Расходы для определения налога на прибыль: классификация, как и зачем делить их на прямые и косвенные, что относится к внереализационным, какие расходы нельзя учесть

Расходы на содержание транспорта

В расходы на содержание транспорта компания включает траты на ГСМ, ремонт и покупку комплектующих для автомобилей, стоимость услуг страховой компании, парковку и штрафы ГИБДД.

Траты на бензин, дизельное или иное топливо для автомобиля относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако компания может учитывать их и как прямые расходы, опираясь на письмо Минфина России от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67. Например, если на автомобиле доставляется продукция покупателям, траты на ГСМ в таком случае можно учесть в материальных расходах. А вот если ТС предназначено для перевозки топ-менеджеров фирмы, стоимость ГСМ является прочими расходами и косвенными тратами. Эти нюансы следует закрепить в учетной политике.

Обязательным документом, без которого нельзя списывать траты на ГСМ, является путевой лист. Подробнее о том, как его заполнять, читайте в статье «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».

Покупку запчастей и ремонт ТС следует отнести к косвенным расходам и полностью списать в том отчетном периоде, в котором эти траты были понесены (п. 1 ст. 260 НК РФ). Списываются расходы на ремонт на основании:

• акта выполненных работ, счета-фактуры и платежных документов, если ремонт выполняла сторонняя фирма;
• сметы ремонтных работ, накладной на отпуск запчастей со склада, акта приема выполненных работ, акта списания изношенных запчастей, если ремонт был проведен своими силами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Траты на ремонт должны быть экономически оправданными. Если, к примеру, вместо сломавшейся автомагнитолы будет установлена дорогостоящая звуковая система, налоговики посчитают это излишеством и снимут расходы, поскольку на способность авто приносить прибыль качество звука не влияет

Любое транспортное средство должно быть застраховано и на него оформлен полис ОСАГО (ст. 4 закона «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев ТС» от 25.04.2002 № 40-ФЗ). Расходы на ОСАГО являются косвенными тратами и должны быть учтены в составе прочих расходов компании равными суммами в течение срока действия договора (п. 1 ст. 263, п. 6 ст. 272 НК РФ).

Дополнительно к ОСАГО компания может купить КАСКО. Это ее право, а не обязанность. КАСКО предоставляет расширенную страховую гарантию на автомобиль, поэтому стоит дороже. Траты на полис КАСКО относятся к прочим расходам компании (п. 3 ст. 263 НК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! «Упрощенцы» могут учесть в расходах только ОСАГО, но не КАСКО (подп. 7 п

1 ст. 346.16 НК РФ).

О бухгалтерском и налоговом учетах затрат на транспорт при УСН читайте в статье «Транспортные расходы при УСН «доходы минус расходы».

Стоимость платной парковки можно учесть для целей налогообложения в качестве косвенных расходов (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для списания затрат будет служить парковочный чек, кассовый и товарный чек, а также акт об оказании услуг, если заключается договор долгосрочной аренды машино-места.

А вот если автомобиль попал на штрафстоянку или водитель нарушил ПДД, то оплату штрафов учесть в расходах нельзя в любом случае, как и любые другие административные штрафы (п. 2 ст. 270 НК РФ).

Как учесть прямые и косвенные расходы в производстве

Прямые и косвенные расходы, связанные с производством и реализацией, вы учитываете по-разному (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Прямые расходы на производство

Состав прямых расходов при производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг) вы определяете самостоятельно, с учетом специфики своего производства, исходя из требований п. 1 ст. 318 НК РФ.

Признать в расходах текущего периода вы можете лишь те прямые расходы, которые приходятся на реализованную в этом периоде продукцию. Для этого необходимо распределять прямые расходы на относящиеся к реализованной продукции, незавершенное производство (НЗП), остатки готовой продукции на складе и остатки отгруженной, но не реализованной продукции (п. 2 ст. 318, ст. 319 НК РФ). Порядок учета прямых расходов при выполнении работ и оказании услуг имеет некоторые особенности.

