Форма т-10. командировочное удостоверение (образец)

Форма и структура командировочного удостоверения

Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).

Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.

Удостоверение содержит:

• данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
• номер внутренней регистрации (по бухучету);
• дату выдачи;
• Ф. И. О. сотрудника, его должность;
• место поездки (название компании);
• цель поездки;
• на какой срок отправляется;
• номер паспорта;
• подпись и печать отправляющего директора.

В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.

Образец заполнения удостоверения формы №Т-10.

Как оформляется документ

Несмотря на то, что сейчас удостоверение потеряло свою актуальность, для ведения бухгалтерского учета командировочных расходов, в некоторых организациях создают свой бланк, куда вносят нужные данные. Позже, на их основании списываются суточные. Но чаще всего используют старый образец (Т-10).

Образец заполнения удостоверения.

Оформление командировочного удостоверения происходит в следующем порядке:

1. Руководитель издает приказ о направлении работника в командировку (форма Т-9), по которому определенный сотрудник наделяется полномочиями, для поездки по деловым вопросам, в другую компанию, находящуюся за пределами города. В распоряжении указывается цель поездки и действия сотрудника, которые ждет от него руководство.
2. На основании приказа Отдел кадров заполняет командировочное удостоверение.
3. Дополнительно к удостоверению может прилагаться «Служебное задание», которое может быть дополнено еще одним документом – доверенностью. Служебное задание подписывается, например, начальником цеха, а после идет на утверждение к руководству. Дополнительно выдается второй экземпляр договоренности двух компаний с содержанием приблизительно такого перечня обязанностей сторон:

• перечень объема работ;
• график работ. Тут вы узнаете, что такое скользящий график работы;
• требования к обеспечению необходимыми материалами или инструментами своего представителя;
• режим работы;
• доступ к нужной информации и другие действия со стороны принимающей в оказании всяческой помощи. Кроме этого, руководитель заранее обговаривает условия с принимающей стороной.

1. По приезду, командировочный должен составить отчет о выполнении служебного задания.
2. Начальник цеха подписывает отчет.
3. После этого, командировочное удостоверение, отчет о командировке и авансовый отчет по форме №АО-1 сотрудник, который был в поездке, несет в бухгалтерию.
4. Со стороны бухгалтерии проводятся подсчеты суточных и выделяются средства на приобретение билета, бронирование номера в гостинице по безналичному расчету. Очень часто, командировочным выдаются наличные, и они сами снимают квартиру у частных лиц, чтобы сократить расходы компании. Если билеты и гостиницу оплачивает наличными уезжающий сотрудник, то, по приезду, он должен отнести все документы по расходам, квитанции и билеты в бухгалтерию вместе с отчетами.

Основные ошибки при заполнении

Если компания решила, что ей необходимо выдавать командировочные удостоверения, то и заполнять их нужно правильно. На бланке недопустимы:

• исправления и помарки;
• неточности в кодах;
• ошибки в наименовании организаций (всех);
• даты выезда, прибытия, отъезда и прибытия домой должны соответствовать сумме дней в командировке. Подсчет времени в пути считается или нет в количестве командировочных дней? Если, по усмотрению руководства, расчет чистого пребывания на объекте оплачивается по одному тарифу, а время в пути по другому, то в датах должна быть абсолютная точность и ясность;
• подпись руководителя должна быть расшифрована;
• печать должна быть четкой и ясно прочитываться. Может ли ИП работать без печати – читайте здесь.

Все исправления, если они вдруг появились, должны быть зачеркнуты только одной чертой, а над ошибкой пишут правильную информацию. Можно написать ниже правильный текст и приписать «исправлено». Новый вариант заверяют печатью.

Состав документа

Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

1. Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
2. Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
3. Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
4. Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
5. Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
6. Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.
7. Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения. Если содержание служебного задания объемное, заполнять такой документ неудобно. Тогда применяется свободная форма с включением в нее вышеназванных данных.

