Порядок внесения изменений в должностную инструкцию

Нюансы подготовки

Конечно, в общем порядок создания инструкции не выглядит особо сложным, учитывая, что за основу достаточно взять:

• типовой образец;
• ЕТКС.

Однако в ряде случаев даже простой процесс может вызвать определенные трудности в некоторых ситуациях.

Допускается ли уменьшение оклада по инициативе работодателя? Читайте в нашей статье. Как написать заявление на административный отпуск? Образец вы найдете тут.

Скачать записку-расчет о предоставлении работнику отпуска можно здесь.

У ИП

В частности, в рамках ТК РФ индивидуальный предприниматель обязан соблюдать нормы ТК РФ, поэтому при необходимости и большом объеме труда оформить инструкции на каждого работника будет целесообразно с использованием вышеописанных правил.

Однако если занятость у ИП предполагает разовый либо периодический характер, достаточно будет срочного договора с указанием всех основных условий сотрудничества.

При совмещении должностей

Как правило, инструкция создается не под сотрудника, а для определенной должности с учетом норм, закрепленных в ЕТКС.

При этом, если по решению руководства и с согласия труженика предстоит совмещение двух должностей возможно два варианта, в частности:

• оформление именной инструкции, действие которой будет распространяться только на одного сотрудника, а не на последующих, после его увольнения;
• ознакомление с обеими инструкциями по двум должностям с одновременным изданием приказа о совмещении и доплате.

Хранение

Согласно п.657 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 трудовые договоры, а также иные соглашения и инструкции относятся к документации по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет.

То есть, если компания состоит из многих структурных подразделений, разрабатывается три экземпляра, один из них подкладывается под положение о них же, второй хранится в отделе кадров, а третий — уже у сотрудника.

Если же учреждение сравнительно невелико, работник кадров хранит только один экземпляр, а вот второй выдается труженику под роспись на руки.

Как внести дополнения в должностную инструкцию | Сделай все сам

При внесении дополнений в должностную инструкцию необходимо руководствоваться Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами. Порядок метаморфозы текста локального акта зависит от того, является позиция свободной, то есть свободной, либо по должности теснее трудится работник. В первом случае согласия эксперта не требуется, а во втором – это неукоснительно.

Вам понадобится

• – штатное расписание;
• – документы компании;
• – должностная инструкция;
• – бланк добавочного соглашения;
• – бланк приказа;
• – бланк уведомления;
• – Трудовой кодекс РФ;
• – федеральное право.

Инструкция

1. При внесении дополнений в инструкцию по должности, которая является свободной, метаморфозы оформляются приказом директора. Вначале начальником отдела, в подчинении которого находится позиция, составляется новая редакция локального акта.

Новая должностная инструкция утверждается визой согласования на документе, а также распоряжением директора. Непременно ознакомьте с измененным актом начальника профсоюза, если такой имеется в фирме.

Учтите суждение выборного органа профсоюзной организации, потому что права работников не обязаны быть нарушены в части условий труда.

2. Составьте приказ. В качестве темы напишите внесение дополнений в должностную инструкцию , к примеру, бухгалтера.

Поводом издания распоряжения укажите, скажем, метаморфоза трудовой функции работника. В обстоятельной части документа впишите данные работника, на которого возложена ответственность за исполнение приказа.

3. Перед внесением дополнений в инструкцию по должности, по которой трудится коллега, нужно получить письменное согласие эксперта. Напишите уведомление, адресованное работнику. В документе пропишите обязанности, которыми дополняется локальный акт. На одном экземпляре уведомления работником ставится подпись, дата, 2-й – остается у эксперта.

4. Сейчас составьте дополнительное соглашение к договору. Напишите в нем перечень обязанностей, которыми дополняется инструкция. Заверьте соглашение подписью работника, директора, печатью фирмы.

5. Позже составления новой редакции инструкции ознакомьте с ней эксперта под расписку. Сейчас издайте приказ о внесении дополнений в должностную инструкцию . Заверьте локальный акт визой, проставляемой директором. В распоряжении ставится подпись начальника организации. Ознакомьте работника с приказом.

