Электронный документооборот. как это работает и в чем польза

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

• С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
• Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
• ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
• Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.

Как начать использовать 1С-ЭДО

Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.

Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:

• «1C:Управление нашей фирмой 8»;
• «1С:Розница 8», ред. 2 (в т. ч. базовая);
• «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. базовые);
• «1C:Управление холдингом 8»;
• «1С:Управление торговлей 8», ред. 10.3 и 11 (в т. ч. базовые);
• «1С:Комплексная автоматизация 8», ред. 2.0;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0 и 2.0;
• «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8»;
• «1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО»;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
• «1С:ERP. Управление холдингом»;
• «1С:Садовод» (в т. ч. базовая).

Если нет программы 1С, можно использовать бесплатную программу .

Сервис 1С-ЭДО также доступен пользователям .

Можно использовать ту электронную подпись, с которой вы сдаете отчетность. Остается только зарегистрироваться у оператора ЭДО и пригласить своего контрагента к обмену или принять приглашение от него. Все это — в одном удобном помощнике подключения к ЭДО.

Если подписи нет, то из помощника подключения можно сформировать и отправить заявление на сертификат электронной подписи с помощью сервиса .

Такском-Файлер

Сайт: https://taxcom.ruТелефон: 8 (495) 730 73 47Стоимость: есть бесплатный минимум, тарифы — от 1000 р.

Три программных продукта для электронного документооборота:

Онлайн-сервис ЭДО Таском-ФайлерВеб-решение для любых компаний и ИП

Обменивайтесь юридически значимыми электронными документами с любого компьютера из любой точки мира. Мобильное приложение Файлер — бесплатное дополнение к онлайн-сервису. Синхронизирует все данные с вашей учетной записью в Файлере. Оба решения поддерживают обмен УПД с маркированным товаром.

Ваши возможности:

• Создавать формализованные документы по шаблонам
• Загружать документы, сформированные во внешней системе
• Управлять списком контактов
• Настройка ЭДО для групп контрагентов
• Настройка маршрутов согласования документов
• Гибкие настройки прав сотрудников
• Поддержка работы с неквалифицированными сертификатами
• Множественная подпись документов
• Массовая загрузка и выгрузка документов
• Несколько вариантов печатных форм
• Штамп оператора на документах
• Автоматический роуминг
• Счета на оплату в формате «1С»

Станция Сканирования: ЭДО на базе 1СПрограмма для пк для среднего и крупного бизнесов

Вы сможете автоматически заполнять универсальные передаточные документы (УПД) с кодами товаров при отгрузке, а при приёмке — сверять поставку с документом. Станция Сканирования сама будет подтверждать поступление товаров в системе маркировки после того, как вы подпишете УПД.

Встроенный ЭДО в 1СДля пользователей 1С

Удобный сервис для обмена электронными счетами-фактурами и другими документами «1С:Предприятия 8».

• Сервис уже встроен в конфигурацию 1С:Предприятие
• Счета-фактуры и документы реализации создаются автоматически — новые документы в базе 1С формируются на основе входящих электронных УПД
• Входящие документы сразу учитываются в 1С
• Отправляйте приглашения своим контрагентам прямо из 1С и тут же принимайте их приглашения
• 1С самостоятельно и регулярно обновляет функционал ЭДО в своей системе

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

• оформлению;
• передаче;
• хранению.

Невыполнение влечет убытки, штрафы и неустойки. Понятие документа как материального носителя определено в ФЗ 77 от 29.12.1994. Электронный введен ФЗ 149 от 27.07.2006. Фактически в СЭД используются документы:

• материальные, переведенные в электронные образы;
• изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

• «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
• электронным — нужна усиленная.

ВАЖНО!

Цифровые и бумажные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения — те, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. На сегодняшний день при использовании ЭДО нет единого подхода и четких законодательных ответов на следующие вопросы:

• кто может пользоваться электронным документооборотом;
• каковы требования к его организации и что необходимо, чтобы начать применять в отношениях с третьими лицами;
• что понимать под ЭД и электронными подписями;
• надо ли распечатывать документы при электронном документообороте и какие именно;
• какие могут быть подписаны электронно.

Организации на практике руководствуются:

• при подписании и обмене цифровыми документами — ФЗ 149 от 27.07.2006;
• при взаимодействии с органами исполнительной власти и государственными внебюджетными фондами — ПП 1494 от 25.12.2014.

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

• внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
• внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
• внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

• приказы ФНС России № 7-10/, № 7-10/ в отношении № ММВ-7-15/;
• приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 и др.

Особый случай — заключение договоров в дистанционном режиме. Вариант предусмотрен законодательством — п. 2 ст. 434 и абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК. Оцифрованная форма приравнивается к письменной, если выполняются следующие условия:

• сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
• вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.

Использование квалифицированной ЭЦП в договоре фиксировать не обязательно (п. 1 ст. 6 ФЗ-63 от 05.04.2011). В подписанном собственноручно соглашении сторон регламентируется:

• обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
• способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).

ВАЖНО!

На настоящий момент при дистанционной форме оформления соглашений не до конца урегулирован вопрос о составлении и обмене закрывающих сделку актов, пока используется любой вид ЭЦП (ФЗ 83).

