Служебное задание на командировку — образец

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена массовых сокращений многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

• Ф.И.О. сотрудника;
• его табельный номер;
• должность;
• подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий;
• цели и задачи путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя);
• место назначения.

К приказу прилагается документ – основание командировки (служебная записка или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

— 700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.

— 2500 руб. в день – при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Особенности оформления

Нельзя допускать ошибки в заполнении.

Оформляется командировочное задание по установленной форме № Т-10а, которая была утверждена еще в 2004 году постановлением Госдумы. Но наряду с данной формой работодатель может утвердить и форму организации, если требуется внесение каких-либо других сведений и так далее.

Заполняется служебное задание руководителем организации. Кроме того, им же и утверждается. Синяя печать организации и подпись начальника в документе обязательна – без них он не действителен.

Поочередно заполняется каждая графа документа – точно и аккуратно. Если в документе допущены помарки, следует взять новый бланк и заполнить его. Не допускается внесение исправлений и помарок в документ.

Заполнять документ можно как на компьютере, так и вручную. При последнем способе, следует использовать только два вида чернил – черные, либо синие.

Многие работники задаются вопросом – а обязательно ли составление служебного задания, например, при поездке в небольшую командировку? Ведь сотрудник и так знает, зачем едет. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

Как правильно считать дни

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

• используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
• документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

• сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
• если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
• появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

Учет командировочных расходов.

Согласно Указаниям № 65н возмещение расходов, связанных со служебными командировками, следует производить в отношении:

• работников учреждений по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда»;

• персонала госорганов по КВР 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».

В бухгалтерском (бюджетном) учете плата командировки на один день отражаются по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

В случае если проездные билеты и наем жилых помещений (при надобности в однодневной командировке) оплачиваются по договорам (контрактам) самим учреждением, то применяется КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» в увязке с подстатьями 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.

В зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии с инструкциями № 162н, № 174н, № 183н отражаются следующие корреспонденции счетов:

При оплате командировочных расходов за один день в рамках заключенных учреждением контрактов (договоров) в учете отражаются следующие бухгалтерские записи:

В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:

В этом случае в бухгалтерском учете учреждения отразятся следующие корреспонденции счетов:

Образец заполнения служебного задания на командировку

Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:

Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил

Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:

1. Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
2. Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере «к» означает документацию по командировкам.
3. Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
4. Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
5. Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командруемого сотрудника, а во втором — его должность.
6. Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
7. Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на которм сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
8. Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
9. Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
10. Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
11. После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.

На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.

Как оплачивается командировка

Служебная поездка подразумевает компенсацию затрат работника. Это правило регулируется положениями Трудового кодекса, а также Постановлением правительства РФ №749. Размер суточных, выбор отеля, оплата поездки и другие аналогичные нюансы определяются локальными нормативными актами, действующими в пределах компании.

Оплата труда командированного сотрудника производится на основании усредненного заработка за последний календарный год. Если стаж работника меньше года, расчет происходит по доходу за имеющийся период стажа.

В приказе о направлении работника в командировку прописываются дополнительные условия труда. Например, ведение трудовой деятельности сверхурочно, в выходные и праздничные дни, ночное время. По закону оплата командировки в таком случае увеличивается:

• первые два часа сверхурочной работы – стандартный оклад, увеличенный в полтора раза;
• последующие часы сверхурочной работы – двукратный размер оклада;
• работа в выходные и праздничные дни – двукратный размер оклада или получение дополнительных выходных после возвращения.

Если стандартный порядок оплаты труда подразумевает сдельный (почасовой) характер, он сохраняется. Гражданин получает выплаты, размер которых высчитывается исходя из усредненного заработка за час.

При работе на посменном графике дни, в течение которых гражданин не должен работать, оплачиваются по тарифу выходного дня – двукратный размер оклада.

Виды командировочных расходов

В число расходов, подлежащих возмещению, входит:

• стоимость проживания;
• цена билетов на проезд до места назначения;
• ежедневное питание.

Если командированный человек проживает в гостинице, он легко подтверждает расходы для компенсации оплаты проживания. В локальных нормативных актах организации, а также в приказе об отправлении работника, указывается класс и стоимость номера за сутки.

Если сотрудник проживает на съемной квартире, для компенсации затрат по проживанию необходимо, чтобы арендодатель был зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, В ином случае подтвердить расходы и получить компенсацию невозможно.

Компенсации подлежат также билеты на железнодорожный транспорт, автобус или самолет. Если сотрудник добирается на собственном автомобиле, он также вправе получить компенсацию стоимости топлива, предоставив чеки с автозаправок.

