Как посмотреть больничный лист в электронном виде?

Если проверка не дала результатов

Если проведенная через электронную базу проверка не дала никаких результатов, а уверенности в подлинности документа по-прежнему нет, рекомендуется сделать запрос в ФСС. Как уже говорилось, в заявление прописывается информация о работнике, медицинском учреждении, в котором был выдан лист. Также совместно с запросом посылается и оригинал больничного.

По завершению установленного срока (1-2 недели) заявителю придет соответствующий ответ о том, является ли документ настоящим или нет. При выявлении мошенничества работника могут привлечь к дисциплинарному взысканию, а также к уголовной ответственности.

Условия перехода на ЭЛН

ВНИМАНИЕ. Для работодателей переход на ЭЛН также является добровольным. Не установлено никакой ответственности для тех, кто не получит доступ к ЕИИС «Соцстрах» и не сможет работать с новым форматом больничных листов

Равно как и не предусмотрено никаких «бонусов» (освобождение от проверок, ускорение возмещения расходов и т.п.) для тех, кто подключится к системе электронных больничных.

Чтобы начать работать с новой системой, нужно совершить ряд действий. Во-первых, необходимо заключить соглашение об информационном взаимодействии с региональным отделением ФСС.

Во-вторых, надо приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (если таковой еще нет). Также нужно установить на компьютеры сотрудников, работающих с ЭЛН, специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.

Наконец, в-третьих, необходимо выбрать программное обеспечение, при помощи которого организация будет работать с ЭЛН. В настоящее время предусмотрено три варианта подобного ПО (подп. «а» п. 10 Правил, утв. постановлением № 1567). Так, можно применять программные средства, предоставляемые государством: личный кабинет страхователя на сайте ФСС с доступом через портал госуслуг или программу «Подготовка расчетов ФСС», доступную на сайте Фонда.

 Также можно воспользоваться специальными бухгалтерскими сервисами, в которых есть возможность работы с электронными больничными. Например, все действия, необходимые для работы с ЭЛН, можно выполнить в системе для подготовки и отправки отчетности «Контур.Экстерн».

Далее нужно довести до всех сотрудников информацию о том, что организация перешла на работу с ЭЛН. В частности, работникам надо разъяснить, что теперь они могут требовать от медучреждения оформления больничного листа в электронной форме, что, несомненно, сэкономит им время.

Как работодатель может проверить электронный больничный лист

В настоящее время всех средних и крупных работодателей обязали обзавестись доступом к особой информационной базе от ФСС, позволяющей организовать учёт электронных больничных листков.

Здесь следует учитывать, что если сотрудник решит оформить электронку, то у работодателя появляется обязательство по заполнению своей части документа через персональный компьютер. Сделать это потребуется после выздоровления и выписки работника предприятия из лечебного учреждения.

Электронный документ позволяет работодателю рассчитывать на компенсационные выплаты из бюджета ФСС на сотрудника. При этом величина финансовой выплаты при использовании электронной и бумажной версии больничного листа одинаковая.

Предусмотрена следующая стандартная процедура заполнения больничных листков и получения финансовых выплат:

1. Работодатель подписывает особое соглашение с региональным представительством ФСС для получения доступа к информационной базе.
2. Работодатель проходит процедуру регистрации в особом приложении от ФСС, названном ЕИИС «Соцстрах». Организация учёта и оформления бумажных и электронных документов производится с использованием этого программного обеспечения.
3. Работодатель берёт на себя обязательство по обучению своего бухгалтера, результатом которого должно стать успешное освоение приложения «Соцстрах». На законодательном уровне также разрешается наём ещё одного бухгалтера, уже освоившего основные принципы использования программы.
4. Бухгалтеру после завершения обучающего курса понадобится особая электронная подпись. Её можно получить в государственном заведении (к примеру, в МФЦ). С помощью этой подписи производится подтверждение электронных документов о прохождении сотрудниками процедуры лечения. Все затраты на оформление возлагаются на работодателя.
5. Процедура оформления завершена. Если кем-то открыта справка о прохождении курса лечения, то после его окончания такой работник должен передать в бухгалтерию особый код, выступающий идентификатором электронки. Далее бухгалтером выполняется поиск больничного листа работника в приложении «Соцстрах» и заполнение соответствующей части документа. Затем им выполняется расчёт, и осуществляется выплата компенсации на лечение в срок до 10 календарных дней после получения документа. Дополнительно отправляются данные о больничном листке в ФСС, чтобы работодатель смог получить в дальнейшем финансовую компенсацию из бюджета ФСС на лечение своего сотрудника.

