Приказ о направлении сотрудника в командировку, форма т-9

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а

Когда в командировку необходимо отправить сразу несколько работников, то в таком случае используется форма приказа т-9а. В стандартный бланк включены столбцы для того, чтобы отразить поездку трех человек. Если это необходимо, то бланк может быть расширен для нужного числа работников.

Документ заполняется следующим образом. В верхнюю его часть вносится полное название компании, а рядом в столбце справа — ее код по общему справочнику ОКПО.

Дальше внизу указывается порядковый номер распоряжения и дата, когда оно было составлено. Под ним затем этот приказ необходимо будет зарегистрировать в книге учета приказов по организации.

Сам документ выглядит как таблица. В строках проставлены показатели, которые нужно отметить по каждому из работников. Данные по последним заносятся в столбцы. Строки в данной таблице не пронумерованы.

В первую строку записываются полные Ф.И.О. сотрудников, которые направляются в командировку. В следующей строке проставляются их табельные номера.

В третью строку нужно записать названия подразделений, в которых работают сотруднику. В четверную — названия их должностей, как это указано в штатном расписании.

Следующая строка должна включать в себя сведения о поездках. Она, в свою очередь, разделяется на несколько подстрок.

В пятую и шестую нужно записать название страны и города, куда предстоит поездка, а также название принимающей организации.

Следом идут седьмая и восьмая строки – в них нужно записать дни начала и окончания поездок по каждому из работников. В девятую вносятся количество дней поездки по каждому командированному. В десятой строке необходимо изложить краткое содержание цели поездки.

Одиннадцатая строка — в ней указывается источник средств, из которых производится оплата командировки. Обычно это собственные средства компании, но в отдельных случаях командировку может оплачивать принимающая сторона.

Двенадцатая строка служит для подтверждения, что работник ознакомился с распоряжением. В ней он должен поставить свою подпись и дату, когда он сделал это.

В нижней части документа после таблицы располагается строка, в которую необходимо занести сведения о документе, на основании какого производится оформление командировки.

Заполненный приказ подписывает директор компании.

Как заполнить и его образец

Приказ на командировку – главный документ, без которого сотруднику не выдадут аванс, а значит и не покроют командировочные расходы. Именно приказ от руководителя, оформленный в письменном виде, позволяет сотруднику быть командированным.

В нем должна быть отражены данные:

• о дате и номере приказа;
• о названии документа;
• о полном наименовании и коде ОКПО фирмы;
• о самом сотруднике, в том числе указывается ФИО, номер табеля, должность и подразделение;
• о цели поездки;
• о пункте назначения (их может быть несколько). При поездке в областной центр в документе нужно указать только полное название города, при посещении районного центра и города областного подчинения — регион, а в сельской местности еще и район. Если поездка осуществляется за границу, то обязательное указание страны;
• о сроках поездки. Дата начала – день, когда работник отправился, окончания – вернулся.

В конце приказа должны быть поставлены подписи работодателя и самого работника.

При поездке сразу нескольких сотрудников, работодатель может составить, как один приказ на всех, так и для каждого работника отдельно. Данные подробности обычно указываются в приложении к документу.

Образец приказа на командировку в 2020 году по форме Т-9:

Пример цели командировки

При отправке в командировку прописываются все данные сотрудника, а также цель поездки и время, которое сотрудник должен там пробыть.

Также должны быть прописаны финансовые обстоятельства, то есть сколько выделено и из какого бюджета.

На несколько человек

На несколько человек приказ составляется по стандартной форме. Также имеется несколько особенностей:

• прописываются данные всех лиц, которые отправляются в командировку;
• назначается старший при необходимости;
• при различных датах они прописываются для каждого сотрудника.

Все остальные пункты аналогичны стандартному образцу.

Для директора

Приказ об отправке директора в командировку составляется на общих основаниях. Подписать документ могут только уполномоченные лица, чаще всего это:

• сам директор;
• заместитель;
• главбух.

Если подпись приказа осуществляется самим директором, то подпись в графе об ознакомлении не ставится, достаточно только даты.

В то время, пока директор отсутствуют, полномочия должны быть переданы другому сотруднику во избежание нештатных ситуаций. Чаще всего полномочия передаются заместителя.

Для этого директор должен издать приказ, наделяющий замещающее лицо дополнительными обязанностями, а также составить доверенность.