Оплата питания в командировке на законодательном уровне не регламентирована. Работодатели включают затраты на это в лимит общих расходов, если это необходимо (в отелях еда включена в стоимость номера).

При болезни работника за ним сохраняется право на получение пособия по временной нетрудоспособности.

Все дополнительные расходы, подлежащие возмещению сотруднику на период пребывания в командировке, прописываются в приказе. Копия документа выдается гражданину в день отъезда.

Суточный расход

Помимо компенсации расходов, сотруднику полагаются суточные деньги. Это определенная сумма, которую гражданин может тратить на свое усмотрение. Лимит суточных регулируется изданным приказом об отправке в командировку.

Порядок оформления служебной поездки:

1. Издание приказа о задании (включает в себя сведения об условиях проживания, сумме аванса, оплате труда, компенсации проезда).
2. Выдача аванса.
3. Отправление.
4. Возвращение.
5. Предоставление авансовой отчетности с подтверждающими документами (чеки, товарные чеки, счета и т. д.) в течение трех дней с момента выхода на работу.
6. Проверка авансовой отчетности.
7. Расчет сотрудника.

Существует ряд особенностей для определенных ситуаций:

• Если есть возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не начисляются. Это называется однодневной командировкой.
• Возмещение затрат может производиться принимающей стороной. Тогда этот факт прописывается в приказе.
• Длительная командировка может требовать необходимости перемещения между городами. В таком случае в приказе указывается информация о количестве поездок в день, которые будут совершаться сотрудником.
• При досрочном возвращении оставшиеся от аванса деньги подлежат перерасчету и возврату на баланс предприятия.

Скачать Командировочное удостоверение

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

                           КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

                 Выдано _________________________________________________
   МЕСТО                 фамилия, имя и отчество, должность
   ПЕЧАТИ        ________________________________________________________
                 ________________________________________________________
                    наименование орган., выдавшей удостоверение
                 командированному в _____________________________________
                                            пункты назначения

Срок командировки "___" дней с ________ 20__ г. по "___" ________ 20__ г.
Основание: Приказ N _____________ от "___" _______________ 20__ г.
Действительно по предъявлении паспорта серии __________ N _______________

      Печать                                  Руководитель предприятия

          ОТИЕТКИ О ПРИБЫТИИ В ПУНКТЫ НАЗНАЧЕНИЯ И ВЫБЫТИИ ИЗ НИХ:

Убыл из _______________________          Прибыл в _______________________
      "___"_____________ 20__г.             "___"_____________ 20__г.
    Печать           Подпись               Печать           Подпись

Убыл из _______________________          Прибыл в _______________________
      "___"_____________ 20__г.             "___"_____________ 20__г.
    Печать           Подпись               Печать           Подпись

Убыл из _______________________          Прибыл в _______________________
      "___"_____________ 20__г.             "___"_____________ 20__г.
    Печать           Подпись               Печать           Подпись

Примечание:  При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии  и выбытии
делаются отдельно в каждом из них.

См. также Письмо Минфина РФ от 27 июля 1992 г. N 61 "Об изменении норм
возмещения командировочных расходов с учетом изменения индексации цен"
(с изменениями от  7 декабря 1992 г. N 113,  9 февраля 1993 г. N 9, от
12 мая 1993 г. N 60 и от 27 августа 1993 г. N 101)


  

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Бухгалтерские и финансовые документы: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Бухгалтерские и финансовые документы» по всему сайту
• «Командировочное удостоверение».pdf

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Квитанция на

  предоставление гостиницей дополнительных платных услуг. Форма №

  12-г

• Квитанция на мойку автомобиля

• Квитанция на возврат денег.

  Форма № 8-г

• Квитанция на

  автостоянку гостиничного комплекса. Форма № 11-г

• Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ос-2, утверждена постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 № 241)
• Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ос-1, утверждена постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 № 241)

• Чековая

  карта

• Форма простого векселя сроком на определенный день с указание года, месяца и числа и именной передаточной надписью (утв. Письмом ЦБ РФ от 9 сентября 1991 г. № 14-3-30)
• Форма простого векселя сроком на определенный день и безоборотной бланковой передаточной надписью (утв. Письмом ЦБ РФ от 9 сентября 1991 г. № 14-3-30)
• Форма простого векселя сроком во столько-то времени по предъявлении (утв. Письмом ЦБ РФ от 9 сентября 1991 г. № 14-3-30)

Отчет по командировке – образец написания 2018

Собственно говоря, отдельной формы отчета после командировки на законодательном уровне не существует. Когда речь идет о подобном документе, форма отчета о командировке может быть разработана предприятием самостоятельно. Или же допускается использование уже рассмотренного бланка ф. Т-10а, где предусмотрены соответствующие строки для внесения данных сотрудником.