Как заполнить форму Т-9

Форму Т-9 можно скачать на нашем сайте:

В форме Т-9 отражается следующая информация:

• Название организации или ИП, код ОКПО.
• Номер и дата приказа.
• Ф. И. О. командируемого, его табельный номер, должность, при необходимости — название подразделения, где он работает.
• Место направления в командировку: страна, название населенного пункта, наименование организации.
• Количество дней командировки, даты ее начала и окончания.
• Цель командировки (служебное задание) — обязательно должна быть указана, т.к. от этого зависит учет произведенных на поездку затрат. Например, расходы на поездку для осмотра оборудования, которое фирма намеревается купить, должны увеличить стоимость этого оборудования. Поездка для заключения договора с поставщиком основного сырья, используемого в производстве, будет учтена как общехозяйственные расходы, а сопровождение проданного товара — как коммерческие.
• Источник средств, из которых будет оплачена командировка. Чаще всего, это средства самой командирующей организации или ИП. Но допустим, если в командировку от аудиторской фирмы едет аудитор, а расходы по его поездке по условиям договора об аудите берет на себя проверяемая организация, то источником средств будет указана эта организация. Этот пункт также важен для бухгалтера, т. к., скажем, в приведенном примере расходы по поездке аудитора не могут быть отнесены к затратам командирующей фирмы, а должны учитываться как перевыставляемые другому юрлицу.
• Основание для командировки. Этот пункт может быть незаполненным, если решение о поездке принято непосредственно руководителем фирмы или ИП. Но если инициатором поездки явился сам командируемый или руководитель подразделения, в котором он работает, то по этому поводу сотрудники обычно обращаются к руководству фирмы со служебной запиской, реквизиты которой и будут отражены в этой строке формы Т-9.
• Должность и подпись (с расшифровкой) руководителя фирмы или ИП.
• Подпись командируемого работника и дата ознакомления его с приказом.

Если у вас есть  доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформили командировку и заполнили форму Т-9. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.                                 

О том, каким может быть размер суточных и как это отражается на начислении на них НДФЛ и страховых взносов, читайте в статье «Размер суточных при командировках (нюансы)».

Бланк командировочного удостоверения скачать бесплатно в формате Word можно прямо с нашего сайта

“Командировочное удостоверение” (унифицированная форма Т-10) оформляют при отправлении сотрудника своего предприятия (организации, фирмы, корпорации, ООО и прочее) в командировку на срок больше одних суток. Этот бланк является документом, который будет удостоверять время пребывания работника в этой служебной командировке.

Оформить его необходимо в строгом соответствии с требованием документальных подтверждений расходов на командировку в целях последующего налогообложения выданных денежных средств.

Лучшие бухгалтерские услуги в режиме Онлайн:

Хотите узнать больше? Просто нажмите на картинку

Предлагаем Вашему вниманию посмотреть небольшой видео урок о том, что такое: “Командировка, как её правильно оформить: Приказ, Служебное задание”.  Всё рассказано ясным, понятным, простым языком. Спасибо автору данного видео.

Правила оформления (составления) и заполнения этого документа

“Командировочное удостоверение” по форме Т-10 – это бланк на котором заполняют обе стороны. На лицевой стороне заносят общую информацию о предприятии, целях командировки и о самом сотруднике отправляемом в командировку.

Указывают наименование предприятия , присваивают номер и дату документа. В строке «Командируется в» указывают место командировки (страна, город, посёлок, населённый пункт, наименование предприятия).

Чуть ниже указывают цель и предполагаемую продолжительность служебной командировки для выполнения поставленных заданий. Обязательно необходимо указать паспортные данные командируемого или документа, который его заменяет (в случае если такое случилось). Ставят даты. Первая – день отбытия, последняя – день возвращения из командировки. Форму Т-10 подписывает лично руководитель предприятия.