Возможности личного кабинета ФСС

Личный кабинет ФСС используется не только для обработки электронных больничных листов, но и формирует базу данных для ЕИИС Соцстрах, облегчает проверку реквизитов ЭЛН. Теперь страхователь, работник и бюро МСЭ способны просмотреть электронный листок нетрудоспособности, личный кабинет даёт доступ в соответствии с заявленными, для участников информационного пространства, полномочиями. Открываем портал ФСС, электронный больничный лист будет отображаться у действующего обработчика – будь то медучреждение, бюро экспертиз или организация.

Для страхователя

Подключившись к Кабинету, страхователь получает обширный функционал. Изучив преимущества сервиса, обучив персонал работе в личном кабинете, страхователь облегчит процесс обработки ЭЛН, в особенности если численность персонала измеряется сотнями или тысячами. Вот некоторые из преимущества личного кабинета:

1. Зайдя в личный кабинет ФСС, электронный больничный можно подвергнуть проверке на подлинность. Проверьте на предмет подделки бумажные больничные листки – в разделе «Листки нетрудоспособности» нажмите кнопку «Действие» — далее «Проверка ЭЛН/ЛН». Предстоит ввести номер и запустить проверку, результатом которой, в случае неподдельности, будет сообщение – «выдан на бумажном носителе».
2. Если возникает потребность во внесении правок, доступ даёт личный кабинет страхователя ФСС — электронный больничный доступен к редактированию в части «Заполняется работодателем».
3. Если хотите распечатать электронные больничные листы, личный кабинет это позволяет по кнопке «Печать».
4. Данные для ЭЛН доступны для экспорта в xml формат с целью загрузки в программное обеспечение работодателя и последующего формирования реестра электронных листков. Реестр с заполненными реквизитами подписывается электронной подписью и направляется на шлюз Фонда.
5. Страхователь получает доступ к журналам обмена данными с Фондом в части отправленных реестров, и переписки в части запросов и разъяснений.
6. Личный кабинет хранит списки тех людей, которые пострадали от несчастных случаев на производстве или от профессиональных заболеваний.

Стартовая страница личного кабинета страхователя выглядит так:

Для застрахованного

Для сотрудника организации, в особенности чья работа не связана с компьютером, — сайт ФСС, электронные больничные листы, личный кабинет – это покажется нагромождением запутанных схем. Однако использование личного кабинета открывает следующие возможности:

1. Работнику доступны созданные электронные листки на его имя.
2. Работнику доступна проверка сумм начисленного пособия со стороны организации и ФСС, в разрезе электронного и бумажного исполнения больничных листков.
3. Появляется возможность просмотра информации по программе реабилитации, по санаторно-курортному лечению, по профзаболеванию и несчастному случаю.
4. Для устранения неточностей или с целью получения разъяснений от Фонда, работник инициирует запрос. Ответ будет получен в личном кабинете и будет храниться в журнале взаимодействия.

Для МСЭ

Медико-социальная экспертиза назначается, если течение нетрудоспособности превышает 15 дней, а состояние здоровья пациента не располагает к закрытию больничного листа. Врач медицинского учреждения направляет ЭЛН на экспертизу, где уполномоченный представитель, исполнив обязанности, дополняет электронный листок данными бюро. В личном кабинете МСЭ отображаются больничные листки всех пациентов, перенаправленных в бюро медико-социальной экспертизы. У представителя бюро имеется доступ к получению электронного листка, его просмотру и печати. Поиск листков упрощен наличием фильтров

С внедрением электронного формата листков, сотрудники бюро экспертизы теперь не боятся опечаток и ошибок – правки вносятся и ЭЛН проходит стандартную форматно-логическую проверку.

