Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Содержание:

Что представляет собой акт об уничтожении документов?
- Что нужно проверить при составлении акта?
- Что говорит законодательство?
Шпаргалка делопроизводителя
Акт утилизации – описание, образцы
Как происходит ккт утилизации документов, нюансы
Похожие документы
Приемосдаточный акт
Уничтожение документов по истечении срока хранения
Приказ на уничтожение России
Порядок проведения процедуры в 2021 году
- Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2021 году

Что представляет собой акт об уничтожении документов?

Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.

Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.

Процедуру ликвидации бумаг может осуществлять фирма-аутсорсер. В этом случае нужно тщательно проверить документ на предмет соответствия всем законодательным нормам

Важно, чтобы составленный акт действительно мог служить подтверждением процедуры ликвидации.

Что нужно проверить при составлении акта?

Приведение полного перечня уничтоженной документации;
Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.

Перечень устанавливает следующее:

Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
«Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.

Таким образом, можно выделить ключевые документы, которые не подлежат ликвидации. К документам с бессрочным периодом хранения относятся годовая бухгалтерская и налоговая отчетность, годовые бухгалтерские балансы. В случае любой проверки или притязаний со стороны налоговых органов такая документация подтвердит, что все выплаты в бюджет фирма произвела полностью, и их суммы можно проверить в любой момент.

Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

Акт об уничтожении документов – образец заполнения:

Образец акта об уничтожении документов ООО Рассвет.

Шпаргалка делопроизводителя

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций утвержден

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

Вести номенклатуру дел организации.
Как правильно составить номенклатуру дел>>
Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.
Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.
Своевременно сдавать дела в архив.

Образец внутренней описи документов>>

Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.
Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.
Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.
Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы. Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание. Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Акт утилизации – описание, образцы

Как составить список работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам

Разные образцы бланков:

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ №1 бланка акта об утилизации;

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ №2 бланка акта об утилизации;

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ №3 бланка акта об утилизации;

Иначе этот документ называется Актом о:

приемке-передаче транспортного средства на его транспортировку и утилизацию. Составляется в том случае, если собственник доверяет Исполнителю (по договору утилизации) доставку своего автомобиля на утилизацию;

приемке-передаче транспортного средства в утилизацию. Этот документ оформляется в том случае, когда собственник автомобиля сам доставляет его до места назначения.

Разница в этих двух документах заключена в том, что акт на транспортировку автомобиля до места его утилизации подразумевает оплату услуг по перевозке.

Составляется акт к договору утилизации, который заключается между собственником сдаваемого автомобиля на утилизацию и пунктом приема металлолома или дилерским автомобильным центром, или иной компанией-исполнителем.

Данный акт составляется в рамках реализации программы по стимулированию приобретения новых автомобилей. Он является доказательством того, что собственник передал свое транспортное средство тому лицо, которое будет заниматься последующей процедурой его утилизации.

Унифицированной формы у Акта нет, но в нем обязательно должны быть указаны:

реквизиты (наименования участников и имена их представителей) обеих сторон;

ссылка на договор, неотъемлемой частью которого документ является;

данные (марка, модель, годы выпуска и дата снятия с учета, номер и т.д.) утилизируемого автомобиля;

а также перечень и реквизиты передаваемых собственнику автомобиля документов. Например, утилизационное свидетельство, квитанция на оплату услуг по транспортировке и (или) утилизации, и иные.

Подписывается Акт сторонами договора на утилизацию – владельцем утилизируемого транспортного средства и стороной принимающей его. Составляется в двух экземплярах: один передается владельцу автомобиля, а второй – остается у принимающей его компании.

Как происходит ккт утилизации документов, нюансы

Образец акта приема-передачи документов другому лицу

В каждой организации за время работы накапливается кипа бумаг: приказы, справки, накладные, выписки. Со временем возникает проблема утилизации документов с истекшим сроком хранения. Уничтожать такие бумаги нужно по правилам.

Порядок уничтожения

Законодательно закреплены сроки хранения:

временные — до 10 лет;
бессрочные — от 75 лет.

Ликвидация бухгалтерских, кадровых, распорядительных бумаг проходит по единым правилам. Вначале создается комиссия экспертов (ЭК), которую утверждает приказом руководитель организации. Она оценивает документацию, подлежащую утилизации.

