Методология проведения инвентаризации на складе

Зачем проводить инвентаризацию на складе

Любая организация обязана предоставлять данные инвентаризации и бухгалтерского учета в налоговую службу (распоряжение «о бухгалтерском учете» п. 2 ст. 12) .

Инвентаризация склада

Инвентаризация обязательно проводится:

  • при смене руководящего состава, передаче имущества другому лицу изменения типа предприятия из государственного или муниципального в унитарный тип;
  • при увольнении более половины сотрудников рабочего коллектива;
  • после обнаружения воровства, порчи или незаконного использования ценных ресурсов, находящихся на складе;
  • перед годовой отчетностью;
  • после повреждения имущества непредвиденными обстоятельствами (пожар, ураган, землетрясение и прочие).

Для предоставления отчета на складе нужно проводить минимум одну инвентаризацию в год. На практике складное помещение проверяется значительно чаще, чтобы не допустить кражи ценного имущества. Но не стоит слишком часто проводить проверку, так как на это уходит время и денежные средства. Также инвентаризация замедляет процесс работы других отделов.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Проводка

Операция

Д 94 — К 10 (41, 43)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 20 (25, 26, 44) — К 94

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

  • если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Проводка

Операция

Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)

Списана стоимость утраченного имущества

Д 73 (76) — К 94

Стоимость недостач отнесена на виновных лиц

Дт 50 (51, 70) — К 73 (76)

Стоимость недостач взыскана с виновного лица

Д 91 — К 94

Сверхнормативная недостача списана в расходы

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли ( НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат ( НК РФ):

  • или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

  • или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов ( НК РФ):

  • или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

  • или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Составные части формы

Опись имеет несколько страниц. Первая является вводной, на ней располагается часть с распиской, второй и последующий элементы представлены в виде таблицы. В заключении ставятся подписи ответственных лиц.

Первая часть формы

В начале указываются принципиально важные моменты. В виде небольшой таблицы в крайней правой стороне листа перечисляются номера формы по ОКУД, ОКПО, код вида деятельности организации, номер документа и дата его составления, две даты: начала и завершения инвентаризации (даже если она проводилась одним днем, указание обеих идентичных обязательно), вид проводимой операции и номер счета бухгалтерского учета. Последние две графы заполняются бухгалтером уже после проставления подписей членов комиссии и рассмотрения руководителем.

Также отдельные строчки оставлены под полное наименование организации (допустимы сокращения до ООО, ОАО, ИП и пр.), название подразделения. Последним в подавляющем большинстве случаев является склад под каким-либо порядковым номером, так как форма ИНВ-5 наиболее распространена в складской политике.

Важный момент! В верхней части непременно должно быть обозначено основание для проведения инвентаризации. Это может быть приказ, уведомление либо распоряжение руководителя компании в целом или ее подразделения.

В любом случае процесс инвентаризации должен производиться под руководством и с ведома заинтересованных лиц. Этот факт должен иметь документальное подтверждение.

Часть с распиской

На первом же листе документа располагается расписка материально ответственного лица о том, что к моменту начала проведения инвентаризации все необходимые для этого документы первичной отчетности были сданы в бухгалтерию, а ТМЦ (товарно-материальные ценности) оприходованы и приняты под ответственное хранение.

Также на начало процесса прохождения проверки все материальные ресурсы, списанные со счетов, должны указываться в бумагах на выбытие. Нежелательно их фактическое нахождение в самом складском помещении во избежание недопонимания.

В расписке также обязательно указывается дата ее подписи и срок снятия остатков материальных ценностей.