На обратной стороне удостоверения ответственные, должностные лица принимающей стороны делают отметки о прибытии и убытии командированного, которые заверяют печатью и личной подписью. Выписывают “Командировочное удостоверение” по форме Т-10, в одном экземпляре работник кадровой службы (или бухгалтерии) на основании приказа (распоряжения) руководства организации о направлении работника в служебную командировку (форма № Т-9).

После выполнения порученного задания и возвращения из командировки в своё предприятие, сотрудник(подотчетное лицо) составляет авансовый отчет с приложением всех документов, которые могут подтвердить произведенные расходы денежных средств. Затем передаёт его в свою бухгалтерию.

Разные образцы документа

Ссылка на скачивание образца “Командировочного удостоверения бланка по форме Т-10” в формате “Word”:

Ссылка на скачивание образца бланка в формате “Word” немного другой формы:

Ссылка на скачивание образца “Командировочное удостоверение бланк Т-10” в формате “Excel”:

Ссылка на скачивание образца бланка в формате “PDF”. Для работы с ним у Вас должна быть установлена программа “Adobe Reader“:

Ссылка на скачивание ОБРАЗЦА ЗАПОЛНЕНИЯ “Командировочного удостоверения бланка Т-10”:

Ссылка на скачивание образца “Журнала учёта командировочных удостоверений” в формате “Word”:

Бланк документа на командировку и образец заполнения

Рекомендуемая форма представлена в (форма № Т-10).

Подчеркиваем, что это лишь рекомендуемая форма, поэтому на предприятии может быть установлен и иной образец. Тем не менее, большинство реквизитов должно совпадать, иначе по нему сложно будет определить, кто и по чьему распоряжению командирован.

Вписываем наименование предприятия, а также восьмизначный ОКПО.

Для этого необходимо присвоить ему номер, а затем указать дату составления.

Шаг 3. Вписываем сведения о командируемом сотруднике

Записать корректно фамилию, имя и отчество (при наличии) работника, его табельный номер, а также занимаемую должность. Ошибок быть не должно, поскольку такая справка всегда «сопровождается» документом, подтверждающим личность гражданина.

Шаг 4. Указываем место командировки

В предусмотренных для этого полях необходимо записать наименование предприятия, куда отправляется работник, с уточнением города, а при необходимости и страны.

Шаг 5. Записываем, какие задачи ставятся перед работником

Важно максимально точно указать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры четко поставленных задач:

• для проведения переговоров по вопросу о заключении договора о рекламе;
• для осуществления пусконаладочных работ дизельного генератора;
• для участия в судебном заседании по делу № ГКПИ100-1682.

Шаг 6. Рассчитываем длительность командировки

Необходимо записать даты отъезда и возвращения, а также указать количество тех дней, которые работник фактически проведет на территории иного населенного пункта.

Шаг 7. Вписываем персональные данные командированного

Поскольку на каждого сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, нужен отдельный документ и он является бумагой, подтверждающей отсутствие работника на месте, в него обязательно нужно вписать паспортные данные командированного. Вместо паспорта РФ можно использовать сведения из заграничного паспорта, если работать придется на территории другого государства. Если командируется работник-иностранец, записываем данные из документа, удостоверяющего его личность.

Шаг 9. Заполняем оборотную сторону

Работодатель в левой части листа указывает, откуда и какого числа работник отравляется в командировку. Лицо, выполнившее эту запись, обязательно должно указать свою должность и Ф.И.О.

Шаг 10. Работник просит внести записи принимающую сторону

Если организация, куда направлен сотрудник, не ведет командировочные удостоверения, ответственное лицо в отделе кадров, бухгалтер или секретарь могут отказаться заполнять такой документ. В этом случае поля о прибытии и выбытии из населенного пункта остаются незаполненными. Подтвердить дату отбытия работник обязан билетами (путевым листом), служебной запиской.

Шаг 11. Ставим отметку о прибытии

По возвращении из командировки сотрудник должен отдать документ. Тогда же необходимо вписать дату окончания служебной поездки.

