Что такое спецификация: для чего нужна, виды, правила заполнения

В спецификации указывают:

— в графе «Поз.» — позиция (марки) элементов конструкции, установок;

— в графе «Обозначение» — обозначения основных документов на записываемые в спецификацию элементы конструкции, оборудование, изделия или стандартов (технических условий) на них;

— в графе «Наименование» — наименование элементов конструкции, оборудования, изделий, материалов и их обозначения (марки), а также, при необходимости, технические характеристики оборудования и изделий.

Допускается на группу одноименных элементов указывать наименование один раз и подчеркивать его.

В спецификацию записывают материалы, непосредственно входящие в спефицируемую конструкцию, изделие и т.п. В спецификации, выполненной в электронном виде, горизонтальную черту, входящую в обозначение материалов (проката, труб и т.п.), допускается заменять на косую черту (/);

— графе «Кол.» формы 7 — количество элементов.

В графе «Кол.» формы 8 — вместо многоточия записывают «по схеме», «на этаж» и т.п., а ниже — порядковые номера схем расположения или этажей;

— в графе «Масса ед.,кг» — массу в килограммах. Допускается приводить массу в тоннах, но с указанием единицы массы;

— в графе «Примечание» — дополнительные сведения, например единицу массы.

*Размеры граф спецификации по усмотрению разработчика, при необходимости, могут быть изменены. **При заполнении спецификации автоматизированным способом линии, разграничивающие горизонтальные строки, допускается не проводить.

Техническое решение

Как это будет сделано? Преимущества и недостатки

Вид статических данных

Терминология плавно перетекает в связи между сущностями

1. Entity Relationship диаграмма включает связи сущностей (1:n, n:m).
2. Нормальная схема БД. Включает, свойства и их типы, внешние ключи
3. Class диаграмма — описывают какие классы в коде будут связаны с какими данными. Начинается описание поведения (методов)

Все эти диаграммы говорят о гибкости (насколько сущности разделены), понимаемости (названиях), тестопригодности (инкапсуляции) приложения

Вид пользователя

Пользовательские сценарии

(use-case диаграмма) — пошаговое описание функций (роль пользователя, причина, действия, последствия) Альтернативные сценарии (ошибки, валидация ввода). Что должно происходить с частично обработанными данными при ошибках?

Назначение спецификации

Спецификация является обязательным основным конструкторским документом на изделие. В соответствии с ГОСТ 2.106-96 «Текстовые документы» спецификация — текстовый документ, определяющий состав сборочной единицы и разработанной для нее рабочей конструкторской документации, необходимый для комплектования конструкторских документов, подготовки производства, изготовления изделия и планирования запуска производства.

Спецификацию составляют на каждую сборочную единицу на отдельных листах формата Л4 по установленным формам (рис. П2.3 и П2.4).

В спецификацию вносят составные части, которые входят в специфицируемое изделие, и конструкторские документы, относящиеся к этому изделию и его составным частям, не входящим в данную спецификацию.

По спецификации узнают, сколько наименований составных частей поступят на сборку, сколько из них изготавливаются по чертежам, сколько являются стандартными (в частности, крепежными), входят ли в изделие другие, предварительно собранные, сборочные единицы, какое количество каждого наименования составных частей.

Спецификация на поставку товара (бланк, образец — 2020)

Не всю информацию можно изложить в самом договоре поставки товара, да это и не нужно. Законодательство разрешает изготавливать приложения к договору.

Данные документы будут являться неотъемлемой частью самого договора и будут иметь такую же юридическую силу как основное соглашение.

Однако, необходимо знать, что приложения, отдельно от договора не используются, более того могут быть признаны недействительными.

Правила составления спецификации

Одним из таких приложений может являться спецификация к договору поставки, образец данного документа размещен в конце этой страницы. Такой документ составляется в письменной форме и прилагается к каждому экземпляру договора. Законодательством не запрещается составление спецификации в ином, нежели письменном, виде.

К таким видам могут относиться:

• электронные письма,
• телеграфные сообщения,
• телефонные переговоры,
• факсимильные сообщения и т.д.

Используя альтернативные средства связи, необходимо помнить о том, что в случае возникновения претензий у сторон по исполнению договора поставки товара, им придется доказывать, что информация, изложенная в спецификации была передана контрагенту, а последний ее принял к исполнению. По этому, по возможности, старайтесь всегда дублировать информацию с помощью испробованной временем письменной корреспонденции.