Вторая часть формы — табличная

Информация очень компактно размещена в таблице. Использование последней чрезвычайно удобно. Бланк был сформирован в 90-е годы, но до сих пор остается актуальным. Строки таблицы заполняются по мере сличения фактического наличия товарно-материальных ценностей на складе с данными в существующих документах. Столбцы должны содержать следующую информацию:

  • Порядковый номер строки.
  • Название и код по ОКПО поставщика либо получателя.
  • Номенклатурный номер товара, его сорт, вид или группа, полное наименование.
  • Место хранения (обычно указывается номер ячейки или места).
  • Дата, когда был принят товар на ответственное складское хранение.
  • Наименование, номер и дата документа, который свидетельствует о поступлении ТМЦ на склад (например, накладная 25 от 23.08.2019 года).
  • Единица измерения оприходованного товара и код этой единицы по ОКЕИ (г, кг, л, шт. и пр.).
  • Сколько фактически есть ТМЦ, общее количество и стоимость.
  • Сколько товара имеется по данным ведущегося в настоящее время бухгалтерского учета.

Если последние два столбца у одной и той же колонки не идентичны, то это недоработка бухгалтера либо кладовщика (или другого материально ответственного за описываемый товар лица). Форма ИНВ-5 удобна именно тем, что есть возможность проиллюстрировать подобного рода расхождения.

Заключительная часть

Когда инвентаризация близится к завершению, председатель комиссии и все ее члены должны просмотреть составленную таблицу и поставить свои подписи в конце инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение. Подписи будут свидетельствовать о том, что наличие товаров, их фактическое количество и стоимость проверены.

Важно! Отдельно в конце указывается общая сумма всех ТМЦ цифрами и прописью. Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными

В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления

Материально ответственное лицо ставит свою подпись после всех членов комиссии в знак того, что претензий к их работе не имеет и согласен с предоставляемыми данными. В бланке оставлено место для подписей двух таких МОЛ, но их может быть и больше. Ниже подписи ответственного лица обычно располагается подпись бухгалтера, сверяющего произведенные в документе вычисления.

Результаты инвентаризации

В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные ведомостей отвесов сличаются и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Товары заносятся в опись N ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Количество товаров указывают в описи в единицах измерения, принятых в учете.

Инвентаризационную опись можно заполнять как от руки, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Заполнение описи вручную производится либо чернилами, либо шариковой ручкой, причем четко и ясно, помарки и подчистки в описи не допускаются.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров товаров и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти товары показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым текстом правильных данных. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица.

Обратите внимание! В описи не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку

Инвентаризационная опись N ИНВ-3 подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи проверяемое материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией товаров в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи товаров на ответственное хранение.

Если инвентаризация товаров производится в связи со сменой материально ответственного лица, то лицо, принявшее товары, расписывается в описи в их получении, а сдавшее — в том, что они сданы.

На товары, находящиеся на ответственном хранении, составляется отдельная ведомость. В случае если инвентаризация товаров проводится в течение нескольких дней, то складские помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) инвентаризационная опись должна храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально ответственное лицо после инвентаризации обнаружило ошибку в описи, то об этом следует поставить в известность председателя инвентаризационной комиссии, причем сделать это необходимо до открытия помещения, где хранятся товары.

Инвентаризационная комиссия должна проверить данные факты и в случае их подтверждения произвести исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Завершение мероприятия

После составления итоговой документации по результатам проверки формируется протокол о работе комиссии и выполняется расчет расхождений в денежном эквиваленте. Этот показатель может подтвердить убытки или экономию на производстве. Причиной недостачи бывает ненадлежащее хранение, кража, халатность ответственного за ценности лица. Избытки (экономия) в большом размере появляются в результате недобросовестной работы сотрудников или мошеннических действий с первичными документами или программами учета.

Лица, признанные виновными в появлении несоответствий факта с учетными данными, подлежат материальной ответственности. Они компенсируют убытки посредством возмещения положенных сумм из заработка в объеме согласно положениям договора о материальной ответственности и контракта. Руководитель вправе понизить виновную сторону в должности, а при хищении в крупных размерах уволить с предприятия по соответствующей статье Трудового Кодекса или передать дело в правоохранительные органы.

Порядок проведения инвентаризации склада

Согласно правилам проведения инвентаризации на складе подготавливают сличительные ведомости. В процессе пересчета в них будет вноситься текущая информация, связанная с несоответствием по факту со сведениями в документах. Данные заносятся в единый реестр, в который записывают все ведомости и описи. По окончании процедуры формируют заключение согласно информации в реестре.