Какую информацию отразить в отчете? Поскольку этот документ заполняется по итогам проведенных в поездке мероприятий, командированное лицо должно отчитаться по факту, что было сделано и какие выгоды получила компания. К примеру, при направлении для переговоров с партнерами следует указать, с какими именно предприятиями взаимодействовал от лица организации работник. Если переговоры были продуктивными и привели к подписанию договоров, обязательно перечисляется, какие сделки и с кем заключены и т.д. Далее посмотрим, как написать отчет о командировке – пример выложен с учетом типовых ситуаций.

Отчет о выполнении командировочного задания – пример произвольной формы

Начальнику отдела сбыта ООО «Вертол-Сити»

Михееву Владимиру Александровичу

От менеджера по сбыту

Иванова Игоря Васильевича

Отчет по служебной командировке

В период с 21.05.18 г. по 24.05.18 г. я находился в служебной командировке в г. Санкт-Петербурге с целью посещения вставки электротехнического оборудования и обновления деловых контактов.

За время поездки я от лица ООО «Вертол-Сити» провел переговоры со следующими поставщиками оборудования:

1. ООО «Энерготехника» г. Москва.
2. ООО «ВИЛО-РУС» г. Москва.
3. ООО «Завод по производству электрооборудования» г. Киров.
4. ООО «Насосэнергомаш» г. Краснодар.
5. ООО «Промышленная компания» г. Санкт-Петербург.
6. ООО «Веста» г. Санкт-Петербург.

В целях заключения договоров поставки с указанными организациями в наш адрес в ближайшее время будут направлены коммерческие предложения. Помимо этого, и для расширения клиентской базы покупателей, я распространил действующие прайсы ООО «Вертол-Сити», что должно привести к росту покупательской активности.

Менеджер ____________________/Иванов И.В./

Вывод – в этой статье мы разобрались, как написать отчет о командировке – образец выложен выше. Как видно из формы, этот бланк по сути является составной части широко распространенной ф. Т-10а. Информация вносится в документ частями: в первой – до командировки о предстоящем поручении; во второй – после возвращения в организацию о проделанных мероприятиях. Если предприятие использует не типовой бланк, а собственный, допускается как составление общей формы (на задание и отчет), так и отдельных документов. Разработанные формы отчетов следует утвердить в графике документооборота организации.

Назначение задания

Документы, являющиеся обязательными для направления работника в командировку, регламентированы Постановлением № 749 Правительства РФ от 13 октября 2008 года. В качестве обязательных упомянуты лишь два документа, а именно:

• приказ об отправке в командировку;
• авансовый командировочный отчет.

Как мы видим, служебное задание в число обязательных командировочных документов не входит, а это значит, что составлять задание или не составлять его — всецело выбор работодателя. Логичным будет составлять служебные задания в случаях, когда работник направляется в длительную командировку с большим объемом порученных заданий.

В служебном задании, в случае, если работодатель придет к выводу о его необходимости, потребуется указать:

• место командировки;
• цель или цели командировки;
• перечень задач, которые потребуется выполнить командированному работнику для достижения поставленных целей.

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Ограничения направления в командировки

Кого нельзя направлять в командировки

Запрещается направлять в командировки:

• Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
• Работников в возрасте до 18-ти лет (ст. 268 ТК РФ);
• Лиц, с которыми заключен ученический договор – в командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

В каких случаях потребуется письменное согласие работника

Следующий круг лиц допускается направление в командировку только с их письменного согласия:

• Женщин, имеющий детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ);
• Матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет (ст. 259 ТК РФ);
• Работников, имеющих детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ);
• Работников, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
• Отцов, воспитывающих детей без матери, а также опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ)

Ограничения для иностранных работников

Временно проживающие и временно пребывающие иностранцы не имеют права осуществлять трудовую деятельность вне пределов субъектов РФ, на территории которых им выдано разрешение на работу или патент или разрешено временное проживание (п. 4.2 и 5 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ).

Предельная общая продолжительность трудовой деятельности иностранцев определенных профессий вне пределов субъекта РФ, на территории которого ему выдано разрешение на работу, при направлении в командировку установлена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 28.07.2010 N 564н:

• для временно пребывающих — максимум 10 календарных дней в течение периода действия разрешения на работу;
• для временно проживающих – максимум 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев;
• для высококвалифицированных специалистов – 30 календарных дней ежегодно в течение периода действия разрешения на работу.