Должностная инструкция, регламентирующая трудовую функцию работника, является главным документом. В нем оговаривается круг его должностных обязанностей, пределы ответственности и квалификационные требования к занимаемой должности.

Это документ не неподвижный, он должен оперативно отражать метаморфоза этих, структурно-организационных, производственных и других требований, дополняющихся и корректирующихся с течением времени.

Изменения в нее вносятся в соответствии с трудовым правом.

Совет 3: Как внести дополнение к договору

Зачастую бывает, что позже завершения договора обнаруживается, что не каждая информация внесена в текст, либо ложно указаны неверные данные в договоре. В таких случаях составляется дополнительное соглашение, в котором указываются уточнения по поводу текста договора либо добавляются новые данные.

Вам понадобится

– соглашение об изменении договора.

Совет 5: Как внести данные организации

Налоговыми органами ведется контроль юридических лиц. Данные о всякий легально действующей организации обязаны быть внесены в Цельный государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) с соблюдением установленной законом процедуры.

Документооборот при переводе работника на нижестоящую должность

Заявление о переводе. Как мы отметили выше, иногда перевод на нижестоящую должность осуществляется по инициативе работника (в частности, по семейным обстоятельствам). В подобном случае от него потребуется заявление в произвольной форме. Его образец приведен справа.

Предложение о переводе. Если инициатива перевода исходит от индивидуального предпринимателя, ему необходимо заручиться согласием работника на перевод. Для этого сотруднику направляется соответствующее предложение, составленное в произвольной форме.

В этом документе обосновывается необходимость его перевода на нижестоящую должность, указывается перечень всех имеющихся должностей, которые может занять сотрудник в соответствии со своей квалификацией. Также в документе приводятся сведения о должностных окладах, соответствующих вакантным должностям.

Если работник временно или постоянно переводится на нижестоящую должность на основании медицинского заключения, в предложении о переводе обязательно должны быть указаны номер и дата такого заключения.

Согласие сотрудника на понижение в должности также оформляется в письменном виде. Для этого в предложении о переводе на другую работу можно предусмотреть специальную графу.

Кроме того, работник может подать заявление на имя индивидуального предпринимателя и сообщить ему о своем решении. Заметим, что срок отзыва заявления сотрудника о переводе на другую работу трудовым законодательством не установлен. То есть до подписания дополнительного соглашения к трудовому договору работник вправе обратиться к индивидуальному предпринимателю с заявлением, свидетельствующим об отказе от перевода на нижестоящую должность.

Дополнительное соглашение. Если сотрудник не возражает против перевода на нижестоящую должность, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указываются все условия перевода: новая трудовая функция сотрудника, структурное подразделение, в котором он будет трудиться, условия оплаты труда и срок перевода.

При временном переводе сотрудника на другую работу условия трудового договора изменяются на определенный срок. Продолжительность временного перевода на нижестоящую должность устанавливается по соглашению сторон. Например, если индивидуальный предприниматель временно понижает работника в должности из-за лишения специального права, в документе нужно отразить точную дату возвращения сотрудника на прежнее место работы. Если она неизвестна, можно сделать запись: «До дня восстановления специальных прав».

Обратите внимание: работник может быть временно переведен на другую должность на срок до одного года (ч. 1 ст

72.2 ТК РФ). Если перевод был осуществлен на время замещения отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, его срок заканчивается в день выхода на работу данного сотрудника. То есть в подобной ситуации срок перевода на нижестоящую должность может превышать год.

Бывают случаи, когда сотрудника переводят на нижестоящую должность временно, но в результате работа на новом месте становится для него постоянной. Это возможно, если по окончании срока перевода сотруднику не предоставляется его прежняя работа, а сам он этого не требует и продолжает трудиться.

Заметим, что дополнительное соглашение к трудовому договору, предполагающее понижение в должности, должно быть подписано как работодателем, так и работником. Если сотрудник откажется его подписывать и не выйдет на работу в новой должности, в случае судебного разбирательства служители Фемиды примут его сторону (Определение Московского городского суда от 03.08.2010 N 33-23228).

