Составляем штатное расписание: образец унифицированной формы для организация ооо, ип и пример кадровой структуры

Для чего нужна?

Как правило, штатное расписание содержит только наименование должности с количеством единиц, в то время как расстановка изначально формируется с фамилиями сотрудников, что позволяет внести в таблицу множество данных и таким образом решить определенные задачи.

В частности:

• рассчитать наличие вакантных мест;
• отследить текучесть кадров;
• определить должности по совмещению;
• установить количество инвалидов либо пенсионеров в штате, что актуально при отчете начальству либо тому же пенсионному фонду.

Также расстановка позволяет увидеть вилку окладов, что очень удобно, если на предприятии к должностям подвязаны разряды либо классы, а также надбавки и доплаты за те иные достижения либо же условия труда.

И конечно, в таблицу можно ввести данные об отпусках, учитывая, что у некоторых категорий сотрудников может быть их несколько, к примеру, за ненормированный труд и опасные условия труда.

То есть на основании штатного списка можно с легкостью в оперативном порядке представить множество данных, начиная от фактической численности сотрудников, до вакантных должностей и оканчивая льготными категориями и размером заработка, не говоря уже о составлении отчетности в налоговую, пенсионный фонд либо центр занятости в сжатые сроки.

Как утвердить штатное расписание

Органы статистики утвердили для штатного расписания специализированную форму, которой субъект бизнеса может придерживаться или использовать свою, созданную на основе стандартной, но с учетом особенностей своего производства.

После того как проект этого акта будет создан и согласован со всеми специалистами, если на предприятии существует профсоюзные органы, то он должен отправляться им для ознакомления. Они могут сразу же согласиться с ним или же иметь возражения.

Если руководство примет их, проект будет дальше дорабатываться. Администрация может ввести штатное расписание, даже если оно получило возражения со стороны профсоюза.

Для придания акту законной силы его можно ввести с помощью создания документа приказ о штатном расписании.

Данное распоряжение директора имеет произвольную форму, и оформляется в основном на фирменном бланке компании. Подготовкой данного документа занимается либо кадровая служба, либо делопроизводитель.

Внимание! Если штатное расписание вводится распоряжением руководства фирмы, то оно обязательно должно быть включено в приказ в качестве приложения. В дальнейшем приказ передается для визирования директору, после чего он регистрируется в соответствующей книге

После издания приказа на самом локальном акте нужно проставить гриф «Утверждено», при этом обязательно надо зафиксировать номер и дату распоряжения, которым оно вводится в действие.

Так как этот документ входит в состав внутренних нормативов, с его содержанием обязательно надо произвести ознакомление всех работников компании. Данное мероприятие можно осуществить с помощью специальных ознакомительных листов либо с применением журнала ознакомления.

Руководству компании нужно помнить, что как только работник запросит штатное расписание для ознакомления, то этот документ или его копия должны быть ему предоставлены.

Внимание! Когда вводится новое штатное расписание взамен старого, то предыдущее необходимо признать утратившим силу. Это можно сделать в распоряжение директора на ввод нового

Чем грозит отсутствие штатного расписания

За это нарушение предусмотрена административная ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб. Назначить это наказание вправе Трудинспекция или суд.

Возможны и другие санкции за отсутствие или непредставление «штатки» по требованию контролеров. Например, налоговики могут выписать штраф в размере 200 руб. на основании статьи 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Помимо этого, будут налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Основные разделы

Вне зависимости от макета, использующегося для составления графика работы на предприятии, в итоговом варианте документа обязательно должны иметься следующие сведения:

• порядковый номер внутренней документации;
• дата составления;
• полное наименование компании с указанием формы;
• основные сведения о лице, составившем документ (Ф. И. О., занимаемая должность и т.д.);
• ссылка на законодательный акт, на основании которого издается официальная бумага;
• суть распоряжения – утверждение уточнений, вносимых в имеющийся график;
• порядковый номер изменяемого распорядка и дата его утверждения;
• дата ввода в действие новой версии графика;
• собственноручная подпись лица, составившего документ;
• собственноручная подпись руководителя.

Нередко в компаниях бывают ситуации, когда руководитель наделяет конкретного работника полномочиями на разработку и издание внутренней локальной документации. Если описываемая бумага издается таким лицом, то для ввода документа в действие наличие подписи руководителя на нем необязательно.

Особенности заполнения

Если создается филиал

Как быть со штатным расписанием, если компания открывает филиал? В таком случае составлять собственный документ подразделению необязательно. Филиал не является юридическим лицом, а значит, не обязан иметь штатного расписания. Должности, которые организуются для этого подразделения, вносятся в общее штатное расписание организации. В бухгалтерии либо кадровой службе филиала следует иметь его копию (выписку).

