Как организовать обучение персонала своими силами

Как организовать обучение персонала — пошаговая инструкция

Если вы не профессионал в сфере обучения персонала или вам не приходилось выступать в роли организатора обучающих программ, то моя пошаговая инструкция будет для вас полезна.

Читайте и применяйте на практике.

Шаг 1. Определяем цель проведения обучения

Перво-наперво необходимо определить цель предполагаемого обучения.

Решите, что вам нужно:

• повышение качества и производительности труда сотрудников;
• создание кадрового резерва;
• развитие персонала;
• подготовка персонала для нового направления деятельности предприятия;
• повышение мотивации труда персонала.

Шаг 2. Выбираем и утверждаем формат обучения

Часто формат обучения напрямую влияет на его эффективность. Как правильно выбрать его?

Если у вас большая компания, ее подразделения разбросаны по всей стране, и ваши сотрудники хорошо владеют компьютером, выбирайте дистанционную форму обучения.

Если компания небольшая, то возможно, более приемлемая форма — обучение с инструктором. Прямой контакт способствует лучшей усвояемости материала.

Сделайте правильный выбор, и тогда обучение будет не только полезным, но и приятным.

Шаг 3. Создаем или выбираем обучающие курсы

В компаниях, где есть собственные учебные центры, как правило, разрабатываются свои обучающие программы.

Такие программы в полной мере отвечают потребностям фирмы. Но только в том случае, если они сделаны профессионально. Иначе лучше подобрать курсы, предлагаемые специализированными разработчиками.

Шаг 4. Находим и подготавливаем обучающих тренеров

Обучение персонала проводят как штатные тренеры, так и приглашенные. Если в фирме имеются свои наставники, способные обучать, не забывайте проверять их уровень подготовки, регулярно отправляйте на повышение квалификации. Ведь они такие же сотрудники, и им также важна актуальность имеющихся знаний!

Достаточно распространен вариант обучения с приглашенными тренерами. Тщательно отбирайте таких специалистов: собирайте отзывы, запрашивайте документацию, подтверждающую уровень их профессионализма, проверяйте лицензии.

Шаг 5. Обучаем сотрудников предприятия

Проанализируйте и утвердите график обучения и его программу. Создайте условия для его прохождения.

Некоторые компании проводят курсы по выходным дням. Затем компенсируют эти дни, присоединяя их к очередному отпуску.

Обучая сотрудников, не устраняйтесь от контроля этого процесса. Зная, что вы держите «руку на пульсе», сотрудники будут более ответственны, да и тренеры не расслабятся.

Шаг 6. Закрепляем и оцениваем пройденный материал

Закрепление пройденного материала проводите с помощью ситуационных задач. Такой способ позволит выявить пробелы в обучении и вовремя их скорректировать.

Лучший способ проверить знания — тестирование: ответы жестко фиксируются, любое несогласие с результатами легко опровергнуть.

Шаг 7. Анализируем результаты обучения и подводим итоги

Любое обучение заканчивается подведением итогов. Рекомендую всем, прошедшим обучение, предложить заполнить анкету, которая определит уровень удовлетворенности персонала пройденным курсом, узнать потребности в дальнейшем обучении, выявит «узкие» места курса.

По результатам производятся кадровые перестановки, меняется оплаты труда, некоторые из сотрудников зачисляются кадровый резерв и т.п.

Только в этом случае работники будут мотивированы к дальнейшему обучению и повышению своей квалификации.

Выбор формата обучения

Обучение в компании может быть очным, дистанционным, либо внешним. Очные занятия ведут, как правило, специалисты из других организаций либо старшие сотрудники компании. Дистанционный формат хорошо подходит для автоматизации корпоративного обучения в региональных офисах, так как он позволяет обучить неограниченное количество сотрудников, а также проводить тестирование и следить за успеваемостью в онлайн-режиме. Не стоит ограничивать персонал в направлениях обучения, лучше дать ему возможность, помимо обязательных курсов, выбирать любые интересные им предметы. Таким образом, сотрудники смогут не только углубить знания в своей специализации, но и получить представление о другом направлении бизнеса.

