Правила архивирования документов в организации

Правила издания «Положения об архиве»

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

• указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
• приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
• перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
• вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
• указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

14.2. Какие существуют методы архивирования

Все используемые методы сжатия информации можно разделить на два класса:

• упаковка без потерь — исходную информацию можно точно восстановить по имеющейся упакованной информации;
• упаковка с потерей информации — распакованное сообщение будет отличаться от исходного сообщения.

В настоящее время разработано много алгоритмов архивации без потерь. Однако все они используют, в основном, две простые идеи.

Первая идея основана на учете частот символов , она разработана Д. А. Хаффманом а 1952 году. Эта идея базируется на том факте, что в обычном тексте частоты появления различных символов неодинаковы. Часто встречающиеся символы кодируются короткими последовательностями битов, а более редкие — длинными. К каждому сжатому архиву прикладывается таблица соответствия символов и кодов.

Вторая идея упаковки состоит в использовании того факта, что в сообщениях часто встречаются несколько подряд идущих одинаковых байтов , а некоторые последовательности байтов повторяются многократно. При упаковке такие места можно заменить командами вида «повторить данный байт n раз» (при упаковке графической информации) или «взять часть текста длиной k байтов, которая встречалась m байтов назад» (при упаковке текстовой информации). Такой алгоритм архивации называется RLE (кодирование путем учета повторений) .

Как максимально сжать файлы в архив

Для максимального сжатия файлов вам потребуется архиватор, даже если вы решили использовать формат ZIP. Так вы сможете добиться лучшего сжатия, чем то, которое предлагают встроенные средства Windows.

7-zip – один из лучших архиваторов для таких задач. Это бесплатная программа с открытым исходным кодом, которая поддерживает множество форматов архивов. Для создания архивов поддерживаются форматы 7z, XZ, BZIP2 (BZ2, TB2, TBZ, TBZ2), TAR, GZIP (GZ, TGZ), ZIP (JAR) и WIM, а для распаковки ARJ, CAB, CramFS, DEB, CHM, CPIO, DMG, HFS, FAT, ISO, LZMA, MSI, LZH (LHA), RPM, NSIS, RAR, NTFS, SquashFS, UDF, XAR, VHD и Z (TAR).

После установки программы 7zip можно приступать к архивации файлов. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой по файлам или папкам, открыть меню «7-zip» и выбрать пункт «Добавить к архиву».

В результате перед вами появится окно с настройками архивации. По умолчанию, здесь заданы средние настройки, которые позволяют получить неплохой уровень сжатия, но не требуют большого времени на упаковку. Если вы хотите добиться максимального сжатия файлов, то эти настройки нужно изменить.

Для начала нужно выбрать формат архива. Как уже было сказано, для максимального сжатия следует выбирать формат «7z». Если же вам нужна совместимость, то выбирайте «ZIP».

Дальше – уровень сжатия. Для максимального сжатия файлов нужно выбрать вариант «Ультра», как в случае формата 7z, так и в случае ZIP. Но, нужно учитывать, что степень сжатия влияет на скорость архивации. Поэтому если объем данных очень большой, то в режиме «Ультра» процесс может сильно затянутся, возможно есть смысл немного понизить уровень сжатия ради ускорения процесса.

Остальные настройки, которые касаются сжатия, лучше оставить по умолчанию. Но, вы можете изменить имя архива, включить разбиение архива на тома или использовать шифрование. Это не повлияет на итоговый размер файла. Когда все будет готов можно нажимать на кнопку «ОК» и запускать процесс упаковки.

После завершения процесса упаковки, рядом с файлами появится ZIP или 7z архив, в котором будут запакованы выбранные вами файлы.

Архивировать папку с файлами используя WinRaR

Выбирая этот вариант, придется произвести дополнительные действия. Впрочем, напрямую создать архив в винрар тоже не сложно. Как вы уже могли догадаться, в первую очередь следует открыть программу, а далее в строке поиска ввести название папки, которую вы планируете упаковать, и вывести ее на главный экран. После этого вам останется только еще раз кликнуть по папке, выделив ее, и нажать на кнопку «Добавить», расположенную в левом верхнем углу окошка.