Напомним, правильно оформленные документы хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии. На их основании можно компенсировать расходы организации и предоставлять дополнительные дни отдыха работнику. Срок их хранения — не менее 5 лет

Командировочное удостоверение

Нормами НКУ не предусмотрено оформление предприятием командировочного удостоверения при направлении работника в командировку. Нет такого указания и в Инструкции № 59. Помимо этого действующая редакция Инструкции № 59 не содержит требования об определении фактического времени пребывания в командировке по отметкам в командировочном удостоверении, а также требования о не выплате суточных в случае отсутствия указанных отметок в командировочном удостоверении. Нет в ней и требования о представлении вместе с отчетом о командировке командировочного удостоверения и др. Да и сама форма командировочного удостоверения, которая была утверждена приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260, утратила силу еще с 2011 года.

Учитывая все это, на сегодняшний день суммы суточных определяются согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (пп.170.9.1 ст.170 НКУ). При этом, действующее законодательство не запрещает, по-прежнему, использовать бланк отмененного командировочного удостоверения, проставлять в нем отметки (удостоверенные печатью) о прибытии и выбытии (наличие такого удостоверения в ряде случаев может упростить обоснование связи командировки с хозяйственной деятельностью предприятия). Использование предприятием отмененной формы командировочного удостоверения в его хозяйственной деятельности желательно «закрепить» в специальном распорядительном документе (распоряжение, приказ и др.) или в Положении о командировках, которое предприятие разрабатывает самостоятельно во избежание вопросов со стороны контролирующих органов

В случае, если предприятие использует в своей хозяйственной деятельности командировочное удостоверение, не лишним будет обратить внимание на письмо Минфина Украины от 16.02.2007 г. № 31-18030-07-25/3102

В нем, в частности, указывается, что отметки в командировочном удостоверении о прибытии в пункт назначения и выбытии из него должны заверяться печатью того предприятия, в которое, согласно приказа руководителя, направлен работник в командировку. Если работник направлен в разные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом из пунктов.

Кроме того, отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника целесообразно заверять той печатью предприятия, которая используется в его хозяйственной деятельности для удостоверения подписи соответствующего служебного лица, на которого приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности, осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее.

Следует отметить, что ни отсутствие, ни наличие командировочного удостоверения не влияет на включение или не включение осуществленных командировочных расходов в налогооблагаемый доход командированного лица.

Учитывая выше изложенное, приведем пример заполнения командировочного удостоверения.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Основной функцией командировочного удостоверения по ранее действовавшему законодательству являлось подтверждение времени нахождения работника в служебной командировке. На основании данного документа производился расчет суточных, выплачиваемых работнику. В настоящее время, поскольку командировочные удостоверения в 2015 году были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).

Признавая проездные документы в качестве основных первичных документов, которые подтверждают срок нахождения работника в командировке, законодатель тем не менее не исключает в п. 11 Приложения возможность подтверждения факта нахождения в командировке иными документами (в случае отсутствия проездных документов).

В частности, иные документы вместо проездных могут использоваться в следующих случаях:

• если билеты на транспорт работником не приобретались и в командировку он выезжал на служебном или собственном транспорте, фактический срок командировки указывается работником в служебной записке, к которой сотрудник прикладывает подтверждающие документы (путевой лист, счета, кассовые чеки и проч.);
• при утрате либо отсутствии проездных документов по иным причинам период нахождения работника в командировке может подтверждаться документами по найму жилого помещения (квитанцией (талоном) или иным документом, выдаваемым гостиницей).

В ситуации, когда у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.

Особые случаи: командировка совместителя, служебная поездка работника по гражданско-правовому договору

Иногда у работодателя возникает необходимость направить в служебный выезд совместителя. Как правило, командировка такого сотрудника происходит по одной из работ. В этом случае гражданин должен решить вопрос об отсутствии в эти дни на другой работе путëм оформления отпуска (оплачиваемого или за свой счëт). Альтернативный вариант оформления такого случая для нанимателя — внесение в табель нового (заблаговременно утверждëнного) обозначения — командировка у другого нанимателя. В любом случае расходы по командированию несëт только та компания, что направила сотрудника в поездку.

