Статья 9. фз о бухгалтерском учете

Оформление документации в бухучете

Важно рассмотреть частные случаи, которые часто встречаются при оформлении документации. Отказ от использования печатей

Основным назначением печати является удостоверение подписи, поставленной ответственным лицом. С 2015 года предприятия печать ставить не обязаны. Информация о печати должна отражаться в Уставе организации (82-ФЗ). Печать необходима только в случаях, установленных федеральными нормативными актами

Отказ от использования печатей. Основным назначением печати является удостоверение подписи, поставленной ответственным лицом. С 2015 года предприятия печать ставить не обязаны. Информация о печати должна отражаться в Уставе организации (82-ФЗ). Печать необходима только в случаях, установленных федеральными нормативными актами.

Она должна присутствовать на следующих документах: двойных складских свидетельствах, актах о возникновении несчастных случаев на производстве, документах, предоставляемых в органы таможни, доверенности, позволяющей представлять интересы юрлица в судебных инстанциях.

Обязательным реквизитом печать не является, однако ее присутствие может предусматриваться формой документа первичного учета, которая утверждена руководителем хозяйствующего субъекта.

Документы, составленные на иностранном языке. К учету могут быть приняты документы исключительно на русском языке. Если документ составлен на другом языке, то должен присутствовать перевод на русский язык, причем он должен быть построчным. Заверение перевода не требуется за исключением случаев, оговоренных Гаагской конвенцией:

1. Нерублевые измерители в документах первичного учета. Данные стоимостного характера в документах бухучета допускается отражать в условных единицах, в валюте, в рублях.
2. Первичка в электронном виде.

402-ФЗ допускает оформление первичных документов хозяйствующими субъектами не только в бумажном, но и в электронном виде.

В электронном документе должны содержаться все обязательные реквизиты, установленные для учетных документов, а также электронная подпись.

Электронные подписи бывают трех разновидностей – простые, усиленные неквалифицированные, усиленные квалифицированные. По мнению Минфина, использоваться может любая из этих трех подписей.

Журнал по учету первичной документации

Ведение такого журнала является скорее правилом рационального ведения документооборота, а не бухучета. Он необходим для регистрация учетных документов — входящих и исходящих первичных документов. Специалисты советуют вести подобный журнал и в тех случаях, когда бухучет ведется без применения специализированных бухгалтерских программ.

К примеру, при использовании 1С журнал документации можно сформировать и вывести на печать при первой же необходимости. Так, реестр документов поступления отобразит документы поставщиков, а реестр кассовых документов, соответственно, документацию по кассе предприятия.

Бухучет, в отличие от налогового, допускает отражение фактов хозяйственной деятельности при отсутствии документов первичного учета, но только в том случае, если позже они все равно поступят.

В этом случае факты хозяйственной деятельности должны отражаться в учете с использованием оценочного значения. Когда документ поступает, его сторнирование не осуществляется. Следует лишь скорректировать дату его поступления.

Данный подход регламентируется 21/2008-ПБУ, 119н-П Минфина, АКПИ16-443-Р ВС.

Исключением из данного порядка выступают документы, касающиеся посреднических сделок. Посредник обязан передавать всю документацию. В случаях, когда отчет по совершенной сделке оформлен с допущением ошибок или неточностей, доверитель может имеет право предъявлять возражения в течение 30 суток с момента его получения (999, 1008 статьи ГК).

Обязательные реквизиты документов учета

402-ФЗ регламентирует требования к обязательным реквизитам документов первичного учета. Всего таких реквизитов семь:

1. Дата составления документа.
2. Его наименование.
3. Название экономического субъекта, который документ составил.
4. Содержание фактов хозяйственной деятельности.
5. Величина денежного или натурального измерения (с единицами измерения).
6. Наименование должностей лиц, ответственных за сделку.
7. Подписи с расшифровками ответственных лиц.

Некоторые документы, не представляющие собой первичную документацию, могут применяться в качестве таковых.

Если организация отражает расходы на арендную плату, то подобные учетные документы — это акты и договор аренды. 611 и 622 статьи ГК устанавливают, что в подобном случае обязательно должны оформляться двусторонние акты приема-передачи подотчетного объекта. Если же рассматривать 753 статью ГК, то первичными документами могут выступать акты одностороннего характера.

Хранение и уничтожение документов бухучета

Порядок хранения первички определяется 558-П Минкультуры. Общий период хранения документации, в соответствии с 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», статья 9, составляет 5 лет. Отвечает за организацию хранения документации руководитель предприятия.

Некоторые документы должны храниться в течение более длительного периода:

1. О приобретении движимого имущества – минимум 10 лет.
2. По сделкам с недвижимым имуществом – бессрочно.
3. Ведомости по выплате дивидендов и командировочные удостоверения по командировкам в области Крайнего Севера – 75 лет.

Если срок хранения внутренних учетных документов истек, их можно уничтожить. Решение о возможности уничтожения должна принимать экспертная комиссия, создаваемая каждый год или действующая постоянно. По результатам деятельности такой комиссии должен быть составлен акт, в котором отражается список документов, подлежащих уничтожению.