Этапы подготовки:

определяется значимость бумаг;
выделяются с истекшим сроком годности;
составляется акт утилизации документов с перечнем;
производится уничтожение, которое подтверждается актом.

Образец компания разрабатывает самостоятельно или пользуется типовым. Попутно заполняется протокол за подписью руководства и комиссии.

Как правильно оформить акт

Составляется на фирменном бланке, листе А4 от руки или печатным текстом. Количество экземпляров соответствует числу экспертов комиссии и дополнительно один образец организации.

Акт на утилизацию бухгалтерских документов имеет 3 части (деление условное):

В шапке указываются название организации, реквизиты, ФИО директора (руководителя).
В основной части прописываются: название, номер, дата; в тексте указывают членов ЭК, проводимые мероприятия. Списком или таблицей перечисляются документы на уничтожение.
В заключении ставят дату, Ф.И.О. и подписи председателя, членов комиссии.

Акт идет на подпись руководителю. Ликвидированную документацию списывают с учетных журналов, указывая основание, дату, номер.

Нюансы уничтожения бумаг бухгалтерии

Сроки хранения, ликвидации регулируются ФЗ №125 от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ», № 402 «О бухгалтерском учете», статьей №23, 283 НК.

4 года хранятся бумаги расчета, уплаты налогов;
5 лет — бухгалтерская учетная документация, учетные регистры.

Предприятия-банкроты не имеют права уничтожать документы на срок переноса убытка на последующие периоды. За нарушение предусматривается уголовное наказание по ст.195 УК РФ.

Уничтожение архивных документов

Негосударственный отдел Архивного фонда берет на хранение документацию частных организаций (акционерных обществ, корпораций).

Бухгалтерские годовые отчеты, балансы хранятся 10 лет, лицевые счета наемных работников — 75 лет, учетные регистры — 3 года. Утилизация архивных документов возможна по истечению срока давности.

Экспертная комиссия совместно с представителями архива выделяют бумаги к ликвидации. Определяется ценность. Отобранная документация подлежит описи в акте на уничтожение. Директор подписывает приказ о физической утилизации.

Виды утилизации

Если бумаг накопилось немного, их можно уничтожить самостоятельно. Большие объемы ликвидировать силами специализированной компании.

Способы:

сжигание;
измельчение специальным аппаратом (шредер).

Сжигают конфиденциальные носители информации. Проводят операцию специальные организации. Вся документация перевозятся в опломбированных пакетах.

После измельчения шредером сдать в макулатуру бухгалтерские документы. Так поступают с бумагами, не имеющими секретности.

Можно заключить договор об утилизации документов путем прессования с компанией. Бумага режется аппаратом на полосы. Чтобы исключить возможность восстановления, отходы прессуются и отправляются в переработку.

Если документацию уничтожает сторонняя организация:

Документы на уничтожение передаются по накладной.
Заказчику выдается акт утилизации.
Во время уничтожения присутствует сотрудник заказчика.
Возможна видеосъемка процесса.

Специалисты компании помогут составить акт без ошибок.

Как учитывать расходы на утилизацию

В бухгалтерском учете все затраты на уничтожение документов с истекшим сроком хранения оформляются как общехозяйственные расходы по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Бухучет при бесплатной утилизации документов не ведется.

Акты о физическом уничтожении бумаг держатся в отдельной папке. Срок хранения — 5 лет. Процесс отбора и уничтожения документов оформляется актами. Контроль и организацию ведет экспертная комиссия, назначенная приказом директора компании.

За несоблюдение периода хранения руководитель несет административную ответственность.

Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов

Приемосдаточный акт

Об этом акте мы уже писали – смотри статью Акт списания металлолома в которой можно скачать образец акта. Ниже мы немного повторимся.

Этот документ оформляется после приемки металлолома, и является основным документом при работе с ним. Форма Акта утверждена Правительством РФ в Постановлениях №№ 369-370 от 11.05.01г. Он составляется:

на прием цветного и черного лома. Причем, оформляется акт отдельно на каждый вид принимаемого металлолома и отходов, и отдельно на каждую их принятую (!) партию;

в 2-х экземплярах. Один из экземпляров передается лицу, которое сдает лом, а другой остается в пункте приема;

при приемке лома от любой категории сдатчиков – и в случае совершения сделки с организацией или предпринимателем, и в отношении обычных граждан. При работе с обычными гражданами в акте обязательно должны отражаться паспортные данные сдатчика (без паспорта лом приниматься не должен, особенно это касается цветного металлолома) и основания возникновения права собственности на лом. Дело в том, что при сдаче металлического лома организацией или предпринимателем, процедура сопровождается подтверждающими документами. А у обычных граждан подобные документы, как правило, отсутствуют. Поэтому только подпись указанного лица подтверждает легальность происхождения металлолома.