Пошаговая инструкция по проверке больничного листа в ФСС

Несколько лет в оборот вводятся электронные больничные листы. Они удобны для работодателей, но у работников вызывают недоверие. Преимущество перед бумажными в следующем:

• защита от подделки. Когда лист появляется в базе ФСС, он «автоматически» становится подлинным;
• процесс заполнения несколько проще;
• на сайте ФСС бумага будет храниться неограниченное время, а не 5 лет, как бумажный вариант.

Провести проверку больничного в ФСС, оформленного в электронном виде, намного проще, чем бумажного. Но в зависимости от статуса проверяющего, последовательность действий будет разной.

Для работодателя

Если работодатель принимает от сотрудников электронные листки нетрудоспособности, у него уже есть доступ в личный кабинет на официальном сайте ФСС. Доя проверки статуса достаточно ввести СНИЛС работника и номер его больничного. Если же листки, по-прежнему, принимаются в бумажном виде, работодателю нужно предпринять следующие шаги:

У работодателя также есть возможность проверить подлинность листа по болезни, введя в нужную строку СНИЛС работника и номер проверяемого документа. Если он действительный, появится в списке из единой базы.

Если руководство выявит факт фальсификации листка нетрудоспособности, оно не должно назначать выплаты по нему. Если деньги уже были назначены работнику, процесс нужно немедленно остановить.

Для врача

У каждого врача есть электронная цифровая подпись. С её помощью он может проверить статус ранее выданного бумаги по болезни. Для этого нужно предпринять следующие действия:

1. Войти на сайт ФСС.
2. Затем войти в «кабинет МСЭ».
3. Перед врачом появится список больничных, которые были выданы в данном медицинском учреждении.
4. Необходимый документ можно найти по различным параметрам – по номеру, по ФИО врача и его специальности.

У врача есть несколько дополнительных возможностей, которые ему даёт личный кабинет. В частности:

• он может внести дополнительные данные в уже оформленный листок нетрудоспособности. Например, внести корректировки по периоду болезни. Данные действия доступны в установленном порядке;
• удалить бумагу на законных основаниях.

Для работника

Сотрудник также имеет право проверить статус своего листка нетрудоспособности – принят ли он работодателем, начислено ли по нему пособие. Для этого нужно предпринять следующие действия:

Дополнительно заказывать электронную подпись для подтверждения входа в «Кабинет» не нужно. Кроме проверки, функционал «Кабинета застрахованного» позволяет работнику:

• получить информацию по всем листкам по болезни, которые были выданы ему в течение всей его трудовой деятельности;
• распечатать эти сведения;
• получить информацию по начисленным и выплаченным пособиям;
• распечатать эти данные в виде справки установленной формы.

Такие действия возможны с электронными листками нетрудоспособности.

Как проверить подлинность больничного листа

Любой сотрудник в случае отсутствия на рабочем месте по поводу болезни обязан предоставить работодателю листок нетрудоспособности. В течение 5 дней бухгалтерия передает его в Фонд соцстрахования. 

Подробности см. здесь. 

Напоминаем! С 2021 года пилотный проект ФСС действует на всей территории РФ. Наши эксперты подготовили специальную памятку для бухгалтера по прямым выплатам пособий в 2021 году. Переходите в этот материал и смотрите рекомендации профессионалов.

Если больничный оформлен в электронной форме, возможность его подделки исключается.

Поскольку бумажные больничные листы применяются в настоящее время наравне с электронными, сохраняются риски по бумажным больничным. Если больничный окажется поддельным, то ФСС не оплатит сотруднику пособие. 

Чтобы избежать такой неприятности, работодателю следует проверить документ на подлинность самостоятельно. Бланк подлинного документа содержит несколько степеней защиты:

• водяные знаки с логотипом «ФСС России», которые легко увидеть, просветив документ;
• микротекст «Листок нетрудоспособности», прописанный на линии под графой «Подпись врача»;
• микроволокна в бумаге;
• в правом верхнем углу на обратной стороне документа находится название компании-производителя ООО «СпецБланк — Москва»;
• светящиеся слова, которые видны при просвете экземпляра ультрафиолетом;

Можно также проверить больничный лист по номеру, поскольку он выбит типографским способом и имеет неровности, легко ощутимые, если провести по ним пальцем.

