Образец оформления согласия на распространение персональных данных работника

Пошаговая инструкция по составлению

1. «Шапка». Некоторые компании структурируют согласие по форме заявления, некоторые обходятся без верхнего углового блока. В первом случае справа вверху указывается адресат – руководитель компании или лицо, отвечающее за обработку персональных данных.

   Затем данные работника (только ФИО, или с указанием должности, или адреса, паспортных или контактных данных в случае соискателя). После по центру непосредственно название документа: «Согласие на обработку персональных данных работника».

2. Информация о субъекте. Обязательно указать фамилию, имя и отчество полностью, адрес, номер и серию паспорта, дату его получения и орган выдавший документ.
3. Законодательное основание. Согласно ст.9 Федерального закона «О персональных данных».
4. Информация о должностном лице, ответственном за работу с персональными данными. Полное название и адрес компании, ФИО должностного лица, получающего согласие. Если обрабатывать данные будет сторонний подрядчик – аналогичные сведения о нем.
5. Цель обработки персональных данных. Трудовой кодекс разрешает только цели, связанные с исполнением законодательства, содействием в трудоустройстве, обучении и карьерному росту сотрудника, обеспечением безопасности на рабочем месте и контроля над качеством выполнения работы.

   Например, в качестве цели могут быть указаны оформление и начисление заработной платы, предоставление отчетности, обмен информации с Пенсионным фондом и другими страховыми структурами и прочее.

6. Перечень персональных данных. Перечислите конкретные категории данных (ФИО, паспортные данные, дата рождения, информация об образовании и т.д.) на обработку которых соглашается работник.
7. Перечень действий с данными и способ обработки. Например, действиями могут быть сбор, систематизация, хранение, а способ – автоматизированный или неавтоматизированный.
8. Срок действия. В течение трудового договора и 75 лет по его истечению, так как после увольнения работодатель несколько лет, в зависимости от сферы деятельности, должности и прочего, должен хранить личное дело, в котором содержится соответствующая информация, а затем передать его в архив.
9. Способ отзыва, если иное не установлено федеральным законом. По закону субъект может отозвать разрешение на обработку его данных в любой момент. Укажите, следует ли это делать письменно, и в какой период компания обязуется отреагировать.
10. Подпись субъекта. Внизу бланка ставится личная подпись работника и дата подписания согласия.

• Скачать бланк согласия работника на обработку персональных данных
• Скачать образец согласия работника на обработку персональных данных
• Скачать бланк согласия работника на передачу персональных данных третьим лицам
• Скачать образец согласия работника на передачу персональных данных третьим лицам

Вне зависимости от того, является ли ваша компания оператором персональных данных, или нет, закон прямо накладывает на работодателя определенные обязательства в отношении личной информации о работниках (подробнее об обязательствах о неразглашении и других читайте тут).

Любой сотрудник, считающий, что его сведения о нем используются неправомерно, имеет право обратиться за защитой в Роскомнадзор.

Подробнее о том, что такое положение о защите персональных данных работника, читайте тут.

Законодательство предусматривает административную ответственность за нарушения в виде штрафа до 75 тысяч рублей. Сумма, возможно, не пугающая, но стоит понимать, что при проверке нарушение и штраф могут оказаться не единичными. Благоразумнее здраво оценить, под какие нормы и требования подпадает конкретно ваша компания, и оформить все надлежащим образом.

Для чего нужно письменное согласие работника на обработку его данных

• определение круга сведений, являющихся персональными;
• установление условий обработки, хранения и уничтожения данных их получателем;
• описание ситуаций, как требующих, так и не требующих согласия лица на обработку сведений о нем;
• перечисление прав носителя персональных данных на ознакомление с результатами их обработки;
• определение ответственности лиц, разгласивших персональную информацию.

Наиболее частым случаем получения и обработки персональной информации о человеке является сбор и анализ работодателем сведений о своем работнике (уже работающем или вновь принимаемом на работу).

• в удостоверении личности (паспорте);
• трудовой книжке;
• свидетельстве ПФР;
• документах об обучении;
• документах воинского учета;
• дополнительных справках (в частности, об отсутствии судимости) или документах, наличие которых является условием приема на определенную работу.

Сбор и обработка таких данных требуют от работодателя получения предварительного письменного согласия работника на эти действия (п. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ). Согласие является добровольным и может быть отозвано работником.