Товары, которые находятся в складском помещении временно, фиксируют в отдельной ведомости. Все факты несовпадения, в том числе отсутствие, обязательно записываются. Материально ответственное лицо должно быть на рабочем месте во время оформления такого разногласия. При обнаружении неоднозначных ситуаций проводят повторное сличение экземпляров с информацией из сформированного отчета.

Шаг 1. Оформить приказ о проведении инвентаризации

Издание приказа является началом инвентаризационного процесса. Распоряжение составляется в произвольной форме, либо на бланке (ИНВ-22). В нем прописывается причина проведения проверки, состав комиссии, перечень проверяемых запасов или объектов, дата и срок выполнения.

Образец документа

Приказ составляется в соответствии с нормами делопроизводства в печатном варианте по образцу. Это распоряжение дается для ознакомления всем членам инвентаризационной комиссии под подпись на документе.

Шаг 2. Ревизия имущества

Ревизия склада — это выявление фактического наличия запасов и остатков. Сведения записывают в описи по разделам: вид товара, сорт, артикул и прочие важные идентификационные данные согласно пункту 3.15 Методических указаний. Сличение осуществляется посредством перевешивания, перемеривания. информация заносится в ведомость только по факту пересчета, не допускается запись со слов, в том числе заинтересованного лица. Обязательной ревизии подлежат:

  • наименования в пути;
  • выданные товары, оплата по которым ним не получена;
  • ценности компании, хранящиеся на территории других фирм;
  • материалы, переданные для переработки в другие организации.

Тара исследуется комиссией по виду, состоянию и цели использования согласно пункту 3.26 Методических указаний. Если в период проведения процедуры необходимо получить новые товары, их принимают в присутствии комиссии и ставят на приход по окончании инвентаризационной проверки. Факт получения фиксируется в отдельной ведомости.

Если регламент проведения инвентаризации на складе нарушен, сроки проверки затянулись, отпуск продукции допускается после письменного разрешения руководства. Отпущенный товар фиксируется в отдельную ведомость, а выдача выполняется в присутствии комиссии. Если у материально ответственного лица в распоряжении несколько складских помещений, проверка выполняется постепенно. После окончания ревизии помещения его опечатывают пломбиратором и переходят к осмотру следующего.

На что обратить внимание

Проверяя наличие товаров и ценностей на предприятии на текущий период, материально-ответственному лицу и составу комиссии нужно учитывать ряд особенностей процедуры и заполнения ИНВ-3. Пять особенностей процедуры инвентаризации и заполнения акта инвентаризации:

  • При проверке иногда используют бланк ревизии, составленный собственноручно. Но в формуляре указываются реквизиты с унифицированного бланка. Но есть и исключения ─ бюджетные организации, которым унифицированный формат ИНВ-3 обязателен к заполнению.
  • В проверке участвует комиссия, утвержденная руководителем предприятия либо другим лицом, которое инициировало ревизию.
  • Фиксирующий протокол ─ приложение к соответствующему приказу. Поэтому без оглашения и письменного составления последнего акт не имеет юридической силы.
  • Выявленные ТМЦ, которые не учтены бухгалтерией, также вносятся в инвентаризационную опись.
  • При обнаружении товаров, пришедших в непригодность для дальнейшего использования, составляют соответствующий протокол с внесением списка найденных ТМЦ.

Формуляр, в котором фиксируются результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей предприятия, заполняется в обязательном порядке только бюджетными предприятиями, а остальные — по усмотрению руководства. При оформлении бланка участникам нужно опираться на законодательство РФ. Поэтому следует сначала просмотреть заполненные шаблоны протоколов. Также стоит использовать унифицированный бланк, так как там указаны обязательные реквизиты.

Приходные и расходные документы

До начала проверки материально ответственные лица должны сдать в инвентаризационную комиссию последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.