Приказ. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору готовится приказ по одной из унифицированных форм — N Т-5 или Т-5а (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С указанным приказом сотрудника индивидуальному предпринимателю необходимо ознакомить под роспись.

Отметки в личной карточке. Факт перевода на нижестоящую должность индивидуальному предпринимателю нужно отразить в личной карточке работника (форма N Т-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» при этом следует указать:

— дату перевода;

— структурное подразделение;

— должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;

— тарифную ставку (оклад) и надбавку;

— основание перевода.

Обратите внимание: с каждой записью, вносимой на основании приказа о переводе на другую работу, индивидуальный предприниматель обязан ознакомить сотрудника под роспись

Что с зарплатой

Поскольку этот процесс являются принудительным, для него есть гарантии по оплате, установленные законодателем. Оплата происходит по 2 вариантам:

1. Если зарплата по новой должности выше, чем средняя по прежней, наниматель платит зарплату по той работе, которая осуществляется. По факту это средняя заработная плата по ранее занимаемой должности и доплата.
2. Если оплата по новому варианту ниже, чем средняя по ранее выполняемой работе, платить надо в размере ранее выплачиваемой средней зарплаты. Более того, руководитель при желании дополнительно материально мотивирует сотрудников.

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.
К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника

Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.
ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

• как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
• как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Истец обратился в суд с иском к ЗАО «XXX» об отмене приказа от… N… об обязании предоставить работу, предусмотренную трудовым договором и должностной инструкцией, обязании обеспечить необходимым оборудованием и технической документацией для выполнения работы, ссылаясь на то, что приказом от… N… на него возложена обязанность, не предусмотренная трудовым договором и должностной инструкцией.
Как усматривается из материалов дела, в нарушение требований трудового законодательства работодатель возложил на истца выполнение работ, не обусловленных трудовым договором, зная о несогласии истца выполнить это распоряжение, приняло решение о привлечении истца к дисциплинарной ответственности.
Применение дисциплинарного взыскания за неисполнение обязанностей, не предусмотренных трудовым договором, является необоснованным, в связи с чем оспариваемые приказы являются незаконными.Посмотреть решение суда

Доп соглашение к трудовому договору об изменении должностной инструкции

Инструкция 1 Впервые данные об организации вносятся в Единый государственный реестр тогда, когда вы проходите процедуру регистрации. Для открытия предприятия вам необходимо собрать ряд документов и заполнить заявление по форме Р1101. Данное заявление заполняется либо на компьютере, либо от руки печатными буквами. Бланк можно приобрести в специализированном магазине либо загрузить из сети интернет. 2 При заполнении следите за тем, чтобы текст заявления был читаем, не допускайте помарок и исправлений. Внимательно читайте названия полей и не пишите ничего лишнего. Если сомневаетесь в том, что сможете правильно вписать данные в заявление, ознакомьтесь с рекомендациями по его заполнению. Указывайте достоверные сведения. 3 Лист, предназначенный для указания видов экономической деятельности, следует заполнять, сверившись с Общероссийским классификатором видов экономической деятельности (ОКВЭД).

Виды, основания и причины увольнения сотрудника

Процесс увольнения работника прописан в Трудовом кодексе РФ. Это основной нормативный документ, который регламентирует взаимоотношения между сотрудником и работодателем. Кроме этого, расторжение трудового договора должно полностью соответствовать Трудовому кодексу РФ и не противоречить ему.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

В Трудовом кодексе РФ содержатся исчерпывающие основания увольнения, и прекращение трудового договора, которое может быть осуществлено только при наличии обстоятельств, предусмотренных трудовым правом.

Так, трудовым законодательством предусмотрено четыре основных вида прекращения трудовых отношений между работником и работодателем:

• увольнение по инициативе работника. Увольнение по собственному желанию актуально в том случае, если между сторонами заключен бессрочный договор. Согласие нанимателя не требуется, а увольняемому достаточно уведомить о своем решении за две недели до планируемой даты прекращения трудовых отношений;
• увольнение по инициативе работодателя. Сюда включаются все случаи, когда продолжение трудовых отношений, по мнению работодателя, становится невозможным, в том числе и прекращение существования предприятия, и другие причины;
• увольнение по обоюдному согласию – соглашению сторон. Соглашение сторон предусматривает досрочное прекращение контракта. Это вариант, при котором наниматель и работник могут совместно выработать условия расставания и оформить их в виде дополнения к основному договору, причем сделать это можно еще на этапе приема на работу;
• увольнение по обстоятельствам, которые не зависят от волеизъявления сторон.