Как отмечалось, служебная поездка работающего по гражданско-правовому договору командировкой не является. Однако, если договором предусмотрено возмещение заказчиком неких транспортных и иных расходов во время поездки, они вполне могут быть оплачены на условиях этого договора.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений была вызвана следующими соображениями:

• сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от части работы;
• предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.

В постановлении указано, что время пребывания в служебной поездке определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В этом качестве разрешено рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талонов, квитанций, оформленных в соответствии с требованиями нормативных актов, или иных документов, подтверждающих факт заключения договора найма жилья и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут любые, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

Если поездка заграничная, гражданин вправе предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

В случае использования транспорта предприятия или личного факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

Командировочное удостоверение отменили, но многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно. Руководитель самостоятельно определяет, как оформлять командировочное удостоверение в 2021 году, в соответствии с утвержденной формой. Но рекомендуется использовать следующие правила документооборота и делопроизводства:

• оформление лицевой стороны начать с указания наименования организации и кода ОКПО (присваивается Росстатом, есть на официальном сайте госоргана и в отчетных документах);
• указываются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность);
• обозначаются цель поездки и место назначения, срок (в днях и с какого по какое число).

Эта сторона заполняется сотрудником отдела кадров, бухгалтерии или иным уполномоченным лицом.

Оборотная сторона заполняется уполномоченными лицами по мере выбытия сотрудника с места работы и прибытия по месту назначения. Сотрудник последовательно предоставляет документ во всех предприятиях, куда он откомандирован руководителем.

Непосредственный руководитель разъясняет сотрудникам, как правильно командированные должны получить командировочные удостоверения и предъявить его:

• после оформления приказа обратиться к уполномоченному на оформление лицу;
• кадровик или бухгалтер формирует документ, регистрирует его в журнале;
• уполномоченное лицо выдает сотруднику документ под подпись;
• в каждом месте назначения работник фиксирует удостоверение у уполномоченных лиц с подтверждением информации подписью и печатью (при наличии);
• после завершения командировки бланк возвращается выдавшему его лицу.

Ответственность за оформление и сохранность несут уполномоченный сотрудник и командированный (в период командировки).

Что это такое

Главное назначение данного документа заключается в подтверждении того, что сотрудник действительно прибыл в указанное место, а после выполнения необходимых действий, вовремя выехал обратно.

Стоит отметить, раньше командировочное удостоверение считалось обязательным документом. Но в 2015 году это правило было отменено. В 2021 году правила остались неизменными, а это значит, оформление данного документа не является обязательной процедурой. Однако многие юристы все-таки рекомендуют оформлять командировочный документ по своей инициативе. Благодаря этому компания получает определенные преимущества. Например, компании будет намного проще доказать в ФНС свои расходы. Чтобы использовать данное удостоверение, в учетной политики компании должно быть закреплено соответствующее положение.

Для оформления данного документа необходимо заполнить унифицированную форму № Т-10. Бланк заполняется в одном экземпляре. После того, как отдел кадров получает приказ о направлении сотрудника в командировку, его работники приступают к оформлению формы Т-10. Здесь указываются подробные характеристики поездки, проставляются подписи и печать.

Какие документы оформляются командированному работнику?

1. Приказ о командировке. Здесь указываются цель и место поездки. Ознакомившись с приказом, командированный должен письменно подтвердить свое согласие на поездку. Если он против такой командировки, пишется отказ.
2. Если для поездки в командировку будет использоваться личное или служебное транспортное средство, понадобится оформить путевой лист.
3. Авансовый отчет, в котором будут фиксироваться все служебные расходы.
4. Выдаются денежные средства.

Кроме этого, выполняются определенные действия, направленные на учет командированных работников. Для этого информация о поездке вносится:

• в табель учета рабочего времени;
• в журнал учета работников.