Условия хранения документов

Архивное хранение электронных документов

Электронные документы хранятся:

1. На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
2. В информационной системе подразделения на его оборудовании.

К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:

• выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
• в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
• ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
• сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

• С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
• Поиск нужного документа не требует много времени.
• Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
• Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

• Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
• Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
• Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Раздел I. Общие положения

Определяет правовые основания разработки и сферу действия документа, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основы деятельности архива организации.

Новые Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее – организации). Положения данных Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Основываясь на положениях Федерального закона № 125-ФЗ, новые Правила говорят о том, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

Обратите внимание

Новые Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Важной особенностью новых Правил является то, что они устанавливают основные требования к организации хранения в архивах организаций электронных документов

Что такое топографические указатели?

Топографические указатели используются для того, чтобы можно было легче отыскать необходимые бумаги. Рассмотрим, как именно их размещают в хранилище:

Каждое помещение архива, стеллаж и полка нумеруется

Важно отметить, что для обозначения помещения используются буквы, для стеллажей и полок – цифры.
Комнаты архива нумеруются слева направо от входа.
Стеллажи и полки обозначаются от входа в архив слева направо.
Круговые стеллажи отмечаются по кругу.
Чтобы закрепить место хранения документов, дополнительно могут составляться пофондовые и постеллажные указатели.
Карточка, которая находится на стеллаже, помогает быстро определить место документа, так как она специально составляется на каждый стеллаж. Такие карты должны располагаться по порядку и действовать только в одном, определенном помещении.
Карточка фонда может помочь найти документ быстро только благодаря тому, что ее главным реквизитом является именно номер фонда

Такие карточки располагаются в пределах одного архива.
Учет сохранности архивных документов при помощи топографических указателей считается единым, что помогает быстро определить местонахождение бумаг.

Учитывая все эти нюансы, любой сотрудник архива, используя специальное разрешение, быстро сможет отыскать нужную ценную бумагу.

Преимущества

Депозитарное

хранение документов можно назвать отличной альтернативой организации архива собственными силами. Специализированные компании обеспечат полную сохранность переданной документации в соответствии со всеми нормами действующего законодательства при оперативном доступе к ним по заявке клиента. Также обеспечивается и доставка затребованных заказчиком материалов.
Стоимость внеофисного хранения не будет превышать расходов на самостоятельную организацию архива и его содержание, а также затрат на заработную плату архивных работников. Это приведет к высвобождению средств, которые пойдут на развитие бизнеса или модернизацию производства. То есть наблюдается прямая выгода.
Особенным аспектом являются оперативность и отсутствие путаницы. Документация в архив поступает после тщательной сортировки с изъятием материалов, требующих уничтожения (дубликаты, копии и т. п.). Каждый документ зафиксирован в описи и электронном списке, по которым он оперативно может быть найден в архиве.
Запрошенный материал заказчик получает либо в день заявки, либо на следующий день после ее подачи. Скан-копии предоставляются в тот же день на оговоренную ранее электронную почту.
Чаще всего подобного порядка и оперативности невозможно достичь при нахождении и циркуляции документации между отделами и «самодельным» архивом предприятия. В результате чего депозитарное хранение архивных документов предстает в весьма выгодном свете.
Архивные работники аутсорсинговой компании оперативно проводят экспертизу хранимых материалов на соответствие срокам хранения согласно требованиям законодательства и в случае их истечения производят уничтожение документов с составлением всех необходимых актов.

Граничные сроки хранения документов

В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.

Согласно информации из перечня Росархива:

• приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
• штатное расписание — постоянно, а должностные инструкции и штатно-списочный состав — до 75 лет;
• соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — 5 лет после истечения срока действия договора;
• документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
• документация о передаче активов в доверительное управление — 10 лет;
• документы по операциям с ценными бумагами — до ликвидации организации;
• документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
• дела по архивному хранению документов — постоянно;
• годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
• документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
• отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
• сводная (годовая) бухгалтерская отчетность — постоянно;
• декларации по всем видам налогов — 5 лет и т. д.

Полный справочник сроков хранения документации вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.

Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:

• Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
• Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
• Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).

Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений ().

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике ( и п. 4 ПБУ 1/2008 «» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

Согласно  юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов ().

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (, ).

Согласно в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается ().

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел ().

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять. Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены. Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Роль светового режима

Архивное хранение и обеспечение сохранности документов обязательно подразумевают учет светового режима, который включает в себя следующие моменты:

1. Если документы хранятся долгое время, то они обязательно должны находиться в полной темноте.
2. Конечно, в хранилище может использоваться освещение, но чаще всего это искусственный свет, в большинстве случаев его стараются сделать рассеянным.
3. Когда используется исключительно естественное освещение, то на окнах должны быть в наличии специальные светорассеиватели. Если освещение искусственное, то разрешено применять в архиве только лампы накаливания в плафоне, который будет со всех сторон закрыт, с гладкой наружной поверхностью.
4. Существуют специальные нормы освещенности, например, ни в коем случае нельзя, чтобы уровень освещенности превышал на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20-50 лк, на рабочих столах — 100 лк.

В самом архиве не допускается проникновение и попадание на документы прямых солнечных лучей, так как это может навредить важным бумагам.

Раздел IV. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Определяет порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив. В данном разделе устанавливается, что:

• организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации передают их на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив в соответствии с Правилами № 19;
• государственные и негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передавать документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в их деятельности, в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров.

Новые Правила устанавливают порядок передачи документов. В них подчеркивается, что документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, а передача документов в государственный (муниципальный) архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 30).

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ().

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ,  Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):  а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;  б) годовая — постоянно;  в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);  г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Резюме

1. Новые Правила – это комплекс нормативных положений, охватывающих все основные процессы, выполняемые архивом организации:

• организация хранения документов,
• учет документов в архиве,
• комплектование архива документами
• использование архивных документов.

2. Поскольку данные Правила – это нормативный документ, не исключено, что в процессе применения его на практике может возникнуть потребность в методическом дополнении документа (разработке рекомендаций, методических рекомендаций по Правилам в целом или отдельным разделам Правил).

3. Основное принципиальное отличие новых Правил от других документов заключается в том, что данные Правила – это нормативный документ. Основные правила 2002 г. носят рекомендательный характер, Основные правила 1985 г. были нормативно-методическим документом. По этой причине новые Правила намного меньше по объему: они содержат только те положения (правила, требования), которые должны применяться в обязательном порядке. Все остальное – то есть, как это делать, – отдано на откуп архивистам.

4. Можно сказать, что требований стало меньше. Сокращено количество форм документов, которые носят обязательный характер. Раньше их было более 40: в Основных правилах № 263 – 44 формы, в Основных правилах – 48, теперь, в новых Правилах, – 30. Это значит, что архивы могут применять свои формы, если есть необходимость. На практике так и было. 

5. Новые Правила ориентированы, прежде всего, на организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов, но в документе это прямо не прописано, поэтому правильнее говорить, что правила адресованы организациям, имеющим свой архив.

Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила 2002 г.).

Утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (далее – Основные правила 1985 г.). Фактически утратили силу с изданием приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утвердившего новые Правила, рассматриваемые нами в статье.

Здесь и далее выделено автором.

Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Электронное дело – совокупность контейнеров электронных документов (контейнер электронного документа), идентификатором которых(ого) является индекс дела по номенклатуре дел. Контейнер электронного документа – сжатая папка (zip-архив), в состав которой входят: содержание (контент) электронного документа, реквизитные и функциональные метаданные, файлы электронных подписей, визуализированная копия электронного документа в формате архивного хранения (см.: http://goo.gl/V2p5Zn.).

Правила устанавливают виды описей дел, документов, структуру описи, порядок подготовки описей.

Сейчас акты такого типа вообще не издаются: документ должен быть либо нормативным, либо методическим.

Зачем хранить

Все организации, ведущие деятельность на территории РФ, обязаны сохранять бумаги в течение определенного времени после того, как они вышли из непосредственного использования. Это касается всей документации предприятия, в том числе:

• кадровой, к которой относятся приказы по кадрам, выданные трудовые книжки и трудовые договоры;
• хозяйственной — договоров, контрактов и т. п.;
• бухгалтерской.

Для целей сохранения бумаг компании создают специальные подразделения либо нанимают сторонние организации, которые оказывают услуги по архивному хранению документов на своей территории.

Хранить бумаги, которые уже не используются, необходимо, чтобы:

• предъявлять их по запросу контролирующих органов, например налоговой, и избежать санкций за их отсутствие и непредставление;
• предоставлять информацию из них, в частности информацию о трудовой деятельности бывшего сотрудника, — она нередко запрашивается им самим или уполномоченными госорганами спустя много лет после его увольнения;

Как оборудуется архив

Обеспечение сохранности документов архивного фонда РФ обязательно осуществляется при помощи охранного режима:

1. В первую очередь осуществляется техническая укрепленность архива, организовывается охранная система, устанавливается сигнализация, есть пропускной режим, который обеспечивает порядок доступа в хранилище. Если требуется, то помещение может быть опечатанным или опломбированным.
2. Выносить документы из архива разрешено исключительно сотрудникам по пропускам и в установленном порядке.
3. Для хранения документации используются металлические и деревянные стеллажи, которые дополнительно оборудуют противопожарной сигнализацией. Особо важные документы хранятся в металлических шкафах, сейфах, специальных отсеках – боксах.
4. Все оборудование должно размещаться с учетом всех особенностей помещения, например, стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам и проемам окон.
5. Нельзя ставить стеллажи к наружным стенам и источникам тепла, расстояние должно составлять не меньше полуметра.
6. Между рядами стеллажей обязательно должно быть выдержано расстояние в 120 см.