Полученные документы визируются председателем комиссии с наложением надписи «до инвентаризации на «__________» (дата)». В дальнейшем эти документы будут являться для бухгалтерской службы торговой фирмы основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Помимо отчетов о движении товаров материально ответственные лица должны предоставить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все товары, поступившие на их ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товаров. Расписку можно составить в такой форме:

--------------------------------------------------------------------------¬¦                                 РАСПИСКА                                ¦¦    К  началу  проведения   инвентаризации   все  расходные  и  приходны妦документы  на  товарно-материальные  ценности  сданы  в бухгалтерию и вс妦товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность,¦¦приняты на учет, а выбывшие списаны в расход.                            ¦¦                                                                         ¦¦Материально                                                              ¦¦ответственное(ые) лицо(а):  ____________   _________   ________________  ¦¦                             (должность)   (подпись)     (расшифровка    ¦¦                                                            подписи)     ¦L--------------------------------------------------------------------------

Полученные сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), составляемую не менее чем в двух экземплярах.

Заполнение бланка инвентаризации

После того, как товары пересчитаны и данные об их количестве записаны в бумажном бланке, указываем зафиксированное время окончания пересчета и  заполняем номенклатурой вкладку «Результат инвентаризации» в документе инвентаризации уже в программе.

1-й способ

Открываем сохраненный документ инвентаризационной описи и заполняем вкладку «Результат инвентаризации» необходимой номенклатурой. Заполнить документ можно всей номенклатурой из каталога товаров по выбранному складу (Рис.9),

Рис.9 Заполняем документ всей номенклатурой

2-й способ

Можно заполнить документ группой товара из каталога. Для этого, нажимаем «Заполнить» и из предложенных вариантов выбираем «Номенклатурой из группы» (Рис.10):

Рис.10 Заполняем документ номенклатурой из группы

Если при пересчете выявлены позиции товара, которые не попали в бланк инвентаризации, их можно добавить в результаты используя кнопку «Добавить» и выбрать нужную номенклатуру из каталога (Рис.11):

Рис.11 Добавляем нужные позиции кнопкой «Добавить»

3-й способ

Заполняем колонку «Результат инвентаризации» необходимой номенклатурой, после этого нажимаем кнопку «пересчитать» — в документе появится количество учетное, это те данные по остаткам, которые есть в программе. Для заполнения колонки «Кол-во» нажимаем «Заполнять фактическое количество по учетным данным склада»(Рис.12):

Рис. 12 Заполнение фактического количество по учетным данным склада

При таком заполнении  колонка «Кол-во» будет = колонке «Кол.учетное», при этом данные в колонке «кол-во» можем корректировать, согласно тому, какое количество реально есть на складе.

4-й способ

Еще один способ внесения результатов — использование функции «Подбор». Заполняя документ через «Подбор» можно сразу проставлять фактическое количество, для этого, в окне подбора ставим отметку напротив строки «Указывать количество». В данном варианте номенклатуру можно вносить построчно в режиме «подбор из списка» (из каталога номенклатуры) (Рис.13):

Рис.13 Вносим результаты используя функцию «Подбор»

либо при помощи сканера штрих кодов, выбрав режим «подбор по штрих коду» (Рис.14):

Рис.14 Используем режим подбора по штрих коду

Порядок проведения инвентаризации

При проведении инвентаризации следует руководствоваться следующими нормативными документами:

  • Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 г «О бухгалтерском учете».
  • Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 г.№ 49 «Об утверждении методических рекомендаций по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
  • Другие разъясняющие письма Минфина.

Этапы проведения

Создание инвентаризационной комиссии

Созданная комиссия  в обязательном порядке оформляется приказом или другим распорядительным документом. Допускается использовать унифицированную форму ИНВ-22 или разработанную организацией форму.

В приказе оговаривается причина проведения инвентаризации, срок, в который она должна быть закончена и состав комиссии.

Комиссия создается постоянная. В состав рекомендуется включать представителя управленческого аппарата, бухгалтера или иного финансового работника и любых сотрудников независимо от занимаемой должности. Количество членов комиссии не ограничено.