При создании СДО важно учитывать, чтобы у сотрудников, руководящих процессом обучения, была возможность отслеживать число и сроки прохождения назначенных курсов и формировать статистику. Мотивировать сотрудников совершенствоваться помогают элементы геймификации, например, корпоративные подарки в качестве поощрения за пройденные курсы

Выявление потребности в обучении сотрудников

Чтобы ответить на этот вопрос со стороны компании, в первую очередь необходимо знать ее текущие цели. Что интересует владельцев бизнеса в ближайшем будущем и на отдаленной перспективе? Каждую такую цель вы можете разложить на конкретные и измеримые показатели. А далее понять, как должно измениться поведение сотрудников, чтобы компания достигла этих целей. Дельта между текущим и будущим поведением сотрудников должна быть описана в виде конкретных знаний и навыков, которые и лягут в основу текущей потребности компании в обучении сотрудников.

Очень важна и потребность в обучении самих сотрудников. Основные виды мотивации для них можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя — это профессиональный рост и увеличение способности справляться с все более сложными производственными задачами. К внешней относится карьерный рост, повышение заработной платы и увеличение стабильности. Если хотя бы одна из перечисленных перспектив просматривается, работник проявит заинтересованность в обучении и его не придется заставлять обучаться через силу.

Зачем вкладывать в людей

Даже бизнес-гуру, постоянно твердящие о цифровой трансформации и автоматизации бизнес-процессов, считают, что бизнес делают люди и вкладывать нужно не только в ПО, большие данные и роботов, а в тех, кто будет со всем этим работать. Например, американский академик и профессор школы менеджмента MIT Sloan Эрик Бринолфссон уверен, что компании должны инвестировать в людей, чтобы получить максимальную выгоду от машин. Однако просто тратить больше на обучение недостаточно. Бринолфссон делится идеями того, каким образом образование должно быть заново изобретено с использованием цифровых инструментов

Тренинг

Плюсы:

• Минимум теории, максимум практики. В ходе занятий Слушатели могут развить нужные навыки, чтобы использовать их в повседневной работе.
• Тренинг помогает привить новые формы поведения, помочь сотрудникам изменить отношение к своему прежнему опыту, быстрее влиться в коллектив.
• Широкий выбор форматов и техник: дискуссии, деловые и ролевые игры, разбор ситуаций и пр. Сочетать форматы можно как угодно — в результате получается гибкая, эффективная программа обучения.

Минусы:

• Высокие требования к ведущему: в большинстве случаев нужен человек, который специально обучался ведению тренингов.
• Крупные затраты.

Еще несколько методов

Деловая игра. Из всех методов обучения этот ближе всего к профессиональной деятельности участников. Ведущий моделирует конкретную ситуацию и предлагает Слушателям сыграть заданные роли и найти оптимальное решение.

Метафорическая игра. Цель метода — изменить установки в поведении участников, избавить их от стереотипов и блоков, которые мешают в работе

Метафорическая игра похожа на деловую, но есть важное отличие: в ней моделируется не реальная рабочая ситуация, а сказочная или анекдотическая, с соответствующими персонажами (Иван-царевич, Василиса, Кощей и пр.)

Ролевая игра. Метод особенно актуален при обучении руководителей и кандидатов на руководящие должности. Он отлично подходит для тренировки многих навыков, и в первую очередь навыка межличностного общения.

Мозговой штурм. Отличный вариант, если нужно собрать как можно больше идей и выбрать из них лучшую.

Поведенческое моделирование. Служит для развития навыков межличностного общения и для изменения установок в поведении. В этом методе используется образец: участникам предлагают шаблон идеального поведения и помогают его достичь.

Сторителлинг. Суть метода в том, чтобы с помощью историй (например, из практики сотрудников) обучать новых работников основам корпоративной культуры, формировать нужные поведенческие установки и пр. Яркий пример — вдохновляющий рассказ о том, как генеральный директор добился успеха в карьере.

Обучение действием. Такой метод особенно хорош для обучения менеджеров без отрыва от работы. Менее опытный сотрудник наблюдает за более опытным и повторяет его действия, а также разбирается, почему нужно поступать именно так и какие варианты решения есть кроме указанного.

