинговую компанию».

Определение приоритетов практически сразу увеличило оборот компании примерно на 7%.

XYZ анализ. Определение

XYZ анализ ­(англ. XYZ-analysis) – это метод классификации ресурсов компании по трем группам на основе их изменчивости (устойчивости). Объектами применения XYZ-анализа могут выступать различные экономические показатели компании: объем продаж, выручка, материальные затраты, количество поставщиков и т.д. Одним из самых распространенных направлений применения данного метода является определение товаров, которые имеют устойчивый спрос (объемы продаж), сезонный и случайный. Это позволяет произвести оптимизацию складских запасов и высвободить дополнительные ресурсы.

Пройдите наш авторский курс по выбору акций на фондовом рынке → обучающий курс

Пройдите наш авторский курс по выбору акций на фондовом рынке → обучающий курс

Выполнение ABC-анализа

ABC-анализ предполагает такую последовательность действий:

• определить цели анализа;
• идентифицировать объекты, которые анализируем;
• выделить параметр, на основании которого будет проводиться классификация объектов;
• оценить каждый объект по классификационному параметру;
• отсортировать объекты в порядке убывания значения параметра;
• определить долю значения параметра по всем объектам;
• ранжировать значения доли параметров нарастающим итогом;
• разделить объекты на три группы по значениям параметра (от минимального до 80%, от 80 до 95% и свыше 95%);
• определить количество и состав объектов в каждой группе.

ABC-анализ выполняется пошагово в определённой последовательности

Для примера приведём АВС-анализ клиентской базы компании ООО «Альфа». В качестве инструмента воспользуемся табличной программой Excel.

Выполним АВС-анализ:

1. Ставим цель — ранжировать клиентов из базы по степени их прибыльности.
2. В качестве объекта анализа выбираем 20 клиентов фирмы, которых анонимно обозначим от Клиент 01 до Клиент 20.
3. В качестве параметра анализа рассмотрим сумму покупок каждого клиента за полугодие.
4. Сопоставим каждого клиента с суммой выручки, полученной от него за полугодие, и создадим исходную таблицу Excel, содержащую всего два столбца: А — перечень клиентов, В — выручка за полугодие. Подводим в отдельной строке итог выручки.
5. Отсортируем клиентов в порядке убывания выручки за полугодие (меню «Данные» → «Сортировка» → «По убыванию»).
6. Определим долю каждого клиента в итоговой сумме выручки компании за полугодие по формуле: Доля = (Выручка от клиента) / (Итоговая сумма выручки) * 100%. Чтобы не заводить формулу вручную каждый раз, задаём столбцу С процентный формат ячеек, в первой ячейке (С2) задаём формулу =B2/$B$22, протягиваем до последнего столбца.
7. Рассчитаем накопительную долю для каждого покупателя. В первой строке дублируется процентная доля клиента, в последующих значение вычисляется суммированием этой доли и процентной доли текущего клиента. Технически это выглядит так: во второй ячейке столбца Е задаём формулу =C3+Е2, протягиваем до последней строки.
8. Получим список клиентов, отсортированный по накопительной доле каждого клиента. Для контроля: в последней строке (в нашем случае 21) должно стоять значение 100%.
9. Разделим список, отражающий накопительные доли, на три группы:
   • А — клиенты с наибольшими объёмами покупок. Их накопительная доля — до 80%. В эту группу вошли 5 клиентов;
   • В — клиенты, для которых значение накопительной доли составляет от 80 до 95%. В эту группу вошли 6 клиентов;
   • С — остальные 9 клиентов, накопительная доля которых более 95%.
10. Подсчитаем долю общей выручки и процент от общего числа клиентов в каждой группе. На практике доля объектов в группах А, В и С не всегда точно соответствует теоретическому значению по Парето. Так, ценные 20% клиентской базы должны составлять четыре клиента, а по итогам расчётов их оказалось 5, то есть 25%. Но по расчётам видно, что они дают компании 80% выручки. Так же и с группой С. Это не следует считать ошибкой расчёта. По законам статистики ближе к теоретическому итогу можно подойти с увеличением количества объектов, например, если клиентов будет не 20, а 500.

Подводный камень XYZ-анализа

При всем удобстве XYZ-анализа у него есть огромный недостаток. Коэффициент вариации сильно зависит от сезонности спроса. И это снижает точность прогнозирования.

Мы не случайно выбрали для примера канцелярку. Спрос на этот товар зависит от сезона: продажи активизируются в августе, в преддверии учебного года. А с началом летних каникул в июне — спад.

Поэтому если мы исключим из анализа статистику продаж по июню, получим совсем другие результаты.