За границу

При отправке за границу должно быть прописано место отправки в обязательном порядке. Также потребуется цель поездки. Чаще всего предоставляются дополнительные документы всем откомандированным, особенно при посещении ряда стран с жестким пограничным контролем.

Срок командировки

Срок командировки регулируется в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. Положение о служебных командировках утверждено в Постановлении Правительства РФ от 13 ноября 2008 № 749. В соответствии с ним срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.

День отправления любого транспортного средства, которое использовал командированный сотрудник, является датой выезда в командировку, а день прибытия данного транспорта на постоянное место работы – датой приезда из командировки. Есть один нюанс: если сотрудник выехал в командировку до 24 часов включительно, то будут считаться текущие сутки, а начиная с 0 часов и позже – последующие сутки.

Служебная командировка может продолжаться неограниченное количество времени, поскольку ни максимальный, ни минимальный сроки служебной командировки нигде не установлены.

Регулирование со стороны законодательства

Процесс направления сотрудника в командировку регулируется на официальном уровне. Вся необходимая информация по данному вопросу содержится в положениях трудового законодательства, в частности – в главе 24 ТК РФ. Там указано точное понятие служебной командировки, ее основные признаки, а также гарантии и компенсации, которые положены направляемому в служебную поездку служащему.

Для того чтобы глава 24 ТК РФ действовала в отношении конкретной поездки подчиненного, сначала необходимо признать такую поездку именно служебной командировкой. Для этого работодателю нужно помнить о некоторых важных условиях, в частности:

В поездку направляется полноценный сотрудник предприятия. Тут подразумевается, что гражданин должен быть трудоустроен в данной организации в официальном порядке. Это означает, что со служащим должен быть заключен трудовой договор, а также внесена соответствующая запись о трудоустройстве в трудовую книжку физического лица.
Оформляемая поездка сотрудника характеризуется его перемещением в другой пункт, место расположения которого отличается от текущего места нахождения работы сотрудника.
Сама процедура направления служащего в такую поездку осуществляется в установленном порядке. Это означает, что данное действие происходит на основании распоряжения директора организации либо иного уполномоченного лица. Выпущенный таким лицом приказ при этом должен содержать в себе все важные сведения относительно будущей поездки сотрудника.
Главной целью организуемой поездки является выполнение того или иного служебного задания

Такое задание может предусматривать самые различные действия сотрудника, например: встречу с потенциальными клиентами, принятие участия в семинаре, подписание важного договора на поставку товаров, обмен опытом с другими компаниями и т.д. Список таких заданий достаточно обширен

Главное, чтобы поставленная перед сотрудником цель имела прямое отношение к его профессиональной деятельности в данной организации.
Продолжительность такой поездки обладает строго очерченными временными рамками. В соответствии с действующими требованиями, абсолютно каждая служебная поездка должна характеризоваться указанием точных сроков. В соответствующую дату окончания командировки сотрудник будет обязан явиться на свое рабочее место.
Во время такой поездки сотрудник не занимается исполнением своих стандартных профессиональных задач. Отличным примером такой ситуации может являться труд курьера. Как известно, в его регулярные служебные функции входят постоянные поездки. Естественно, такие поездки не могут быть признаны командировками.

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

• получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
• заполнить гр. 1–11 табличной части служебного задания;
• ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3–8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником – в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Считается ли прогулом невыход на работу после возврата из командировки раньше установленного срока, узнайте в консультации эксперта Роструда, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

Как исправить допущенные ошибки

Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:

1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если ошибка была замечена:
   • до того, как была поставлена подпись руководителя;
2. в момент подписания.
3. Издать новый приказ. Но перед тем как приступить к изданию нового, необходимо создать приказ, аннулирующий приказ, в котором присутствуют различного рода ошибки. В нем должно содержаться следующее:
   • регистрационный №;
4. дата, когда он был составлен;
5. название документа;
6. начало текста, начинающееся со слов: «Признать утратившим силу» или «Считать недействительным»;
7. основания для отмены;
8. кто несет ответственность за исправления;
9. подпись.

Порядок оформления приказа

Недавно введенные нормы законодательства определяют, что приказ о направлении в командировку является главным документом, которым оформляется и регулируется служебная поездка работника.

Теперь многие организации могут не составлять следующие документы:

• Служебное задание.
• Командировочные удостоверения.
• Отчеты сотрудника по поездке.