 Состав прямых расходов на производство

К прямым расходам на производство и реализацию относятся, в частности (п. 1 ст. 318 НК РФ):

расходы на приобретение сырья и материалов, используемых в производстве (пп. 1 п. 1 ст. 254 НК РФ);

расходы на приобретение комплектующих и полуфабрикатов, указанных в пп. 4 п. 1 ст. 254 НК РФ;

расходы на оплату труда персонала, который занят в процессе производства, а также начисленные на эти суммы страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ, страховые взносы от несчастных случаев;

суммы начисленной амортизации по основным средствам, используемым в производстве.

Конкретный состав прямых расходов вы определяете сами исходя из специфики своей деятельности и закрепляете его в учетной политике (п. 1 ст. 318 НК РФ).

 Как распределяются прямые расходы

Прямые расходы при производстве продукции вы распределяете (п. 2 ст. 318, ст. 319 НК РФ):

на расходы, которые приходятся на реализованную в текущем отчетном (налоговом) периоде продукцию;

незавершенное производство (НЗП);

остатки готовой продукции на складе;

остатки отгруженной, но нереализованной продукции.

Учесть в расходах текущего отчетного (налогового) периода вы можете только те прямые расходы, которые приходятся на продукцию, реализованную в этом периоде продукцию (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Прямые расходы на выполнение работ распределяются только на относящиеся к реализованным работам и на НЗП (п. 1 ст. 319 НК РФ).

Прямые расходы на оказание услуг вы можете по своему выбору (п. 2 ст. 318, п. 1 ст. 319 НК РФ):

либо распределять на относящиеся к реализованным услугам и на НЗП,

либо не распределять вовсе, а признавать полностью в том периоде, когда они осуществлены.

Порядок распределения прямых расходов на НЗП и на изготовленную в текущем месяце продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) вы определяете самостоятельно. Этот порядок необходимо закрепить в учетной политике (п. 1 ст. 319 НК РФ).

Косвенные расходы на производство

К косвенным относятся расходы, которые не вошли в состав прямых или внереализационных расходов (п. 1 ст. 318 НК РФ).

К примеру, к косвенным расходам можно отнести затраты на заработную плату управленческого персонала, а также сотрудников подразделений, не занятых непосредственно в производстве.

Перечислять косвенные расходы в учетной политике не нужно: расходы на производство и реализацию, которые вы не указали в качестве прямых, будут относиться к косвенным расходам (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Можно ли расходы на услуги сторонних организаций относить к косвенным

Полагаем, рискованно относить к косвенным расходы на те услуги сторонних организаций, которые являются частью вашего технологического процесса и (или) их можно соотнести с конкретными производственными результатами.

Сокращаем перечень прямых расходов

Насколько свободной может быть организация в части определения перечня конкретных разновидностей прямых расходов?

Существует точка зрения, согласно которой налогоплательщик имеет полное право определять перечень прямых издержек так, как посчитает нужным. Например, ориентируясь на извлечение наибольшей коммерческой выгоды. Подобной позиции в ряде случаев придерживаются также официальные инстанции и суды (постановление ФАС Северо-Западного округа от 04.10.2011 № А56-55568/2010).

Важно! Отнесение издержек к прямым либо косвенным всегда должно быть обоснованно (письмо ФНС России от 24.02.2011 № КЕ-4-3/2952) и не может к тому же противоречить положениям НК РФ (определение ВАС РФ от 13.05.2010 № ВАС-5306/10). Гораздо проще сужать перечень прямых расходов тем фирмам, которые выпускают относительно немного разновидностей продукции, и совсем просто, если речь идет всего об 1 типе товаров

В этом случае к косвенным можно относить практически любые непроизводственные издержки, например те, которые связаны с арендой или зарплатой персонала, не вовлеченного в процесс выпуска товаров

Гораздо проще сужать перечень прямых расходов тем фирмам, которые выпускают относительно немного разновидностей продукции, и совсем просто, если речь идет всего об 1 типе товаров. В этом случае к косвенным можно относить практически любые непроизводственные издержки, например те, которые связаны с арендой или зарплатой персонала, не вовлеченного в процесс выпуска товаров.