Какие виды документа могут быть

Договорами могут предусматриваться специальные формы, бланки спецификации к договору поставки. В случае их утверждения сторонами в письменном документе, соблюдение формата обязательно для всех участников сделки.

Поставка товара в рамках договора может иметь как одноразовый характер, так и систематический (многоразовый). В случае неоднократных поставок, спецификация может постоянно меняться в зависимости от коньюктуры и других обстоятельств.

Основные характеристики текущей поставки

• номенклатура,
• цена,
• сроки,
• количество,
• гарантии и т.д.,

должны каждый раз предварительно утверждаться контрагентами.

При необходимости, к спецификации могут прилагаться образцы поставляемого товара, или его составляющих. Например, для поставки внутридомовых дверей, сторонами заранее может утверждаться цвет, с приложением образцов колеровки.

В спецификации целесообразно указать следующую информацию

1. Реквизиты контрагентов и их полномочных представителей.
2. Дата составления документа и сроки поставки товара.
3. Технические характеристики объектов поставки.
4. Сроки, цена, количество и качество, принадлежности (технические паспорта, сертификаты, гарантии и т.д.) и другие существенные условия.

Документ подписывают представители сторон и скрепляют их своими печатями. В случае представительства на основании доверенности, рекомендуется оригиналы доверенностей прикладывать к спецификациям.

В настоящее время, все большее распространение получает торговля по Интернету. В случае поставки товаров с помощью глобальной сети, практикуется составление спецификации в электронном виде.

В некоторых случаях, для заключения договора и согласования спецификации используются правила публичной оферты. В таком случае, доказательством согласования всех условий будет являться распечатка электронного документа и факт оплаты товара.

Приложение № 45

к Договору № 345/990/АПР

от 14 сентября 2014 года

Спецификация

Примечание: в графе «Материалы» указывается наименование, цвет, фактура и иные показатели материалов.

Условия поставки:

Условия оплаты: оплата производится в два этапа:

Первый этап:авансовый платеж в размере 37,9 %стоимости материалов, в срок не позднее 3 (трех) банковских дней со дня выставления счета Продавцом;

и т.д…

Полный образец спецификации на поставку товара размещен в прикрепленном файле.

Использовать

В проектировании , производстве и бизнесе жизненно важно, чтобы поставщики , покупатели и пользователи материалов, продуктов или услуг понимали и согласовывали все требования.

Спецификация может относиться к стандарту, на который часто ссылаются в контракте или закупочном документе, или на согласованный иным образом набор требований (хотя все еще часто используется в единственном числе). В любом случае он предоставляет необходимую информацию о конкретных требованиях.

Стандарты для спецификаций могут предоставляться правительственными агентствами, организациями по стандартизации ( SAE , AWS , NIST , ASTM , ISO , CEN , DoD и т. Д.), Торговыми ассоциациями, корпорациями и другими. К спецификациям применяются следующие британские стандарты :

• BS 7373-1: 2001 Руководство по подготовке спецификаций
• BS 7373-2: 2001 Технические характеристики изделия. Руководство по определению критериев для спецификации продукта и декларированию соответствия продукта
• BS 7373-3: 2005, Технические характеристики продукта. Руководство по определению критериев для определения предложения услуг

Спецификация дизайна / продукта не обязательно доказывает, что продукт является правильным или полезным в каждом контексте. Элемент может быть проверен на соответствие спецификации или проштампован с номером спецификации: это само по себе не означает, что элемент пригоден для других, не подтвержденных целей. Люди, которые используют объект (инженеры, профсоюзы и т. Д.) Или определяют объект (строительные нормы и правила, правительство, промышленность и т. Д.), Несут ответственность за рассмотрение выбора доступных спецификаций, определение правильных, обеспечение соблюдения и используйте предмет правильно. Требуется подтверждение пригодности.

Как правильно составить спецификацию к договору?

• По своей структуре документ обязан отвечать правилам делопроизводства.
• По содержанию – документ обязан отображать существенные данные.

Заполнение спецификации начинается с «шапки», в которой отображается:

1) Присвоенный спецификации номер (приложение №__).

2) Номер и дата ДПТ, к которому она прикладывается.

3) Название бланка (Спецификация на …)

4) Вторая часть спецификации выполнена в форме таблицы, с включением следующих данных:

• Порядкового номера.
• Названия продукции.
• Ее количества.
• Ед. измерения.
• Цены за единицу продукции.
• Стоимости продукции.
• Итоговой стоимости, в т.ч. НДС

При потребности таблица дополняется другими сведениями.