Требования к хранению и защите персональных данных подробно изложены в Путеводителе по персональным данным работников системы КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе прямо сейчас.

О том, что еще понадобится сделать при заключении трудового договора, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».

Об ответственности за разглашение персональных данных читайте здесь.

Образец согласия

Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:

• наименование компании-работодателя;
• место и дата составления документа;
• фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные и сведения о месте жительства.

Далее в основной части подробно указывается:

• каких именно персональных данных касается документ;
• в каких целях и что именно допустимо с ними делать;
• срок действия согласия и возможность его отзыва (хотя это итак гарантировано законодательством).

Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.

СОГЛАСИЕ
НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

г. Иваново

03.08.2018 г.

Я, Ковтун Инна Олеговна, паспорт 2495 564738, выдан Ленинским РОВД г. Иваново, адрес регистрации: г. Иваново, ул. Мельничная д.73, кв. 8, даю свое согласие ОАО «КомЖилФонд» на обработку моих персональных данных. Согласие касается фамилии, имени, отчества, данных о поле, дате рождении, гражданстве, типе документа, удостоверяющем личность (его серии, номере, дате и месте выдачи), а также сведений из трудовой книжки: опыте работы, месте работы и должности.

Я даю согласие на использование персональных данных исключительно в целях формирования кадрового документооборота предприятия, бухгалтерских операций и налоговых отчислений, а также на хранение всех вышеназванных данных на электронных носителях. Также данным согласием я разрешаю сбор моих персональных данных, их хранение, систематизацию, обновление, использование (в т.ч. передачу третьим лицам для обмена информацией), а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законом Российской Федерации.

До моего сведения доведено, что ОАО «КомЖилФонд» гарантирует обработку моих персональных данных в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Срок действия данного согласия не ограничен. Согласие может быть отозвано в любой момент по моему письменному заявлению.

Подтверждаю, что давая согласие я действую без принуждения, по собственной воле и в своих интересах.

Ковтун И.О. (подпись)

Нотариальное согласие

Иногда просто согласия недостаточно. При некоторых обстоятельствах необходимо согласие, заверенное у нотариуса. В частности, оно необходимо при этих ситуациях:

• Согласие супруга на сделку по приобретению или отчуждению имущества, нуждающегося в госрегистрации или заверении у нотариуса.
• Отказ от приватизации лица, которое зарегистрировано в жилье.
• Выезд за границу несовершеннолетнего ребенка.
• Оформление прописки в жилье на определенный срок.

Согласие обычно действует на протяжении определенного срока. Срок действия определяется лицом, составляющим документ. Для оформления бумаги нужно обратиться в нотариальную контору. С собой требуется взять паспорт и правоустанавливающий документ. Вид последнего зависит от формы сделки. К примеру, если это операция с недвижимостью, понадобится свидетельство о праве собственности.

Базис законного интереса на практике

Цель использования	Повышение стабильности продукта для соблюдения интересов лицензиата.
Необходимость	Иным способом получить статистику в совокупности необходимых параметров невозможно.
Баланс интересов	Обработка сбалансирована, а потенциальный вред не является существенным.
Открытость	Обработка данных открытая и очевидная для субъекта данных.

• До сбора персональных данных субъекту должно быть сообщено о целях и законном интересе обработки (пункт (d) ст. 13 (1), пункт (b) ст. 14(2) GDPR). То есть применение должно быть публично мотивировано и документировано.
• Субъекту данных должно быть предоставлено право на возражение против обработки (ст. 21), право на удаление и ограничение.

Письмо-согласие на проведение аудита

Такое письмо является ответом аудиторской организации на ранее направленное приглашение совершить аудиторскую проверку. Этот документ является стандартным. Его написание регламентируется Правилом (Стандартом) аудиторской деятельности, одобренном Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 25.12.1996 года, протокол № 6. Требования к составлению такого письма являются едиными и обязательными для всех аудиторов. Не писать его можно, если ранее уже был заключен долгосрочный договор на проведение аудиторских проверок.

ВНИМАНИЕ! Отклоняться от Стандарта в письме допустимо, но тогда это обстоятельство нужно специально оговорить в контракте на аудит. Данный документ направляется в компанию до заключения с ней договора на аудит, чтобы прояснить и уточнить условия предстоящей проверки, то есть, с правовой точки зрения, это оферта

Данный документ направляется в компанию до заключения с ней договора на аудит, чтобы прояснить и уточнить условия предстоящей проверки, то есть, с правовой точки зрения, это оферта.