Отметим, что политика сокращения перечня прямых издержек не всегда может рассматриваться как приносящая экономическую выгоду. Это может прослеживаться в 2 аспектах:

• Во-первых, предприятие может выпускать товары с выраженным сезонным спросом, например мороженое или прохладительные напитки. В этом случае фирме может быть выгоднее сокращать налоговую базу именно в период менее интенсивных продаж — за счет сумм, не зачтенных в уменьшение налогов в теплое время года.
• Во-вторых, размер сумм, доступных для использования к уменьшению налоговой базы, не всегда адекватен налоговым и репутационным рискам, которые могут возникнуть при тех или иных манипуляциях с определением прямых и косвенных расходов. Фирме может быть попросту выгоднее воспользоваться уменьшением налога чуть позже, чем тратиться на судебное противостояние с ФНС и впоследствии восстанавливать имидж на рынке.

Состав прямых и косвенных расходов

Состав прямых и косвенных расходов отличается для и организаций.

Производство товаров, работ или услуг

Какие расходы при производстве товаров, работ или услуг относить к прямым, а какие к косвенным, вы вправе определить самостоятельно. Перечень расходов утверждает руководитель организации и фиксирует его в учетной политике.

Делая выбор, руководствуйтесь следующими принципами. В составе прямых расходов отражайте те затраты, которые непосредственно связаны с производством или реализацией. При этом можно ориентироваться на отраслевую специфику и исходить из конкретных особенностей производственного процесса в самой организации.

Обычно к прямым расходам производств относят:

материальные затраты. В частности, издержки на покупку сырья и материалов, которые будут использованы непосредственно в производстве, а также комплектующих изделий, подвергающихся монтажу, и полуфабрикатов, требующих дополнительной обработки;

расходы на оплату труда сотрудников, занятых в производственной деятельности, и взносы на социальное страхование, начисленные с этих сумм. То же касается и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

амортизацию основных средств, которые используют при производстве товаров, работ или услуг.

Это следует из пункта 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Остальные расходы, которые напрямую с производством не связаны или согласно техническим регламентам в него не включены, относят на косвенные. Кроме внереализационных расходов – их считают отдельно.

При этом косвенными признавайте только такие расходы, которые невозможно отнести к прямым по объективным причинам. Например, затраты на сырье и материалы, которые включают в себестоимость единицы продукции, можно отнести только к прямым.

Все это следует из статьи 318 Налогового кодекса РФ. Подтверждают это письма ведомств – Минфина России от 7 февраля 2011 г. № 03-03-06/1/79 и ФНС России от 24 февраля 2011 г. № КЕ-4-3/2952@. Аналогичная позиция выражена и в определении ВАС РФ от 13 мая 2010 г. № ВАС-5306/10 и постановлении ФАС Уральского округа от 25 февраля 2010 г. № Ф09-799/10-С3.

Торговля

Для торговых организаций перечень прямых расходов фиксированный. Он приведен в статье 320 Налогового кодекса РФ. К прямым затратам относятся:

покупная стоимость товаров. Как ее считать, организации вправе определить самостоятельно. Например, можно включить в нее расходы, которые связаны с покупкой товаров. Это, в частности, траты на фасовку, складские и другие затраты, оплаченные другой организации. Выбранный вариант закрепите в учетной политике для целей налогообложения;

расходы на доставку товаров до склада покупателя (когда их считают отдельно от стоимости самих товаров).

Все остальные расходы (кроме внереализационных расходов, предусмотренных ст. 265 НК РФ) относятся к косвенным и уменьшают доходы от реализации текущего месяца.

Такой порядок предусмотрен статьей 320 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли отнести к прямым расходам при расчете налога на прибыль затраты на доставку товаров от поставщика к себе на склад собственным транспортом? Организация занимается торговлей.

Да, можно.