Если работники получают сдельную оплату

Иные сотрудники получают оплату по сдельной системе, причем иногда оклад у них полностью отсутствует. Как в этом случае заполнить штатное расписание? Госкомстат в своих Указаниях от 05.01.2004 № 1 говорит о том, что при невозможности заполнить графы с 5 по 9 в рублях можно указать иные единицы измерения, например, проценты или коэффициент. Но такой подход применить также затруднительно.

Поэтому на практике делается так: в графе 5 вместо оклада ставится прочерк, а в качестве примечания (графа 10) указывается система оплаты труда — сдельная, сдельно-премиальная и так далее. Также здесь целесообразно дать ссылку на пункт Положения об оплате труда, в котором прописан такой порядок оплаты.

Как часто и когда утверждается штатное расписание

Штатное расписание не является статичным документом, введенным в действие один раз. По мере необходимости в него вносят изменения или разрабатывают новое расписание. В крупных компаниях, где изменения структуры персонала происходит периодически, расписание разрабатывают и утверждают ежегодно.

Срок действия, как правило, указывают в титульной части, например, один год или пять лет.

При необходимости заменить штатное расписание можно и до окончания его срока действия.

Такая ситуация возможна при крупном изменении в структуре персонала при расширении сферы деятельности или сокращении части подразделений, в связи с финансовыми проблемами.

Например, в оптовой торговой компании утверждено штатное расписание сроком на два года, но через год появилась возможность расшириться и занять в своем регионе нишу на рынке розничных услуг. Такой шаг предполагает создание отдельного подразделения, занимающегося рознице и наем персонала в торговую точку.

При этом существенно изменится структура персонала, добавится значительное количество новых сотрудников. Штатное расписание необходимо менять на новое.

Вместе с тем, если в течение действия расписания возникает необходимость незначительных изменений, например, увеличить численность сотрудников одного из отделов на пару человек или изменить базовый (должностной) оклад одному из специалистов, то издавать и утверждать новый документ не нужно.

В такой ситуации достаточно распоряжения руководителя о внесении изменения в действующее штатное расписание.

Чем отличается от штатного расписания?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму. Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности. Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них. Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

И штатное расписание, и расстановка штата относятся к кадровой документации, которая, несмотря на схожие черты, а также использование однотипных данных, все-таки имеет некоторые различия, как в самой форме, так и в порядке составления и ведения.

Основные моменты

Расписание	Расстановка
Обязательно к ведению в компании	Не обязательна
Содержит количественное наименование должностей	Расшифровывается пофамильно с привязкой к каждой должности
Имеет утвержденную форму Т-3	Составляется в произвольном порядке
Отражает только утвержденные законом данные	Имеет дополнительные графы для отражения личных сведений сотрудников, а также данных о кадровом перемещении

Цели составления

Несмотря на то, что и расписание, и штатная расстановка организации имеют схожие черты, оба документа имеют разное назначение:

• Расписание предназначено для утверждения количества работников в соответствии с имеющимся объемом работы, а также распределения их в соответствии с разработанной структурной иерархией.
• Расстановка носит всего лишь информационный характер для упрощения составления плановой отчетности, не говоря уже об отслеживании текучести кадров либо наличии льготных категорий в штате.

Покадровый же список может иметь на несколько граф более, где указаны, к примеру, фамилии тружеников, номера приказов о переводе либо предоставлении декретного отпуска, а также сведения о занятии должности в режиме совместительства двумя сотрудниками одновременно.

Не редко многие сотрудники не совсем точно понимают: что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания. Это приводит к путанице. Первое — это нормативный акт, в котором отражена структура штата фирмы или компании, а также состав и количество нанятых сотрудников. Кроме того, в нем отражены все должности и оклады работников. Этот нормативный акт обязателен для любой организации.

Расписание — не является обязательным документом и определяется потребностями конкретных предприятий. Оно представляет собой распорядок рабочего дня, включая перерывы, а также полный план работы на год. План составляется на один календарный год в соответствии с текущим календарем, тогда как расстановка практически не изменяется со временем. Изменения вносятся только в случае смены кадровой политики.