Эти документы оформляются, если предприятие считает, что они нужны для него. При этом об их включении в документооборот компании необходимо указать в учетной политике предприятия. Большие компании ежегодно разрабатывают план командировок на текущий год, который утверждается руководством компании.

В остальных фирмах и при срочной необходимости ответственное лицо на имя администрации составляет докладную записку, в которой обосновывает почему нужна командировка, ее период, а также предлагает кандидатов, которых просит отправит в такую служебную поездку. Как правило, это могут быть производственные или представительские цели.

На основании поступившего документа руководитель принимает решение. Его он может в устной форме сообщить ответственному лицу, или же написать служебное задание для составления распоряжения в письменной форме.

Приказ на командировку может подготовить делопроизводитель или специалист кадровой службы. Для его оформления используется унифицированная форма т-9, которая утверждена Росстатом. При этом, если едет один сотрудник то приказ оформляется по форме Т-9, а если группа сотрудников, то можно применить форму Т-9а.

После подписания и присвоение номера форма Т-9 направляется для ознакомления указанным в нем лицам. В дальнейшем копии приказа передаются в бухгалтерию для оформления финансирования расходов по предстоящей поездке, в том числе чтобы работники могли получить суточные при командировках.

Внимание! Дополнительно к приказу для получения денег на поездку командируемые должны примерно подсчитать свои расходы на командировку и подать на имя директора заявление об их выдаче. Как правильно оформить командировку описано в пошаговой инструкции.. Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе

При этом оформление командировки в табеле учета рабочего времени производится шифрами 06 или «К»

Также экземпляр такого распоряжения должен быть у лица, который занимается табелированием, в качестве подтверждающего документа уважительного отсутствия сотрудника на его основном месте работе. При этом оформление командировки в табеле учета рабочего времени производится шифрами 06 или «К».

Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а

С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.

О том, как оформляют такое распоряжение, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению командировки:

Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере.

Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов. На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.

Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10. Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О. командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.

Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из компании ООО «Виват». Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).

Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).

Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.

По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.

Само командировочное удостоверение подтверждением расходов не будет. Подробнее об этом читайте в материале «Расходы на проезд в командировку нельзя подтвердить командировочным удостоверением».

Как оформить командировку в 2021 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

• применять командировочные удостоверения, составлять служебные задания и отчеты о командировке (подп. «е» п. 2 постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) — с января;
• вести учет командированных работников (п. 3 постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771) — с августа.

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

• распоряжения руководителя о поездке;
• отчета работника о расходах по ней.

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.

Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.

Как заполнить?

Название организации. Эта информация должна обучаться во всех ее официальных документах, включая и приказ о командировке. Наименование полностью соответствует указанному в учредительных документах. При условии, что организации дополнительно присвоено сокращённое название, сперва пишется полное наименование, а следом, в скобках, сокращённое.

Код согласно ОКУД. Аббревиатура ОКУД расшифровывается как “общероссийский классификатор управленческой документации”. Если название документа содержится в этом классификаторе и сам документ составлен в унифицированной форме, код формы необходимо проставлять. Однако сейчас в большинстве случаев для составления приказов используются формы, которые просто найти в электронных справочных системах вроде Гарант, а в них код обозначается на бланках автоматически.

Код самой организации. Он указывается согласно общероссийскому классификатору предприятий и организаций, состоит он из включает 8 знаков.

Фамилия, имя и отчество полностью. Поскольку в командировку направляется работник, являющийся сотрудником компании, не нужно обязательно сверять фамилию и инициалы с паспортом или аналогичным по юридической силе документом. Важный момент: ФИО должны быть написаны в винительном падеже.

Табельный номер. Ещё один реквизит, про который часто забывают, но который должен быть обозначен в приказе обязательно. Табельный номер присваивается каждому сотруднику при трудоустройстве.

Структурное подразделение. Разумеется, указывается в том случае, если сотрудник был принят на работу именно в структурное подразделение организации. В противном случае эта часть приказа не заполянется.

Должность. Полное название должности, профессии и специальности проставляется без сокращений.

Место назначения. Этот пункт обозначается в приказе согласно оформленному ранее служебному заданию. Страну нужно указывать, если работник направляется в зарубежную командировку (название пишется согласно общероссийскому классификатору стран мира). Если же место назначения – на территории России, то в этом нет необходимости. Что касается города, то, если это не столица региона и не город федерального значения, обязательно нужно дополнительно вписывать административно-территориальную принадлежность.