5) Далее прописываются условия оплаты за поставленный товар по утвержденной спецификации. В зависимости от ситуации условия могут быть такими же как в ДПТ, а могут быть откорректированными.

6) Также здесь можно отметить сроки поставки продукции.

7) В завершении бланк подписывается участниками сделки с указанием:

• Должности подписантов.
• Подписи с расшифровкой фамилий.
• Печатей предприятий.

Оформленная спецификация составляется в 2-х экземплярах, прикладывается к ДПТ и считается неотъемлемым приложением к основному контракту.

Образцы для отдельных видов договорных обязательств

Занимаясь предпринимательской деятельностью многие предприятия сталкиваются с оформлением ДПТ, по предоставлению услуг, по исполнению различных работ и т. д. Любая из перечисленных сделок требует от участников сотрудничества выполнения договорных условий. Согласно ст. 158 и 434 ГК РФ договор без оформленной спецификации считается действительным в том случае, когда в нем отображены все требуемые договорные условия.

В то же время, если выполняется поставка огромного ассортимента товара или требуется заполнить большой список услуг, то намного удобнее, чтобы не загромождать текст основного контракта, составлять спецификацию, которая и будет служить основным рабочим документом для осуществления приема поставленной продукции или определения выполненных услуг и расчетов по исполнению договорных условий.

Что такое спецификация в договоре купли-продажи?

Некоторые участники сделки купли-продажи не прибегают к составлению дополнительных приложений к договору. В связи с этим не каждому ясно, что представляет собой спецификация и для чего она необходима.

Спецификация представляет собой документ, который является приложением к основному договору купли-продажи.

В спецификации идентифицируется товар, который следует передать покупателю. В этом документ указываются сведения о каждом товаре, который приобретается покупателем.

В текст договора стороны включаются основные положения о сделке, а также основные права и обязанности. Когда приобретается большой объём товаров, то весь ассортимент необходимо уточнить, чтобы обезопасить покупателя от различных неблагоприятных последствий. В этом случае необходимо составить спецификацию.

Когда отношения между продавцом и покупателем имеют длительный характер, то стороны могут заключить только одно соглашения, а в спецификации каждый раз менять объем необходимого товара и его виды.

В таком документе могут быть отражены дополнительные графики, для получения товаров еженедельно или по согласованию обоих сторон.

Правила заполнения спецификации к договору купли-продажи

Закон предъявляет основные требования к заполнению данного документа:

В начале документа указывается дата и место его подписания, номер соглашения, а также на указание соглашения, к которому спецификация выступает в качестве приложения

Обратите внимание на то, что сведения должны быть указаны полностью;
Далее необходимо правильно указать сведения о сторонах, являющихся участниками сделки. Обратите внимание на то, что сведения переписываются из учредительных документов

К тому же они не должны расходиться с данными о сторонах, указанных в основном соглашении;
На каждом экземпляре созданной спецификации должны быть подписи обеих сторон сделки. Без этого документ не получит юридической силы.

Помните, когда поставка товара была осуществлена с нарушениями положения спецификации, то другая сторона вправе применить к контрагенту штрафные санкции.

Инструкция по заполнению

Очень важно правильно составить спецификацию, так как в случае неправильного оформления одна из сторон может заявить о несогласовании с ней всех существенных условий договора купли-продажи. Единая форма спецификации законодательно не утверждена, именно поэтому часто возникают проблемы с ее составлением

Спецификация к договору составляется в двух экземплярах в произвольной форме и обязательно должна включать в себя следующие реквизиты:

• Номер договора купли-продажи;
• Наименование покупателя;
• Наименование продавца;
• Реквизиты сторон;
• Печати и подписи сторон.

Также в спецификации должна содержаться подробная информация о товаре и указаны его основные характеристики, например:

• Стоимость единицы товара;
• Сумма НДС;
• Наименование товара;
• Единицы измерения;
• Количества товара;
• Общая стоимость товара, включая НДС.

Кроме этих обязательных пунктов в спецификации может указываться ответственность сторон за нарушение договора, гарантии качества, условия и сроки поставки. Если существует такая необходимость, то стороны имеют право вносить в спецификацию дополнительную информацию. Спецификацию заверяют подписью представителями обеих сторон. Документ считается действительным с момента его подписания.

Образец типового договора купли-продажи со спецификацией

В случае, когда стороны решили составить спецификацию к договору купли-продажи, то два документа необходимо между собой связать. Поскольку отдельно спецификация юридической силы иметь не может. Для такой связи в тексте соглашения должно быть указание на составленную спецификацию, а в тексте спецификации, следует указать, для какого соглашения она используется в качестве дополнения.

