Образец и бланк номенклатуры дел отдела кадров на 2021 год

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов

Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

Сроки хранения кадровых документов

Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии — по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации

В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)

Общество с ограниченной ответственностью «Восход»

(ООО «Восход»)

Отдел кадров

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

15.12.2014 N 1

Москва

На 2015 год

Начальник отдела кадров                 Сомова                  В.И. Сомова                                      14.12.2014Архивариус                              Ильина                  Д.Л. Ильина                                      15.12.2014

Приложение 2

Какие операции с номенклатурой дел выполняются в конце календарного года?

Выясним, что говорится в нормативных документах.

В Правилах организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее – Правила 2015), которые носят нормативный, т.е. обязательный, характер, содержится следующее положение:

Извлечение

из Правил 2015

4.18. Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет <1> согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.

———————————

<1> В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

А вот что говорится в знакомых каждому, кто занимается хранением документов, Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила):

Извлечение

из Основных правил

3.4.6. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сразу заметно, что в Правилах 2015 нет условия о том, что номенклатура дел обновляется ежегодно. Создается впечатление, что этот документ, единожды изданный, сохранится в первозданном виде, пока организация не «изменит свои функции и структуру». Однако это невозможно (мы уже говорили о том, что организация развивается, и состав ее дел меняется медленно, но постоянно).

Если обратиться к форме итоговой записи к номенклатуре дел, предложенной в Правилах 2015 (см. Приложение № 25), то можно увидеть, что заголовок к ней такой же, как и в Основных правилах: Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации.

Очевидно, что итоговая запись, как и раньше, составляется каждый год. Условие о ежегодном закрытии номенклатуры дел соблюдено, а на замену ей, как и прежде, должна прийти очередная номенклатура на следующий календарный год.

Старый документ новому не помеха

Несмотря на то что Основные правила являются методическим, а не нормативным документом, специалистам будет трудно полностью отказаться от их использования в архивном деле. С изданием Правил 2015 Основные правила никто не отменял, и нет причин для того, чтобы не применять этот подробный и привычный документ во вторую очередь и в отсутствие противоречий с Правилами 2015.

Таким образом, ежегодно над номенклатурой дел производятся следующие действия (см. схему).

Все эти действия выполняются в последнем квартале календарного года. Как показывает практика, обычно это происходит в декабре (или в ноябре, если требуется согласование с ЭПК архивного учреждения). Рассмотрим последовательно каждый из этих процессов.

Уточнение номенклатуры дел

Под ежегодным уточнением номенклатуры дел подразумевается:

• обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
• обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

Поскольку выполнить эту работу предстоит на уровне всей организации, секретарю не обойтись без помощи коллег из структурных подразделений. Они знают состав дел своего отдела гораздо лучше, чем секретарь. Последний организует сбор информации и ее анализ.

Сбор информации производится с помощью служебной переписки (Пример 1).

Срок выполнения задачи, поставленной в этой служебной записке, стандартный. Если работник не в первый раз видит номенклатуру дел своего подразделения и понимает, что от него требуется, он выполнит задание в течение пары часов.

Ответ на служебную записку, подготовленный юридическим отделом, приведен в Примере 2.

Полученную информацию работники архива учтут при составлении номенклатуры дел на следующий год и на ее основе внесут актуальные изменения в действующую номенклатуру. Это нужно делать, если в течение года появились новые дела, например переписка с новым контрагентом.

Правила заполнения и оформления номенклатуры

Документация обладает простой структурой. В законодательстве не закрепляется точная ее форма, поэтому каждая фирма может закреплять собственный образец документа. Но при этом имеются некоторые пункты, которые должны содержаться в тексте в обязательном порядке.

К ним относится:

• полное и точное название компании;
• номер номенклатуры;
• дата ее формирования;
• список документов, который она фиксирует;
• подписи уполномоченных лиц.

В документации отражается, какое количество томов создано для ведения конкретного дела. Указывается, хранятся ли в компании бумаги в электронном или бумажном виде. Если для ведения дел используется компьютер, то все страницы нумеруются по файлам, после чего полученный показатель вносятся в номенклатуру.