Инвентаризация может быть признана недействительной, если будет проведена комиссией в неполном составе.

МОЛ в комиссию не включаются, но пересчет материальных ценностей в обязательном порядке проводится в их присутствии.

Подготовительные мероприятия

После того как приказ подписан необходимо провести ряд подготовительных мероприятий:

  • Собрать приходные, расходные документы
  • Проверить весы, если инвентаризируемые запасы необходимо будет взвешивать
  • Взять с МОЛ расписку о готовности к инвентаризации, в которой необходимо указать, что все расходные документы и авансовые отчеты сданы в бухгалтерию. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационную опись

Подготовка инвентаризационных описей (актов)

Пересчет материальных ценностей может проводиться в течение нескольких дней. Комиссия визуально осматривает, пересчитывает и взвешивает имущество.

Полученные данные вносятся в инвентаризационную опись  (формы N N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9, ИНВ-15, ИНВ-16).

В конце описи оформляется еще одна расписка МОЛ о том, что пересчитаны  и внесены в опись все материальные запасы.

Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Следующий шаг – анализ полученных данных. Данные из инвентаризационной описи переносятся в сличительную ведомость (форма ИНВ-18, ИНВ -19).

В ней указывается наличие ценностей по данным бухгалтерского учета и проставляется количество выявленное в результате пересчета. В результате может выявиться следующее:

  • Соответствие фактического наличия и данных бухучета
  • Недостача
  • Излишки
  • Пересортица

Сличительных ведомостей, также как инвентаризационных описей может быть несколько. На заключительном этапе проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором полученные результаты обобщаются и составляется протокол заседания.

Для обобщения результатов инвентаризации используется форма ИНВ -26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». В ней указываются обобщенные данные по бухгалтерским счетам.

Пример табличной части формы ИНВ-26

ВЕДОМОСТЬ

УЧЕТА РЕЗУЛЬТАТОВ, ВЫЯВЛЕННЫХ ИНВЕНТАРИЗАЦИЕЙ

Протокол подписывается в обязательном порядке всеми членами инвентаризационной комиссии.

Утверждение результатов инвентаризации

После того как подведены итоги, подписаны все необходимые акты и сличительные ведомости. Издается приказ об утверждении результатов инвентаризации. В приказе необходимо прописать следующие:

  • Утвердить итоги инвентаризации.
  • Бухгалтерии учесть полученные результаты
  • В случае выявления недостачи, привлечь к ответственности виновных лиц (внести в кассу стоимость недостачи)
  • Обязать ответственных лиц предоставить предложения об усилении контроля за сохранностью материально производственных запасов.
  • Указать сроки, в которые приказ должен быть исполнен.

Оборудование и программное обеспечение для проведения инвентаризации товара

Для осуществления инвентаризации товара на складе вам понадобиться следующее оборудование и программное обеспечение:

  • Терминал сбора данных — портативный компьютер, оснащенный встроенным сканером штрих-кодов, с помощью которого устройство сканирует информацию на продукции. Такой терминал собирает, обрабатывает и передает сведения о товарах в центральную базу, тем самым оптимизируя бизнес-процессы.
  • Клеверенс Mobile SMARTS: Склад 15 — программное решение, позволяет интегрировать терминалы сбора данных в работу WMS/ERP склада быстро и без проблем. Учёт товаров станет проходить проще и быстрее. Самое главное, что ошибки, обусловленные человеческим фактором, пропадут навсегда.
  • Сканер штрих-кодов — это устройство для считывания штрих-кодов на упаковке товара с последующей передачей данных на ККТ, компьютер, POS-терминал.
  • Принтер печати этикеток — устройство для оперативной маркировки товаров. Он позволяет нанести на этикетку любую нужную информацию: штрих-код, наименование, описание, состав, цену или артикул.

