Контроль, порядок и документы для оформления кассовых операций в 2021 году

Как заполнить

Заполнить ордер необходимо полностью, указав в нем:

• порядковый номер и дату составления;
• сумму, оприходованную в кассу (цифрами и прописью);
• основание получения денег (например, договор с покупателем или авансовый отчет работника);
• подписи ответственных лиц.

Заполнение формы допускается от руки. Можно распечатать бланк приходно-кассового ордера по ссылкам выше и заполнить его полностью от руки. Также заполнение первичных документов допускается в ПО. В этом случае документ распечатывается с заполненными реквизитами, а подписи уполномоченные лица должны поставить от руки.

Типовые проводки по денежным бумагам

Основными проводками, составляемыми при учете денежных документов, являются:

1. Д50-3 – К71 – денежные документы, купленные за наличность, оприходованы в кассу компании. Для проведения операции оформляется авансовая отчетность и накладная.
2. Д50-3 – К60 (76) – денежные бумаги, приобретенные по безналу, были оприходованы в кассу. Первичной документацией является накладная.
3. Д73-1 – К50-3 – сотрудник компании получил туристическую путевку в части денег, которые он внес. В данном случае должны быть оформлены такие документы, как приказ управляющего компании, ведомость о выдаче путевок, справка-расчет бухгалтера.
4. Д91-2 – К50-3 – работнику получил путевку, которую ему полностью оплатил его работодатель. Первичная документация такая же, как в прошлом случае.
5. Д71 – К50-3 – сотрудник, направляющийся в командировку, получил билеты на проезд. Данная операция проходит регистрацию в журнале учета денежных бумаг.
6. Д71 – К50-3 – сотрудник получил из кассы компании различные марки для использования их по назначению. Операция регистрируется в специальном журнале.
7. Д94 – К50-3 – проводилась инвентаризация, в ходе которой обнаружена недостача. Должна быть оформлена справка бухгалтера и опись инвентаризации.
8. Д99 – К50-3 – в ходе чрезвычайных происшествий была утеряна некоторая часть денежных документов. Оформляются те же документы, что и в предыдущем случае.

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Одним из требований кассовой дисциплины является наличие на предприятии кассира, при этом его обязанности может исполнять директор предприятия или (в случае ИП) сам индивидуальный предприниматель. В ситуации, когда кассиров более одного, должен быть назначен старший кассир.

Кроме кассира на предприятие должно быть лицо, которое ответственно за формирование кассовых документов. Чаще всего эта обязанность закреплена за главным бухгалтером. Однако, как и в ситуации с кассиром, роль данного лица может исполнять кассир или непосредственно сам индивидуальный предпринимать. Обязанности по формированию кассовых документов могут быть делегированы организации, которая занимается ведением бухгалтерского учета.

Документы, которые необходимо оформлять по кассовым операциям:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе.

Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок.

Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным. Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

Особенности ведения

По законодательству, вести кассовую книгу, бланк которой в Word можно скачать у нас допускается в двух форматах:

• На бумаге. Для этого распечатать предложенные бланк и заполнять необходимые графы от руки. При этом подпись ответственного (кассира) должна быть обязательно.
• В электронном формате – бланки сохраняются в компьютере и заполнятся также в цифровом виде. Обязательно в этом случае нужна защита от незаконного доступа – для этого используется электронная подпись.

Независимо от того сколько направлений деятельности у компании, ведется всего одна кассовая книга. В том числе это касается работы на разных схемах налогообложения. В случае наличия обособленных подразделений, они ведут бланк формата КО-4 у себя, а копии листов направляют в головную компанию. Порядок такой отчетности формирует статут организации и порядки составления бухгалтерской отчетности.

Вносит данные в бланк кассир, причем обязательно в конце каждого рабочего дня должна происходит сверка реквизитов, которые внесены в книгу и тех, что содержатся в ПКО и РКО. После этого проводится подсчет остатков в кассе, если результаты совпадают, то проставляется подпись закрывающая день.