Как и в предыдущем способе, вам будет предложено указать название архива и выбрать необходимые параметры сохранения, например, уровень сжатия. Нельзя не отметить дополнительные интересные настройки, благодаря которым можно еще и защитить загружаемую информацию. Создание пароля занимает всего 30 секунд, но при этом польза от этой функции колоссальная — никто без вашего согласия не сможет ни воспользоваться документами, ни даже просто просмотреть их.

Архивация файлов что это

Но, зато её можно заархивировать и прекрасно отправить. При этом, когда вы её заархивировали, вы создали как-бы защитную оболочку, и с вероятностью 99,9 % все ваши фото дойдут в целости и сохранности. Это чем-то похоже на отправку посылки, которая имеет защитную оболочку и все вещи внутри посылки прекрасно сохраняются.

Архивация файлов windows, помимо этого, даёт возможность сжимать файлы. Например, у вас есть книга, размером 9.1 Мб. Вы её заархивируете, и её размер станет 3.2 Мб. То есть сожмётся в несколько раз. Но, далеко не все файлы сжимаются во время архивации. Довольно сложно сжимать во время архивации файлы с видео, музыкой и т.д. Для сжатия фото и музыки, существуют другие программы.

Другими словами — архивация файлов представляет собой процесс создания виртуальной оболочки над файлом (папкой) и уменьшения его размера. Например, все свои книги, перед отправкой читателям, я архивирую.

СОВЕТУЮ ПОЧИТАТЬ: — Качественная дефрагментация диска

Автоматический способ архивации данных Windows 7

Для того чтобы резервное копирование производилось в автоматическом режиме, необходимо сделать необходимые настройки, а конкретней, надо указать время их начала. Это лучше делать сразу же после выбора объектов архивирования, в последнем окне, где мы ещё раз проверяли параметры архивации. Нажимаем «Изменить расписание»:

А тут уже указываете время какое считаете нужным. Думаю, каждый понедельник в час ночи будет самый приемлемый вариант. День недели Вы, конечно, выставляйте на своё усмотрение, в зависимости от того, когда у вас обычно накапливаются изменения данных, а вот время лучше выбирать ночное. Всё-таки процесс это долгий, да и ответственный и лучше ему не мешать в этот момент:

Потом нажимаем «Сохранить параметры и выйти». Всё теперь каждый раз в указанное время будет автоматически начинаться архивирование ваших данных. Ну, конечно, если Вы не забудете подключить к компьютеру внешний жёсткий диск. Вот так выглядит сам архив:

По архивации данных Windows 7 всё. Разберём следующий момент.

Лучшие ответы

Grigory: ►Архивация — подготовительная обработка (сбор, классификация, каталогизация, сжатие (для цифровой информации)) данных для долгосрочного хранения или передачи их по сети.Архивация файлов — упаковка нескольких файлов в один файл или поток — архив.

Не следует путать архивацию со сжатием, которое далеко не всегда применяется при создании архива.Архивация (электронное архивирование) — запись информации в электронном виде для долговременного хранения.

Не путать с созданием резервных копий данных.Архивация (сжатие данных) – есть процесс представления информации в ином виде (перекодирования) с потенциальным уменьшением объема, требуемого для ее хранения. Существует множество классов различных алгоритмов сжатия данных, каждый из которых ориентирован на свою область применения.[ Наталия: АРХИВАЦИЯ — компьютерный термин, обозначающий процесс сжатия файла (уменьшение размера в байтах) с помощью специальных программ (архиваторов) , для хранения информации, которая не будет востребована в ближайшее время, или резервного хранения копий файлов.

См. также Разархивация. или Наиболее надежный способ сохранить в целости те данные, с которыми вы работаете на компьютере — это скопировать их на дискету или другой сменный носитель. Таким образом, у вас оказывается вторая, резервная копия всех важных документов. Если хранить эту дискету вдали от компьютера, то вы не потеряете плоды своих трудов при любых бедах и несчастных случаях: вам не страшны ни поломка винчестера, ни разрушительные компьютерные вирусы, ни пожары.