Важно! В некоторых компаниях для электронных дел составляется отдельная номенклатура. При оформлении этого документа рекомендуется придерживаться следующих правил:

При оформлении этого документа рекомендуется придерживаться следующих правил:

• допускается вносить информацию через компьютер или от руки;
• намного удобней пользоваться печатным видом, так как в этом случае компактно вносится информация, а также дается возможность при необходимости вносить нужные изменения;
• для оформления используются стандартные листы в формате А4;
• допускается пользоваться для этих целей фирменным бланком компании;
• если в бланке имеется несколько листов, то они обязательно скрепляются, а также нумеруются и штампуются;
• на каждом листе указывается дата формирования;
• на последней странице прописывается, из какого количества листов состоит номенклатура;
• заверяется документация подписью ответственного работника компании.

Обязательно документ формируется в одном экземпляре. Как только он перестает быть актуальным, то передается для хранения в архив.

Процедура заполнения номенклатуры делится на этапы:

• первоначально вносятся стандартные сведения, к которым относится название фирмы, дата формирования документации, а также адрес компании;
• приводятся сведения о должностном лице, занимающемся составлением документа;
• основная часть номенклатуры представлена таблицей, в которую вносится информация о номере дела, его индексе, названии, а также количестве содержащихся томов и документов;
• указывается срок, в течение которого конкретное дело должно храниться в компании, для чего учитываются требования законодательства или информация, закрепленная в учетной политике;
• могут вноситься разные примечания, например, в каком подразделении хранятся дела, а также где располагаются оригиналы тех или иных бумаг;
• в конце указывается должность сотрудника, занимающегося составлением документа.

Как только все нужные сведения будут внесены, номенклатура передается для изучения директору фирмы. Если отсутствуют какие-либо нарушения или проблемы, то она утверждается в компании.

Сроки хранения

При распределении разных документов по делам наиболее часто учитывается основной критерий, представленный сроком хранения.

Бланк номенклатуры дел.

Срок хранения непосредственно номенклатуры дел может быть разным, так как зависит от того, какие именно бумаги в ней указываются. Поэтому данный период может варьироваться от одного года до бессрочного хранения.

Какие документы включаются

При составлении номенклатуры важно регистрировать все дела, которые относятся к деятельности организации. При этом не имеет значения, составляются ли они работниками головного офиса или филиала

К этим бумагам относятся разные приказы, инструкции, учредительные документы, отчеты или иная документация. Сюда включаются даже секретные документы, в которых прописываются конфиденциальные сведения.

Не требуется фиксировать разные печатные издания, которые формируются в компании. Сюда же относятся разные заявления, составленные работниками, внутренняя переписка сотрудников разных отделов или журналы учета.

Не указываются в номенклатуре дела, которые формируются работниками профсоюза. Обычно в номенклатуре имеется сразу несколько разделов, каждый из которых имеет свое предназначение.

Один раздел предназначается для учредительных бумаг, в другой включаются сведения об отчетах и финансовой документации, а в третьем фиксируются документы, относящиеся к деятельности всех сотрудников. На основании такого разделения не составит труда найти нужное дело при необходимости.

Порядок утверждения номенклатуры

Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

• завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
• подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
• согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

• проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
• изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Виды номенклатур

При советской власти все документы были строго унифицированы, то есть должны были применяться во всех организациях. Сейчас применять унифицированные формы не обязательно, но можно их использовать, чтобы упорядочить свои дела.

Есть три варианта номенклатур:

• типовая номенклатура дел (для однотипных отделов или компаний);
• примерная номенклатура дел (скорее, рекомендательная, в которой содержится примерный состав папок, которые нужно завести в компании);
• индивидуальная (её составляют с учётом специфики и структуры компании).

Мы будем говорить как раз об индивидуальной – о кадровой номенклатуре.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2021, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2021 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Утверждаем и вводим в действие

После составления номенклатуру необходимо утвердить. Первым делом данный документ визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив. Затем номенклатура подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. И только после этого номенклатура утверждается руководителем учреждения.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

• в службе делопроизводства – документ постоянного хранения;
• в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);
• в архиве организации;
• рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Обратите внимание

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).

Приведем пример оформления номенклатуры дел.

Начальник отдела

делопроизводства и документоведения Петрова, /А. П. Петрова/

10.11.2013

Начальник архива

Пахомова, /А. Р. Пахомова/

10.11.2013

1. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.