Унифицированная форма № кm-6 — бланк и образец

Обязательна ли регистрация в налоговой службе?

Журнал КМ-4, как и само устройство ККТ, обязательно регистрируется в налоговой службе. Примечательно, что даже начальная запись вносится в этот документальный регистр одновременно с постановкой кассового аппарата на государственный учет.

Налоговый инспектор самостоятельно осуществляет пробитие первого чека через регистрируемое устройство ККТ на сумму, равную 1 (одному) рублю 11 копейкам. Бухгалтер и налоговая служба впоследствии не учитывают это значение.

Чтобы налоговая регистрация устройства ККТ состоялась успешно, хозяйствующий субъект должен предоставить уполномоченным сотрудникам ФНС сам аппарат ККТ, журнал КМ-4, а также следующие важные документы:

• заявление соответствующего содержания (заявка на регистрацию ККТ);
• регистрационную документацию хозяйствующего субъекта (регистрационное свидетельство организации/ИП);
• паспорт регистрируемого устройства ККТ;
• действующее арендное соглашение на используемую торговую площадь (при отсутствии у хозяйствующего субъекта собственной торговой площади);
• сервисное соглашение на кассовый аппарат, заключаемое со специализированной обслуживающей организацией;
• прочие бумаги, полный список которых уточняется непосредственно в территориальном подразделении налоговой службы.

Порядок и правила ведения

Форму журнала кассира-операциониста, составленную по общепринятому стандарту КМ-4, можно свободно приобрести в любом канцелярском магазине.

Форма КМ-4 подписывается руководителем хозяйствующего субъекта (как вариант, индивидуальным предпринимателем), главным бухгалтером, а также уполномоченным сотрудником налоговой службы.

Если у хозяйствующего субъекта имеется печать, её оттиск также проставляется на форме КМ-4 в порядке заверения.

Примечательно, что электронный формат ведения и заполнения этого журнала не предусматривается действующим законодательством.

Однако в настоящее время, как известно, происходит массовый переход хозяйствующих субъектов, осуществляющих наличные транзакции и использующих ККТ, на онлайн-кассы.

Если для учета наличности, поступающей от покупателя, применяется аппарат онлайн-кассы, все сведения, которые прежде вносились в журнал кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете налогоплательщика на веб-сайте налоговой службы.

Форму КМ-4 следует вести отдельно по каждому аппарату ККТ.

Журнал регистрируется в местном департаменте налоговой службы одновременно с устройством ККТ, для которого он заводится.

Первый такой журнал регистрируется для конкретного устройства ККТ уполномоченным сотрудником ФНС путем осуществления двух процедур:

• формируется Z-отчет для регистрируемого кассового аппарата;
• в КМ-4 вносится первая запись.

Что делать, если заканчивается?

Регистр КМ-4 необходимо заполнять, пока в нем имеются свободные строки. Когда журнал полностью завершится, следует завести новую форму, для регистрации которой нужно будет снова обратиться в налоговую службу.

Чтобы зарегистрировать новую форму КМ-4, потребуется предоставить сотруднику ФНС предыдущую форму этого журнала, а также ряд иных документов, актуальный перечень которых всегда уточняется у специалистов местного отделения налоговой службы.

Срок хранения

Полностью завершенный журнал КМ-4 следует хранить на протяжении 5 (пяти) лет в архиве хозяйствующего субъекта, использующего ККТ, поскольку этот регистр, как уже говорилось ранее, фактически привязан к конкретному устройству ККТ.

С 01.01.2017 во все аппараты ККТ стали устанавливать так называемые фискальные накопители, пришедшие на смену устройствам ЭКЛЗ.

Как вносить исправления?

Какие-либо ошибки, неточности, помарки не допускаются при заполнении данной формы. Если такие несоответствия все же выявляются, их следует исправить надлежащим образом.

Каждая ошибка, обнаруженная и исправленная в регистре КМ-4, заверяется подписью уполномоченного субъекта, ответственного за внесение сведений в этот журнал.

Рядом с откорректированными данными проставляется стандартная формулировка о том, что внесенным исправлениям можно верить. Главбух и руководитель организации также заверяют данное исправление своими личными подписями.