Спецификации должен быть присвоен порядковый номер. Дата создания не может быть иной, чем дата составления соглашения.

Спецификация, как правило, составляется в виде таблицы. В данной таблице отражены объекты, передаваемые по соглашению купли-продажи, с указанием их подробного описания (указывается название товара, модель, марка, размер, количество, стоимость, начисляемый налог).

Помимо информации о приобретаемом товаре, в текст могут быть включены положения, который касаются:

1. Сроков отгрузки товаров;
2. Периода действия цен на товар;
3. Сведения о процедуре оплаты;
4. Указание на составление документа в двух экземплярах для каждой стороны.

Как и в самом соглашении, в спецификации должны быть указаны полностью реквизиты участников правоотношения, их подписи. При наличии печати, должны быть их оттески на документах.

Спецификация к счету

Ради бога, делайте счет, в нем ссылку на основной договор, спецификацию, можете чертеж в счет вставить. Это нормально! Если покупатель оплачивает — значит, акцептует. Но не забывайте о целостности данного договора с юридической точки зрения: всегда должны быть четко прописаны существенные условия конкретного вида договора. Вот и все.

Договор — простая письменная форма сделки. Спецификация — (это коммерческое название, не юридический термин) — часть договора, детализирующая характеристики товара. Без детализации договор ничтожен (ГК). Счет — оферта, предусматривающая конклюдентный акцепт (оплатил — акцептовал). Приложение к договору — новый документ, детализирующий или изменяющий договор.

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРИМЕР ПОСТРОЕНИЯ ПОЛНОГО КОМПЛЕКТА КОНСТРУКТОРСКИХ ДОКУМЕНТОВ КОМПЛЕКСА

Примечания:

1. Основной конструкторский документ изделия показан в овале.
2. Документы основного комплекта показаны в прямоугольниках (в примере показана только часть документов основного комплекта, предусмотренных в табл.
   3).
3. Документы, обведенные в двойные рамки, предусматриваются только для изделий, предназначенных для самостоятельной поставки.
4. Число ступеней входимости для комплексов, сборочных единиц и комплектов, а также число входящих комплектов сборочных единиц, комплектов и
   деталей не ограничиваются.

(Измененная редакция, Изм. № 4).

Как заполнять

Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, выделяют пункты:

1. Порядковый номер.
2. Наименование товара, работы или услуги.
3. Технические характеристики.
4. Количество.
5. Единица измерения.
6. Цена за единицу.
7. Общая стоимость по каждой позиции.
8. Итоговая сумма.

Форма спецификации к договору оказания услуг имеет аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно прописывают график исполнения.

ВАЖНО!

Подобные документы обязательно подписываются всеми сторонами сделки и составляются в том же количестве экземпляров, что и контракт.

Как составить спецификацию к госконтракту

Спецификация к договору — это, по 44-ФЗ, неотъемлемая часть госконтракта. Подготовить ее нужно одновременно со всей документацией по закупке.

Он содержит такие существенные условия, как наименование и количество продукции и ее стоимость, включая цену за единицу. Таким образом, этот документ раскрывает заключенное между заказчиком и поставщиком соглашение о предмете и цене.

В законе о контрактной системе не говорится, что такое спецификация к госконтракту. Но ч. 4 ст. 93 обязывает заказчиков включать в контракт расчет и обоснование его цены при осуществлении закупок у единственного поставщика.

Когда составлять

Заказчик прикладывает бланк к проекту контракта при проведении закупок. На этом этапе его разрешено предоставить в виде пустой таблицы или перечислить наименования планируемых к закупке товаров или услуг. Эти документы вместе с тендерной документацией и извещением о процедуре требуется разместить в ЕИС.

В процессе проведения закупочной процедуры определяется окончательная цена госконтракта.

Если это электронный аукцион, то не позднее 5 дней после опубликования протокола проведения торгов заказчик направляет контракт без своей подписи, но с указанием конкретных показателей продукции в соответствии с заявкой победителя (ч. 2 ст.

70 № 44-ФЗ). У поставщика есть 5 дней, чтобы подписать уже заполненную бумагу, предоставить обеспечение и другие документы при необходимости (ч. 3 ст. 70 № 44-ФЗ).

А вот после размещения в ЕИС протокола проведения конкурса поставщик в течение 10 дней обязан направить покупателю заполненное соглашение с обеспечением. Тот в срок, не превышающий 10 дней, ставит на документе свою подпись (ч. 3 и 7 ст. 54 № 44-ФЗ).