Обучение в рабочих группах. Собирается группа специалистов, и все сообща решают конкретную задачу. При этом обязательна подготовка: каждый участник приходит со своими идеями.

Basket-обучение. Обычно используется при работе с руководителями и кандидатами на руководящую должность. Суть метода: для сотрудника моделируют ситуацию, когда ему нужно очень срочно разобрать гору бумаг и документов на столе. Этот формат позволяет оценить и улучшить способность сотрудника работать с информацией.

Ротация. Сотрудник временно переходит на другую должность, чтобы приобрести новые знания и навыки, а заодно понять, как работают другие люди в компании. Такой метод особенно актуален в случае «войны отделов», когда разные подразделения постоянно винят друг друга во всех бедах.

Работа с тенью. Метод используют, если сотрудника нужно перевести на новую должность. На пару дней он становится «тенью» другого специалиста, наблюдает за его работой, но сам при этом не действует. Такой формат, в частности, помогает сотруднику решить, подходит ему новая должность или нет.

В заключение: оценка результатов

Чтобы обучение персонала было эффективным, его результаты обязательно нужно анализировать. Оценивать эффективность обучения можно с помощью методов:

• тестирование;
• анкетирование;
• наблюдение за процессом обучения;
• наблюдение после процесса обучения.

Критерии оценки важно донести до сотрудников в начале обучения. Также нужно дать промежуточную и итоговую обратную связь

Принимайте заявки на обучение с указанием конкретных проблем, которые нужно решить, а затем следите за развитием ситуации. Если она не меняется к лучшему, и проблема сохраняется, программу обучения нужно менять.

И конус опыта:

Оценка эффективности обучения персонала

Существуют несколько достаточно известных методов оценки эффективности обучения персонала:

• методика оценки эффективности обучения Дональда Киркпатрика;
• модель оценки эффективности обучения Блума;
• методика Джека Филипса;
• методика бипараметрической оценки;
• оценка эффективности обучения в рамках общей системы оценки эффективности компании — управления по целям, BSC, KPI.

Поскольку инвестиции в обучение сотрудников являются фактически инвестициями в развитие организации, то, как и любые капиталовложения, их эффективность должна быть оценена. Безусловно, намного легче оценить затраты на обучение в том случае, если мы говорим о физическом труде (меньше брака, меньше жалоб клиентов, меньше сверхурочной работы и т.п.), и намного сложнее оценить эффект обучения в случае умственного труда, внутренних коммуникаций, межличностного общения и т.д.

Так что же делать? Для начала, нужно четко определить и категоризировать цели обучения, например: повышение производительности труда, освоение новых специализированных навыков и знаний, повышение или смена должности, обучение согласно требований госорганов, оптимизация численности сотрудников подразделения и т.п. В таком случае вы получаете возможность осуществлять входной контроль, т.е. что было. И уже после проведения обучения определить произошел ли прирост знаний, насколько хорошо был усвоен материал, используются ли новые навыки на рабочем месте, улучшился ли трудовой процесс и коммуникации в организации, увеличилась ли прибыль. Заключительный контроль может проводиться непосредственным руководителем, также можно проводить опрос удовлетворенности клиентов.

Обучение персонала — инструменты

В процессе организации обучения сотрудников необходимо важно использовать инструменты, позволяющие упростить жизнь как наставнику/преподавателю, так и сотруднику, проходящему обучение. Мы собрали несколько полезных сервисов, которыми пользуемся сами

Система организации обучения сотрудников

Центром обучения персонала в вашей компании должна стать единая образовательная платформа, содержащая в себе все полезные материалы, видео-лекции и курсы, уникальные для каждого направления деятельности.

Система обучения персонала Coursly, используемая в нашей студии, помогает структурировать все материалы, легко управлять курсами и отслеживать процесс обучения сотрудников. На этой же платформе обучаются все новые студенты нашей школы для веб-дизайнеров.