Законодательство России о труде не содержит обязательных требований для обязательного наличия плана штата, однако оно важно в том случае, если работа сотрудников предопределяется их должностями, а не видом выполняемой работы. Форма Т-3 является обязательной формой для составления подобных актов.Как уже упоминалось, расписание может быть составлено произвольно, однако чаще всего рекомендуется придерживаться определенной формы

Форма Т-3 является обязательной формой для составления подобных актов.Как уже упоминалось, расписание может быть составлено произвольно, однако чаще всего рекомендуется придерживаться определенной формы.

По форме документ заполняется следующим образом:

• Название организации;
• Банковские реквизиты;
• Структурное разделение на разделы;
• Должности штата, включая те, на которых нет сотрудников;
• Численность штата;
• Возможные оклады (включая все надбавки) — указываются цифрами, также прописываются вероятные границы.

Все данные должны быть отражены в обязательном порядке в данном плане. Оно также содержит количество штата, другими словами — всех сотрудников предприятия, их заработные платы и общий заработный фонд организации на один месяц.

Приказ может быть утвержден только после полной проверки. Все графы и столбцы обязательно заполняются, после чего отправляются на проверку и утверждаются у руководства. Это не просто формальный документ, и пусть он не является законодательно обязательным, данный акт должен быть на каждом предприятий. Образец приказа поможет избежать ошибки в составления, поэтому рекомендуется ознакомиться с заполненным приказом.

Образцы приказов

Во избежание допущения неточностей и ошибок в составленной бумаге рекомендуется заполнять приказ об изменении режима рабочего времени по образцу готовой формы. Это касается как самого плана работы, так и распоряжений о вводе его в действие.

Об изменении режима работы

Процедура внесения поправок в имеющийся график выполняется путем издания соответствующего приказа. При использовании такого способа корректировки информации руководителю не нужно издавать новое расписание. Однако законодательством не запрещается просто поменять график. Тогда процедура происходит путем досрочной отмены имеющегося распорядка и созданием нового по форме Т-3 или же на разработанном организацией бланке. Здесь нужно брать за основу правила первичного издания описанного документа.

Форма документа

В отличие от распоряжения о внесении корректировок, распорядок имеет унифицированную форму, обозначаемую идентификатором Т-3 (). Однако ее использование обязательно исключительно для государственных организаций. Соответственно, коммерческие предприятия могут использовать любые другие бланки, в том числе и самостоятельно разработанные. В таком случае компании необходимо соблюдать правила заполнения. В содержании таблицы должна присутствовать следующая информация:

• полное наименование предприятия с указанием формы;
• наименование должностей персонала;
• численность всех работников компании;
• суммы окладов для каждого работника и размеры дополнительных начислений (премиальные выплаты, плановая материальная помощь и т.д.);
• сумма выплат для всех сотрудников.

Другая информация, наличие которой в таблице не является обязательным, прописывается в дополнительной последней графе «примечания».

Инструкция по заполнению

Сначала указываются реквизиты учреждения:наименование и номер данного документа;
дата составления;
наименование компании (строго как в свидетельстве о регистрации);
код по ОКПО;
должность, фамилия с инициалами, подпись сотрудника, составлявшего документ.

После указываются сведения о распоряжении, которое утверждает данный документ.
Далее следует таблица, состоящая из десяти столбцов. Рассмотрим правила внесения них информации. Графа 1 “Наименование”.Указываются подразделения, составляющих структуру организации.

СПРАВКА! Для удобства наиболее рационально перечислять подразделения, поделенные на группы по иерархическому принципу.

Графа 2 «Код».Каждому из указанных подразделений присваивается, как правило, цифровой код.
Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.

Графа 3 “Должность, разряд, класс квалификации”.Здесь отражаются названия всех имеющихся должностей и информация об уровне мастерства

При заполнении таблицы рекомендуется сверяться с актуальными редакциями принятых в России классификаторов профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР).
Нередко в этих справочных формах нет интересующей специальности вследствие их давнего обновления, поэтому между кадровой документацией учреждения и этими классификаторами разногласия вполне допустимы (кроме случаев, когда за осуществление трудовой деятельности в конкретной должности работнику положены различные льготы или компенсации).

Графа 4 “Количество штатных единиц”.Информирует о числе рабочих мест для каждой должности в отдельности.

ВАЖНО! При наличии неполной единицы штата в ячейку вносится долевое выражение (десятичная дробь).
Кроме того, данная графа позволяет создать кадровый резерв на случай расширения штата, потому как трудоустроить сотрудника возможно исключительно при наличии вакантной должности. Это стоит предвидеть заранее, указав данные с запасом.

Графа 5 “Оклад”.Содержит информация о должностных ставках

Это должно быть регламентировано различного рода внутренними актами. В таблице указывается только цифра, без валюты.
Статья 133 ТК РФ запрещает устанавливать величину оклада ниже МРОТ.
Между работниками кадровых служб по-прежнему не угасают споры: допустима ли зарплатная «вилка»? Так принято называть ситуацию, когда сотрудникам на одной должности установлен разный оклад (к примеру из-за различий в квалификации или объеме работы).
Мнение «за» мотивировано ст. 132 ТК РФ, которая как раз и позволяет такую разницу окладов. Однако на деле проще для одной должности назначить фиксированный оклад, а итоговый размер зарплаты для каждого сотрудника регулировать посредством надбавок.

Графы 6 – 8 “Надбавки”.Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат. Некоторые надбавки положены сотрудникам законодательно (северные, за секретность и т.д.), другие же вводятся по решению руководства компании (за квалификацию, высокую производительность и пр.).
Согласно другой классификации, дополнительные выплаты могут быть двух разновидностей:
фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).

Графа 9 «Всего, руб.».Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.

Графа 10 «Примечание».Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений о штате сотрудников.

Строка «Итого».Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее для учреждения число штатных единиц, также итоговая сумма всех окладов и надбавок. То есть здесь отражена величина месячного фонда заработной платы компании.

Процедура грамотного составления документа вовсе не сложна, а его наличие позволяет с уверенностью смотреть в будущее.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд

Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении… графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как внести изменения в штатное расписание?

Работодатель вправе вносить изменения в штатное расписание в любое время. Частоту и периодичность поправок работодатель определяет сам (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

По решению руководителя меняться может структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и т д.

Оформить изменения можно двумя способами:

• приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание (все изменения перечисляются в тексте приказа);
• приказом об утверждении нового штатного расписания.

«Контур-Персонал» хранит историю изменений штатного расписания: внося изменения, вы не удаляете старые данные, поэтому всегда можете распечатать штатное расписание на прошлую дату

Узнать больше

Важно! Все сотрудники, которых затрагивают изменения, должны быть уведомлены. Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания

Если планируется менять оклады, трудовые функции или переводить сотрудника, работодатель обязан согласовать планируемые изменения до утверждения нового штатного расписания.

Если условия трудового договора (кроме трудовой функции) меняются по организационным или технологическим причинам (новая техника и технология производства, структурная реорганизация производства, другие причины), об этом нужно письменно уведомить работника не позднее чем за два месяца до планируемых изменений. При этом следует руководствоваться процедурой, указанной в ст. 74 ТК РФ.

Согласно ст. 74 ТК РФ до утверждения нового штатного расписания работодатель может предложить работнику другие вакантные должности, которые соответствуют его квалификации и состоянию здоровья. Если работник соглашается на эти условия, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Если в течение двух месяцев работник не даст согласие на новые условия и откажется от всех предложенных альтернативных должностей, трудовой договор расторгается (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

После выполнения всех этапов издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, к которому прикладывается новое штатное расписание. С приказом нужно ознакомить всех сотрудников, которых коснулись изменения. Само штатное расписание до сведения работников не доводится (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1), если иное не установлено внутренними документами организации (коллективным договором и пр.).

Письменно уведомить работника нужно в случаях:

• изменения оклада;
• переименования должностей;
• переименования структурного подразделения, если оно было указано в трудовом договоре и в трудовой книжке;
• перевода на другую должность;
• сокращения штата;
• в других случаях изменения условий труда, указанных в трудовом договоре.

Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

Составление и хранение штатного расписания

Штатное расписание на предприятии может составляться любым сотрудником, на которого руководство возложило данную функцию. Назначение работника, ответственного за выполнение данной функции, устанавливается приказом по организации. Аналогичным образом закрепляется и сама форма штатного расписания, при этом в приказе (распоряжении) руководителя предприятия о его утверждении в обязательном порядке указываются все входящие в его состав реквизиты.

Штатное расписание составляется без уточнения фамилий и других индивидуальных признаков сотрудников, работающих на предприятии, и содержит информацию об организационной структуре с указанием их должностей, а также наименований структурных подразделений.

Что касается сроков хранения штатных расписаний, то они определены в Перечне типовых управленческих архивных документов следующим образом:

• Для учреждений, документы которых поступают в государственные архивы – постоянно.
• Для прочих организаций – в течение трех лет.

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

• наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

• «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

• дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

• в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

• в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

• графа 1 «Наименование структурного подразделения»;

• графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

• графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

• в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

• в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

• графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

• графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

• графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

• В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
• В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
• Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
• В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
• Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
• Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.