Система электронного документооборота

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее — от оценки любого проекта компании.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету)

Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям:

• нарушаются сроки и бюджет проекта;
• достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

• детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
• поэтапность внедрения.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

• Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
• Простота и удобство в создании проектов документации.
• Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Виды систем электронного документооборота

В данном пункте статьи мы рассмотрим системы электронного документооборота. Хочется отметить, что любая система может содержать элементы указанных ниже категорий, но в основном они имеют конкретную ориентацию в каждой области, которая связана с позиционированием продукта.

1. Электронные архивы

Электронные архивы (ЭА) — это системы электронного документооборота с досконально проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.

2. Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)

Достаточно сложная категория, в которой сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.

4. Системы ЭДО типа collaboration (коллаборация)

Такие системы ориентированы на совместную работу и являются новыми в области электронного документооборота. Они были созданы благодаря изменению рыночных условий и необходимостью быть четко ориентированными на определенные сферы без лишнего балласта. Они являются противоположностью указанных выше систем, ввиду отсутствия четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Их главной задачей является обеспечение совместной работы людей в организации, даже если они находятся в разных точках планеты, а также сохранять результаты проделанной работы. Как правило, они созданы по типу порталов, представляющих собой сервисы хранения и публикации.

5. Системы с развитыми дополнительными сервисами

Я думаю, что вы не  раз слышали такое понятие как CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Прежде чем внедрять  программы электронного документооборота на крупных предприятиях советую вам провести глубокий анализ представленных систем и выбрать оптимальную, с применимым только для вашей организации перечнем систем

Важно, чтобы СЭДО представляли возможность эффективного управления предприятием и прозрачностью всех его процессов, но в тоже время высоким уровнем конфиденциальности

При выборе платформ советую вам особое внимание уделить организации архивов электронных документов, автоматизации документооборота с учетом индивидуальных особенностей вашего предприятия и вовлечение в уже действующую систему

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

• Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
• Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
• Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

• Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
• Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

• оформлению;
• передаче;
• хранению.

Невыполнение влечет убытки, штрафы и неустойки. Понятие документа как материального носителя определено в ФЗ 77 от 29.12.1994. Электронный введен ФЗ 149 от 27.07.2006. Фактически в СЭД используются документы:

• материальные, переведенные в электронные образы;
• изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

• «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
• электронным — нужна усиленная.

ВАЖНО!

Цифровые и бумажные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения — те, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. На сегодняшний день при использовании ЭДО нет единого подхода и четких законодательных ответов на следующие вопросы:

• кто может пользоваться электронным документооборотом;
• каковы требования к его организации и что необходимо, чтобы начать применять в отношениях с третьими лицами;
• что понимать под ЭД и электронными подписями;
• надо ли распечатывать документы при электронном документообороте и какие именно;
• какие могут быть подписаны электронно.

Организации на практике руководствуются:

• при подписании и обмене цифровыми документами — ФЗ 149 от 27.07.2006;
• при взаимодействии с органами исполнительной власти и государственными внебюджетными фондами — ПП 1494 от 25.12.2014.

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

• внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
• внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
• внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

• приказы ФНС России № 7-10/, № 7-10/ в отношении № ММВ-7-15/;
• приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 и др.

Особый случай — заключение договоров в дистанционном режиме. Вариант предусмотрен законодательством — п. 2 ст. 434 и абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК. Оцифрованная форма приравнивается к письменной, если выполняются следующие условия:

• сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
• вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.

Использование квалифицированной ЭЦП в договоре фиксировать не обязательно (п. 1 ст. 6 ФЗ-63 от 05.04.2011). В подписанном собственноручно соглашении сторон регламентируется:

• обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
• способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).

ВАЖНО!

На настоящий момент при дистанционной форме оформления соглашений не до конца урегулирован вопрос о составлении и обмене закрывающих сделку актов, пока используется любой вид ЭЦП (ФЗ 83).

Преимущества электронного документооборота

Что смогут компании с системой ЭДО? 

Ускорить бизнес-процессы

ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате. 

Обмениваться электронными счетами-фактурами 

Некоторыми документами можно обмениваться по электронной почте. Однако, согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором. 

Обеспечить юридическую значимость документов

В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Получить электронную подпись можно в нашем Удостоверяющем центре: менеджер Диадока расскажет, как это сделать и поможет с выпуском. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

Сделать документооборот прозрачным

При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, в Диадоке вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

Сократить затраты

В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке. 

Сделать документооборот безопасным

Контрагенты могут отправлять друг другу документы по имейл, но это не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование. 

Освободить время сотрудников для более серьезных задач

В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты. Сотрудники не отвлекаются на печать, согласование и отправку документов. Так они могут взять на себя более значимые задачи, которые помогают компании наращивать обороты и масштабироваться. 

Хранить документы в электронном архиве 

По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. Есть те, кто отдает архив на аутсорс. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, занимающих меньше места. Если пользователь работает в системе ЭДО, компания-оператор сохранит файлы на своих серверах: выделять под них отдельное помещение не придется, а получить доступ можно из любой точки мира. В Диадоке срок хранения файлов не ограничен: пользователь сможет обратиться к ним, когда захочет.

Снизить количество ошибок в документах

Перед тем, как пользователь подпишет документ, Диадок проверит:

— срок действия сертификата электронной подписи;

— соответствие документов формату, утвержденному приказами ФНС. 

Если Диадок обнаружит ошибки, он сообщит об этом пользователю. Если их нет, сразу отправит документ контрагенту. 

Нужна ли вам ECM-система

Чтобы оценить, нужна ли СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

• можете ли быстро найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнёром?
• получится точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены и просрочены?
• вы уверены, что существующая скорость согласования документов создаёт положительный имидж вашей организации?
• вас устраивает объём бумаг, которые лежат на вашем столе?
• вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, который отправили на согласование?

Преимущества электронного документооборота

Прозрачность бизнес-процессов. Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Бизнес-процессы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать.

Выше исполнительская дисциплина. По статистике, 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. С полным контролем всех этапов работ ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников. Система сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот. И как следствие, быстрее проходят все процессы в организации.

Обеспечивается конфиденциальность информации. Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия над документом (чтение, изменение, подписание) протоколируются.

Выполняются требования стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач в российских компаниях.
В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) есть прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между сотрудниками.

Легко внедрять инновации и обучать новичков. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы, можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников.
Сокращаются сроки обучения новых работников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.).
Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

Развитие корпоративной культуры. Внедрение ECM-системы налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

Больше конкурентных преимуществ. ECM-система напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

• Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
• Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
• Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
• Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
• Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
• Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
• Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
• Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

• Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
• После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
• Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
• Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
• В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
• В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
• Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Инструкция по делопроизводству

Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое инструкция по делопроизводству, и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.

Инструкция по делопроизводству – это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.