Приемосдаточный акт признается документом строгой отчетности. Он подлежит регистрации после оформления в Книге учета приемо-сдаточных актов, и хранится вместе с ней:

при приеме черного лома – в течение 1 года с даты, когда была занесена в Книгу последняя запись о приеме металлолома, и на территории самого пункта по приему металлолома;

при приеме цветного лома – в течение 5 лет, начало которых берется со дня последней записи в Книге, и на самом пункте приема.

Кроме того, что при сдаче цветного лома основанием для составления приемосдаточного акта является письменное заявление сдатчика. Без этого заявления прием такого лома производить нельзя. После того, как лом принят и составлен по этому поводу акт, на заявлении проставляется номер данного акта.

Стоит отметить, что обязанность оформлять каждую процедуру по приему металлического лома актами оговорена дополнительно в п.6 Положения о лицензировании, утвержденного Постановлением Правительства РФ №1287 от 12.12.12г. В этом Постановлении указано, что грубым нарушением лицензионных требований является, в частности, работа предприятия без оформления приемо-сдаточных актов. Поэтому если их не составлять, приемный пункт рискует утратой своей лицензии!

Уничтожение документов по истечении срока хранения

Уничтожение первичных учетных документов является правом, а не обязанностью организации. Проведение такой процедуры должно быть документально подтверждено соответствующими актами. В противном случае есть вероятность того, что уничтоженные документы могут быть запрошены контролирующими органами, учредителями, а подтвердить их отсутствие окажется нечем. В связи с чем их статус будет толковаться у организации как «в наличии», что может повлечь конфликтную ситуацию.

Для оценки сроков хранения бухгалтерской документации руководитель организации может приказом (распоряжением) создать отдельную экспертную комиссию.

Не будет лишним, если в состав этой комиссии войдут квалифицированные сотрудники ведущих структурных подразделений фирмы, а также представитель делопроизводственной службы. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. А ее секретарем, как правило, является заведующий архивом (или лицо, ответственное за архив организации). На секретаря возлагаются, как правило, такие функции, как ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ею решений.

Экспертная комиссия может быть создана как постоянно действующий совещательный орган при руководителе предприятия. При этом комиссия может быть наделена правом в пределах своей компетенции:

давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел, экспертизы ценности документов;
запрашивать от руководителей отделов фирмы письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также другими правами.

Приведем примерную форму приказа о создании экспертной комиссии (см. образец 1).

В процессе своей работы комиссия составляет перечень документов, установленный законодательством срок хранения которых истек, и подписывает акт по его утверждению. После этого комиссия производит уничтожение документов согласно перечню, что также свидетельствуется актом, подписанным ее членами.

Если комиссия примет решение отправить невостребованные документы в качестве макулатуры, то этот факт можно оформить накладной. При этом накладная о передаче макулатуры должна иметь такие реквизиты как: дата передачи, количество переданных коробок (папок) и их вес. Отметим, что полученные денежные средства за макулатуру организации надлежит отразить в составе прочих доходов.

Для самостоятельной разработки положения о постоянно действующей экспертной комиссии фирма может руководствоваться рекомендациями, изложенными в Приказе Росархива от 19.01.1995 № 2, и Основными правилами работы архивов организации, принятыми решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Приказ на уничтожение России

Заместитель председателя Госдумы Петр Толстой — о том, что из любой искры может разгореться пламя большой войны, пока хоть одно государство заинтересовано в этом.

Сегодня мы имеем дело с хорошо организованной и координируемой гибридной войной против России. Ее цель — сформировать образ общего врага, подорвать экономику нашей страны с помощью бесконечных санкций, дискредитировать и ослабить ее, чтобы вернуться к однополярному миру.