Обязательные элементы письма-согласия на аудит

1. Прояснение условий аудиторской проверки:
   • цель и объект аудита;
2. проверяется только головное подразделение или также бухотчетность филиалов;
3. ссылки на законодательные и нормативные акты, на которых будет основываться аудит;
4. что будет проверяться дополнительно, помимо стандартной процедуры.
5. Уточнение обязательств аудиторской проверки:
   • какая будет аудиторская отчетность;
6. степень ответственности аудиторов;
7. охрана коммерческой тайны;
8. обоснование аудиторского риска.
9. Обязательства проверяемой организации:
   • возложение ответственности за достоверность предоставляемых для проверки данных;
10. наличие свободного доступа к проверяемым объектам (информации);
11. возможности аудиторских запросов контрагентов;
12. недопустимость влияния на аудиторов с целью искажения результатов проверки.

Дополнительные элементы письма-согласия

Их можно включить в текст по желанию. Роль дополнительных условий – прояснение всех важных моментов, обязательств и ответственности экономического субъекта и аудиторской организации. Среди них могут быть:

• перечисление аудиторских услуг;
• описание методов проверки;
• состав аудиторской комиссии;
• вопросы выплаты вознаграждения;
• согласие проверяемой фирмы на применение результатов предыдущих проверок;
• ограничения и рекомендации относительно аудиторского заключения;
• предложения дальнейшего сотрудничества и пр.

Пример заполнения бланка и образец для скачивания

Стандартные формы бланков соглашения при оформлении услуг разрабатываются организацией, в которую обращается клиент, и при подаче заявления гражданину предоставляется бланк и примерный образец заполнения.

Как заполнить бланк? Документ должен содержать:

1. Паспортные сведения субъекта и его доверенного лица (при необходимости).
2. Данные оператора — физического или юридического лица, подставляющего услугу.
3. Назначение обработки.
4. Перечень доверяемых данных.
5. Сведения о третьем лице в случае возложения на него функций обработки.
6. Список действий с данными.
7. Сроки действия и способы отзыва согласия.
8. Подпись.

Последовательно заполняя все поля бланка, нужно помнить о полноте наименований, адресов, и избегать излишней информации

Особое внимание следует обратить на обеспечение защиты данных и на положения передачи третьим лицам

Основные правила составления письма-согласия и образец

Нормы по формированию письма-согласия о сотрудничестве практически ничем не отличаются от правил, касающихся всех прочих корпоративных писем. В частности, при составлении такого послания требуется соблюдать деловой стиль, то есть сдержанную интонацию, вежливое приветствие и обращение, лаконичную, акцентированную суть. Все должно быть по делу, предельно корректно, четко и понятно.

В письме-согласии совершенно недопустима фамильярность и панибратство, а тем более грубость и ненормативная лексика. Следует избегать чрезмерно «нагруженных» длинных фраз, сложной терминологии

Важно, чтобы ответ был не слишком объемным (достаточно, если в нем будет всего несколько строк или предложений), поскольку читать многостраничное послание вряд ли кто-то захочет

При составлении письма обязательно должны быть указаны наименование компании-отправителя и ее реквизиты, ссылка на письмо-предложение, а также подпись представителя предприятия.

Следует отметить, что, несмотря на официальный стиль послания, данный вид письма не является стопроцентной гарантией того, что договор о сотрудничестве будет заключен, а служит оно не более чем предварительно оформленным согласием на возможность дальнейших деловых отношений или заключения сделки.

Если сотрудник отказывается подписывать согласие

Законодательство РФ однозначно говорит о том, что согласие должно быть только и исключительно добровольным, то есть работодатель не имеет права принудить подчиненного подписать данный документ, поэтому в практике кадровых специалистов встречаются люди, которые отказываются подписывать согласие на обработку персональных данных.

Обычно это бывает вызвано тем, что они не понимают истинного назначения документа: защитить права работника, а напротив, опасаются, что личные сведения о них попадут в руки недобросовестных граждан.

В этих случаях закон допускает обработку персональных данных без согласия работника, но только тогда, когда это нужно для реализации условий и целей ранее заключенного трудового договора.