Несколько лайфхаков, которые помогают нам организовать обучение персонала:

1. Разбивайте все образовательные материалы на самостоятельные и логически завершённые лекции, чтобы помочь сотрудникам быстрее усвоить информацию.
2. Используйте систему достижений, чтобы поощрять студентов за выполнение определённых задач. Например, при прохождении лекции «Основы управления проектами» в нашей студии мы автоматически награждаем сотрудника красивой медалью. Помните, геймификация в образовании повышает заинтересованность самого сотрудника в усвоении материала.
3. Организуйте проверку знаний о вашей компании и её продуктах/услугах при помощи интерактивных викторин. Это позволит вам лучше контролировать процесс обучения и своевременно реагировать на трудности, возникающие у персонала во время изучения.
4. При необходимости создайте лекции в формате «Домашнее задание». Для завершения такой лекции сотрудник должен загрузить собственные файлы с результатами домашней работы. Такие задания позволят вам следить за усвоением материала на практике.

Вы можете выбрать и другую систему организации обучения сотрудников. Главный критерий, которым вам необходимо руководствоваться — это простота в управлении и использовании платформы.

Звонки и консультации

Помимо этого, будет также полезным организовать быстрый и удобный способ связи с сотрудниками в процессе обучения. Как выглядит традиционный формат общения в компаниях:

Вы: Дайте свой логин в скайпе

Сотрудник: У меня он не установлен, одну секунду.

Вы: …

Сотрудник: Установил, вот мой номер телефона

Вы: Что-то не получается найти вас, дайте ник

Сотрудник: А у меня нет ника, я использую веб-версию скайпа

Вы: Нужно установить на компьютер по этой ссылке

Данный диалог может продолжаться бесконечно. Запомните: каждый подобный «проблемный» шаг или барьер на пути к решению задачи — это всегда время, нервы и дискомфорт как для вас, так и для вашего сотрудника.

Мы в своей работе используем удобное и быстрое приложение-звонилку Xroom. Его преимущество заключается в том, что вам не нужно ничего устанавливать или регистрироваться. Всё что требуется — указать название вашей персональной комнаты и отправить ссылку сотруднику. Он может подключиться к вашему звонку в считанные секунды, без задержки и на любом устройстве: приложение работает прямо в браузере.

Роль руководителей и лидеров в создании культуры обучения персонала

Еще один важный компонент для создания позитивной культуры обучения персонала – это роль ваших руководителей и лидеров. Это связано с тем, что реальный повседневный опыт любой организации живет в среде, которую руководители создают для своих сотрудников, а лидеры создают для отделов и команд.

Давайте сначала посмотрим на менеджеров. Все мы слышали поговорку о том, что люди уходят от начальника, а не из компании, и это правда. Хорошие руководители помогают нам быть лучше и чувствовать себя соответственно, приходя на работу, а плохие заставляют нас, в конце концов, понять, что нам было бы лучше в другом месте.

Если посмотреть глубже, все сводится к тому, создает ли менеджер позитивную культуру обучения. Ежедневные слова и действия начальника – это почва, на которой дерево может расти или увядать. В то время как другие компоненты организации могут немного компенсировать плохого менеджера, ничто, кроме него не оказывает прямого влияния на способность сотрудника к процветанию и росту.

Какие качества необходимы хорошему менеджеру вы можете прочитать в нашей статье «Как стать хорошим руководителем«. Если вы правильно проведете обучение своего руководителя, тогда изменится вся культура вашей организации. Это не просто информация о необходимых навыках, а фактическое обучение, за которым следует практика, которая формирует правильные привычки, и это должно быть связано с постоянной тренировкой для дальнейшего повышения уровня мастерства.

Вы должны обеспечить процесс так, чтобы обучающие мероприятия включали в себя практику и помогали людям развить правильные привычки и развить их навыки до нужного уровня. Правда в том, что менеджерам необходимо развивать мастерство в этих основных навыках, иначе их сотрудники не смогут добиться успеха.

Теперь давайте посмотрим на ваших высших руководителей и лидеров. В самых здоровых и динамичных организациях есть лидеры, которые сами настроены на рост и верят в силу обучения. Они рассказывают о своих ошибках, полученных знаниях и стремлении к совершенствованию. Они не только способствуют обучению, но и участвуют в нем.