Мы говорим не о втором витке холодной войны, а о ее продолжении. Коллективный Запад лишь слегка ослабил напор в момент нашей слабости: во время распада СССР, когда новоиспеченные реформаторы готовы были принести разорванную и истерзанную Россию на блюдечке своим кураторам, когда мы собственными руками уничтожили и свою экономику, и свою армию. Тогда такое положение дел устраивало наших «западных коллег». Но то, что представляет из себя Россия сегодня, никак не вписывается в их представление о правильном миропорядке.

Вот и выскакивают, как черти из табакерки, отравители Скрипалей, якобы российские «Буки» на территории Донбасса, кинопостановки про химатаки в Сирии. Россию лишают права голоса на крупнейших международных площадках, общепринятые нормы и правила игнорируются и попираются.

Апогеем стало втягивание в мировой раздел политического влияния Церкви. Я сейчас говорю о возможном предоставлении Украинской православной церкви автокефалии — независимости от Московского патриархата, для чего Константинопольским патриархатом в Киев уже направлены экзархи из США и Канады, заявившие, что вопрос можно считать решенным.

Украинский раскол — это очередной рычаг давления на Россию за счет интересов и судеб миллионов православных в этой стране. Киевская митрополия воссоединилась с Русской православной церковью еще в XVII веке, и разрушить эти связи одним росчерком пера — значит открыть ящик Пандоры.

То, что в грязные политические игры вмешивают Церковь, — возмутительно, недопустимо и крайне опасно!

Но будто отдан чей-то приказ на уничтожение. И уже все средства хороши, и маленькая искра может взорвать пороховую бочку, которой стал весь мир.

А мы всё время оправдываемся, как будто что-то пытаемся доказать объективному судье. Но его нет! Есть только интересы.

Давайте смотреть правде в глаза: данные, которые на днях представило наше Министерство обороны относительно происхождения ракеты, сбившей малайзийский Boeing, с большой долей вероятности будут преданы забвению международным следствием. Потому что у наших оппонентов нет цели докопаться до правды, речь не про поиск истины и торжество справедливости. Речь сегодня идет про планомерную атаку на Россию, на ее суверенитет.

В то время когда российский президент Владимир Путин и турецкий лидер Реджеп Тайип Эрдоган в Сочи решали, как избежать обострения обстановки в Идлибе, боевые корабли Второй постоянной военно-морской группы НАТО — четыре фрегата ВМС Греции, Испании, Нидерландов и Канады — уже стояли у берегов Сирии в Средиземном море. По соседству с ними — немецкий фрегат «Ольденбург», французский фрегат «Оверн», три ракетных эсминца и несколько подлодок ВМС США с крылатыми ракетами «Тамагавк» на борту. И всем им нужен лишь предлог для начала боевых действий против Сирии и для атаки на наших военных.

Уже на следующий день после исторической встречи в Сочи в результате провокации ВВС Израиля в районе Латакии был сбит российский самолет Ил-20 с 15 военнослужащими на борту.

Коллективный Запад ждет от нас какого-нибудь резкого движения, необдуманного шага, нас провоцируют и создают опасные прецеденты. Но тыкать палкой спящего медведя крайне опасно.

Какой выход видится из этого?

С одной стороны — только спокойствие, трезвая оценка ситуации и следование своим собственным принципам, национальным интересам и приоритетам. Настолько, насколько это возможно в условиях, когда есть заинтересованные в развязывании большой войны стороны.

С другой — пока мы играем по чужим правилам с шулерами, выиграть невозможно. Такую игру надо прекращать: не оправдываться, не доказывать — «не метать бисер». Это бессмысленно.

Как говорится, делай, что должно, и будь, что будет. История определит, кто прав, а кто виноват, и всё расставит по своим местам.

Автор — заместитель председателя Государственной думы, руководитель российской делегации в Парламентской ассамблее ОБСЕ

Опубликовано на сайте «Известий», оригинальное название материала – «Приказ на уничтожение»

Порядок проведения процедуры в 2021 году

Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.

(Видео: «Порядок уничтожения документов. «)

Инструкция по заполнению акта акта об уничтожении документов в 2021 году

При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:

в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
ниже пишется название документа;
также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.

Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации

Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок

Помарки также не приветствуются. Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления. Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.

(Видео: «Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?»)

Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению. Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро. Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.