Если хранить эту дискету вдали от компьютера, то вы не потеряете плоды своих трудов при любых бедах и несчастных случаях: вам не страшны ни поломка винчестера, ни разрушительные компьютерные вирусы, ни пожары. Если что-то случилось, просто возьмите диск с резервной копией и восстановите с него рабочие файлы на винчестере. Процесс создания такой аварийной дискеты с личными или деловыми документами и называется резервным копированием или, менее правильно, архивацией данных (англ.

— backup). Большое значение имеет регулярность резервного копирования.

Ведь при восстановлении с резервной копии вы теряете все изменения в документе, которые вносили после ее создания. Поэтому в системах, где надежность особенно важна, резервное копирование производится один-два раза в сутки, да еще ведется история, т. е. хранятся копии, созданные вчера, позавчера и т.

д. В более простых и менее активно эксплуатируемых домашних системах будет достаточно делать 1-4 резервные копии в месяц.

Конечно, в период интенсивной работы над важными документами их необходимо резервировать чаще, например, в конце каждого рабочего дня. Почему резервное копирование неправильно называть архивацией? Если рассуждать на пользовательском уровне, то в принципе речь здесь идет об одном и том же. Архивация — это сжатие (упаковка) данных в архив с помощью специальной программы «архиватора».

Архивация — это сжатие (упаковка) данных в архив с помощью специальной программы «архиватора».

Когда Вы создаете архив, одновременно Вы получаете копию ваших данных в упакованном виде. И, если при упаковке не удаляется исходная информация, а чаще всего именно так и происходит, то в этом случае архивацию можно назвать резервным копированием, но не наоборот.

Резервирование как таковое — это обыкновенное копирование, не подразумевающее сжатие данных, поэтому резервное копирование неправильно называть архивацией. Дело осложняется тем, что когда речь заходит о периодичности резервного копирования, в технической литературе появляется еще одно понятие — архивирование, которое созвучно, но по своему значению еще более отлично от архивации. В сложных иерархических системах резервному копированию отводится роль создания одной постоянно перезаписываемой копии данных, необходимой для оперативного восстановления работоспособности системы, а архивирование представляет собой перенос на другой накопитель данных, предназначенных для долговременного хранения.

И так: Архивация — синоним сжатия, применяется для упаковки данных в целях экономии дискового пространства, и может являться составной частью, как архивирования, так и резервного копирования. .alexline /v_ask

Наши преимущества

, создавая системы электронных архивов, обеспечивает:

надежную комплексную защиту информации на каждом уровне доступа;
четкое ограничение и разграничение прав доступа для всех сотрудников организации к документам разного уровня секретности и важности;
конструктивную систематизацию информации посредством создания единой базы документации бухгалтерского, договорного и юридического характера;
хранение бумаг после организации электронного архива с обеспечением полноценного и быстрого доступа;
ведение строгого учета всей отсканированной документации и контроль любых обращений к ней со стороны персонала организации.

Для каждого клиента мы разрабатываем индивидуальную схему сотрудничества, учитывая особенности ведения документооборота конкретного предприятия.

Доверив нам ведение электронного архива, вам не придется привлекать дополнительных специалистов в штат, сэкономив таким образом на ежемесячной оплате их услуг. Мы гарантируем конфиденциальность, безопасность и полную защищенность хранимой архивной информации.

Архивация: это что такое?

Многие начинающие пользователи смотрят на этот инструмент, так сказать, сквозь пальцы, считая его абсолютно бесполезным, не говоря уже о том, что архивные копии используют уж слишком много зарезервированного дискового пространства.

Самая главная ошибка состоит в том, что не все понимают, что архивация – это средство восстановления не только работоспособной системы, но и установленных программ или пользовательских файлов. Процесс несколько напоминает то, с чем пользователь сталкивается при восстановлении Windows из контрольной точки, когда система создает резервную копию состояния на определенный момент времени. Однако отличие состоит в том, что при стандартном восстановлении приложения, установленные по времени после выбранной точки, из системы удаляются. В случае с архивацией (если настроить расписание) вся информация будет сохраняться автоматически, и при этом изменения, вносимые пользователем в файлы, также будут фиксироваться. Да и восстановить систему из такой копии намного проще и быстрее.