Основания для расторжения трудового договора между организацией и сотрудником перечислены в статье 77 Трудового Кодекса РФ.

Так основаниями для прекращения трудовых отношений между работником и работодателем могут быть:

• инициатива работника/работодателя;
• соглашение сторон при достижении взаимных договоренностей. При этом увольняться могут и те работники, которых ТК РФ запрещает увольнять;
• окончание срока действия трудового договора. В случаях, когда сотрудник нанимался на какой-то определенный срок и нет необходимости продлевать этот срок;
• изменены условия в трудовом договоре. К примеру, появились новые обязанности у работника или рабочий день увеличился;
• перевод на иную должность или в иную организацию;
• отказ работника продолжать трудовую деятельность при существенных изменениях условий работы или смене начальства;
• ухудшение состояния здоровья работника, подкрепленное медицинским заключением. При наличии некоторых приобретенных или хронических заболеваний продолжение трудоемкой работы не целесообразно;
• отказ от переезда в другую местность в связи с перемещением организации;
• не зависящие от воли сторон обстоятельства;
• существенное нарушение правил заключения трудового договора.

Соглашение изменения

Верно составленное соглашение о редактировании положений трудового договора, заключённого между сторонами – это крайне важная составляющая. Закон устанавливает, что любые поправки в договорённости между сотрудником и руководством должны фиксироваться дополнительным документом. Такое соглашение является гарантом наличия договорённости между сторонами о редактировании условий. Следует учитывать, что даже при односторонней смене положений договора между сотрудником и руководителем необходимо составлять данный документ.

Соглашение должно правильно отображать суть вносимых преобразований. Причины изменений трудового договора включать не нужно. Соглашение вступает в силу с момента его подписания или через определённый промежуток времени. Действие его положений можно распространить и на прошедшее время. Соглашение заключается в различных случаях – при смене места работы, смене должностных функций, оклада и сопутствующих выплат, времени работы и прочего.

Образец соглашения изменения трудового договора представлен на изображении ниже:

Необходимо помнить, что любые поправки должны сопровождаться составлением подобного документа.

Способы внесения изменений

Основными способами для внесения изменений в инструкцию можно выделить следующие:

• Заключение допсоглашения к трудовому договору – применяется в случаях когда к нему инструкция была оформлена в качестве приложения;
• Составить и утвердить новую инструкцию – применяется в тех случаях, когда инструкция представлена отдельным документом.

Таким образом, способ внесения изменений в инструкцию будет зависеть от того, как именно такой документ был оформлен – в качестве самостоятельного документа, либо приложением к трудовому договору. Какой из способов для составления инструкции будет выбран работодателем зависит от его желания.

Если коммерческие фирмы решили включить должностную инструкцию в свой документооборот, они должны придерживаться установленного для их оформления и утверждения порядка.

Главным условием является ознакомление сотрудника с содержанием такого документа. В качестве подтверждения своего ознакомления сотрудник должен поставить подпись: либо на инструкции, либо на бланке ознакомления, либо в специальном журнале. Для компаний с небольшой численностью сотрудников наиболее подходящим является способ ознакомления путем подписания самой инструкции.

Общая информация о внесении изменений в должностную инструкцию

Под должностной инструкцией понимается специализированный локальный норматив, в котором фиксируется список обязанностей работников, трудящихся на определенных штатных должностях. Например, инструкции характерны для таких должностей, как главный бухгалтер, инженер, инспектор отдела кадров, кассир и т.п. Все субъекты, чьи должности предполагают наличие соответствующей инструкции, должны выполнять содержащиеся в документе правила, что также прописывается в трудовом соглашении еще на этапе принятия на работу.