С другими особенностями визуальной проверки бланка листка нетрудоспособности ознакомьтесь в материале «Больничный лист — 10 признаков подделки».

Кроме того, можно проверить подлинность больничного листа на сайте ФСС.

Другие способы исследования больничных листков

К сожалению, листы нетрудоспособности являются документами, которые чаще всего подделываются самими работниками или представителями медучреждений. С 2011 года в силу вступил Приказ Минздравсоцразвития, согласно которому была установлена унифицированная форма оформления данного документа, а также улучшена степень защиты официального бланка, который теперь не так-то легко подделать. В настоящий момент на бюллетенях введено использование специальных водяных знаков, изображений волокнистых впечатанных рисунков, которые можно заметить только с использованием ультрафиолетового освещения. Помимо всего прочего, бюллетень имеет 12-значный штрих-код, разрабатываемый по специально выведенной формуле. После изучения данного цифрового обозначения, можно установить регион выдачи листка нетрудоспособности.

На протяжении первых десяти суток с момента получения от работника документа из медучреждения, на бухгалтера организации возлагается задача по определению его подлинности. Наиболее эффективными способами исследования, при этом, являются:

1. Провести анализ бланка на наличие необходимых визуальных признаков;
2. Оформить запрос в ФСС по месту расположения предприятия;
3. Воспользоваться базой имеющихся больничных бюллетеней посредством онлайн-запроса в госорган;
4. Направить запрос на исследование документа в медучреждение, его выдавшее.

В случае выявления работодателем подделанного листка нетрудоспособности, последствия могут быть таковыми:

• Представители Фонда соц. страхования отказываются принимать документ и начислять организации-нанимателю материальную компенсацию за дни «болезни» ее штатного сотрудника;
• Если денежные средства уже были направлены работнику, то ФСС не возмещает организации понесенные расходы и руководитель обязан самостоятельно решать проблему возврата средств.

Выявление факта предоставления фальшивого документа является основанием для привлечения сотрудника к определенному виду ответственности. Работодателю допускается удерживать с заработка лица до 20% от суммы месячного дохода до тех пор, пока не будет возмещена сумма больничного пособия. Ещё нет оценки

Расширенные возможности

Расширенный функционал поисково-мониторинговая система ФСС РФ предлагает пользователям, успешно прошедшим регистрацию на сайте. Для этой процедуры понадобятся:

• логин;
• надежная комбинация пароля;
• ФИО пользователя;
• электронный адрес почты.

О завершении процесса свидетельствует получение на электронную почту письма, при помощи которого осуществляется подтверждение желания стать зарегистрированным пользователем ресурса. Для этой категории страхователей на портале ФСС «Поисково-мониторинговая система» личный кабинет открывает возможности пользования следующими услугами:

• появляется доступ к меню «Аналитика»;
• откроется возможность получать сведения из подменю «Листки нетрудоспособности»;
• можно будет формировать реестры назначаемых пособий для сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за детьми, не достигшими возраста 1,5 лет;
• активной становится вкладка «Расчет больничных».

Если заходит на портал поисково-мониторинговой системы ФСС в личный кабинет пользователь, обладающий расширенными правами, он может пользоваться всеми инструментами интернет-сервиса. Получить такой статус можно после подачи подписанного руководителем компании заявления от имени страхователя при условии пройденной электронной регистрации на сайте. Шаблон заявления приведен на портале.

Заявительная документация должна быть оформлена и подана на бумажных носителях. При одобрении заявки зарегистрированный на электронном ресурсе пользователь получает доступ к конфиденциальным сведениям. От момента подачи заявки и подтверждения факта регистрации на сайте до открытия всего набора услуг может пройти несколько дней.

Доступ к расширенному функционалу подразумевает:

• наличие возможности готовить отчетность в специальном онлайн-сервисе, в котором всегда актуальные бланки документов и встроены системы автоматических проверок контрольных соотношений;
• имеется заполненная электронная карточка страхователя;
• контроль состояния расчетов с Фондом соцстраха.