Здесь отдельно следует акцентировать внимание на том, что это касается только тех сотрудников организации, которые уже зачислены в ее штат, а вот в отношении новых работников согласие на обработку персональных данных получить необходимо – без него в большинстве случаев человека на сегодняшний день даже невозможно принять на работу. Связано это с тем, что между сторонами еще не заключен трудовой договор, а значит, у работодателя еще нет и обязанности его исполнять

Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.

Отказ предоставить персональные данные

Находящаяся в открытом доступе информация из личных удостоверяющих, первичных и иных документов физического лица, используется предприятиями и организациями без его согласия, так как находится в открытом доступе. Цель её использования – реализация положений трудового договора. Главное условие – действовать в рамках моральных, этических норм и законодательства РФ.

Согласие оформляется в отношении информации специального и биометрического характера. Гражданин РФ вправе не предоставлять такие данные, если это ущемляет его права, интересы и моральные принципы. Российским законодательством наказание за это не предусмотрено. Нарушения, допущенные при получении согласия, можно обжаловать в суде. Ответственность за использование данных лежит на стороне, получившей разрешение. Нарушение ведёт к административной или уголовной ответственности.

Законодательством не установлена единая форма письменного отказа физического лица от предоставления своих данных. Отказ оформляется в двух идентичных экземплярах. Один из них направляется адресату, второй с отметкой о дате вручения остаётся в распоряжении «отказника». В тексте следует указать следующие данные:

• наименование предприятия, организации, учреждения;
• реквизиты руководителя;
• данные гражданина РФ, который оформляет отказ.

В описательной части необходимо указать причину отказа от предоставления информации, перечислить законодательные акты и другие документы, как основания для этого. В тексте должна быть сделана отметка об ознакомлении, и указание на то, что физическое лицо имеет право обжаловать в суде санкции противоположной стороны.

Согласие на распространение персональных данных и согласие на обработку персональных данных — в чем разница

До принятия 519-ФЗ все виды обработки ПД могли быть прописаны в одном согласии. С 1 марта 2021 года правила изменились: человек может дать согласие на обработку персональных данных, но в тоже время не разрешить их распространять. Попробую на примерах и в схемах объяснить нюансы.

Обработка — это любое действие с персональными данными, в том числе:

• сбор, запись, систематизация;
• накопление, хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передача (распространение, предоставление, доступ);
• обезличивание;
• блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Из этого следует, что распространение —  это один из случаев передачи персональных данных. Он отличается от предоставления и доступа к персональным данным. Соответственно и согласия для этих случаев обработки разные.

Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Передача персональных данных

В одном случае круг получателей не определен и не известен заранее. В другом — это известный получатель или определенный круг лиц.

Суть термина

Контрагенты, устанавливающие правоотношения с физическими лицами, должны требовать от них предоставить возможность осуществлять действия с использованием персональных данных – получение, сбор, обеспечение хранения и использования. Давая письменное согласие на осуществление второй стороной вышеозначенных действий, граждане России вправе получить гарантию того, что предоставленная ими информация не будет использована в противозаконных целях.

Данные о физическом лице, которые носят конфиденциальный характер, делятся на три категории:

1. Общедоступные.
2. Биометрические.
3. Специальные.

Согласие заполняется, если физическое лицо:

• устраивается на новое место работы;
• получает услуги государственных организаций;
• заключает договора с учреждениями и организациями.

Согласие физического лица нужно, независимо от характера информации (открытая, конфиденциальная или закрытая).

Что такое персональные данные?

Персональные данные (ПД) – это любая информация о человеке. ПД бывают трех видов: общие, специальные и биометрические.

1. Общие ПД

С номером телефона сложнее. Сам по себе номер как набор цифр – это не ПД, поскольку он не может персонифицировать субъекта данных, он обезличен. Но ситуация меняется, когда помимо номера есть информация о человеке. В этом случае он может быть признан ПД. То есть записанный номер телефона без указания на человека, которому он принадлежит, не относится к персональным данным. Но если, например, на сайте вы нашли номер телефона и Ф.И.О. его владельца, он будет считаться ПД.

Не являются персональными данными: госномер транспортного средства, так как он относится не к человеку, а к автомобилю; лицевой счет ЖКХ, поскольку он относится к квартире.

Перечисленные выше ПД могут обрабатываться только с вашего согласия и лишь в некоторых случаях без него (об этом ниже).

2. Специальные ПД

Это данные о расовой и национальной принадлежности, политических, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни и т.д.

