Нормативная база современного делопроизводства

Виды систем документации

В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

• организационно-правовая;
• организационно-распорядительная;
• договорная;
• регламентная;
• информационно-справочная;
• планово-отчетная;
• финансово-бухгалтерская;
• кадровая.

Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

• устав;
• учредительный договор;
• структура и штатная численность;
• штатное расписание;
• положение об организации;
• положение о подразделении;
• должностная инструкция.

Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

• приказ;
• решение;
• распоряжение.

 Договорная документация

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

• типовая форма договора;
• договор, заключенный организацией;
• дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
• другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентная документация

Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

Виды регламентных документов:

• политика;
• положение;
• инструкция;
• правила;
• порядок (регламент);
• методика;
• стандарт;
• технологическая карта.

Информационно-справочная документация

Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

• служебная записка;
• объяснительная записка;
• служебное письмо;
• протокол;
• акт;
• заявление;
• справка;
• сводка;
• список;
• перечень.

Госуслуги

Аттестация экспертовВыдача разрешения на ввод в эксплуатациюВыдача разрешения на строительствоВыдача разрешения на проведение работ по созданию искусственного земельного участка в случае создания искусственного земельного участка на территориях двух и более субъектов Российской ФедерацииПодтверждение пригодности для применения в строительстве новой продукции, требования к которой не регламентированы нормативными документами полностью или частично и от которой зависят безопасность и надежность зданий и сооруженийВедение государственного реестра саморегулируемых организаций в сфере теплоснабженияСпециальные технические условия Документация по планировке территорииВидеороликиФормы обращений, заявлений и иных документов, принимаемых госорганом к рассмотрениюСтатистические и аналитические сведения о результатах мониторингов предоставления Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации государственных услугГрадостроительный конкурс Экспертиза проектной документации и результатов инженерных изысканий

Какие нормативные документы должны быть в ООО или ИП

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Перечень обязательных документов

Этот список является условно обязательным, и определяется по тому какие документы наиболее часто запрашиваются при проверке, а также существуют законодательные ссылки к ним.

К таким нормативам можно отнести:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Акт, в котором определяются основные понятия и меры по защите персональных данных сотрудников фирмы.
• Акт, в котором регулируется охрана труда.
• Штатное расписание.
• Коллективный договор.
• Положение по оплате труда.
• Акт о конфиденциальности сведений.
• График отпусков в организации.
• Должностные инструкции работников на предприятии.
• Положение, определяющее этику поведения в организации.
• Положение о командировках.
• Положение по аттестации работников.

Внимание! В зависимости от вида деятельности компании он может быть расширен.

Перечень не обязательных документов

Сюда включаются все остальные акты, которые создаются на предприятии и используются для регулирования трудовых отношений:

• Положение о структурных подразделениях фирмы.
• Положение по премированию сотрудников компании.
• Нормативный акт по персоналу компании.
• Акт по отпускам на предприятии.
• Положение о выдаче материальной помощи.
• Нормативный акт о добровольном медицинском страховании.
• Нормативный документ о работе вахтовым методом.
• Положение по адаптации сотрудников.
• Нормативный акт организации обучения, повышения квалификации сотрудников.
• Нормативный акт о материальной и дисциплинарной ответственности сотрудников.
• Нормативный акт об установлении испытательного срока для работников.
• Положение о медосмотрах сотрудников предприятия.
• Положение о социальных гарантиях работникам.
• И другие.

Внимание! Все эти документы могут разрабатываться по мере возникновения в них необходимости. Создавать эти локальные документы или нет, администрация фирмы решает сама на добровольной основе

При этом процесс их ввода в действие такой же, как и у любого другого локального нормативного акта.

Нормативные документы Российской Федерации

Нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Он имеет общеобязательное
государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение. Существует зависимость формы акта от его нормативного содержания. Нормативные правовые акты принимаются (издаются) в форме законов,
указов, постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Конституция  Российской Федерации имеет высшую юридическую силу,  прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации.  Законы и иные правовые акты,  принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции
Российской Федерации.

Кодекс – это систематизированный законодательный акт, в котором содержатся нормы какой-либо отрасли права (например, гражданский кодекс, уголовный кодекс, процессуальный кодекс).

Расположение правовых норм в кодексе производится в порядке, отражающем систему данной отрасли права.

По предметам ведения Российской  Федерации  принимаются  федеральные  конституционные  законы и федеральные законы,  имеющие прямое действие на всей территории Российской Федерации.

По  предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации издаются федеральные законы и принимаемые в соответствии  с ними законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации.

Федеральные  законы не могут противоречить федеральным конституционным законам.

Вне пределов ведения Российской Федерации, совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации республики края, области, города федерального значения, автономная область и автономные округа осуществляют собственное правовое
регулирование, включая принятие законов и иных нормативных правовых актов.

Законы и иные нормативные правовые акты  субъектов  Российской Федерации не могут противоречить федеральным законам, принятым в соответствии с частями первой и второй настоящей статьи. В случае противоречия  между  федеральным законом и иным
актом,  изданным в Российской Федерации, действует федеральный закон.

В  случае противоречия между федеральным законом и нормативным правовым актом субъекта Российской Федерации,  изданным в соответствии с  частью  четвертой настоящей статьи,  действует нормативный правовой акт субъекта Российской Федерации.

По законодательству России закон – это нормативный правовой акт, принятый Государственной Думой, одобренный Советом Федерации, подписанный Президентом России  и обнародованный в установленном порядке.

Основное законодательство Российской Федерации выглядит следующим образом:

1. Конституция
2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях
3. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации
4. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)
5. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)
6. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья)
7. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая)
8. Воздушный кодекс Российской Федерации
9. Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации
10. Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации
11. Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации
12. Бюджетный кодекс Российской Федерации
13. Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации
14. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)
15. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)
16. Уголовный кодекс Российской Федерации
17. Семейный кодекс Российской Федерации
18. Трудовой кодекс Российской Федерации
19. Земельный кодекс Российской Федерации
20. Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации
21. Жилищный кодекс Российской Федерации
22. Градостроительный кодекс Российской Федерации
23. Кодекс судейской этики
24. Водный кодекс Российской Федерации
25. Лесной кодекс Российской Федерации

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов

По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

• документирование деятельности;
• организация документооборота;
• формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
• организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

• порядок выдачи документов для использования работникам организации;
• предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
• порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
• примерные перечни утверждаемых документов;
• примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
• примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

Найдено научных статей по теме — 15

Нормативные документы

ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ информация «Обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (вопрос-ответ)»

Обзор нормативных документов

Разработаны меры по повышению финансовой устойчивости системы ОМС. Подъемные сельским врачам планируют платить и в 2016 г. Об аттестации экспертов, привлекаемых ФМБА России к контрольным мероприятиям.

Роспотребнадзор будут ежедневно информировать о массовых заболеваниях. Порядок приема в вузы по программам ординатуры: проект. Размещение медицинских организаций исходя из потребностей населения: проект требований.

Обзор актуальных нормативных документов

Актуальные нормативные документы и стандарты

КАК РОСПОТРЕБНАДЗОР ПЛАНИРУЕТ УЛУЧШИТЬ ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СВОЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ? Приказ Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 6 октября 2009 г.

Принципы и нормативные основы использования архивных документов

Балашова Е.Н., Уймёнова А.В.

В статье раскрываются принципы и формы использования архивного фонда РФ, вопросы организации работы с фондом областного архива новейшей истории на материалах «Государственного архива социально-политической истории Тамбовской облас

Новый взгляд на профессию учителя через анализ нормативных документов

Шевцова Мария Александровна

Статья посвящена решению проблем в сфере педагогического образования и обеспечению готовности учителей к непрерывному самообразованию.

Нормативные документы по деятельности врачей ультразвуковой диагностики

Толмачев Денис Анатольевич

Статье проводится анализ нормативной базы, регламентирующей деятельность врача по ультразвуковой диагностики.

ТЮРКСОЙ и ИСЕСКО: сравнительный анализ на основе нормативно-правовых документов

Давлетов Тимур Булатович

В статье приводится анализ деятельности таких организаций как ТЮРКСОЙ и ИСЕСКО, являющихся одними из элементов институционализации гуманитарных процессов в исламском мире.

Становление учебного плана как нормативно-правового документа (XVI начало ХХ вв.)

Юшина Н. В.

В статье рассматривается становление учебного плана общеобразовательной и высшей школы России на определенном историческом этапе, показано его формирование как государственного (нормативно-правового) документа, отражен противоречи

Образование детей раннего возраста: ретроспективный анализ нормативных документов

Верхотурова Юлия Анатольевна, Галагузова Юлия Николаевна

Представлен ретроспективный анализ концептуальных документов, которые являются общепринятыми и раскрывают важнейшие теоретические положения воспитания и обучения детей в дошкольный период детства.

Анализ нормативной документации службы энергоснабжения ООО «Газпром трансгаз Ухта»

Плотникова Анна Сергеевна, Полякова Людмила Васильевна

Проведен анализ нормативной документации службы энергоснабжения ООО «Газпром трансгаз Ухта», рассмотрены и изучены стандарты международной электротехнической комиссии.

Признаки НПА

Базовые характерные черты нормы права:

1. Направлены на регуляцию поведения всех субъектов общества – людей, организаций и социальных групп.
2. Не персонализированы – направлены на всех людей, проживающих на определенной территории.
3. Должны исполнятся всеми, на кого направлены.
4. Имеют непосредственную связь с государством – формируются и фиксируются им и в случае нарушения санкционируются (применяют на практике правила наказания).
5. Определены формально – зафиксированы в письменном виде.

Определить НПА можно, если ему присущи следующие черты:

• представляется в виде заверенной письменной бумаги,
• бумага утвержденной формы и структуры, с реквизитами,
• имеются последствия правотворческой деятельности,
• принимается уполномоченными лицами правовой деятельности,
• базируется на правовых нормах и регулирует их,
• соблюдение порядка норм права при принятии бумаги,
• является обязательным к исполнению,
• предусматривает публикацию для широкого круга людей,
• возможен для повторной реализации.

Устав

Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

• наименование и вид предприятия;
• его почтовый адрес;
• цель и направление деятельности;
• порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
• прочие аспекты деятельности.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты документов и журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетовАрхивыАттракционы

Какие бывают стандарты?

Нацстандарт

Нацстандарт- это стандартизация, которая утверждена нацорганами по определению стандартов в конкретно взятом государстве.

Ниже представлено несколько примеров нацстандарта.

• ГOCT P 51ООО, 4- 2ОО8 Нацстандарт PФ. Требования к легализации испытательных лабораторий.
• ГOCT P ИCO 1ОО12- 2ОО8 Нацстандарт PФ. Менеджмент. Правила, придуманные по отношению к измеряющим машинам.
• ГOCT 51ОО- 85 Госстандарт CCCP. Техсода.

Межгосударственный стандарт

Межгосударственная стандартизация- это усреднение, которое подтверждено Евразийским советом, который подтверждает нормы. Оно утверждено на этапе государств CHГ, которые поставили свои автографы в документе об усреднённых нормах.

Ниже представлен пример межгосударственного стандарта.

Стандарт организации

Стандарт организации прописывается, как CTO- это стандарт, который подтверждён в компании для улучшения производительных процедур, качества товаров и сервиса ( ГOCT 1, 12- 2ОО4 Стандартизация в PФ).

Согласно пункту 1 статьи 17 Ф3 PФ О техрегламентировании к компаниям, которые вправе придумывать стандарты, имеют отношение коммерческие, научные и саморегулируемые компании. Ниже приведён пример стандарта организаций.

CTO TПУ 2, 3, О5- 2ОО6 Стандарт организации. Стандарты из образования. Лабораторные уроки. Условия прохождения.