Затраты на доставку товаров до склада покупателя торговая организация должна включать в состав прямых расходов. При этом каких-то отдельных условий или ограничений не установлено

И значит, не важно, платит покупатель за доставку сторонней организации или перевозит товар собственными силами

А вот расходы на содержание собственного автотранспорта, занятого перевозкой товаров, нужно относить к косвенным расходам. Они напрямую не связаны с приобретением товаров. Это следует из положений статьи 320 Налогового кодекса РФ. Аналогичное мнение выражено и в письме Минфина России от 13 января 2005 г. № 03-03-01-04.

Ситуация: может ли торговая организация отнести к прямым расходам при расчете налога на прибыль затраты на доставку товаров, которые она отгружает покупателям непосредственно со складов изготовителей? Организация занимается торговлей.

Нет, не может.

К прямым расходам относят затраты на доставку покупных товаров (транспортные расходы) только до склада организации, если они не включены в цену их приобретения. Поскольку при транзитной торговле товар отгружают сразу покупателю, минуя собственный склад, указанные условия не выполняются. Поэтому такие транспортные издержки надо рассматривать как расходы, связанные не с приобретением, а с продажей товара.

Расходы, связанные с транспортировкой реализуемых товаров, являются косвенными. При этом они уменьшают доходы от реализации именно этих товаров. Такой порядок следует из положений статьи 286 и абзаца 3 статьи 320 Налогового кодекса РФ.

Как правильно списать прямые расходы в налоговом учете?

Для корректного определения суммы затрат, относящихся к проданной продукции текущего месяца, необходимо предварительно получить следующие данные:

• суммы незавершенного производства;
• количество и сумму товаров отгруженных, но не относящихся к категории реализованных;
• не нашедшая покупателей часть товаров на площадках хранения.

Затраты, квалифицируемые как прямые и оставшиеся «внутри» данных объектов, учитывать при налогообложении прибыли не нужно.

После изменения учетной политики в середине периода какая-то часть прямых затрат может преобразоваться в косвенные. Те прямые расходы, которые остались в составе незавершенного производства, следует после изменений в политике списывать по мере продажи остатков. Об этом в письмах от 15.09.2010 № 03-03-06/1/588, от 20.05.2010 № 03-03-06/1/336 говорят представители Минфина. В то же время есть судебная практика, позволяющая не действовать подобным образом, а единовременно списать расходы незавершенного производства, если они были квалифицированы в компании как косвенные, с месяца изменений в порядке учета.

Нормируемые расходы. Представительские расходы

К представительским расходам относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• Расходы на официальный прием (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие). Место проведения приема значения не имеет;
• Расходы на обслуживание (транспортное обеспечение, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков) представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, участников, прибывших на заседания совета директоров и иного руководства. Минфин разрешил принимать физических лиц (Письмо Минфина РФ от 03.06.2013 N 03−03−06/2/20149).

Затраты на фуршет, теплоход и артистов не учитываются в представительских расходах (Письмо Минфина РФ от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

Представительские расходы для целей НУ учитываются в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный период. Для признания представительских расходов в НУ необходимо, чтобы они были:

• экономически обоснованы (подписание договоров, привлечение новых клиентов, увеличение объема продаж (Постановление ФАС Уральского округа от 19.01.2012 N Ф09-9140/11);
• документально подтверждены;
• учитывались в расходах согласно нормативу (4%).

Ранее ФНС требовала оформлять следующие документы для подтверждения представительских расходов (Письмо Минфина РФ от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26):

1. Приказ об организации мероприятия;
2. Смета на проведение мероприятия;
3. Отчет о проведенном мероприятии;
4. Первичные документы, подтверждающие расходы.

Глава 25 НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы.

Теперь перечень документов для подтверждения представительских расходов сокращен (Письмо Минфина РФ от 10.04.2014 N 03−03−РЗ/16288, Письмо ФНС РФ от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852.) Подтверждающим документом может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. В отчете безопаснее указать информацию о мероприятии, дате, месте, его цели, представителях сторон, результатах, достигнутых по результатам приема и т.д.

Методика анализа косвенных затрат

Анализ косвенных издержек осуществляется с целью поиска резервов их снижения без ухудшения качественных характеристик продукта.  