Обработка таких ПД не допускается, за исключением следующих случаев:

• вы дали письменное согласие на обработку, т.е. подписали документ, в котором выразили свое согласие;
• обработка в целях оказания медицинской помощи; при этом вам не могут отказать в медпомощи, если вы отказываетесь подписать согласие на обработку специальных ПД;
• обработка в целях страхования;
• обработка ПД госорганами в целях борьбы с коррупцией, терроризмом и для обеспечения транспортной безопасности, а также иные исключения, предусмотренные ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных.

3. Биометрические ПД

Это данные о физиологических и биологических особенностях человека, которые позволяют установить его личность. К биометрическим ПД относятся: ДНК, голос, радужная оболочка глаза, отпечатки пальцев, изображение лица, рост, вес и т.д.

Такие ПД могут обрабатываться только с письменного согласия, за исключением случаев, когда обработка осуществляется госорганами в целях борьбы с коррупцией, терроризмом и для обеспечения транспортной безопасности; а также в иных случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Временная регистрация: подача заявления, требуемые документы.

Действующее законодательство содержит требования, в соответствии с которыми гражданин РФ обязан встать на временный учет в случае необходимости проживания за пределами своего основного места жительства в течение длительного периода времени (от 90 календарных дней).

Граждане других государств обязаны встать на регистрационный учет при нахождении на территории России в течение 7 календарных дней. Иностранный гражданин обязан известить органы миграционного учета непосредственно в день прибытия.

Форма заявления на временную регистрацию.

Процедура регистрационного учета регламентируется правилами регистрации. Осуществляется органами миграционного учета после получения от заявителя следующего комплекта документов:

• Заявление о временной регистрации по месту пребывания.
• Паспорт гражданина РФ.
• Свидетельство о рождении.
• Согласие собственников жилого помещения.
• Документ, который подтверждает наличие у собственника права проживания или права собственности на недвижимость.

Заявление имеет строго установленную регламентом форму — №1ПР. Бланк заявления можно получить непосредственно в регистрирующем органе

. Заявления временной регистрации иностранных граждан подаются по отдельной установленной форме. Посмотреть и скачатьобразец документа можно здесь: .

Заполненное заявление на временную регистрацию подписывается лично заявителем, прикладывается к остальному пакету документов. Временная регистрация бесплатна, за нее не взимается никаких дополнительных сборов.

Заполнение заявления по форме №1ПР.

Установленная форма заявления обуславливает необходимость точного и полного заполнения следующими данными:

• Фамилия, имя, отчество.
• Точный адрес постоянного проживания.
• Адрес, по которому будет осуществляться регистрация.
• Паспортные данные заявителя: тип, серия и номер, наименование органа, выдавшего документ и дату выдачи.
• Документ, подтверждающий право собственности на недвижимость.

Иностранный гражданин обязан указать некоторые дополнительные сведения, такие как гражданство, срок и цель приезда на территорию страны (трудоустройство, посещение родственников).

Правила составления заявления на временную регистрацию.

Регистрирующие органы вправе задержать процедуру проверки данных на восемь календарных дней либо отказать в предоставлении временной регистрации в случае наличия в переданных документах неточностей или отсутствия каких-либо данных.

Если заявителем является ребенок — данные заполняет его законный представитель (родитель, опекун). В этом случае, требуется в соответствующих полях указать паспортные данные представителя.

Заключение

Процедуру постановки на временный учет и подачи заявления на временную регистрацию можно разделить на четыре основных этапа:

1. Подготовка полного комплекта документов. Требуются: бланк заявления для постановки на временный учет, копия документа, подтверждающего личность заявителя, согласие принимающей стороны (собственника жилья), договор аренды или другой документ, подтверждающий право собственности на недвижимость.
2. Заполнение заявления на временную регистрацию с учетом указанных выше особенностей.
3. Предоставление документов в регистрирующие органы. Подать документы можно как при личном посещении, так и по почте либо с помощью портала государственных услуг.
4. Заключительный этап — в течение трех дней после получения документов, органы УФМС выносят решение о регистрации заявителя по временному месту жительства.

Образцы заявлений и бланков

Вам понадобятся следующие образцы документов:

• Бланк заявления по форме № 1
• Заявление собственника о согласии с регистрацией

Когда требуется согласие на обработку персональных данных?