Если за сутки не будет никаких денежных операций, информация в книге не фиксируется.

Расходование наличной выручки ИП в 2021-2021 году

• плательщикам ЕНВД, оказывающим бытовые услуги населению;
• плательщикам ПСН, оказывающим бытовые услуги населению;
• организациям и ИП, которые выполняют работы по заказам населения или оказывают услуги населению (за исключением услуг общепита с привлечением наемных работников).

3. ИП, осуществляющие специфичные виды деятельности

Отметим, что в действующем законодательстве ничего не упоминается о том, какие документы нужно выдавать покупателям предпринимателю, который занимается специфическими видами деятельности. Получается, что в данной ситуации покупателю никакие документы не выдаются.

Также не лимитируются размеры выплат по заработной плате, социальным платежам и подотчетным суммам (послабление не применяется, если подотчетник оплачивает договорные обязательства компании по доверенности).

1. Проводят мониторинг и анализ данных (в том числе с помощью автоматизированных систем) с целью контроля учета выручки (резкое снижение уровня выручки у налогоплательщика – повод для пристального внимания проверяющих органов);
2. Проводят проверки использования ККТ, а также удаленные проверки операторов фискальных данных;
3. Проверяют выдачу покупателям чеков ККТ (БСО), в том числе и путем проведения контрольной покупки;
4. Запрашивают дополнительные сведения у налогоплательщика, в том числе через личный кабинет ККТ;
5. Получают полный доступ к фискальным данным в базе оператора ОФД;
6. Получают полный доступ к ККТ налогоплательщика для снятия информации с фискального накопителя.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Обязанность по проведению операций по кассе возлагается на кассового работника. Руководитель организации или ИП могут выполнять функции кассира самостоятельно при отсутствии в штате уполномоченного сотрудника.

• если ККМ не применили, когда ее применение обязательно, штраф будет зависеть от суммы, принятой кассиром без ККТ – от 25% до 50% от суммы расчета, но минимум 10 тыс. руб., для должностных лиц и ИП, и от 75% до 100% от суммы расчета, но 30 тыс. руб. минимально, для организации (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ);
• за повтор подобного нарушения, если общая сумма расчетов без ККТ составит от 1 млн. руб., должностное лицо дисквалифицируют на 1-2 года, а деятельность организации могут приостановить на внушительный срок – до 90 суток (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ);
• за применение устаревшей кассовой техники, или не соответствующей требованиям закона, нарушение порядка применения ККТ, а также сроков и условий ее регистрации/перерегистрации, должностное лицо/ИП ждет предупреждение или штраф – 1,5-3 тыс. руб., а фирму — предупреждение или штраф размером 5-10 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ);
• аналогичное предыдущему наказание последует за непредставление или представление невовремя ККТ-документов по запросам налоговиков (ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ);
• за игнорирование требования покупателя о передаче ему бумажного или электронного кассового чека, должностное лицо/ИП будут оштрафованы на 2 тыс. руб., а организация на 10 тыс. руб., либо для фирмы все обойдется предупреждением (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).

• Указание Центробанка от 11.03.2021 № 3210-У о порядке ведения операций по кассе юрлицами, а также об упрощенном порядке ведения кассы предпринимателями и малыми предприятиями;
• Указание ЦБ РФ от 07.10.2021 № 3073-У, устанавливающее порядок наличных расчетов в рублях и инвалюте между организациями и предпринимателями;
• Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ, регламентирующий порядок применения ККТ;
• Закон от 03.07.2021 № 290-ФЗ, изменивший положения закона № 54-ФЗ о применении онлайн-касс;
• с 01.07.2021 г. отменено Постановление Правительства РФ от 23.07.2007 № 470, теперь в вопросах регистрации и применения ККТ следует ориентироваться на Закон № 54-ФЗ и переходные положения ст. 7 Закона № 29

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Под кассовой дисциплиной для юрлиц и ИП понимается соблюдение целого ряда правил, касающихся ведения кассовых операций, расходования наличных, порядка работы с ККМ, хранения наличных денег. Об ответственности, предусмотренной законодательством за неправильное ведение кассовой дисциплины, расскажем в нашем материале.