Оставьте заявку, и наши специалисты подберут и настроят необходимое оборудование для проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации магазина

  • Для того, чтобы провести полную инвентаризацию, нужно приостановить работу магазина. Возобновление продаж возможно только после сведения всех данных. Если инвентаризация локальная, то закрывается группа товаров.
  • Для минимизации финансовых потерь из-за простоя полную инвентаризацию чаще всего проводят ночью. Если же вы используете для подсчета ТСД со специализированным ПО, то время можно сократить и провести инвентаризацию рано утром или поздно вечером.
  • Каждый стеллаж торгового зала должен быть пронумерован.
  • Также нужна схема склада.
  • Для того, чтобы закрыть склад без потерь, нужно наполнить торговый зал максимальным количеством товаров, чтобы обеспечить продажи в течение целого дня.
  • Сначала приостанавливается работа на складе и проводится инвентаризация там, затем в магазине. 

Проведение инвентаризации магазина – как считать

Один стеллаж считает 2 сотрудников. Один сотрудник сканирует коды всех единиц товара на стеллаже, второй делает это повторно. Считайте слева направо сверху вниз и все позиции именно там, где они стоят.

Занесите результаты двух независимых подсчетов в программу и сделайте сличительную ведомость. Если расчеты расходятся, то сделайте пересчет по расхождениям. Нельзя переходить к подсчету следующих стеллажей пока не определены результаты текущего. Все проведенные стеллажи отмечаются во избежание пропусков или задвоения.

Локальная инвентаризация проводила по такому же принципу, только закрывается конкретная группа товаров, а не магазин целиком.

Сверка данных

После пересчета всего товара создается общая сличительная ведомость с ошибками расчетов. В ней мы смотрим на сколько информация в программе отличается от той, что мы получили по факту

Сначала важно проверить наибольшие расхождения, затем меньшие. Все найденные товары с истекшим сроком годности или испорченные включаются в инвентаризацию и списываются уже после ее закрытия

Магазин открывается после того, как данные инвентаризации принимаются и больше никаких пересчетов не планируется.

Излишки продукции

Если оказалось, что каких-то товаров у вас в переизбытке, то это также свидетельствует о несовпадении с данными учетной программы. Излишки могут говорить об ошибках в подсчете
Обратите внимание, что если товара нет на самом деле, но он числится у вас, то это может привести к сбою в заказе.

Недосдача продукции

Причины недосдачи – ошибки, воровство, естественная убыль (товар испортился).

Обратите внимание, что если недосдача по конкретному товару – ошибка, то это может привести к заказу товара и к тому, что товар со склада не будет реализован вовремя и может истечь его срок годности

Как результаты инвентаризации отразить в налоговом учете?

1. Инвентаризация и её нормативное регулирование

2. Когда проводится инвентаризация

4. Порядок проведения инвентаризации в бухгалтерском учете

5. Оформление первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации

6. Оформление итогов: документы после инвентаризации

7. Как отражаются в учете результаты инвентаризации

8. Проведение инвентаризации в программе 1С: Бухгалтерия

9. Учет недостачи при инвентаризации

10. НДС по недостаче при инвентаризации

11. Как оприходовать излишки при инвентаризации

12. Инвентаризация имущества на примере

13. Бухгалтерские проводки при инвентаризации — продолжаем пример

Итак, идем по порядку

Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

Инвентаризация — это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Законодательно инвентаризация регулируется следующими документами:

  • «О бухгалтерском учете» — Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011г. (с изм. и доп.);
  • «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» – Приказ Минфина № 34н от 29.07.1998г.;
  • ПБУ 1/2008 — «Учетная политика организации»;
  • «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» — Приказ Минфина № 493 от 13.06.1995г.;
  • «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей» — Постановление Правительства РФ №814 от 12.11.2002г.;
  • «Методические рекомендации по разработке норм естественной убыли» — Приказ Минфина № 955 от 31.03.2003г.

Основными причинами расхождений фактического наличия с данными учета являются:

  • — неточности при приеме или выбытии имущества;
  • — ошибки в первичных документах, неправильное отражение документальных данных в аналитическом и синтетическом учете;
  • — прямые злоупотребления материально ответственных лиц.

