Что такое делопроизводство? ведение делопроизводства и документооборота

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

• Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
• Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
• Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
• Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
• Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
• Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Нормативно-правовая база

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.

Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:

• ГОСТ 6.10.5-87;

Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.

О чем идет речь

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы

Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия

Делопроизводство может быть:

• общим – касающимся основной деятельности компании,
• кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно

Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел

Нормативно-правовая база

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.

Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:

• Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• ГОСТ 6.10.5-87;
• Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015;
• Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010;
• Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.

Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.

Понятие

Что такое делопроизводство? Любая компания, какой бы форма собственности у нее ни была, работает на основе различных бумаг. Ими являются приказы, письма, протоколы. Их относят к организационно-распорядительным документам. Делопроизводством называют работу по созданию бумаг, что выполняется по общепринятым нормам.

Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

При этом процессе создается организационно-распорядительный документ, благодаря которому понятны дальнейшие действия. Само слово «делопроизводство» возникло давно, но лишь с середины XX века стало официальным.

Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

ГОСТы по делопроизводству 2021

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

Кадровая политика и кадровый документооборот в компании

Существование любой организации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планирования какой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлением первичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.

Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующему законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации данной работы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой в организации.

Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом.

Исходя из определения, можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является создание системы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника и организации, достижение высокой производительности труда, повышения эффективности производства.

Главной задачей кадровой политики служит обеспечение условий реализации действующего законодательства в области трудовых взаимоотношений.

Правила присвоения регномера

Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.

В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.

Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.

Описание профессии

Чем должен заниматься современный делопроизводитель? В его обязанности может входить как банальное оформление документов учреждения, так и оперативное принятие решений. Такой специалист может работать везде, где требуется вести документооборот, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высокий.

Сегодня законодательство требует, чтобы документы, подтверждающие деятельность и фиксирующие финансовый оборот каждого предприятия любой формы собственности, оформлялись по определенным стандартам. Этим и должен заниматься делопроизводитель. На эту должность вовсе не обязательно берут человека, окончившего вуз по специальности «документоведение». Очень ценным при отборе кандидатов для работодателя является опыт работы диспетчером-оператором, секретарем-референтом, офис-менеджером.

Делопроизводитель, который отлично справляется со своими обязанностями, – надежный помощник директора. Если круг его задач уже давно вышел за рамки простого оформления документов, он вполне может стать правой рукой руководителя. Представителю этой профессии в работе часто требуется опираться на налоговое, гражданское и судебное законодательство. В маленьких фирмах в штате лишь один делопроизводитель. Его задача сводится только к заполнению документов. В таком случае вполне вероятно совмещение с должностью секретаря. Масштабные корпорации и организации берут в штат несколько специалистов, каждый из них занимается определенной сферой деятельности компании.

Зачем нужен ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97–2016 пришел на смену ГОСТ Р 6.30–2003, принятому еще в 2003 году. Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов, порядок их оформления, схемы расположения реквизитов, образцы бланков и пр. ГОСТ Р 7.0.97–2016 ввел четыре новых реквизита и изменил порядок оформления еще 10 реквизитов. Зачем нужно соответствовать ГОСТам? Любой документ состоит из его содержательной части и элементов оформления. Содержание должно отвечать нормам трудового права, а вот для оформления существуют утвержденные стандарты. Если текст приказа или распоряжения напечатан на простом листе бумаги или составлен не по правилам, он не получает никакой юридической силы, а остается просто текстом

Поэтому так важно, чтобы элементы оформления соответствовали ГОСТу. Если вы ошиблись в дате, небрежно поставили печать или неверно указали должность, документ может быть оспорен

ГОСТ в подавляющем большинстве случаев касается секретарей и делопроизводителей, однако многие коррективы затрагивают организационно-распорядительную документацию: приказы, уставы, правила, инструкции, регламенты и пр., — а значит, и внутренние кадровые процессы.

С 1 июля расширена сфера применения стандарта — действие его теперь распространяется как на бумажные, так и на электронные документы.

Шаг 6. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем…»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора — они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте, только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
• режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
• условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в курсе профессиональной подготовки по кадровому делопроизводству в Контур.Школе. В программе урока:

• Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
• Случаи полной материальной ответственности работника.
• Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
• Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

В конце статьи есть

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг. Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа

Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2020 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

ТЕКСТ ИНСТРУКЦИИ

Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать – вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.

Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» – с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.

Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.

КАК АДАПТИРОВАТЬ ИНСТРУКЦИЮ ДЛЯ УДОБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ

Утвержденная директором инструкция по делопроизводству – результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.

Создаем навигацию

Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация, и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.

Вводим полнотекстовый поиск

Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

• Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
• Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
• Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Перспективность профессии

Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия делопроизводитель подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем
пройти тест на профориентацию от
Профгид.
Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь.
Узнать больше >>

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

Должностные инструкции

В качестве альтернативы можно составить только должностные обязанности (ДО). Утвердить их и, либо прописать их в трудовых договорах, либо ознакомить с ними сотрудников под расписку. Роструд рекомендует ДО (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, 31.10.2007 № 4412-6). А термин «должностные инструкции» в ТК РФ не упоминается.

Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

Договоры о материальной ответственности работников

Регулируются Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности». Эти договоры могут заключаться лишь с сотрудниками, работа которых непосредственно связана с приемом или выдачей материальных или денежных ценностей.

Мы проверили только наличие нужных документов, провели начальный аудит, разложили по папкам то, что нашли. Теперь нужно подробно проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие бумаги. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления.

Кадровая политика и кадровый документооборот организации

Существование любой организации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планирования какой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлением первичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.

Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующему законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации данной работы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой в организации.

Исходя из определения, можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является создание системы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника и организации, достижение высокой производительности труда, повышения эффективности производства.

Главной задачей кадровой политики служит обеспечение условий реализации действующего законодательства в области трудовых взаимоотношений.

ГОСТы по делопроизводству 2021

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

С чем предстоит работать специалисту

Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:

• входящие (которые фирма получает);
• исходящие (которые она отправляет);
• внутренние (не выходящие за ее пределы).

Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:

1. Требования к бланкам и общие правила их оформления.
2. Методика составления основных документов предприятия.
3. Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
4. >Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
5. >Правила хранения.

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.