СпасибоНе нашел ничего нового

24 Апр 2021     
uristgd    
   
145      

От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ	Первичный документ по учету кассовых операций
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге	Кассовая книга
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия	Приходный кассовый ордер
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым, ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров	Расходный кассовый ордер, иные документы, на основании которых оформляется расходный кассовый ордер
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».

Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Этими Постановлениями Госкомстата утверждены следующие формы первичных документов по учету кассовых операций:

— приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

— расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

— кассовая книга (форма N КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);

— авансовый отчет (форма N АО-1).

От редакции. Поскольку авансовый отчет — та форма, составление и заполнение которой всегда вызывают большое количество вопросов, этот документ будет предметом рассмотрения отдельной статьи в одном из ближайших номеров журнала.

На порядке составления и нюансах заполнения каждого документа остановимся более подробно.

Ограничение наличных расчетов

Лимит расчетов наличными в сумме 100 тыс. руб. в рамках одного договора распространяется на платежи между субъектами предпринимательской деятельности, то есть индивидуальными предпринимателями и организациями между собой. С физическими лицами, не являющимися предпринимателями, лимит наличных расчетов не действует, так же как и при выдаче работникам из кассы подотчетных сумм, зарплаты и других социальных выплат.

Другое дело – насколько безопасно перевозить и рассчитываться крупной суммой наличных денег? Безналичные расчеты и более выгодны (нет комиссии банка при обналичивании), и более безопасны.

Основные проводки в бухгалтерии

Стоит рассмотреть основные типовые проводки по учету кассовых операций, используемые в бухгалтерии:

1. Д50 – К51 – в кассу поступила наличность со счета компании в кредитной организации.
2. Д50 – К91 – партнер компании внес оплату за аренду.
3. Д50 – К62 – в кассу поступила наличность от клиентов за купленные ими товары.
4. Д50 – К71 – подотчетный работник возвратил неиспользованную им наличность.
5. Д50 – К73-2 – сотрудник компании внес в кассу деньги в качестве погашения долга по полученному займу или в качестве погашения нанесенного ущерба.
6. Д50 – К75-1 – учредитель внес в кассу наличность в качестве взноса в УК организации.
7. Д50 – К91-1 – лицо оплатило временное использование имущества компании.
8. Д50 – К91-1 – в ходе инвентаризация кассы обнаружен излишек наличности.
9. Д50 – К66 – компания получила заем на короткий срок.
10. Д51 – К50 – организация сдала наличность в кредитную организацию, на свой счет.
11. Д60 – К50 – компания произвела погашение своего долга перед поставщиком; организация внесла своему поставщику предоплату под будущую поставку какой-либо продукции.
12. Д69 – К50 – компания произвела выплату своим сотрудникам каких-либо пособий из средств Фонда страхования.
13. Д70 – К50 – организация произвела выплату зарплаты или аванса за первую половину месяца.
14. Д 71 – К50 – организация выдала подотчетному сотруднику денежную наличность на какие-либо цели.
15. Д75-2 – К50 – компания выплатила своим учредителям полагающиеся им дивиденды.
16. Д76 – К50 – организация выплатила депонированные зарплаты и иные депонированные суммы.

Сравнение тарифов на РКО в 2021 году

Каждый конкретный банк формирует свою тарифную линейку. Как правило, в ней представлены тарифные планы от стартового для начинающих предпринимателей до расширенного с большими лимитами для бизнеса с крупным оборотом.

Рассмотрим предложения нескольких российских банков и проведем сравнение банков для расчетно-кассового обслуживания ИП:

Тинькофф Банк

При открытии расчетного счета предприниматель получает:

• корпоративную карту;
• возможность ведения зарплатного проекта;
• бесплатную бухгалтерию в режиме онлайн.