Факт недостачи имущества, относящегося к числу ОС, может быть выявлен как в процессе проведения плановой инвентаризации, так и вне ее. В последнем случае обязательным становится назначение внеплановой проверки наличия имущества (п. 27 ПБУ по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), которая должна:

  • подтвердить факт отсутствия ОС;
  • выявить причины этого обстоятельства;
  • определить сумму возникшего в связи с этим ущерба;
  • установить наличие/отсутствие виновных в утрате лиц.

ОС, как и любое имущество, используемое в процессе основной деятельности, закрепляется за материально ответственными лицами. Однако не всегда такие лица оказываются виноватыми в причинении работодателю ущерба. К числу исключающих вину обстоятельств относятся возникшие в ситуациях (ст. 239 ТК РФ):

  • чрезвычайного характера;
  • непринятия работодателем мер по обеспечению сохранности имущества.

Корреспонденция счетов бухучета в проводках по недостаче основных средств отражает, с одной стороны, выбытие ОС, а с другой — за счет чьих средств это происходит. ОС — имущество амортизируемое, и на момент выявления его отсутствия может быть самортизировано либо полностью, либо частично. Поэтому прежде всего нужно определиться с величиной его остаточной стоимости — она-то и составит сумму причиненного исчезновением оборудования ущерба.

Формирование остаточной стоимости выбывающего ОС обычно отражается на отдельном субсчете счета 01, где показывается разница между первоначальной стоимостью и начисленной амортизацией. То есть недостача прибора в проводках будет отражена списанием первоначальной стоимости внутри счета 01 (Дт 01/выбытие Кт 01) и отнесением на счет 01 всей суммы амортизации, начисленной по этому ОС (Дт 02 Кт 01/выбытие).

Результат, получившийся после этих проводок по дебету субсчета 01/выбытие, подлежит списанию из учета проводкой Дт 94 Кт 01/выбытие. Применение счета 94 в этом случае обязательно, поскольку именно такая корреспонденция в проводке покажет — при инвентаризации выявлена недостача основных средств или их порча.

Дальнейшие бухгалтерские записи отразят, за чей счет будет учтена сумма возникшей недостачи:

  • материально ответственного лица — Дт 73 Кт 94;
  • стороннего физлица или юрлица — Дт 76 Кт 94;
  • владельца пропавшего ОС — Дт 91 Кт 94.

Если утраченное ОС подвергалось переоценке и на счете 83 числится сумма его дооценки, то эту сумму следует списать проводкой Дт 83 Кт 84.

Аутсорс инвентаризации

Чаще всего компании прибегают к услугам внешней компании, которая проводит им инвентаризацию и выдает отчет.

Преимущества внешней инвентаризации:

  1. Подрядчик не заинтересован скрывать факты, поэтому внешняя инвентаризация может оказаться более достоверной;
  2. Можно привлечь больше персонала и быстрее пересчитать товар.

К недостаткам внешней инвентаризации относится:

  1. Она дороже (в среднем от 15 до 30 тыс. рублей);
  2. Внешний персонал не знаком с товаром и может ошибиться в идентификации, если на части товара нет штрихкодов или штрихкоды одинаковые у разной номенклатуры (такое тоже случается).

Вывод

Инвентаризация склада незначительно отличается от инвентаризации любой другой организации

Важно не терять связь с арендаторами, поскольку от них перед описью имущества потребуются подписи и присутствие, когда комиссия будет рассматривать их ценности

Не стоит забывать, что перед инвентаризацией нужно приводить абсолютно все документы в порядок. Нужно соблюдать все нормы и правила, иначе в случае отклонения от них может быть совершена ошибка в документации, а, следовательно, и в инвентаризации, и тогда руководитель должен будет оплатить штраф.

И последнее: руководителю нужно следить за деятельностью своего бухгалтера и всеми документами. При своей невнимательности владелец может не заметить кражу ценностей. Поэтому инвентаризацию можно назвать отличным способом контролирования работы своего предприятия.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector