Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Утилизация архивов и документов для общего случая

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения начинается с подготовки к процедуре.

Руководителю учреждения или предприятия, ответственному лицу нужно:

1. Придерживаясь установленных законодательных норм, дать экспертную оценку документам, определить их ценность;
2. Выявить те бумажные носители, срок хранения которых уже подошел к концу, отделить их от общей массы справок, докладов и т.п.;
3. На документы с оконченным сроком хранения составить акт о направлении на утилизацию;
4. Направить заявку в государственные органы о разрешении на уничтожение;
5. После получения разрешения приступить к ликвидации бумажных носителей.

Допускается утилизация документов с истекшим сроком хранения, если они относятся к категории временного хранения – до 10 лет. Бумажные носители регулярного хранения должны направляться в архивы. Срок их хранения длительный – от 75 лет.

В качестве экспертов привлекаются квалифицированные сотрудники
разных отделов учреждения или организации. Руководит комиссией председатель,
назначенный руководством. В задачу экспертов входит:

1. Определение
   ценности бумажных носителей;
2. Выявление
   нарушений, переоформление и разделение документов на категории;
3. Составление
   списка бумаг, которые необходимо утилизировать.

По завершению экспертизы данные о документах, подлежащих уничтожению, вписывают в акт. В нем указывается количество и название дел, сроки работы с ними, а также правовые основания для направления документов на утилизацию. Акт подписывается руководством, которое выдает приказ на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

Основные способы уничтожения документов

Документы нельзя просто так выбрасывать на свалку, их необходимо уничтожать грамотно. Для этого существуют несколько основных способов.

Механическое измельчение

Это самый недорогой и популярный метод со своими преимуществами. При ликвидации документов таким способом их невозможно восстановить, бумага измельчается быстро, а сами аппараты для уничтожения макулатуры стоят сравнительно дёшево.

Измельчение документов

Сжигание

Используется для уничтожения большого объёма документов, и является вторым по популярности. На данный момент его используют намного реже, так как у метода есть ряд недостатков:

• Сжигание документов может осуществляться только на специальных базах, или других оборудованных для этого площадках.
• Процедура небезопасна для экологии, и этот факт признаётся многими странами мира. Поэтому большое количество утилизированной таким способом бумаги, неизбежно нанесёт вред окружающей среде.
• Если сжигать документы не в специальных печах, то процесс может пройти некачественно, и некоторые бумаги могут уцелеть.

Закапывание

Это самый ненадёжный, но недорогой и простой вариант утилизации архивных документов. Название говорит за себя – бумага просто закапывается в землю. Методом могут воспользоваться небольшие организации или физические лица. У закапывания есть один, но существенный минус – бумага может быть выкопана

Поэтому документы с важной, секретной информацией следует уничтожать другими методами

Мобильный шредер

Существуют определённые компании, которые помогают организациям избавиться от документов. Пользоваться такими услугами целесообразно, если в офисе небольшой документооборот, и покупать шредер неразумно.

Мобильный шредер напоминает мусоровоз, в котором уставлено специальное устройство для загрузки макулатуры и измельчитель бумаги. Такая машина может переработать 2 тонны бумаги за 1 час.

Шредирование документов

От чего зависит стоимость услуги?

На итоговую цену влияют такие факторы, как:

• способ уничтожения;
• удаленность места вывоза;
• тип транспорта задействованного при погрузке и вывозе;
• объем бумаги.

Звоните — наши консультанты ответят на все интересующие вопросы касательно этапов уничтожения бумаг, помогут оформить заказ. Плюс, так вы сможете узнать наиболее актуальную стоимость предоставляемых услуг.

Предприятия стараются как можно быстрее избавиться от документов с истекшим сроком хранения, поскольку они не только занимают место, но и требуют дополнительных расходов собственно на само хранение. Так, чтобы создать архив, понадобится выделить отдельную, довольно просторную комнату с правильной вентиляцией, покупать сейфы, ставить мощные двери и решетки на окна, нанимать охрану. Огромные расходы на содержание архивов — это именно тот фактор который заставляет задуматься об утилизации. Цена утилизации полностью себя оправдывает даже на небольших предприятиях, ведь не у каждой компании есть возможность сделать это самостоятельно.

Способы уничтожения документов:

• шредирование (измельчение бумаг на шредере);
• сжигание (производится в печах);
• химическими растворителями (такие вещества не только смывают чернила, делают текст неразборчивым, но еще и растворяют саму бумагу);
• закапывание.