Правила заполнения документа

Кассовая книга – это небольшой журнал, содержащий в себе пятьдесят или сто страниц. Этот регистр, помимо кассовых листов, должен иметь титульный лист, где отмечается дата ввода документа в эксплуатацию

Важно отметить, что для данных журналов отсутствуют финансовые лимиты

Титульный лист

На главной странице нужно указать следующие сведения:

1. Наименование фирмы и реквизиты, включая ИНН и код ОКПО.
2. Паспортные данные генерального директора.
3. Наименование структурного отдела.
4. Паспортные данные, а также должность лица, несущего ответственность за ведение журнала.
5. Дату ввода реестра в эксплуатацию.

Кассовый лист

Ведение кассовой книги вручную требует предварительной подготовки журнала к вводу в эксплуатацию. Каждая страница должна быть пронумерована, после чего весь журнал прошивается. Каждая запись, сделанная в регистре должна дублироваться на отрывном листе. Для этой цели применяется копировальная бумага. Кассир ответственный за заполнение регистра обязан составлять расчет денежного оборота, прошедшего в течение дня через кассу и рассчитывать остаток денежных средств по окончании дня. Отрывные копии страниц передаются в бухгалтерский отдел.

Каждая запись, внесенная в кассовую книгу, должна быть проверена работником бухгалтерии. Также нужно отметить, что количество записей должно строго соответствовать числу отрывных листов (ордеров). Проверив правильность внесенной информации, бухгалтер должен заверить книгу своей подписи

Важно отметить, что действующие нормы, установленные Центробанком, допускают внесение исправлений и корректив. Все изменения, внесенные в журнал, должны подтверждаться подписью руководителя бухгалтерского отдела

Рассматривая вопрос о том, как заполнять кассовую книгу нужно отметить, что записи в данный регистр должны вноситься ежедневно. Единственным исключением являются праздничные и выходные дни. Каждый рабочий день используется новый лист журнала. На протяжении дня в нем указываются все финансовые операции и денежный оборот, прошедший через кассу. По окончании дня подбивается остаток, а заполненная страница заверяется подписью кассира. Использовать журнал можно лишь на протяжении одного года. По завершении отчетного периода, кассир обязан открыть новый регистр, который будет введен в эксплуатацию с началом нового календарного года.

Давайте рассмотрим порядок заполнения кассового листа. В верхней части страницы необходимо указать её порядковый номер, а также актуальную дату. В графе «Остаток на начало дня» указывается информация о количестве наличности, хранящейся в кассе. Данная сумма должна совпадать с графой «Остаток на конец дня», указанной на предыдущем листе. В графе «номер документа» указывается порядковый номер ордера.

В следующем разделе указывается наименование компании либо фамилия, имя и отчество собственника ИП. В колонках «Номер корреспондирующего счета» и «Номер субсчета» нужно указать конкретный метод приема или выдачи денежных средств. Каждый из методов отображается при помощи специального шифра

Важно отметить, что владельцам ИП не нужно заполнять этот раздел

В графах «Расход» и «Приход» нужно указать величину денежного оборота, прошедшего через кассу. Суммы указываются в цифровом значении. Округление суммы до полного числа недопустимо. В разделе «Перенос» следует указать общую сумму денежных средств из вышеперечисленных колонок. Но основе величины финансового оборота заполняется графа «Итого за день». По окончании рабочего дня кассиру необходимо прибавить к сумме, оставшейся с прошлого дня, новую наличность. От получившейся суммы нужно отнять деньги, записанные в разделе «Расход». Конечный результат должен соответствовать общему размеру денежных средств, хранящихся в кассе предприятия.

Поля, оставшиеся пустыми, необходимо зачеркнуть при помощи буквы «Z». Данные действия позволяют снизить вероятность внесения правок в заполненный лист. Каждая законченная страница должна быть завизирована подписью работника, заведующего кассой и главой бухгалтерского отдела.

Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации

Последняя страница

По окончании отчетного периода, лицу ответственному за ведение журнала необходимо прошнуровать регистр. На последнюю страницу приклеивается вкладыш, содержащий следующую информацию:

1. Надпись «Прошнуровано и пронумеровано».
2. Отметка о количестве листов.
3. Подпись должностного лица и главного бухгалтера.

Учет операций, которые проходят через ККТ

До внедрения онлайн-ККТ учет кассовых операций был более сложным. Существовало множество форм отчетности, которые были обязательными. Теперь же при желании от них можно отказаться. Всего благодаря переходу на онлайн-ККТ отменено 9 отчетов — с КМ-1 по КМ-9. Это акты, справки и журналы, которые нужно было заполнять при тех или иных операциях, связанных с применением ККТ. Например, акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (КМ-3), журнал кассира-операциониста (КМ-4), справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6). Информация, содержащаяся в отмененных формах, теперь поступает на сервер ФНС в электронном виде.

Учет операций после внедрения онлайн ККТ

Итак, многие документы учета кассовых операций были отменены, но это еще не все. Благодаря внедрению онлайн-касс работа с оставшимися документами упростилась.

Приходные ордера

Кассовые «приходники» теперь могут формироваться в электронном виде на основе сведений, которые поступают с кассового аппарата. Эти сведения — фискальные данные — передаются в определенных форматах, которые утверждены приказом ФНС от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

На основе фискальных данных кассовый аппарат формирует документы:

• несколько видов отчетов — о регистрации ККТ в налоговой, об изменении параметров регистрации, об открытии и закрытии смены, о закрытии фискального накопителя, о текущих расходах;
• кассовые чеки, в том числе чеки коррекции.

На основе сведений из этих документов формируются приходные кассовые ордера. Однако кассовый аппарат для этого должен быть интегрирован с учетной системой или сервисом.

Расходные ордера

РКО также можно формировать в электронном виде. Этот документ нужен для оформления выдачи денежной наличности:

• выплаты денег физическому лицу организацией, например, выдачи зарплаты;
• выдачи денег из кассового аппарата, то есть из денежного ящика, например, при возврате товара.

Выдавая деньги из кассы, необходимо указать причину. Например, выдача заработной платы или оплата наличными поставщику. Такие операции не передаются в виде фискальных данных в Налоговую службу. О том, что средства из кассы были изъяты, ФНС узнает, сопоставив сумму денежных средств на момент открытия и закрытия кассы, а также операций за смену.

Расход средств из кассы может быть последствием возврат товара покупателем. В этом случае у кассира Есть несколько вариантов действий, выбор и выбор зависит от разных факторов. Рекомендуем прочитать материал, посвященный разным вариантам возврата товаров.

Порядок оформления возврата зависит от разных факторов:

• от того, возвращает ли покупать товар в тот же или иной день;
• от способа расчета и возврата (наличными или электронными средствами).

Самый простой случай, когда товар возвращается в день покупки. Кассиру достаточно создать кассовый чек с признаком возврат прихода и вернуть деньги покупателю из ККТ. Сведения об операции тут же поступит на сервер ФНС.

Если товар возвращается в другой день, то возвратный чек нужно сформировать из смены, в которой этот товар был продан. Сведения в ФНС также поступят незамедлительно.

Что касается способа расчета, то здесь два варианта:

1. Если оплата производилась наличными, кассир возвращает деньги покупателю также наличными.
2. Если оплата производилась банковской картой и должна быть возвращена на нее же, то процесс может осложниться. Дело в том, что не все терминалы могут совершать возвратные операции. В этом случае порядок такой:
   • покупатель должен составить заявление на возврат товара;
3. на его основании кассир оформит расходный кассовый ордер;
4. на основе РКО составляется платежное поручение, по которому возврат может быть произведен счета организации на счет покупателя в безналичной форме либо наличными из общей кассы предприятия (не из денежного ящика кассового аппарата).

Отчет о закрытии смены

Этот отчет обязателен для всех пользователей онлайн-касс. Он служит для документирования кассовых операций, которые были произведены через аппарат. Создать его нужно не позднее, чем через 24 часа после открытия смены.