Результат XYZ-анализа без учета сезонного падения спроса в июне — распределение товаров между группами отличается от варианта с учетом июньской статистики продаж. Разнятся и коэффициенты вариации одних и тех же товаров.

Чтобы прогноз был максимально точным, надо разбить период XYZ-анализа на сезоны. И каждый сезон анализировать отдельно. А свои высокие и низкие сезоны бизнесмены знают.

ABC-анализ для сегментирования покупателей

Суть

Цель – разбить клиентов на три группы в зависимости от того, кто принес компании больше денег.

Сначала идет составление списка покупателей, который будет начинаться самым прибыльным и заканчиваться самым невыгодным. Допустим, в нем 432 наименования. Тогда мы делим 432 на 100 и получаем 1% покупателей: 4,32

Затем умножаем 4,32 на 20%, и получается 86 или 87 клиентов (не столь важно, в какую сторону округлять)

Эти 86 человек – 20 % самых прибыльных клиентов. Первые в списке тех, кто приносит компании больше всего денег. Это – Категория A.

Затем 4,32 умножаем на 60 % и получаем 259 / 260. Это – те, кто принес среднее количество денег – Категория B. 

Последнее действие: снова умножить 4,32 на 20 %. В Категорию C также войдут 86 / 87 человек, но это будут самые невыгодные покупатели.

Пример. Фирма доставки третий месяц терпит убытки. Руководство уже давно определило 20–30 самых выгодных клиентов и пытается ориентироваться на них. Однако остальная клиентская база не проанализирована. В ней выделились те, кто часто обращается и заказывает доставку разных типов стройматериалов – однако в целом не приносит много денег.

Заметив это, руководство решило провести ABC анализ. Выяснилось, что самые «заметные» покупатели были в конце «B» и в начале «C». Менее заметные уже в первую покупку принести компании немалую сумму – но остались незамеченными, поэтому поднять up-sales и cross-sales с помощью них не удалось. 

Было принято решение менять стратегию работы с каждой отдельной Категорией.

ABC: работа с покупателями

Начинается работа с Категории А, так как к ней принадлежат обычно самые лояльные компании люди, терпимые к ее ошибкам и готовые протестировать новый продукт:

• среди них выделяются те, кто лучше всего подойдет для скорейшего увеличения продаж. Подтолкнуть их к новой стадии сотрудничества поможет скидка, акция, подарок;
• некоторые из них с каждым разом покупают все меньше – хотя продолжают оставаться в топе. Нельзя допустить, чтобы они перешли в Категорию B.

Что касается ее, то нужно выделить тех, кто ближе всего к переходу в «A», и работать прежде всего с ними. В «C» очень много мертвых клиентов. Однако менеджеры продолжают им звонить, и в итоге расходов на них больше, чем доходов.

Пример. Руководство фирмы доставки перебросило самых лучших менеджеров на обслуживание Категории A. В «B» были предложены скидки самым многообещающим клиентам, хотя уже вскоре стало очевидно, что здесь не обойтись без капитальных улучшений работы компании.

Усложнение анализа: XYZ

При работе с Категориями выяснилось вот что: целесообразно было бы также поделить клиентскую базу в зависимости того, кто чаще обращается. Для этого тоже придуман инструмент.

Пользуемся им так же, как и ABC:

• 20 % самых активных – Категория «X»;
• 60 % людей со средней активностью – «Y»;
• и последние 20% пассивных – «Z».

Причем теперь можно группировать покупателей еще продуманнее: выделять Категории AX (больше всего и чаще всего покупали), «AZ» (крупные, но редкие сделки), «CY» (мелкие, но частотные покупки) и т. д.

Пример. В фирме не понимали, почему некоторые люди из Категории B почти не воспринимали скидки, обещанные при крупном заказе. Выяснилось, что многие из них предпочитали небольшие, но частые заказы – то есть относились к Категории BX. Следственно, нужны были другие механизмы. 

Было принято решение предоставить 15 % скидку при повторном заказе в том же месяце – чтобы увеличить частотность. Прежде всего эту скидку рекламировали «AY», «AZ», «BZ». А вот «CY», «CZ» причислили к «мертвым клиентам», на которые не стоит тратить сил.

Как видим, основные достоинства ABC-анализа – простота и широкие возможности для применения результатов на практике. 

Анализ складских запасов ABC/XYZ: зачем нужен

Торговая организация из месяца в месяц закупает примерно одни и те же товары. Одни продаются слету. Другие пылятся на полках витрин и заполоняют складские помещения.

Производственное предприятие сменило техпроцесс. Из-за этого потребность в одном из материалов сократилась в разы. Но снабжение им продолжается в прежнем объеме.