В большинстве случаев действия, касающихся использования личных сведений граждан, требуют соответствующего согласия. Но закон 152 допускает моменты, когда этот документ не требуется. При этом обязательно соблюдение законодательства и в рамках него не допускать превышения допустимого объема обработки. Также обязательно соответствие действий достижения целей, ради которых информация используется.

Потребуется согласие гражданина и в случае, когда его контактные данные, такие как номер мобильного телефона и адрес электронной почты, могут использоваться для иных целей.

Статья 86 Трудового кодекса гласит, что персональные данные оператор должен получать непосредственно от самого работника. При этом допускаются случаи, когда их можно получить только у третьей стороны. В такой ситуации следует учитывать, что предварительно работник должен быть осведомлен об этом и дать соответствующее согласие.

Перечислим случаи, когда от работника не требуется согласие на обработку его личных данных, если они получены:

• из документов, которые он представил для оформления трудового контракта;
• в результате обязательного медосмотра, пройденного гражданином перед поступлением на работу;
• из данных, содержащихся в личной карточке работника, а также в случаях, предусмотренных законодательством в рамках п.2 Разъяснений Роскомнадзора;
• из опубликованного на открытых ресурсах сети Интернет резюме;
• когда от имени соискателя на должность, вакантную в организации, выступает кадровое агентство и представляет персональные данные потенциального работника.

Можно ли провести отмену или аннулирование соглашения

С течение времени жизненная ситуация может поменяться, и гражданин будет против того, чтобы его данные каким-либо образом обрабатывались и хранились. Первоначально необходимо определить, оформлял ли этот человек разрешение на их сбор и обработку.

В случае, когда он не давал свое письменное согласие — необходимо обращаться в суд, поскольку произошло нарушение закона о неприкосновенности личной жизни. Если же согласие подавалось, то можно произвести его отзыв.

Заявление об отзыве разрешения нужно оформить в двух штуках. Одна передается оператору, а на второй необходимо, чтобы ответственное лицо проставило отметку о получении бланка. Закон устанавливает, что в течение определенного срока получатель должен ответить на него.

В случае, когда отзыв производиться почтовым отправлением, то высылать заявление можно как по юридическому, так и фактическому адресам.

Рекомендуется производить процедуру отзыва разрешения в следующих случаях:

• После того, как был выплачен банковский кредит;
• После использования услуг компании, который по условиям нужно было сообщить информацию о себе;
• При переводе ребенка из одной школы в другую;
• Когда происходит смена места работы;
• После завершения лечения в оздоровительных учреждениях.

Важно: после того, как получено заявление на отзыв, оператор обязан прекратить использование персональных данных и при наличии возможности выполнить их уничтожение

Нужно ли брать разрешение и для чего?

Согласие необходимо, если компания:

• Планирует передавать личную информацию третьим лицам (запросы банков, информация об уровне квалификации для получения лицензий, обработка данных производится субподрядчиком и т.д.).
• Нуждается в обработке данных, отнесенных к специальным категориям (раса им национальность, политические, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья и личная жизнь). За исключением информации о здоровье, напрямую влияющей на возможность работника исполнять трудовые обязанности.
• По каким-то причинам информация предоставляется не лично работником.

Подробнее о доступе к персональным данным узнайте тут.

Ответственность за разглашение

Опасность предоставления личных данных лицом состоит в том, что они могут быть использованы не по назначению, а также могут быть разглашены третьим лицам без согласия.

Ответственность за разглашение несет:

• организация, выступающая в качестве оператора;
• должностное лицо, ответственное за хранение и обработку личных данных.

Это может повлечь моральный и имущественный вред. Нарушитель обязан будет компенсировать потери гражданина. Итоговая сумма зависит от конкретной ситуации, а подобные дела рассматриваются в суде.

Также разглашение данных влечет за собой выплату штрафа:

Физическими лицами	от 3 до 5 тысяч рублей
Должностными лицами	от 10 до 20 тысяч рублей
Юридическими лицами	от 15 до 75 тысяч рублей

Соответствующие поправки в Кодекс об административных правонарушениях вступили в силу в начале 2017 года. Эти же штрафы касаются также операторов, не предоставляющих гражданам письменное согласие в том случае, когда оно необходимо.

Для того, чтобы избежать неприятных ситуаций, при сборе личных сведений и копий официальных документов, всегда предоставляйте гражданам бланк согласия в соответствии с действующим законодательством.

Можно ли отозвать согласие?