До изменений в закон 54-ФЗ существовал так называемый z-отчет. Его сведения были основанием для заполнения журнала по форме КМ-4 и справки по форме КМ-6. Теперь это не нужно, поскольку все необходимые сведения направляются в ФНС автоматически.

Если касса работает совместно с учетной системой, то сведения из отчета о закрытии смены будут получены в виде ПКО. Например, после закрытия смены на кассе, которая управляется Контур.Маркетом, пользователь получит в бухгалтерский сервис Контур.Бухгалтерия готовый приходный кассовый ордер. Однако для этого сервисы должны быть интегрированы.

Документирование кассовых операций по 54-ФЗ

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) можно оформлять автоматически в электронном виде на основе фискальных данных с ККТ. Форматы фискальных записей и реквизиты документов при использовании онлайн-касс введены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229.

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих документов:

• отчетов о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах;
• кассовых чеков и аналогичных документов для коррекции фискальных записей.

Чтобы сформировать ПКО на основе данных фискального накопителя, ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерским сервисом, который умеет это делать.

Расходный кассовый ордер

РКО можно оформлять в электронном виде. Расходным кассовым ордером нужно документировать:

• выдачу наличных из денежного ящика, который находится при онлайн-кассе
• выплату денег покупателю (физическому лицу).

1) Выдавая наличку из денежного ящика, нужно указать на онлайн-кассе причину выема средств:

• выдача зарплаты; 
• оплата товаров и услуг поставщику.

Фискальные документы об этих операциях ФНС не получает. О выеме средств налоговая узнает опосредованно, поскольку видит, сколько было денег в кассе на момент открытия и закрытия смены.

2) Выдача денег покупателю за возвращенный товар — еще одна операция в рамках расхода денежных средств. Действия кассира зависят от двух факторов:

1. Дата возврата товара

• Если покупатель принес товар обратно в тот же день, кассир создает на ККТ чек с признаком расчета «возврат прихода» и возвращает деньги. ФНС сразу получает фискальный чек, подтверждающий эту операцию. 
• Если покупатель возвращает товар в другой день, кассир находит нужную смену (касса хранит смены за 14 дней), в ней отыскивает нужный чек и нажимает возврат чека. ФНС в режиме онлайн получит чек с признаком «возврат прихода».

2. Способ расчета при возврате денег покупателю

• Если покупатель совершил покупку за наличные и принес товар обратно, кассир возвращает ему наличку из денежного ящика ККТ. 
• Если покупатель расплачивался через терминал эквайринга и хочет получить деньги на карту, операция возврата может усложниться, поскольку не все терминалы умеют совершать возврат. 

Порядок действий следующий:

1) Покупатель пишет заявление о возврате товаров, кассир оформляет РКО, покупатель его подписывает.

2) На основании РКО уполномоченный сотрудник магазина составляет бухгалтерский документ — платежное поручение.

3) Согласно платежному поручению выплата происходит со счета предприятия (если это электронный перевод на счет покупателя) или наличными из общей кассы (а не из денежного ящика ККТ).

3. Отчет о закрытии смены необходим для правильного документирования кассовых операций на ККТ. В отличие от ПКО и РКО этот отчет обязаны делать все пользователи онлайн-касс. Отчет должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

До появления онлайн-ККТ существовал аналог отчета о закрытии смены, который назывался z-отчет. На его основе бухгалтер заполнял журнал по форме КМ-4 и справку по форме КМ-6. Теперь эти документы можно не оформлять, потому что ККТ создает отчет в автоматическом режиме и отправляет его в ФНС.

Если ККТ интегрирована с сервисом бухучета (такая интеграция существует между сервисами «Контур.Маркет» и «Контур.Бухгалтерия»), то данные отчета приходят с онлайн-кассы в сервис в виде ПКО.

В отчете о закрытии смены могут отражаться ПКО с разным типом проводки:

• Полная оплата товаров (в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1);
• Частичная оплата товаров (проводка ДТ 50, КТ 62-1);
• Предоплата (проводка ДТ 50, КТ 62-2).