Чаще всего аналитические мероприятия проводятся в следующие несколько этапов:

• Сравнение косвенных издержек на рубль продукции в динамике и с плановыми показателями;
• Исследование факторов и причин, инициировавших эти изменения;
• Рассчитываются отклонения от сметных показателей и изучается их изменение в динамике по каждой статье трат;
• Исследуются причины и обоснованность экономии/перерасхода, дается положительная либо отрицательная оценка этим явлениям, делаются выводы, формулируются рекомендации.

Виды расходов

Расходы для налога на прибыль делятся на три вида:

1. Расходы на производство и реализацию;
2. Внереализационные расходы;
3. Расходы, не включаемые в налоговую базу.

Здесь, так же как и с доходами: первые два вида расходов непосредственно влияют на величина налога, расходы третьего вида никаким образом и ни при каких обстоятельствах в расчете налога не участвуют.

Какие расходы к какому виду относятся? Рассказываем по порядку.

Расходы на производство и реализацию

Эти расходы относятся к основной деятельности и имеют свою классификацию. Этот вид расходов подразделяется на 4 группы:

• Материальные расходы;
• Расходы по оплате труда;
• Амортизация;
• Прочие расходы.

Каждая группа расходов имеет свой перечень и особенности.

Приведем основные его пункты:

• Затраты на сырье / материалы, необходимые для производства, а также для упаковки и подготовки продукции к реализации;
• Затраты на инструменты, инвентарь, оборудование, спецодежду, СИЗ и другое имущество, которое не является амортизируемым;
• Затраты на покупку комплектующих, полуфабрикатов;
• Затраты на топливо, энергию, воду;
• Затраты на приобретение услуг (или работ) производственного характера (могут выполняться как сторонними юрлицами или ИП, так и собственными структурными подразделениями);
• Недостачи и потери от порчи в процессе хранения (а также транспортировки) МПЗ в границах норм естественной убыли;
• Технологические потери, произошедшие в процессе производства / транспортировки (если к продукции применимо понятие «технологические потери»).

Назовем основные:

• Заработная плата, начисленная в соответствии со ставками / окладами / сдельными расценками и т.п.;
• Выплаты, носящие стимулирующий характера – сюда относятся премии, надбавки, бонусы;
• Выплаты компенсирующего характера – здесь можно в качестве примера назвать надбавки за работу в ночное время, за выход в праздники, за совмещение профессий и т.д.;
• Отпускные и денежные компенсации в случае неиспользованного отпуска;
• Единоразовые выплаты за выслугу лет;
• Надбавки, полагающиеся за стаж работы на территориях Крайнего Севера, а также выплаты по региональным коэффициентам в связи с работой в сложных климатических условиях;
• Страховые взносы по договорам обязательного страхования;
• Другие расходы в пользу работника согласно положениям трудового / коллективного договора.

Перечень прочих расходов можно найти в ст. 264 НК РФ, основными из них являются:

• Налоги / сборы / таможенные платежи;
• Расходы на сертификацию продукции;
• Комиссионные сборы за услуги, оказанные юрлицу другими организациями;
• Расходы по набору работников;
• Арендная плата и лизинговые платежи;
• Затраты на содержание служебного транспорта;
• Расходы на командировки;
• Расходы на различные консультационные / юридические / аудиторские / информационные услуги;
• Расходы на публикацию отчетности и представление форм статистического наблюдения в соответствующие органы;
• Представительские расходы;
• Покупка канцелярских товаров;
• Оплата почтовых / телефонных и прочих подобных услуг;
• Приобретение программ для ЭВМ;
• Другие прочие расходы.