Чётко установленные сроки командировки. Здесь должен быть исчерпывающе указан весь срок, в течение которого сотрудник будет находиться в командировке – то есть время, затраченное на дорогу, тоже относится к сроку командировки. При указании этого пункта нужно руководствоваться положениями составленного ранее служебного задания.

Даты. Проставляются на основании служебного задания. Подробнее о принципах точного расчета дат будет сказано ниже.

Цель, ради которой сотрудник уезжает в командировку. Должна быть сформулирована подробно и обстоятельно, без применения оборотов, которое могут быть истолкованы неоднозначно или не вполне поняты. Конкретика прежде всего.

Возмещение расходов сотруднику. Денежные траты, которые осуществляет сотрудник, возмещаются ему перед поездкой или после неё. При заполнении нужно точно определить, кто именно возмещает работнику его расходы, и указать подходящий вариант. Всего их три: оплачивает либо работодатель, либо принимающая сторона, либо оплата распределяется между ними в пропорции, установленной по договорённости.

Основание – служебное задание.

Подпись лица, принимающего решение. Без подписи приказ не имеет юридической силы. Помимо собственно подписи, должна быть указана её расшифровка, а также должность того человека, который подписал приказ.

Дата оформления приказа. По факту, дата подписания приказа руководителем. Указывается в порядке день – месяц – год, причём исключительно цифрами. Обозначать месяц словом, как это иногда практикуется, недопустимо.

Номер приказа. Он ставится только после его регистрации в особой форме. Поскольку этот приказ подлежит хранению в течение не менее 5 лет, его регистрация осуществляется отдельно, или наряду с приказами, у которых аналогичный срок хранения. Номер приказов обычно сопровождается указанием буквенного индекса. В данном случае используется индекс «ск». Документ регистрируется после подписания, и регистрационный номер пишется от руки.

Подпись, удостоверяющая ознакомление работника с приказом. Сотрудник в обязательном порядке удостоверяет факт ознакомления с приказом своей подписью.

Командировочное удостоверение

Нормами НКУ не предусмотрено оформление предприятием командировочного удостоверения при направлении работника в командировку. Нет такого указания и в Инструкции № 59. Помимо этого действующая редакция Инструкции № 59 не содержит требования об определении фактического времени пребывания в командировке по отметкам в командировочном удостоверении, а также требования о не выплате суточных в случае отсутствия указанных отметок в командировочном удостоверении. Нет в ней и требования о представлении вместе с отчетом о командировке командировочного удостоверения и др. Да и сама форма командировочного удостоверения, которая была утверждена приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260, утратила силу еще с 2011 года.

Учитывая все это, на сегодняшний день суммы суточных определяются согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (пп.170.9.1 ст.170 НКУ). При этом, действующее законодательство не запрещает, по-прежнему, использовать бланк отмененного командировочного удостоверения, проставлять в нем отметки (удостоверенные печатью) о прибытии и выбытии (наличие такого удостоверения в ряде случаев может упростить обоснование связи командировки с хозяйственной деятельностью предприятия). Использование предприятием отмененной формы командировочного удостоверения в его хозяйственной деятельности желательно «закрепить» в специальном распорядительном документе (распоряжение, приказ и др.) или в Положении о командировках, которое предприятие разрабатывает самостоятельно во избежание вопросов со стороны контролирующих органов

В случае, если предприятие использует в своей хозяйственной деятельности командировочное удостоверение, не лишним будет обратить внимание на письмо Минфина Украины от 16.02.2007 г. № 31-18030-07-25/3102

В нем, в частности, указывается, что отметки в командировочном удостоверении о прибытии в пункт назначения и выбытии из него должны заверяться печатью того предприятия, в которое, согласно приказа руководителя, направлен работник в командировку. Если работник направлен в разные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом из пунктов.

Кроме того, отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника целесообразно заверять той печатью предприятия, которая используется в его хозяйственной деятельности для удостоверения подписи соответствующего служебного лица, на которого приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности, осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее.

Следует отметить, что ни отсутствие, ни наличие командировочного удостоверения не влияет на включение или не включение осуществленных командировочных расходов в налогооблагаемый доход командированного лица.

Учитывая выше изложенное, приведем пример заполнения командировочного удостоверения.