Если использовать сервис подготовки отчетной документации, то для ее отправки ресурсов поисковой системы недостаточно. Дополнительно нужен доступ к шлюзу ФСС. Комбинация таких электронных инструментов позволяет сдавать составляемые отчетные формы в электронном виде напрямую в Фонд.

Особенности работы

Работники должны будут однократно передавать работодателю информацию о себе. Там они должны отметить и актуальный банковский счет. Форма документа прикреплена к приказу ФСС от 4 февраля 2021 года № 26.

Отправлять данные в ФСС нанимателю необходимо будет в течение 3 рабочих дней после этого. Фонд перечислит денежные средства в течение 10 дней после того, как примет информацию и документы. При перечислении пособия с опозданием фонд должен будет возместить это пеней (полпроцента за каждый день просрочки). Такое правило относится только к несчастным случаям на производстве и профзаболеваниям. В ФЗ № 255-ФЗ эта норма не прописана.

Если фонд обнаружит какие-либо нарушения, то может отказать в выплате пособия. Также если ведомство решит, что бумаги-основания для пособия недостоверны, то может отправить работодателю или самому гражданину требование вернуть деньги. Если возврата не будет, то ФСС сможет обратиться в суд, но лишь тогда, когда сумма долга составит больше 3 тыс. руб. Если она будет меньше, то ведомство будет ждать момента, когда она превысит пороговое значение. После превышения фонд сможет обратиться в суд в течение 6 месяцев с даты превышения. Если сумма так и не «доросла» до 3 тыс. руб., то иск в суд ведомство сможет подать в течение полугода с даты, когда истекли три года с момента выставления штрафа.

Как просмотреть листок нетрудоспособности простому трудящемуся компании

Сайт ФСС

1. Создаёте или заходите в уже готовый аккаунт на сайте https://fss.ru/.
2. Найти вкладку «Эл. листы нетрудоспособности»
3. Вводите идентификационный код своего листка, которые дал вам работодатель, и свой страховой номер, в открывшемся меню найдите кнопку «Показать лист нетрудовитости».

Сайт «Госуслуги»

1. Регистрируетесь и заходите в свой личный кабинет https://www.gosuslugi.ru/.
2. Введите страховой ИНН и просмотрите назначенные вам по болезни компенсации.

Когда вы будете оформлять себе больничный запомните или запишите уникальный двенадцати значный набор цифр из электронного листка, выданного компанией, который генерируется из случайных чисел особой программой, без него не получится открыть документ и получить материальную компенсацию по болезни.

По мере течения болезни статус будет меняться: от открытого и подтвержденного, до «пособия выплачены» и «листок аннулирован». После того, как ваше здоровье восстановлено, в поликлинике вам выдают талон, где обозначен период, в течение которого вы не могли работать, имя сотрудника больницы, ваш страховой номер, название мед. учреждения.

Ваш начальник также не должен требовать больничные листки в бумажном виде, если вы уже сдали их в электронном.

Как работнику проверить свой лист нетрудоспособности в личном кабинете

Работник имеет возможность в любой момент просмотреть статус электронного больничного. Для получения данных необходимо также быть зарегистрированным на портале Госуслуг. В поле «авторизация» вводится номер телефона и пароль. После входа личный кабинет ФСС можно увидеть все свои электронные больничные и узнать:

• открыт, закрыт или продлен виртуальный больничный;
• в каком объеме начислено пособие;
• какие даты считаются периодом нетрудоспособности;
• правильно ли оформил документ работодатель.

Настройка электронных больничных в личном кабинете позволяет получать оповещение об изменении статуса на электронную почту.

В личном кабинете застрахованного лица есть интересная опция  – калькулятор размера выплат. Работник может заранее приблизительно посчитать, какая сумма причитается ему по болезни. Для этого надо кликнуть на калькулятор в правом верхнем углу и заполнить все поля.

Сайт ФСС спросит вас о периоде и причине нетрудоспособности, не находились ли вы в стационаре и даже о том, не нарушали ли вы режим. Также вам придется вспомнить, когда вы устроились на нынешнее место работы, и точную сумму, заработанную за последние два года. Имеет значение и районный коэффициент.

После этого кликните на кнопку «Рассчитать», и сайт ФСС назовет приблизительную сумму, которую начислит бухгалтер по электронному больничному.