Клиенту также доступны кредиты, вклады, банковские гарантии, торговый и интернет-эквайринг, онлайн-касса. Выгодно вести бизнес помогут более 70 партнерских предложений. Получить помощь и задать вопрос можно в круглосуточном режиме персональному менеджеру.

РКО в Тинькофф Банке представлено тремя тарифными планами:

Первые два месяца после открытия счета не взимается абонентская плата.

Сбербанк

Номер счета резервируется в течение пяти минут после подачи заявки на расчетно-кассовое обслуживание бизнеса ИП. Платежи проводятся в режиме реального времени 20 часов в сутки в любой день недели. За пользование мобильным банком и онлайн-банкингом плата не взимается. Партнеры Сбербанка дарят новому клиенту до 100 000 рублей на рекламу для продвижения бизнеса.

Линейка тарифных планов включает в себя 5 предложений — от «Легкого старта» для начинающих бизнесменов без абонентской платы до тарифа «Большие возможности» за 9600 рублей в месяц.

Важно! Для пользователей всех тарифных планов доступны выписки о текущих операциях, бухгалтерия для предпринимателей без сотрудников по «упрощенке» с 6%, управление продажами в сервисе CRM.

Райффайзенбанк

Открытие расчетного счета и выпуск корпоративной карты бесплатные. Предприниматель может выводить без комиссии до 700 тысяч рублей на личные нужды. Банк дарит новому клиенту до 50 тысяч рекламу для продвижения бизнеса и рекламной компании. Предпринимателям доступен овердрафт на сумму до 100 тысяч рублей для покрытия кассового разрыва.

В Райффайзенбанке также можно:

• оформить любой вид банковской гарантии;
• заказать бесплатные карты для расчета с сотрудниками с помощью проекта выдачи зарплат.

ВТБ

Это банк с государственным участием, имеющий широкую сеть филиалов и банкоматов. Внутренние платежи проводятся с 6 утра до 23 вечера по местному времени. СМС-информирование бесплатное.

ВТБ предоставляет доступ бизнесу к уникальной торговой площадке и повышенную процентную ставку при размещении средств с расчетного счета на депозите. Тарифы для обслуживания ИП отличаются по наполняемости и цене — от 0 рублей для начинающего бизнесмена до 1900 рублей в месяц для развивающего бизнеса.

Точка

Этот банк предоставляет все услуги для предпринимателей в онлайн-режиме. Счет открывается за один час в любое удобное время для клиента. В онлайн-банке можно проводить платежи круглосуточно, выставлять счета, подписывать платежки и проверять контрагентов. За оплату налогов с расчетного счета банк возвращает 2% в виде кэшбэка.

Тарифы РКО от Точки для ИП предназначены для разных категорий предпринимателей, а их названия говорят сами за себя:

• «Необходимый минимум» без абонентской платы;
• «Золотая середина» за 500 рублей в месяц;
• «Все лучшее сразу» за 2500 рублей ежемесячно.

Товарный чек без кассового чека действителен в 2021

Продажа товаров за наличный расчет обычно подтверждается выдачей покупателю кассового чека. При применении онлайн-касс обязательные реквизиты чека ККТ содержат всю необходимую информацию о продавце и о реализуемых товарах (наименование, цена, стоимость). А потому составление одновременно с кассовым чеком товарного чека не требуется. А если кассовый чек не выдан или утерян? Действителен ли товарный чек без кассового чека?

Обратите внимание => Штраф за езду по полосе для автобусов

Однако для подтверждения факта покупки в делах о защите прав потребителей требования к товарному чеку отсутствуют. Товарный или кассовый чеки могут даже вовсе отсутствовать. В этом случае факт покупки может быть подтвержден свидетельскими показаниями (п. 5 ст. 18, п. 1 ст. 25 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1 ).

Документальное оформление кассовых операций

При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.

Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).

Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.

Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.

Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.

В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.

Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.

В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.

Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.

В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.

Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.

Приходно-кассовый ордер – что это такое и как заполнить?