Лучшие лидеры никогда не предполагают, что, поскольку они находятся на вершине организации, им нечему учиться. Фактически, лучшие лидеры – самые голодные ученики. Излишне говорить, что их убеждения, взгляды и действия пронизывают всю организацию, что значительно упрощает работу эффективных команд

Также, очень важно, что лидеры возлагают на менеджеров ответственность за «здоровье» своих команд

Все вышеперечисленные усилия не увенчаются успехом, если руководителей не оценивают и не вознаграждают на основе состояния здоровья их команд

Это очень важно! Высокоэффективные организации не закрывают глаза на ущерб, наносимый плохими менеджерами. Если вы проигнорируете это и позволите плохим менеджерам оставаться в этих ролях, вы подорвете все попытки создать позитивную культуру обучения персонала

Третью часть вы можете почитать в статье: «Методы обучения персонала. Лучшие практики и будущие тенденции. Часть 3»

Формат и периодичность проведения занятий

Профессиональные курсы для менеджера по обучению и развитию персонала проводятся в очной и заочной форме. Программы обучения включают:

• семинары и вебинары;
• дистанционные программы обучения;
• курсы повышения квалификации.

Для изучения предлагаемых материалов без отрыва от основного места работы слушателем предлагается посещать занятия в дневное или вечернее время, а также в выходные. Для тех, кто желает освоить курс самостоятельно, разработаны специальные дистанционные образовательные программы. После завершения курса все получают свидетельства, сертификаты или дипломы утвержденного государственного образца.

Развитие и обучение персонала организации — ключевые особенности

Чтобы разобраться в данной ситуации, надо, прежде всего, разобраться в самой терминологии. Согласно Википедии, развитие — это процесс, направленный на изменение материальных и духовных объектов с целью их усовершенствования. В то время, как обучение — это целенаправленный педагогический процесс организации и стимулирования активной учебно-познавательной деятельности учащихся по овладению ЗУН (знания, умения, навыки). Но если проводить только обучение, давать знания, умения, переводить их в навыки, разве это не повлияет на изменение материальных и духовных объектов с целью их усовершенствования? Я имею в виду то, что процессы обучения и развития должны идти бок о бок. Одно влечет за собой другое, и наоборот, изменение материального и духовного мира потребует приобретение определенных знаний и умений. Например, если человек решил выучить иностранный язык, это можно рассматривать как процесс роста, т.е. усовершенствования, но этот процесс невозможен без обучения – получения знаний и навыков.

Почему я так много посвятила теории и терминологии по этому поводу? Потому, что я хочу показать, как профессиональное развитие и обучение персонала взаимосвязаны. Если говорить о персонале, то совсем недостаточно провести обучение по продукту или же эффективным продажам, не рассматривая профессиональное обучение и развитие персонала организации в комплексе. В данном случае,  развитие персонала представляет собой мотивацию сотрудников. Развитие сотрудников – это их желание успешно работать. Можно сто раз объяснить технологию и стратегии продаж, но если у сотрудника не сформировано понятие – для чего это ему нужно, то применение на практике данных знаний будет минимально. Можно возразить – “Как для чего это нужно, он ведь получает за это деньги, чем лучше будет работать, тем больше будет получать”.  Это может быть предельно ясно для работодателя, но не для подчиненного. Если сотрудник не любит свою работу, не гордится своими результатами, не уважает себя, то продавать успешно — невозможно. Даже, если сотрудник будет искренне стараться делать все так, как его учили. И даже, если ему пообещают хорошую заработную плату.

Как работает дистанционное обучение сотрудников?

Обучение на расстоянии можно строить различными путями. Но в этой статье мы рассмотрим тот формат, который работает на системе дистанционного обучения (СДО) и позволяет сотрудникам получить доступ к уроком через Интернет.

Уроки могут сочетать в себе и лекции, и практическое обучение, и систематизацию знаний. Это делает дистанционное обучение удобным как для сотрудника, так и для преподавателя.

С технической точки зрения всё ещё проще: и создание курса, и допуск к нему осуществляется с компьютера или мобильного устройства. Это делает обучение удобным для администрирования со стороны преподавателя и доступа для сотрудника.

На этом список преимуществ использования дистанционного обучения сотрудников не заканчивается. Подробнее о плюсах этой формы обучения читайте ниже.