И тот, и другой пример говорят о неэффективных контроле и управлении запасами. Кажется, это же очевидно:

• не покупай то, что плохо продается;
• не бери то, в чем нет надобности.

Все верно. Да только, когда ассортимент товаров и материалов исчисляется сотнями или даже тысячами, то отследить подобные вещи бывает непросто. На помощь приходит комплексный инструмент – анализ АВС/XYZ. Его несомненное преимущество – несложность сбора информационной базы и простота проведения. Причем применение Excel облегчает задачу в разы. А вот результаты, которых можно достичь, если сочетать расчеты с последующими управленческими решениями на их основе:

• выявить запасы-лидеры в обращении и те, что имеют тенденцию пролеживать на складах. В сочетании с их вкладом в доходы/прибыль понять, как с последними работать дальше;
• избавиться от явных неликвидов и тем самым оптимизировать складские затраты, а еще вернуть в оборот деньги от их продажи пусть даже по символической цене;
• формализовать внутренний контроль в сфере запасов за счет выделения девяти групп. Для каждой из них применить свой подход с точки зрения закупок и стимулирования сбыта/потребления.

Чтобы провести анализ, потребуются:

• для товаров – отчет о продажах;
• для материалов – о списании в производство.

Вот еще несколько советов по исходной информации:

• отчеты нужны в разрезе номенклатурных позиций;
• хорошо, чтобы кроме рублевых значений были данные еще и в натуральных величинах. Это повысит точность результата для XYZ-методики;
• для XYZ понадобятся данные за несколько периодов. Например, за год, но в помесячном разрезе или поквартальном. Чем короче период и чем их больше по количеству, тем надежнее итог вычислений;
• отличной заменой специальных отчетов о продажах и списании в производство являются карточки счета из программы 1С. Для товаров по 41-му, для материалов по 10-му. Сформируйте их с развернутой аналитикой и смотрите в кредитовый оборот. Именно там отражается выбытие ценностей.

АВС/XYZ-анализ реализуется в три этапа. Сначала последовательно применяется каждый метод – АВС и XYZ. Затем полученные результаты сводятся воедино и становятся основой для принятия управленческих решений.

Остановимся на каждом этапе. Заранее условимся: описывать их будем применительно к товарным группам и процессу продажи. Материалы и списание в производство оставим в стороне. По ним схема расчетов идентична, а выводы во многом схожи.

Инструмент для работы, а не волшебная палочка

Следует заметить, что приведенные рекомендации не являются панацеей. Каждый магазин должен сам проанализировать каждую группу и принять соответствующее решение, исходя из реалии его торговли.

Успешное использование АВС-анализа позволяет сократить и высвободить огромное количество временных и трудовых ресурсов. Это достигается путем концентрации работы над наиболее важными элементами и, наоборот, экономия ресурсов на менее приоритетных составляющих. Однако АВС-анализ, как и любой другой статистический метод, является инструментом в руках аналитика. Аналитическими методами, как и любым инструментом, нужно уметь пользоваться.

Приведем ряд примечаний, которые должен иметь ввиду аналитик.

Результатом многомерного АВС анализа является сортировка товара по группировкам. Для трехмерного анализа таких групп будет 27, для двумерного 9. Аналитик должен хорошо ориентироваться в этом разнообразии групп, выделять важные группы, знать что необходимо применить к каждой из них. Следует отметить, что среди товаров могут встречаться не только те, которые плохо продаются, но и те, которые не продаются вообще или которые продаются в убыток. То есть товары, которые наносят урон похуже группы С. Для этого часто добавляют еще одну группу – D. Получается ABCD-анализ. Также в группу А может попасть более 50% ассортимента – в этом случае бывает полезно из группы А выделить подгруппу А+(Провести АВС анализ для группы А). Также следует помнить, что анализ производят за определенный период, и на основании данных этого периода строят прогноз на будущее. Здесь следует учитывать сезонные товары, которые хорошо продавались, например, зимой, и не учитывать их при заказе на летние сезоны. Также бывает, что некоторые позиции выпадают из продаж. Это происходит по разным причинам: нет у поставщика, ошибка в закупках и прочее. Тогда получается, что в течение некоторого времени товар не продавался и общий объём продаж будет ниже потенциально возможного. Если это позиция из группы А, то по результатам расчёта она легко может попасть в группу В или даже С.

Таким образом, АВС-анализ является простым, универсальным средством анализа. Но следует помнить, что как любой статистический инструмент, он не умеет распознавать качество и природу данных, это должен делать аналитик перед проведением расчётов.

Версия для печати