Внереализационные расходы

К этому виду расходов относится все, что не связано ни с производством, ни с реализацией. Список смотрим в ст. 265 НК РФ. Среди основных представителей этой группы можно назвать:

• Проценты по долговым обязательствам;
• Расходы на выпуск своих ценных бумаг и обслуживание приобретенных ценных бумаг;
• Отрицательная курсовая разница, получившаяся в итоге переоценки авансов (выданных / полученных);
• Расходы на создание резерва по сомнительным долгам;
• Затраты, понесенные на ликвидацию основных средств, их консервацию и расконсервацию;
• Судебные издержки;
• Расходы на банковские услуги;
• Убытки прошлых лет, которые были выявлены в текущем периоде;
• Суммы безнадежного долга;
• Потери от простоев из-за внутрипроизводственных причин;
• Выявленная недостача МПЗ;
• Потери от стихийных бедствий – пожары, наводнения и т.п.;
• Другие расходы, если они имеют обоснование.

Расходы, не учитываемые для расчета налога

Этим расходам посвящена ст. 270 НК РФ. Они не принимают участия в расчете налога, поэтому уменьшить на них свою прибыль нельзя. К таким расходам, например, относятся:

• Дивиденды, начисленные с прибыли после уплаты налога;
• Пени, штрафы и прочие санкции, уплачиваемые в бюджет;
• Взносы в уставный капитал, вклады в простое / инвестиционное товарищество;
• Предварительная оплата товаров (работ / услуг) — при использовании организацией метода начисления;
• Безвозмездно переданное имущество;
• Материальная помощь работникам;
• Другие расходы из ст. 270 НК РФ.

Другие виды затрат для финансового учета

Для финансового учета расходы разделяют еще на два вида.

• Постоянные — они не связаны напрямую с объемом продукции. Если выпуск увеличить или уменьшить, постоянные расходы не изменятся. Например, зарплата бухгалтера не изменится, если вы станете производить не 100, а 200 тортов в месяц. Поэтому это постоянная трата.
• Переменные — зависят от количества выпускаемой или реализованной продукции и меняются пропорционально. Например, если вы увеличиваете производство тортов со 100 до 200 в месяц, то одновременно растет и количество трат на сахар.

Виды затрат можно комбинировать. Обычно прямые затраты влияют на себестоимость, поэтому их относят к переменным. Например, затраты на полуфабрикаты: чем больше производим, тем больше расходуем, поэтому это прямая переменная категория.

Существуют исключения — допустим, расходы на рекламу не отражаются напрямую на себестоимости производства и являются косвенными затратами. Но с помощью веб-аналитики мы можем посчитать, сколько нужно рекламных денег на продажу одной единицы товара — например, с помощью ретаргетинга. Если захотим продавать больше, придется увеличивать бюджет. Поэтому это косвенная переменная трата.

Проверьте, куда уходят деньги, чтобы принимать правильные управленческие решения

Постоянные и переменные затраты используют обычно для финансового учета и планирования бизнеса — это условные понятия, закон не регулирует и не обязывает вас отслеживать их. Прямые и косвенные нужны для бухучета, они основаны на других критериях. Если вы определяете доходы и расходы по методу начисления, то их нужно отслеживать и определять, это требование закона.

Учет прямых затрат

Существует определенное правило, по которому проводится учет прямых затрат на производство: производственные прямые расходы при исчислении налога на прибыль учитываются в той части, которая непосредственно относится к реализованным товарам или оказанным услугам. Остальные суммы прямых расходов можно отнести как к незавершенному производству, так и учесть их при последующей отгрузке продукции со склада. Таким образом не происходит списание прямых расходов, не относящихся к отгруженной продукции налогового (отчетного) периода, что влияет на итоговую сумму образовавшегося налога.

При составлении бух. проводок прямые расходы принято учитывать на сч. 20, а также сч. 23. Образование этих затрат отражается следующими записями:

Дт 20 (23) ― Кт 02, 10, 60, 68, 69, 70.

По кредиту учитываются источники образования прямых расходов.

В организациях, работающих в сфере торговли, прямые расходы отражаются по счету 41 «Готовая продукция» и относятся на себестоимость. К прямым затратам относятся приобретенные товары, предназначенные для дальнейшей перепродажи, а также транспортные расходы. Транспортные расходы в данном случае учитываются в части затрат на доставку товара до склада покупателя. Прочие транспортные расходы можно отнести к косвенным.