Заказчик вправе установить в проекте контракта положение о том, что победитель обязан предоставить разбивку по ценам на товары после заключения соглашения. Госзаказчик в течение 3 рабочих дней размещает сведения о сделке в реестре контрактов с указанием цены за каждую единицу продукции.

Если госконтракт заключается на услуги, то пример спецификации на услуги выглядит, например, так:

Кто составляет

Предполагаем, что в первом случае спецификацию к контракту по 44-ФЗ на поставку товара заполнит заказчик, а во втором — поставщик. Но закон все-таки не приписывает эту обязанность кому-либо конкретному. Как показывает практика, рассматриваемую бумагу чаще всего заполняет именно участник вне зависимости от вида торгов.

Как заполнять

Правила составления не определены в законодательстве. Если она составляется к контракту на поставку, выделяют пункты:

1. Порядковый номер.
2. Наименование товара, работы или услуги.
3. Технические характеристики.
4. Количество.
5. Единица измерения.
6. Цена за единицу.
7. Общая стоимость по каждой позиции.
8. Итоговая сумма.

Форма спецификации к договору оказания услуг имеет аналогичный вид, только количество заменяют на объем. Дополнительно прописывают график исполнения.

Подобные документы обязательно подписываются всеми сторонами сделки и составляются в том же количестве экземпляров, что и контракт.

Образец спецификации к госконтракту по 44-ФЗ

№ 123-45ЭАОКПД2: 32.99.53.130

Электронный аукцион

Приложение № 1к гражданско-правовому договору№ 123-45ЭА от 09 декабря 2020 года

С П Е Ц И Ф И К А Ц И Я

№ п/пНаименование товараПроизводитель/страна происхожденияЕдиница измеренияКоличествоЦена за единицу, руб., с НДССтавка НДС, %Стоимость, руб.

Антистеплер № 10	Китай	Штука	2	24,00	Без НДС	48,00
Батарейки АА, 6 Штука/упак.	Китай	Упаковка	20	231,00	Без НДС	4620,00
Батарейки ААА, 6 Штука/упак.	Россия	Упаковка	10	244,00	Без НДС	2440,00
Блок-кубик запасной 9×9×9 цветной	Россия	Штука	7	181,00	Без НДС	1267,00
Блоки для записей 90×90×90 белый непроклеенный	Россия	Штука	5	152,00	Без НДС	760,00
Блокнот А5, 60 л, клетка	Россия	Штука	12	46,00	Без НДС	552,00
Блокнот А6, 60 л	Россия	Штука	2	31,00	Без НДС	62,00
Брелоки для ключей 15×30мм, 12 Штука/упак., красные	Китай	Упаковка	6	70,00	Без НДС	420,00
Бумага 4А, 100 л, 5 цветов	Россия	Пачка	2	189,00	Без НДС	378,00
Дырокол	Китай	Штука	3	235,00	Без НДС	705,00
Датер	Чешская республика	Штука	2	380,00	Без НДС	760,00
Ежедневник А6,176 л, недатированный	Россия	Штука	2	279,00	Без НДС	558,00
Ежедневник А6, 65 л, синий датированный	Китай	Штука	1	314,00	Без НДС	314,00
Ежедневник А5, 176 л, датированный	Китай	Штука	1	401,00	Без НДС	401,00
Ежедневник А5, 176 л, недатированный	Россия	Штука	3	387,00	Без НДС	1161,00
Зажимы для бумаг 12 Штука/упак.	Китай	Упаковка	5	59,00	Без НДС	295,00
…
Точилка для карандашей	Китай	Штука	7	11,00	Без НДС	77,00
Итого	115 000,00

Итого: 115 000 (Сто пятнадцать тысяч) рублей 00 копеек, без НДС.

Заказчик Поставщик

_______________ (И.И. Иванов)	____________ (П.П. Петров)
ЭЦП	ЭЦП

Чего делать нельзя: 9 запретов

В требованиях к текстовым документам содержится ряд запретов. Например, требования единой системы конструкторской документации (ЕСКД 2020) года запрещают:

1. Указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.
2. Писать математические знаки без числового сопровождения.
3. Ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел.
4. Перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра.

В самом тексте недопустимо применять:

1. Сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе.
2. Обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы.
3. Для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.
4. Произвольные словообразования.

К физическим величинам тоже есть требования:

1. Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин (если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки).

Отклонение от обязательных требований не допускается, в соответствии с действующими правилами следует оформлять любой элемент текста.