Восстановление данных из архива

Восстановить данные из архива можно как полностью так и частично. Делается это следующим образом. Заходим в главное окно архиватора и нажимаем на кнопку «Восстановить мои файлы». Это, конечно, не единственный метод входа в архив восстановления, но на мой взгляд наиболее удобный:

После этого нам откроется следующее окно, где мы должны либо найти через кнопку «Поиск» нужную нам папку или файл, либо сделать то же самое через обзор:

После нажатия на «Обзор папок» обычно проходит секунд двадцать, а то и больше, пока покажется следующее окно. Так что не нервничайте и спокойно ждите. Потом выбирайте то что Вам нужно и жмите «Добавить папку»:

Кстати, Вы можете добавить не одну папку, а столько сколько потребуется. А если Вам, например, нужна папка которая находиться внутри «Documents», как в нашем случае, то просто левой кнопкой мыши делаете двойной щелчок и так далее, пока не найдёте то что нужно. После этого идёт следующее окно, где будет видна добавленная папка и нам нужно нажать «Далее»:

В следующем выбираете место куда бы Вы хотели восстановить эту папку и жмёте на «Восстановить»:

После всех этих манипуляций испорченные или утерянные файлы, или папки будут восстановлены.

Как архивировать файлы. Распаковка архивов

Как уже было сказано, создавать и распаковывать архивы формата ZIP компьютер умеет без установки программ-архиваторов, используя «штатные» средства Windows. Для всех остальных форматов архивов понадобится программа-архиватор. Об этом читайте немного ниже.

Сначала давайте научимся работать с ZIP-архивами без архиваторов.

Чтобы создать ZIP-архив без использования программы-архиватора (или если таковой на компьютере не имеется), нужно:

• щелкнуть по архивируемому файлу (папке) правой кнопкой мышки;

• в открывшемся контекстном меню навести указатель мышки на пункт «Отправить». Откроется дополнительное подменю, в котором нужно выбрать пункт «СжатаяZIP-папка» (см. изображение). ZIP-архив появится рядом с файлом-оригиналом.

Для распаковки ZIP-архива достаточно просто дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мышки.

Программ-архиваторов существует много. Но наиболее популярными архиваторами являются:

Порядок работы с ними следующий.

WinRar

Упаковка файла (папки с файлами)

1. Щелкнуть по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.

2. Откроется контекстное меню, в котором выбрать пункт «Добавить в архив …» (см. рисунок ниже)

Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, значит, на компьютере нет программы WinRar. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки см. выше).

Как установить программу на компьютере читайте здесь.

3. Откроется окно (см. изображение ниже), в котором в поле «Имя архива» нужно указать название будущего архива (любое на ваш выбор), а в разделе «Формат архива» отметить галочкой его формат (RAR или ZIP). Затем нажать кнопку «ОК». Окно WinRar закроется, а через непродолжительное время рядом с архивируемым файлом (папкой) появится архив с его копией.

1. Навести указатель мышки на архив и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.

2. Откроется окно программы WinRar, в котором необходимо нажать кнопку «Извлечь…» (см. изображение);

3. Откроется еще одно окно (см. ниже), в котором необходимо указать, куда распаковывать содержимое архива (выделить соответствующую папку в проводнике). Можно вообще ничего не выбирать. В этом случае файлы из архива будут помещены в тот же раздел, в котором находится сам архив. Нажать кнопку «ОК».

Упаковка файла (папки с файлами)

1. Щелкнуть по файлу или папке, которую необходимо заархивировать, правой кнопкой мышки.

2. Откроется контекстное меню, в котором указатель мышки нужно навести на пункт «7-Zip». Рядом появится дополнительное подменю, в котором выбрать пункт «Добавить к архиву…» (см. рисунок)

Если такой пункт в открывшемся меню отсутствует, скорее всего, на компьютере нет программы 7-Zip. Ее необходимо сначала скачать и установить на компьютере (ссылки см. выше).