Особое внимание стоит уделить и размещению документов, они должны находиться в определенном порядке:

Документы располагаются таким образом, чтобы можно было их не только комплексно хранить, но и оперативно отыскать.
Все бумаги располагаются на стеллажах с учетом того, что в дальнейшем при поступлении дополнительных документов, останется резерв для их размещения.
Документы, которые рассчитаны на долговременное хранение, и бумаги кратковременного хранения должны размещаться отдельно.
Отдельно могут храниться документы, которые идут под грифом «секретно» или имеют в оформлении драгоценные металлы.
Документы учета должны находиться отдельно в архиве.
В ведомственном архиве документы обязательно хранятся в специальных коробках или папках

Долгосрочные бумаги находятся в связках.
Коробки на стеллажах размещаются таким образом, чтобы зазор не превышал 5 сантиметров.
Документы не могут выходить за пределы стеллажей.
Одна связка с бумагами не может быть больше чем 20 сантиметров толщиной.
Коробки должны находиться на стеллажах в вертикальном положении, это важно при правильных условиях хранения.
Каждая коробка или связка должна иметь ярлыки, на которых пишется название и номер фонда, указывается номер описи.

Именно такое обеспечение сохранности архивных документов позволяет быстро отыскать бумагу, которая требуется.

Санитарные нормы

Технология сохранности архивных документов осуществляется с учетом санитарно-гигиенических норм, которые стоит рассмотреть подробнее:

1. Хранилища, где размещается архив, в обязательном порядке содержатся в чистоте и порядке. Ни в коем случае нельзя, чтобы завелись насекомые, грызуны, плесень или было много пыли.
2. Каждую неделю проводится влажная уборка и обеспыливание, для этого допускается использование водных растворов с определенным количеством антисептиков.
3. В хранилище никто не имеет право заходить в верхней одежде, также не допускается, чтобы вещи были мокрыми, а обувь — грязной.
4. Обеспечение сохранности документов архивного фонда осуществляется за счет циркуляции воздуха, поэтому непроветриваемых зон не должно быть.
5. Запрещается располагать документы на полу, подоконниках и в кипах.
6. В теплое время года на окна надеваются специальные сетки, при этом вентиляция может осуществляться путем проветривания.

Каждый год дополнительно создается специальная комиссия, которая в самом начале и конце отопительного сезона проверяет хранилище на выявление насекомых, плесени. Если обнаруживают отклонения, то принимаются специальные меры по дезинфекции и дезинсекции.

Порядок утверждения срока обеспечения сохранности для не поименованных в правительственных списках документов

Нередко в компании возникают документы, наименование и период хранения которых не указан ни в одном из утвержденных правительством списков. Однако даже в этой ситуации фирме не разрешено самовольно устанавливать период хранения той или иной документации.

Нужно иметь в виду, что согласно Основным правилам работы архивов организаций существует специальная процедура установления сроков хранения по документам, не поименованным в справочниках. В этих правилах говорится, что с целью установления сроков создается специальная экспертная комиссия из состава указанного подразделения архива, выносящая решение о периоде хранения на основе указания архивного учреждения, а также его головной экспертной комиссии.

Схожий подход декларируется и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Исходя из вышесказанного, процесс определения периодов хранения и обеспечение необходимых условий их нахождения в архиве — очень важная, ответственная и нужная работа, которая не отличается простотой. Елена убедилась в этом на собственном опыте.

Очень быстро пролетели дни испытательного срока, и Елена приступила к работе в бухгалтерии. Получив опыт в области реализации стандартов документооборота компании, она скрупулезно оценивала каждый созданный ею регистр на предмет длительности хранения и отнесения его в соответствующий раздел номенклатуры

При этом особое внимание было уделено тому, чтобы бланки бессрочного хранения не попадали в одно дело с бумагами краткосрочного периода хранения

***

В целях соблюдения необходимых сроков хранения документации, а также безукоризненного следования требованиям к условиям их пребывания в архивах компании следует руководствоваться правительственными и ведомственными списками номенклатуры дел.

Необходимо в обязательном порядке обеспечить отдельный учет документов в зависимости от их назначения и значимости для компании, поскольку от этих параметров зависит длительность их обязательной сохранности. Некоторые бумаги следует хранить неограниченный период, однако в большинстве случаев срок хранения варьируется в диапазоне от года до 75 лет.

В тех случаях, когда в одну архивную папку попадают документы со сроком в 1, 3 года и 5 лет, в качестве рабочего периода нахождения в архиве принимается наибольший из них. Только таким способом можно обеспечить абсолютное соблюдение всех требований нормативно-правовых актов.

Нельзя уничтожать документацию ранее установленного для нее предельного срока нахождения в архиве, а также самостоятельно устанавливать период хранения каких-либо документов, если они не указаны в правительственном или ведомственном перечне. Для этих целей нормативными документами установлены специализированные процедуры. Наиболее приемлемым способом решения при этом стало бы обращение в имеющееся в регионе подразделение Росархива, которое помогло бы установить легитимные сроки хранения документации. Всех перечисленных правил компании необходимо неукоснительно придерживаться.