Каждый из представленных способ уничтожения бумаг имеет как свои преимущества так и недостатки. Так например уничтожение бумаг химическим способом требует отдельно помещения, то же самое касается и сжигания. Поэтому чаще всего документы уничтожают путем измельчения на мощном промышленном шредере. Архивы, техническая и бухгалтерская документация — все это по итогу превращается в тонкие полосы. Это самый безопасный для экологии способ. Но, опять же, измельченную на шредере бумагу желательно отдать на переработку чтобы информацию никто точно не смог восстановить. Закапывание — один из самых не безопасных способов, плюс, такая утилизация приводит к расширению городских свалок.

Мы в кратчайшие сроки уничтожим неликвидную типографию, финансовые документы, архивы с истекшим сроком хранения, картонные отходы и т.д.

Этапы проведения работ

• Вы собираете на предприятии все подлежащие уничтожению документы.
• Мы приезжаем на место в наиболее удобное для вас время, грузим бумаги и самостоятельно перевозим на место утилизации.
• Производим уничтожение бумаг выбранным способом. Вы можете лично присутствовать во время уничтожения, чтобы удостовериться, что все проходит с соблюдением норм и правил.
• Мы составляем и выдаем закрывающие документы о проведенных работах.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Особенности избавления от документов электронного хранения

Законодательством не предусмотрено какое-либо различие в обеспечении сроков и методов хранения в зависимости от типа носителя, содержащего информацию. В то же время п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ предписывает сохранять все электронные носители, средства идентификации цифровой подписи, устройства считывания не менее 5 лет, начиная с года, когда содержащаяся в них информация последний раз использовалась.

Текущий уровень развития технологий позволяет хранить значительные объемы данных фирмы на электронных носителях или в базах данных. В случае если созданная для инвентаризации архивов экспертная комиссия придет к выводу о том, что период обязательного хранения информации истек, она может быть ликвидирована вместе с носителем. Методы ликвидации при этом могут быть сходны с теми, что применяются для бумаг. Кроме того, разрешается применять одновременное удаление старых и сохранение новых данных на носителе.

В части оформления документации также нет каких-то особых требований или форм. Однако в силу специфики метода обеспечения сохранности необходимо учитывать ряд следующих моментов:

• нельзя стирать файлы и утилизировать носители без оформления соответствующего акта;
• запрещено избавляться от данных, необходимых для суда;
• запрещено разглашать информацию, содержащуюся в уничтожаемых файлах, если она составляет коммерческую или служебную тайну;
• вся информация, разрешенная к ликвидации, подлежит уничтожению на всех носителях, в том числе дублирующих или копирующих.

***

Ликвидация части архива с истекшим сроком хранения допускается только по решению специально сформированной комиссии экспертов на основе оформленного акта. На сам факт физического уничтожения также необходимо составить документ с перечнем, количеством бумаг и описанием применяемого метода. Практическая технология, применяемая для уничтожения, законодательно не установлена, компания выбирает ее сама. Для этого могут привлекаться сторонние компании, оказывающие подобные услуги.

Порядок проведения процедуры

Порядок уничтожения документов условно делится на этапы. Сначала выделяются бумаги, для которых будет проводиться экспертиза ценности. Если они не отсортированы по годам, то начинают с этого. Как правило, это работа архивариуса или секретарей.

Когда документы подготовлены, комиссии нужно провести их экспертную оценку. Экспертиза ценности документов подтверждает то, что проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, они не несут никакой ценности для предприятия и в них не содержится важная информация, касающаяся того или иного дела.

После оценки следует составление специального акта. В нем перечисляются все документы, которые нужно ликвидировать. Когда уже есть акт, можно осуществлять саму процедуру утилизации бумаг. После ее проведения акт необходимо завизировать комиссией.

Что касается способов уничтожения документов, то их в настоящее время существует несколько:

• Шредирование – самый популярный и простейший способ
• Сжигание в специальных печах – наиболее экологичный и безопасный
• Выездная утилизация – проводится специализированной компанией

Но, это возможно только при условии, что архивные документы не секретны, и у них закончился период хранения.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, шредерным методом используют организации, которые имеют у себя стационарный установленный шредер.

Установка дает возможность одновременно уничтожать 7-85 листов документов. Шредерная машина может быть емкостью от 13 до 300 литров. Классификация шредеров основана на технике измельчения бумаг, которую они осуществляют.

• Плоскорезы – режут листы тонкими полосами, которые сбрасываются потом в специальную емкость.
• Крошители – измельчают документы в крошку. Такие установки проводят уничтожение архива, состоящего из секретных бумаг, а также уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
• Шлифмашины – оборудованы специальным экраном, который дает возможность регулировать ширину измельчаемых листов.
• Промышленные – задействуются для измельчения очень плотной бумаги.

Шредеры могут проводить измельчение документов полосами, имеющими ширину 3,9-6 миллиметров, или крошкой с диаметром менее 0,5 миллиметров. Размер бумажных частиц зависит от степени конфиденциальности информации на бумажном носителе.

флешки, диски, дискеты.

Работники организации, занимающейся утилизацией документов, запечатывают бумаги в специальную емкость, составляют договор о хранении с заказчиком и доставляют контейнеры с документацией на место уничтожения.

На предприятии бумаги погружаются в печь, где полностью уничтожаются. После этой процедуры заказчик получает акт утилизации. Такой метод утилизации документов наиболее надежный и конфиденциальный.

При выездной утилизации сотрудники специализированной компании выезжают в организацию заказчика для уничтожения бумаг на месте. Для осуществления операции задействуется промышленный шредер, установленный в грузовой машине. Он способен измельчить до двух тонн листов за один час.

Такая форма утилизации документов не считается полностью надежной. При большой необходимости и желании измельченные листы можно восстановить. Поэтому для секретных носителей информации такой метод не подходит.

После измельчения бумажные отходы прессуются, после чего следует их вывоз на место последующей переработки.

Шпаргалка делопроизводителя

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

1. Вести номенклатуру дел организации.

   Как правильно составить номенклатуру дел>>

2. Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.
3. Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.
4. Своевременно сдавать дела в архив.

Образец внутренней описи документов>>

Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

1. Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.
2. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.
3. Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.
4. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы. Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание. Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Комиссия по уничтожению документов

Учреждениям с большим документооборотом при создании архива целесообразно одновременно организовать специальную комиссию. При ее оформлении начальник должен руководствоваться приказом Росархива №2 «Об утверждении постоянно действующей комиссии».

В состав включаются не менее трех сотрудников, знающих делопроизводство и понимающих важность сохранения конфиденциальности. Комиссию обычно возглавляет один из заместителей руководителя предприятия

После председателя вторым по значимости признается экспертный секретарь. Им становится заведующий архивом, а при его отсутствии — ответственное за архивные документы лицо. В совете иногда участвуют главный бухгалтер, начальник отдела кадров, юрисконсульт.

Хранение отчетности в городском архиве требует включения в комиссию его представителя. В засекреченных структурах в нее назначают руководителя службы безопасности и работников с доступом к конфиденциальной информации.

Работа экспертной комиссии

Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

• отбор бумажных носителей на архивное хранение;
• определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
• проведение экспертизы ценности;
• контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;
• сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
• продление периода хранения.

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Акт о выделении документов к уничтожению

При прохождении процедуры утилизации основной отчетностью признается акт о выделении документов к уничтожению. Он составляется архивариусом или во время экспертизы ценности бумаг. Форма утверждена приказом No 526 от 31 марта 2015 года. В акты включаются дела, чей срок хранения завершился 1 января текущего года.

Выделение документов сопровождается следующими действиями:

• сортировка документации;
• выборка бумажных носителей с истекшими сроками хранения;
• полистный просмотр дел с целью нахождения материалов для постоянного хранения;
• составление описи и включение отобранных бумаг в акт об уничтожении.

Приказ об уничтожении документов

Завершающим этапом подготовки к ликвидации документации значится заполнение приказа об уничтожении и его подписании руководителем производства. В нем указаны основания для проведения утилизации (составленный акт о выделении документов с истекшим сроком годности) и выбранный способ ликвидации.

Инструкция по заполнению акта

В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.

В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.

Дальше, посередине прописывается название документа.

Основная часть акта должна обязательно отражать:

• Основания, по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
• Состав комиссии, включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
• Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.

По завершению составления акта его должны заверить все участники комиссии своими подписями. Напротив подписей должны указываться имена их владельцев.

Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы. Все чаще организации стали использовать электронный документооборот

Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2021 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2021 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

• для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

• 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
• 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
• 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

• принудительные работы;
• запрет занимать определенные должности;
• запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
• лишение свободы на срок до 2 лет.