Как установить программу на компьютере читайте здесь.

3. Откроется окно (см. изображение ниже), в котором в поле «Архив» нужно указать название будущего архива (любое на ваш выбор), а в пункте «Формат архива» выбрать соответствующий вариант (7Z, ZIP или TAR). Затем нажать кнопку «ОК». Окно архиватора закроется, а через непродолжительное время рядом с архивируемым файлом (папкой) появится архив с его копией.

1. Навести указатель мышки на архив и дважды щелкнуть левой кнопкой мышки.

2. Откроется окно программы 7-Zip, в котором необходимо нажать кнопку «Извлечь…» (см. изображение);

3. Откроется еще одно окно (см. ниже), в котором необходимо указать путь для распаковки содержимого архива. Можно ничего не менять. В этом случае файлы из архива будут помещены в тот же раздел, в котором находится сам архив. Нажать кнопку «ОК».

Описанные выше навыки архивирования являются базовыми. Каждая и указанных в этой статье программ-архиваторов имеет множество дополнительных возможностей и разнообразных настроек. Поэкспериментировав с ними самостоятельно, пользователь может сделать свою работу максимально удобной в каждом конкретном случае.

Источник

Архивируем файлы, используя проводник Windows

Если при установке программы была произведена интеграция инструмента в оболочку операционной системы, то для работы можно использовать проводник Windows. Что для этого нужно?

Используя вышеупомянутый проводник, находим папку, которую нужно упаковать, и кликаем по ней правой кнопкой мыши. Сразу же всплывет дополнительное меню, в котором следует выбрать один из предложенных вариантов (формулировки могут варьироваться в зависимости от вашей операционной системы): «Добавить в архив…» или же «Сжать файл в rar».

Все, что остается сделать, это выбрать необходимое действие, а в открывшемся окне указать название архива и настроить подходящие параметры. Разумеется, еще придется сохранить проделанную работу, выбрав для хранения подходящее место в документах.

Как правильно архивировать документы в организации: подготовка архивохранилища

Для обеспечения сохранности материальных носителей организации могут создавать собственные архивы (п.

2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил). В этом случае архивация документов будет проводиться для всех структурных подразделений. Кадровая служба будет передавать в архивохранилище материальные носители по личному составу, в отношении которых законодательство установило предельный срок хранения.

Специальные помещения, сейфы или шкафы должны соответствовать Правилам.

Коммерческие компании вправе не соблюдать установленные Правила.

Единственное условие, которое должно соблюдаться неукоснительно, заключается в обеспечении хранения документов в запирающихся шкафах, чтобы предотвратить попадание пыли, света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Рекомендуем прочесть: Какая сумма президентской стипендии башкортостана

Особенности хранения ООО прописывают в своем уставе. Электронным носителям нужно обеспечить режим хранения, исключающий уничтожение, утрату, искажение содержащейся информации.

По мере устаревания носителей производится их перезапись.

Это регламентировано пунктом 2.32 Правил. Все бумаги и электронные носители с истекшими сроками хранения уничтожают. Для того чтобы упростить процесс уничтожения, документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела.

Для чего они нужны

Архивы также полезны, когда вы хотите отправить несколько файлов кому-то по электронной почте. Вместо того, чтобы прикреплять несколько больших файлов, заархивируйте их в один файл. Архив займет меньше места, его легче прикрепить и отправить по электронной почте и удобнее скачать.

Форматы архивов ZIP или RAR широко используются разработчиками для упаковки своего программного обеспечения. Вам понадобятся архиваторы для извлечения файлов нужных программ.

Чтобы дополнительно защитить информацию в архивах, программы предлагают свои ключи шифрования и возможность поставить пароль на архив.

Что такое архиватор

Архиватор — это специальная программа предназначенная, чтобы упаковывать файлы в архив при этом сжимая их в размере или наоборот распаковать их оттуда.