Ликвидировать документацию предприятие может собственными силами либо передав ее для этого в специализированную организацию.

Понятийный аппарат

Некоторые термины и их определения, содержавшиеся ранее в аналогичном документе, изложены в новой редакции. Для сравнения приведем их в таблице.

    В редакции Федерального закона               N 402-ФЗ              

   В редакции Федерального закона              N 129-ФЗ

                             Бухгалтерский учет

 Формирование документированной       систематизированной информации об    объектах, предусмотренных            Федеральным законом N 402-ФЗ, в      соответствии с требованиями,         установленными Федеральным законом N 402-ФЗ, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой)           отчетности                          

Представляет собой упорядоченнуюсистему сбора, регистрации иобобщения информации в денежномвыражении об имуществе,обязательствах организаций и ихдвижении путем сплошного,непрерывного и документального учетавсех хозяйственных операций

      Бухгалтерская (финансовая)                   отчетность             

      Бухгалтерская отчетность

 Информация о финансовом положении    экономического субъекта на отчетную  дату, финансовом результате его      деятельности и движении денежных     средств за отчетный период,          систематизированная в соответствии с требованиями, установленными         Федеральным законом N 402-ФЗ        

Единая система данных обимущественном и финансовом положенииорганизации и о результатах еехозяйственной деятельности,составляемая на основе данныхбухгалтерского учета поустановленным формам

 Руководитель экономического субъекта

      Руководитель организации

 Лицо, являющееся единоличным         исполнительным органом               экономического субъекта, либо лицо,  ответственное за ведение дел         экономического субъекта, либо        управляющий, которому переданы       функции единоличного исполнительного органа                              

Руководитель исполнительного органаорганизации либо лицо, ответственноеза ведение дел организации

Отметим, что изменения в понятии бухгалтерского учета связаны отчасти с внесением изменений в перечень объектов учета. Об этом поговорим далее.

402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: сфера действия

Нормативный акт распространяется на:

1. Некоммерческие и коммерческие предприятия.
2. Госорганы, территориальные структуры самоуправления, административные аппараты государственных и местных внебюджетных фондов.
3. ЦБ.
4. Индивидуальных предпринимателей, нотариусов, адвокатов, создавших кабинеты, и иных лиц, осуществляющих частную практику.
5. Представительства и прочие структурные подразделения компаний, созданных по законодательствам зарубежных стран, международные организации и их филиалы, находящиеся на территории РФ, если другое не установлено межгосударственными соглашениями.

Общие требования к первичке

Чтобы первичный документ был признан действительным, необходимо соблюдать требования, предъявляемые к первичке:

• составление документа в бумажной или электронной форме;

• наличие обязательных реквизитов первичного документа по 402-ФЗ (п. 2 ст. 9);

• отображение достоверных фактов хозяйственной деятельности;

• отсутствие ошибок, из-за которых документ могут признать недействительным (любые исправления должны заверяться подписью ответственных лиц);

• наличие подписей ответственных лиц с расшифровкой.

Оформленная в соответствии с требованиями закона первичка обеспечит правильное и достоверное ведение бухучета в организации. Формировать бухгалтерские проводки без наличия подтверждающих документов запрещено. Также недопустимо использовать в учете копии или сканы первичных документов вместо оригиналов, иначе сотрудники налоговой службы могут признать операцию недействительной.

Отсутствие или ненадлежащее оформление первички является грубым нарушением, за которое предусмотрена ответственность. Нарушителям придется платить штрафы, размер которых установлен в ст. 120 НК РФ (от 10 тыс. руб. до 20% от налога, неуплаченного в связи с нарушением, но не менее 40 тыс. руб.).

Комментарий к п. 5 ст. 9

Принципиально новым в норме п. 5 ст. 9 является упоминание об электронных документах и об электронной цифровой подписи.

Как уже отмечалось, действующий в настоящее время Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утрачивает силу с 1 июля 2013 г. Вместо него после указанной даты должен вступить в силу Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ введены, в частности, следующие основные понятия:

• электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
• электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
• закрытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
• открытый ключ электронной цифровой подписи — уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
• сертификат ключа подписи — документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи.

При использовании открытых ключей подписи дополнительные расходы, связанные с применением ЭЦП, как правило, минимальны, а дополнительных мероприятий по обеспечению сохранности сертификата ключа подписи не требуется. Однако на практике при осуществлении коммерческих расчетов, расчетов, связанных с получением бюджетных средств, представлением бухгалтерской и иной отчетности, наиболее целесообразным представляется использование закрытого ключа.

Условия признания ЭЦП установлены нормами ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

• сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
• подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Это интересно: Статья 538 ГК РФ. Ответственность производителя сельскохозяйственной продукции

Особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления установлены ст. 16 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ.

В Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ, который должен вступить в силу с 1 июля 2013 г., существенно изменена терминология. В частности, введены понятия неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей, а также уточнен порядок получения сертификатов ключей, организации взаимодействия между организациями, использующими электронные подписи, и удостоверяющими центрами.

Статьей 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ специально оговорено, что сертификаты ключей подписей, выданные в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», признаются квалифицированными сертификатами в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 1 июля 2012 г., признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Формы первичной учетной документации

Оформление в бухучете учетных документов — это, прежде всего, применение унифицированных и самостоятельно разработанных форм. Использование многих унифицированных с 2013 года обязательным не является.

Все формы первички должны быть утверждены руководителем организации. Обязательными к использованию в настоящее время являются следующие:

1. По учету услуг перевозки грузов (272-П Правительства).
2. По учету труда, его оплаты (1-П Госкомстата).
3. По учету операций кассового характера (88-П Госкомстата, 3210-У Банка РФ).

Стандартная форма предусмотрена также для платежного поручения. В процессе оформления унифицированных форм заполнение учетных документов, а именно всех предусмотренных граф (строк) обязательно. Если какая-либо информация отсутствует, в соответствующей графе должен быть поставлен прочерк.

Стоит отметить, что применение учетных документов, которые в данный момент не обязательны, по-прежнему в организациях используются. С учетом внутренних потребностей предприятия эти формы могут дорабатываться. Их можно сделать более подходящими и удобными для фиксации конкретных хозяйственных действий. К примеру, можно отказаться от использования реквизита печати и пометок лицевой и оборотной стороны.

Цели, предмет, сферы действия Федерального закона N 402-ФЗ

Первое, что сделали законодатели, — конкретизировали цели и предмет нового Закона. Теперь в нем четко сказано, что Федеральный закон N 402-ФЗ устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также к созданию правового механизма регулирования бухгалтерского учета.

Сфера действия Федерального закона N 402-ФЗ обширнее, чем у Федерального закона N 129-ФЗ. В отношении бюджетного сектора отмечено, что данный Закон распространяется на некоммерческие организации (в том числе казенные, бюджетные и автономные учреждения), а также на государственные органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов. При этом отдельным пунктом выделено, что данный Закон применяется при ведении бюджетного учета активов и обязательств РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, операций, изменяющих указанные активы и обязательства, а также при составлении бюджетной отчетности (п. п. 1, 2 ст. 2 Федерального закона N 402-ФЗ).

Также в Федеральном законе N 402-ФЗ, в отличие от Федерального закона N 129-ФЗ, указано, в каких случаях он не применяется. В частности, при создании информации, необходимой для составления экономическим субъектом отчетности для внутренних целей, отчетности, представляемой кредитной организации в соответствии с ее требованиями, а также отчетности для иных целей, если законодательством РФ и принятыми в соответствии с ним правилами составления такой отчетности не предусматривается применение данного Закона (п. 5 ст. 2 Федерального закона N 402-ФЗ).

Цели бухгалтерского учета

Компания должна достоверно отражать свои хозяйственные операции. Они позволяют заинтересованным лицам получать точные сведения об использовании материальных, трудовых ресурсов.

Благодаря ведению бухучета в компании становится возможным:

• вести учет хозяйственной деятельности;
• контролировать соблюдение норм законодательства;
• рационально использовать финансовые, трудовые ресурсы;
• учитывать существующие долги и активы;
• проверять деятельность на соответствие утвержденным нормам и сметам;
• формировать направления развития бизнеса.

Указанные цели достигаются лишь в том случае, когда отражается истинное положение дел. Сейчас многие фирмы стараются засекретить ценную информацию. Для этого подписывают соответствующие договоры с сотрудниками. Но в отношении сведений по бухучету вводить режим коммерческой тайны не допускается.

Заинтересованные лица не могут влиять на составление отчетности. Все операции следует отражать своевременно. Доходы отражаются после совершения операции, а убытки – сразу, как появляется вероятность их возникновения.

Поправки с 2020 года

Важные поправки планируются в будущем году. Госдума уже приняла соответствующий проект закона. Предпринимателей обяжут сдавать отчетность в налоговые органы по месту регистрации. При этом отменят сдачу отчетности в органы статистики.

Фискальные органы будут обеспечивать доступ к этим данным для всех заинтересованных лиц.

Организации госсектора переименуют в бюджетную сферу.  Бухгалтерам придется еще тщательнее проверять все документы. Ведь исправление ошибок после утверждения отчетности будет запрещено для организаций, которые обязаны ее предоставлять. При необходимости исправить ошибки нужно будет соблюсти специальную процедуру взаимодействия с фискальными органами.

Главные бухгалтеры получат большие влияния на весь трудовой коллектив. По их письменному требованию любому работнику придется представить документы, имеющие отношение к бухучету.

Юрист Крапивницкая Анна Владимировна.

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Другие статьи ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 1. Цели и предмет настоящего Федерального закона

Статья 25. Совет по стандартам бухгалтерского учета

Статья 16. Особенности бухгалтерской (финансовой) отчетности при реорганизации юридического лица