Одним из важных документов первичной учетной документации среди кассовых операций является кассовый приходный ордер или, как его еще называют, форма КО-1. С его помощью реализуется прием поступающих в кассу предприятия средств. Главной задачей бухгалтера при этом становится правильное заполнение кассового приходного ордера.

Особенности приходного кассового ордера

В первую очередь, отметим, что документ может быть подписан как главным бухгалтером, также и уполномоченным лицом. Заполняться ордер может только штатным или главным бухгалтером. Если в организации отсутствует бухгалтер, то заполнять ордер потребуется руководителю. Документ выглядит следующим образом:

Рассмотрим основные особенности, которыми обладает данный документ:

1. Приходный ордер состоит из двух элементов. Первая часть представляет собою непосредственно сам ордер, а вторая – отрывную квитанцию.
2. Кассовая книга может не вестись индивидуальными предпринимателями. Для ООО же ведение этого документа обязательно.
3. Приходный ордер может создаваться от руки либо в печатном формате, это не имеет принципиального значения.
4. Для его заверения необходимо применять специальную печать или штамп, содержащий информацию о реквизитах предприятия.
5. Для проверки подписей, указанных в документе, кассир должен иметь свободный доступ к образцам подписей всех лиц, подписавших документ.
6. При заполнении приходного ордера не допускаются помарки или исправления. В случае допущения таковых весь документ целиком придется переписать.
7. После того как ордер будет правильно и начисто заполнен, факт его регистрации вносят в регистрационный журнал приходных и расходных кассовых документов, соответствующий форме N КО-3.

Последовательность заполнения приходного кассового ордера

Для того чтобы безошибочно заполнить приходный кассовый ордер, необходимо заполнять его последовательно, начиная с верхних строк и заканчивая нижними полями. Сначала заполняется сам кассовый ордер, после этого вносится вся необходимая информация в квитанцию. Для чего он нужен?

Рассмотрим более подробно последовательность заполнения ордера:

Заполнение начинается с вводной строки. Здесь необходимо указывать полное наименование организации, а еще название её структурного подразделения. В случае если структурного подразделения нет, в графе ничего указывать не нужно. Также необходимо написать код ОКПО.
Графа «Коды» заполняется в соответствии с данными Госкомстата. Графа «Номер документа» заполняется в соответствии со следующей далее цифрой в журнале регистраций

Обратите внимание, что все регистрируемые кассовые документы нумеруются по порядку от начала года.
Дата составления. Здесь важна последовательность: сначала пишем день, затем месяц и год

Все данные заполняются арабскими цифрами. Если необходимо вписать однозначную цифру, то она прописывается вместе с нулем, например, 01.03.2016. Указываемая дата должна соответствовать оприходованию денег.
Дебет. Здесь потребуется указать номер счета, на который поступают средства.
Кредит. Графы с информацией по кредитам заполняются только ООО в соответствии с их бухгалтерским учетом. ИП эти графы могут не заполнять, т.к. бухгалтерского учета они не ведут.
Код целевого назначения заполняют исключительно в том случае, если организация применяет такую систему кодирования.
Далее переходим к квитанции. Здесь вначале заполняется графа «Принято от». В неё вписывают либо ФИО того, кто вносил деньги, либо полное наименование организации, если деньги поступили от неё.
Основание. Графа основание заполняется указанием источника поступления средств с отражением содержания финансовой операции.
Сумма. Тут необходимо написать принятую сумму цифрами и прописью. Как правило, указываются и рубли, и копейки.
Строка «в том числе» заполняется информацией об НДС. Если НДС включен, то нужно указать сумму, если нет – прописать, что НДС отсутствует.

Итак, индивидуальный предприниматель может не вести документ, а вот ООО – обязаны это делать. При этом стоит помнить, что перед сдачей в кассу ордер проходит повторную проверку на предмет правильности заполнения всех граф.

С сайта: http://moyaidea.ru/prihodnyj-kassovyj-order.html

Можно ли было избежать наказания?