Внутреннее и внешнее обучение

Внутреннее обучение. Подобная практика характерна в основном для средних и крупных компаний, которым выгодно иметь собственные учебные центры. В случае с корпорациями – это и вовсе корпоративные институты. Индивидуальные образовательные программы, разработанные в стенах компании, учитывают потребности предприятия в данный момент, их содержание легче контролировать и вносить изменения. Все это – неоспоримые плюсы внутреннего обучения. К недостаткам этой формы можно отнести тот факт, что в процессе учебы специалисты как бы находятся в замкнутой системе, не встречаясь с иным взглядом на знакомые им ситуации.

Внешнее обучение. Эта форма позволяет команде посмотреть на свою организацию со стороны, взаимодействовать с коллегами из других компаний и увидеть другие подходы в решении своих повседневных задач. К минусам внешнего обучения можно отнести его относительно высокую стоимость. Кроме того, руководителю стоит быть внимательным при выборе тренеров со стороны и убедится, что содержание курса отвечает потребностям и целям его компании.

Баскет-метод

Как и деловая игра, баскет-метод — это тренировка. Сразу несколько тренеров обучают одного сотрудника, как правило, будущего руководителя.

Обучаемому предстоит на себе почувствовать, как нелегко быть боссом. Ему нужно ответить на огромное количество писем, разобрать стопку документов, отдать несколько важных распоряжений, разрешить конфликт между сотрудниками и встретиться с партнерами. Все это – за ограниченный период времени.

Преимущества	Недостатки
Обучение помогает в сжатые сроки перейти талантливому сотруднику в разряд руководителей.	Цена. Метод требует много денег, времени и сил, а также детальной организации. Позволить себе его могут далеко не все компании.
Высокий уровень мотивации сотрудника.

Как измерить эффективность обучения сотрудников

Самый объективный показатель, позволяющий провести анализ системы обучения — это результаты деятельности компании после обучения персонала. Оценить их можно по нескольким критериям:

• Рост выручки или прибыли
• Освоение новых сегментов рынка
• Увеличение конверсии в продажах
• Повышение качества выпускаемой продукции
• Минимизации брака и сокращение количества ошибок
• Положительные отзывы клиентов

Помимо ценного конечного результата обучения для компании, существуют еще и промежуточные показатели, по которым можно провести оценку эффективности обучения персонала. К ним в первую очередь относятся:

• Оценка вовлеченности через измерение количества обучающихся сотрудников
• Проверка знаний персонала на основании количества сотрудников, успешно прошедших аттестацию
• Контроль применения через количество сотрудников, реально использующих в работе новые знания и навыки

Научившись измерять эффективность обучения сотрудников, вы сможете оценивать насколько вы приблизились к своей главной цели — росту результатов бизнеса. И сможете оперативно вносить изменения и корректировать обучение, если увидите отклонения на определенном этапе.

Памятка для выбора метода обучения персонала

Не секрет, что качество обучения во много зависит от верно выбранного метода

По этой причине каждый раз перед тем, как приниматься на подборку методов, важно задать себе вопросы: 1.Каковы цели обучения? • Новые навыки; • Новые методы для старых навыков; • Улучшение поведения на рабочем месте; • Усиление безопасности рабочего места; • Искоренение негатива или конфликтов и т.д. 2

Кто обучается? • Новые работники; • Опытные сотрудники; • Высшее руководство.

3. Каков ваш учебный бюджет? 4. Сколько времени было выделено на обучение в вашей организации? 5. Какие учебные ресурсы и материалы есть в вашем распоряжении?

Ответы на данные вопросы сузят перечень методов и помогут не ошибиться в выборе.

Существуют различные классификации методов обучения: – активные или пассивные; – индивидуальные или групповые; – с отрывом от работы и без.

Также методы делятся по видам, по длительности, форме обучения и т.д. Наверняка, есть еще множество способов как их можно распределить по группам, но в данной статье мы их разобьем на две группы: современные и традиционные.

Каждая компания выбирает методы, опираясь на свои финансовые, временные и иные возможности, вместе с этим важно помнить, что самым эффективным является смешанное обучение. Поэтому стоит подбирать методы из разных классов, за счет этого усиливая восприятие материала