При трудоустройстве наниматель, помимо прочего, также должен ознакомить нового подчиненного со всеми локальными нормативами, актуальными для компании в настоящий момент времени, включая основные рабочие документы для конкретной должности.

Важно отметить, что обязанности субъекта могут быть прописаны также в самом тексте трудового соглашения. В таких условиях составление должностной инструкции не является обязательным

При этом если для конкретной должности уже существует соответствующая инструкция, то в тексте соглашения нет необходимости расписывать функции сотрудника, достаточно просто сделать ссылку на инструкцию и приписку, в соответствии с которой лицо обязано исполнять фиксируемые в документе правила.

Четкая фиксация обязанностей и функций каждого работника обязательна: либо в инструкции, либо в трудовом соглашении. При отсутствии подобных правил, работа не будет эффективной и стабильной, более того – в случае возникновения конфликта управленец не сможет никак аргументировать, что сотрудник не исполнял свои обязанности, так как они нигде не закреплены.

Зачастую инструкции формируются в кадровом подразделении сразу после учреждения компании по каждой позиции штатного расписания. При этом практика демонстрирует, что общий текст нового документа в дальнейшем очень часто претерпевает изменения, подстраиваясь под нужды производственной деятельности. Это происходит ввиду внедрения нововведений в структуру компании, сокращения штатов, перераспределения трудовых обязанностей, оптимизации производства и т.д. Изменения в законодательстве также провоцируют потребность изменять текст рассматриваемого документа. Все это приводит к тому, что наниматель постановляет необходимость изменения текста инструкций с целью приведения локальной документации в соответствие законодательным нормам.

Составление должностной инструкции бухгалтера

Правая верхняя часть документа отведена для утверждения руководителем предприятия. Здесь следует вписать его должность, наименование организации, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи с обязательной расшифровкой. Затем по центру строки пишется название документа.

Основная часть инструкции

В первом разделе под названием «Общие положения» надо вписать к какой категории работников относится кладовщик (специалист, рабочий, технический персонал и т.д.), затем указывается, на основании какого распоряжения назначается бухгалтер, кому он подчиняется и кто его замещает, в случае необходимости (здесь не нужно писать конкретные фамилии, достаточно указывать должности уполномоченных сотрудников).
Следующим шагом в документ вносятся квалификационные требования, которым должен соответствовать бухгалтер (специализация, образование, дополнительная проф.подготовка), а также стаж и опыт работы, при наличии которого сотрудник может быть допущен к исполнению рабочих функций.

Далее в этом же разделе нужно перечислить все нормативные акты, правила, распоряжения, с которыми бухгалтер обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения счетов и корреспонденции, организацию бухгалтерского документооборота, правила по технике безопасности, охране труда и внутреннему распорядку и т.д.

Второй раздел

Второй раздел «Должностные обязанности бухгалтера» касается непосредственно функций, которые возлагаются на бухгалтера. Они могут быть различны на разных предприятиях, но описывать их нужно всегда максимально подробно. Если бухгалтеров на предприятии несколько и у них разных функционал, надо тщательно следить за тем, чтобы в должностных обязанностях он не дублировался.

Третий раздел

Раздел «Права» включает в себя полномочия, которыми наделяется бухгалтер с целью эффективного исполнения своей работы. Здесь можно отдельно указать его право на взаимодействие с руководством организации и другими работниками, а также представителями иных структур при возникновении такой потребности. Права должны быть расписаны так же, как и обязанности – точно и четко.

Четвёртый раздел

В разделе «Ответственность» устанавливаются конкретные нарушения бухгалтера, за которые предусмотрены внутренние санкции и взыскания. В одном из пунктов нужно обязательно указать, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Пятый раздел

В последний раздел должностной инструкции вписываются «Условия работы» — в частности, чем они определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности, если они есть.

В завершение документ должен быть согласован с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции бухгалтера (это может быть непосредственный руководитель, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь нужно вписать его должность, название организации, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись и обязательно ее расшифровать.

Ниже необходимо указать данные о бухгалтере:

• его фамилию, имя, отчество (полностью),
• название организации,
• паспортные данные,
• подпись,
• дату ознакомления с документом.

Печать на должностной инструкции ставить не надо.