Как видно из примера, правильно оформить приходные и расходные кассовые операции недостаточно – важно владеть полной информацией о требованиях нормативных документов при совершении тех или иных хозопераций, в том числе об установленных законом ограничениях при работе с наличными денежными средствами. Надеяться на то, что налоговики не успеют проверить компанию за время срока давности, можно

Однако игнорирование требований законодательства не может положительно сказаться на репутации компании

Надеяться на то, что налоговики не успеют проверить компанию за время срока давности, можно. Однако игнорирование требований законодательства не может положительно сказаться на репутации компании.

Подробнее об ответственности за налоговые правонарушения см. материал «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций»

Чтобы не упустить выгодную сделку и при этом не нарушить закон, компания могла оплатить наличкой 100 000 руб. в качестве предоплаты, а остальные деньги перечислить с расчетного счета в первый же банковский день.

При большом и разнообразном обороте наличных денег в компании специалистам финансовой и (или) бухгалтерской службы лучше заранее подстраховаться – разработать специальную внутреннюю инструкцию по приходным и расходным кассовым операциям. В ней подробно описать действия кассовых работников в различных ситуациях и указать возможные санкции, грозящие компании при нарушении закона. Закрепить ответственного работника, в обязанности которого будет входить своевременное обновление кассовых нюансов при изменении законодательства. Тогда кассовая работа не будет доставлять лишних проблем и не вызовет незапланированных расходов.

Виды КО и документы по их оформлению

По видам кассовые операции делятся на приходные и расходные.

Основными операциями прихода являются:

• поступление наличной выручки, в том числе авансов;
• приход из банка;
• возврат неизрасходованных подотчетных сумм;
• возврат излишне выданной зарплаты;
• возврат выданных работникам займов и процентов по ним;
• возмещение сумм причиненного ущерба;
• поступления от учредителей;
• возврат денег от поставщиков;
• поступления от обособленных подразделений.

Наиболее частые операции расхода:

• сдача денег в банк;
• выплата зарплаты;
• выдача денег под отчет;
• выдача займов;
• расчеты с поставщиком.

Важно! КонсультантПлюс предупреждаетВыручку, поступившую наличными в кассу организации от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг, можно использовать только на следующие цели…Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ предоставляется бесплатно

Расчеты наличными между юрлицами, к которым для этих целей приравнены ИП, ограничены суммой 100 000 руб. по одному договору. Предел для расчетов с физлицами не установлен. Суммы расчетов с банками не лимитируются. Все это предусмотрено указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. 

Приходные операции оформляются приходным кассовым ордером (ПКО) формы КО-1, состоящим из двух частей, одна из которых (квитанция) является отрывной и при приеме денег передается их вносителю. При этом на поступившую непосредственно в кассу выручку и авансы от покупателей дополнительно должен быть пробит кассовый чек на ККМ, установленной в помещении кассы. Выручка, полученная от регулярной розничной торговли, ежедневно по окончании рабочего дня приходуется в кассу в соответствии с показаниями контрольных чеков ККТ.

При проведении расходных операций выписывается расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2, в котором получатель денег прописью указывает полученную сумму, приводит реквизиты документа, подтверждающего его личность, и расписывается в получении. К РКО, как правило, прилагаются документы, обосновывающие величину выдаваемой суммы:

• расчетно-платежная или платежная ведомость;
• квитанция банка;
• служебная записка подотчетного лица с визой руководителя;
• распорядительный документ на выплату.

Правила оформления ПКО и РКО приведены в постановлении Госкомстата РФ № 88. Все документы по КО, оформленные в течение дня, отражаются в кассовой книге формы КО-4. При необходимости могут оформляться журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств (форма КО-5).

Кассовые документы могут оформляться в электронном виде и подписываться электронными подписями. Допускается внесение исправлений в них. Исключение составят ПКО и РКО (п. 4.7 указания Банка РФ № 3210-У).

Проверку правильности ведения КО осуществляет ИФНС.

Подробнее о проверках кассы ИФНС читайте в материале «А ваша кассовая дисциплина в порядке?»