Если предприятие не применяет ККТ, то описанные проводки нужно фиксировать в регистрах бухучета.

Правила и инструкция по заполнению

Действующие нормы обязывают кассира-операциониста оформлять справку по каждой кассе в том случае, если в организации их несколько. Таким образом, по итогам рабочего дня или смены может быть не один документ, а два, три и более.

На титульном листе формы должна быть указана официальная информация о юридическом лице – его полное наименование, фактический адрес, ОКПО, индивидуальный номер налогоплательщика, контактные данные (телефон, при наличии факс).

Также кассиру-операционисту требуется указать сведения о контрольно-кассовом устройстве: название его модели, номер (его можно узнать в паспорте машины) и номер регистрации (он присваивается сотрудниками налоговой службы в процессе регистрации техники).

После этого прописываются следующие данные:

• фамилия, имя и отчество кассира-операциониста;
• смена;
• номер и дата документа;
• время работы (продолжительность рабочего дня или смены).

Номер справки-отчета можно взять из фискальной отчетной документации.

Представленный тип бланка оформляется согласно сведениям денежных счетчиков на начало и конец отчетного периода. Они носят название Z-отчетов. Эта информация указывается работником в следующих десяти графах:

1. Номер отчета.
2. Номер отдела (при наличии).
3. Номер секции (при наличии).
4. Кассиром-операционистом не заполняется.
5. Сведения на начало отчетного периода (дня или смены).
6. Сведения на конец отчетного периода (дня или смены).
7. Объем полученной выручки за вычетом возврата от клиентов по неиспользованным чекам.
8. Возвраты от покупателей по кассовым документам (чекам), которые не были применены или были пробиты с ошибками.
9. Фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.
10. Его подпись.

Внизу требуется указать сумму полученной выручки прописью, например, «двадцать тысяч рублей».

Если впоследствии справка-отчет будет передана в бухгалтерию, то в ней дополнительно необходимо прописать дату и номер приходного кассового ордера. При передаче документа в банк требуется указать его реквизиты и данные квитанции о принятии инкассатором денежных средств.

Заполнение справки-отчета кассира-операциониста (нюансы)

Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в хронологическом порядке отдельно по каждому документу в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов отрываются и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчисток и не оговоренных исправлений в кассовой книге нет, так как они не допускаются Правилами. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так, чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______». Сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день. Это суммарный приход кассы — оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход — оборот по кредиту. Используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, кассир выводит остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Этот же остаток является остатком на начало следующего дня.

Затем кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В бухгалтерии тщательно проверяют правильность оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствие записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета проставляют номера корреспондирующих счетов .

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. С этой целью главный бухгалтер систематически анализирует записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверяет соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки. Ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир .

Учет денежных документов

На счете 50 «Касса», субсчете 3 «Денежные документы» учитывают средства, вложенные в денежные документы, а именно почтовые марки, оплаченные, но не выданные путевки в дома отдыха и санатории и др. Денежные документы хранятся в кассе организации, их учет ведется по сумме фактических затрат на их приобретение.

На сумму оплаченных денежных документов составляют бухгалтерскую проводку: дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», кредит счета 51 «Расчетный счет», 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации». При покупке денежных документов составляется запись по дебету субсчета 50-3 «Денежные документы» с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. При получении денежных средств от работников организации за выданные им путевки составляется корреспонденция счетов по дебету субсчета 50-1 «Касса организации» и кредиту субсчета 50-3 «Денежные документы». При частичной оплате стоимости путевки за счет средств организации следует составить запись по дебету счета 92 «Внереализационные доходы и расходы» и кредиту субсчета 50-3 «Денежные документы». При использовании денежных документов для осуществления хозяйственной деятельности: почтовые марки, проездные билеты, может составляться запись на их списание по дебету счетов учета затрат на производство (25, 26 и др.) и кредиту субсчета 50-3 «Денежные документы».

На сумму поступивших и списанных, выданных денежных документов составляются приходные и расходные кассовые ордера. Аналитический учет ведется в отдельном разделе кассовой книги, где на каждый вид денежных документов открывается разворот книги.