Программа, чтобы безопасно и без всяких потерь восстановить все файлы из архива, при его создании сохраняет метаданные файлов, такие как: название, время создания, права доступа и т.д. Также, хорошие архиваторы используют только сжатие без потерь для уменьшения веса архива, что в дальнейшем позволяет распаковывать данные с точностью до бита без потери качества.

В зависимости от типа файлов, программа будет по разному их сжимать, некоторые будут сжиматься, как текстовые, что даст значительное уменьшение их размера, а некоторые, как бинарные. Бинарные, сжимаются всегда по разному, все зависит от их характера, так, некоторые могут быть сильно уменьшены в размере, а некоторые в силу своих особенностей практически не уменьшаться.

Требования к архиву

В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:

• помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
• в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
• размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
• устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
• между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
• длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
• дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.

В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.

Программы для архивации файлов

Для архивации файлов windows наиболее распространены две основные программы. WinRar и 7–zip. Обе программы довольно хорошо архивируют. Но у WinRar есть один минус – она платная. Зато, она имеет бесплатный период на 40 дней. В данный период, все её функции отлично работают, в отличие от многих программ с пробным периодом. Скачать WinRar на русском языке.

По прошествии сорока дней, если вы не захотите приобретать WinRar, вы можете просто скачать 7–zip и работать с ней. Я думаю, у вас на компьютере уже стоит одна из программ для архивации файлов.

Для проверки, какая именно, кликнем по любой папочке правой кнопкой мыши. Если среди ваших команд в данном меню появятся команды и изображением трёх разноцветных книг, у вас настроена архивация файлов через WinRar.

Если же, через контекстное меню у вас появится изображение:

У вас стоит архиватор 7–zip.

Цель процесса

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

документация передается в архив только по описи;
если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

• первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
• производится описание документов и непосредственного дела;
• проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
• при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Процесс архивирования

Защита важной бизнес-информации от потерь не только желательна, но и во многих случаях обязательна по законодательным и регуляторным причинам. Для эффективной защиты информации организации должны находить оптимальный баланс между стоимостью архивирования данных и их реальной ценностью

Поэтому подход к реализации архивирования в каждом случае должен включать сбалансированные требования организации в части политик, процедур, персонала и продуктов для реализации процесса архивации данных.

• Политики. В организации должен быть хорошо проработанный план на случай различных катастроф и отказов, приводящих к полной потере данных. В политиках должен быть детально прописан жизненный цикл информации так, чтобы архивные данные с истекшим сроком хранения могли быть быстро и надежно уничтожены и освободили место для новых, подлежащих хранению в течение определенного срока. Должен быть установлен уровень SLA, который определяет, как быстро данные должны быть извлечены и восстановлены из архива в случае необходимости.
• Процедуры. На случай необходимости восстановления данных из архива должно быть детальное описание процедуры такого восстановления с тем, чтобы они были восстановлены целиком и за строго определенный промежуток времени. Эти процедуры должны легко администрироваться в случае распределенной структуры организации, чтобы быстро и безопасно проделать эту работу в случае потери данных в каком-либо филиале или региональном офисе.
• Персонал. Персонал организации, ответственный за архивацию данных, должен иметь возможность централизованного мониторинга системы при минимальном обучении. В его распоряжении должны быть средства оптимизации системы; кроме того, он должен понимать, что данные архивируются в соответствии с их предназначением и установленной процедурой. Персонал должен уметь настраивать систему и быстро находить ошибки, чтобы данные не оставались незащищенными.
• Продукты. Продукты для архивации должны удовлетворять требованиям организации, архитектура должна соответствовать операционной системе и приложениям, используемым в организации. Должна поддерживаться распределенная модель хранения и администрирования. Должна обеспечиваться защита данных при помощи достаточно сильного шифрования и вирусного сканирования. ПО системы архивации следует регулярно обновлять, отслеживать появление обновлений ПО продуктивных серверов и учитывать эти изменения. Должны также обеспечиваться ясные отчеты о работе, состоянии и выдача предупреждений в случае обнаружения сбоев.

Процесс архивирования данных в организации