В случае обнаружения противоправных действий в отношении персональных данных, переданных для обработки оператору, а также при увольнении с работы или иных случаях гражданин вправе отозвать ранее переданное согласие. Чаще всего этот документ хоть и подписывается в сознательном порядке, но сам факт может забыться. Поэтому такие случаи достаточно редки.

При желании оформить отзыв согласия достаточно просто. Это делается путем написания заявления в произвольном виде с требованием:

• о прекращении любых действий с полученными ранее персональными данными;
• об уничтожении их.

При этом в заявлении можно сослаться на нормативную базу Федерального закона № 152, в частности п.2 ст.9. Оператор обязан в течение одного месяца после получения отзыва выполнить требования гражданина.

Отметим, что ответственность оператора в части обработки личных сведений закреплена ч.2 ст.13.11 КоАП и нарушением считается:

• обработка данных в случаях, когда требуется согласие, но оно не получено от субъекта в письменном виде;
• согласие составлено с нарушением требований с составу сведений, которые должны присутствовать в этом документе.

Что изменилось в обработке персональных данных с 1 марта 2021 года?

Все работодатели обязаны получать от сотрудников согласия на обработку личных сведений, как правило, разрешающее заявление человек пишет при трудоустройстве на работу.

Новая статья 10.1 в Законе №152-ФЗ на законодательном уровне закрепило также дополнительную обязанность всех работодателей получать отдельные письменные согласия работников на распространение персональных данных.

К распространению относятся все случаи передачи информации о человеке третьим лицам, а также размещение сведений, фотографий в СМИ, на интернет-ресурсах.

Например, даже для размещения фото работника на официальном сайте компании нужно получить письменное разрешение человека.

Если нужно передать данные сотрудника третьим лицам или разместить какие-то сведения в СМИ, не достаточно получить устное согласие от работника, необходимо получить бумажный или электронный разрешающий документ, заверенный личной подписью человека или его представителя.

Также не будет оправданием молчание сотрудника в случае распространения личных данных без его согласия. Если работник молчит и не возражает, это не значит, что он согласен.

У работодателя должно быть письменное подтверждение того, что он вправе распространять полученные от человека персональные данные с указанием их конкретного перечня и цели распространения.

Данное правило не относится к случаям, когда сведения о работнике необходимо передать в случаях, установленных законодательством РФ, а также для проведения судебных дел органами исполнительной власти.

С кого нужно взять согласие на распространение?

Работодателю нужно позаботиться о том, чтобы иметь в наличии согласия на взаимодействие с персональными данными от каждого официально трудоустроенного гражданина.

В качестве персональных сведений могут выступать:

• ФИО;
• возраст;
• пол;
• адрес регистрации и проживания;
• реквизиты паспорта;
• сведения об образовании;
• информация о трудовой деятельности;
• сведения о составе семьи;
• фотографии человека.

Согласно новой статье закона 152-ФЗ, помимо стандартного заявления на обработку, работодатель должен получить отдельное согласие на распространение данных.

Если планируется передача реквизитов работников третьим лицам (например, банку для оформления зарплатной карты, охране предприятия для оформления пропуска, передача сведений для размещения статьи в СМИ о работнике или размещение его фото на доске почета, на официальном сайте компании), то взять у человека его письменное разрешение нужно обязательно.

Как написать завление работнику?

Документ сотруднику следует оформить в письменном виде и заверить личной подписью. Альтернативой может быть только электронный формат с заверением электронной подписью.

Унифицированной формы законодательством не разработано, поэтому составить заявление о согласии можно в свободной форме с включением реквизитов, указанных в ст. 9 Закона 152-ФЗ.

Перечень реквизитов, которые нужно включить в согласие на распространение:

• ФИО лица, рарешающего распространение своих персональных данных;
• адрес этого лица;
• паспортные реквизиты работника;
• реквизиты представителя работника, если заявление оформляется через него;
• реквизиты организации работодателя, которой предоставляется доступ к личным данным сотрудника;
• цель обработки персональных сведений — распространение с определенной целью (например, передача данных в банк для оформления зарплатной карты или размещение информации на сайте компании работодателя);
• список данных, которые можно распространять;
• срок действия разрешения;
• подпись заявителя.

В любой момент человек может отозвать свое согласие, для этого также в письменной форме следует обратиться по месту работы. Отказать ему работодатель не вправе.