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Давайте рассмотрим, какие виды документооборота бывают:

1. Производственный документооборот;
2. Управленческий документооборот;
3. Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
4. Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
5. Бухгалтерский документооборот;
6. Складской документооборот;
7. Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
8. Технический и/или технологический документооборот и др.

Очевидно, что систем документооборота может быть столько, сколько процессов охватывает предприятие. Возможно, что, например, кадровое и бухгалтерское делопроизводство будет отсутствовать в вашей организации, так как вы будете осуществлять данный учет, прибегнув к услугам аутсорсинговой компании и так далее.

Какие же задачи выполняет ЭДО?

• обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии;
• осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества;
• оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии;
• производит протоколирование всех процессов;
• оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии;
• за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации;
• упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Таким образом, мы рассмотрели с вами основные понятия и виды ЭДО, а также задачи, которые решает данная система.

Как указывается дата подписания электронного документа?

Печатная форма электронного документа содержит штамп, в котором указывается дата его подписания. В этот момент оператор запрашивает информацию в удостоверяющем центре, действителен ли используемый сертификат ЭЦП. После проверки этих сведений в электронном документе проставляется информация о подписанте, а также дате и времени подписания документа.

Соответственно, пользователь при организации процесса передачи документов через оператора, может быть уверен в том, что они подписываются ЭЦП с действующим сертификатом. В этом случае контрагент не сможет сказать, что не подписывал документ, поскольку этот факт оператор фиксирует.

Внимание! Оператор не имеет информации о полномочиях подписанта. Эту информацию нужно запрашивать у контрагента

Доверенность лучше хранить у себя.

XML-файл счета-фактуры включает дату документа, указываемую продавцом при его формировании. Оператор эту дату не указывает. Например, если счет-фактура выставлен 20 октября, пользователь может указать, что сам документ от 10 сентября. Этот момент относится также и к первичным документам, т.е. указывается дата и самого документа, и момента совершения хозяйственной операции. Даты заполняются участниками сделки и могут не совпадать с датой подписания документа.

Важно! В реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной операции и составления документа. При этом дата подписания документа не указывается

Данный момент предусмотрен положениями Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.

Существуют еще такие важные моменты относительно дат:

• дата подписания электронного документа фиксируется оператором, однако она зачастую не берется в расчет. Имеет смысл ориентироваться именно на дату хозяйственной операции;
• дата отправки или получения счета-фактуры указывается в специальных технологических файлах — извещениях или подтверждениях. Они регламентированы Приказом Минфина от 10.11.2015 г. № 174н.

Остались вопросы или нужна помощь в организации электронного документооборота? Закажите консультацию наших специалистов!

Новый сервис – 1С:Кабинет сотрудника
Отражение расчетов с самозанятыми в 1С

Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО

Решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С.

Информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.

Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами (см. рис. 1).

Рис. 1

На основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы.

При первом получении новой позиции номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать в вашем справочнике номенклатуры. В дальнейшем она будет сопоставляться автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса .

Формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С происходят в один клик. 

Еще больше об организации работы в период коронавируса см. на сайте фирмы «1С» на специальной странице . Здесь же есть информация об антикризисных предложениях и возможностях 1С. 

Кроме того, среди возможностей сервиса 1С-ЭДО:

• автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
• удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку — все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через . Опись при этом формируется автоматически;
• настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами ряда крупных операторов ЭДО доступен автоматический роуминг. Это означает, что нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга, приглашение к обмену отправляется к такому контрагенту в один клик.

С чего начать организацию электронного документооборота?

Для начала работы в системе ЭДО нужно получить электронную цифровую подпись. Она оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре, перечень которых содержится на сайте Министерства цифрового развития.

Внимание! У некоторых компаний уже может быть оформлена ЭЦП. Такая подпись применяется для обмена документами с ИФНС

Ее вполне можно использовать и для ЭДО.

Далее пользователю нужно выбрать оператора ЭДО на основании личных предпочтений или отзывов контрагентов. Очень удобно выбирать именно того оператора, с которым работает большинство ваших партнеров. Для подключения к ЭДО необходимо лишь отправить приглашение.

Если работать с разными операторами ЭДО, нужно настроить роуминг. У партнера нужно узнать ID компании в системе ЭДО, а затем направить информацию своему оператору для настройки роуминга.

Электронный документооборот также подойдет тем компаниям, у которых есть свой сайт на хостинге — ЭДО будет использоваться при обмене документами по получению такого рода услуг.

Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обмена документацией и сосредоточиться на более важных задачах.

Остались вопросы или хотите внедрить электронный документооборот? Закажите консультацию наших специалистов!

Новый Федеральный стандарт бухучета по основным средствам
10 признаков профессионального формирования отчетности

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценка результатов ECM-проекта ничем не отличается от анализа эффективности ИТ-проекта, а последнее — от оценки любого проекта компании.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или развертывание бухгалтерской системы.

Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление сотрудникам неограниченного доступа к интернету)

Во всех перечисленных случаях внимание уделяется скорее затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедренной системы будут решаться другие задачи компании

СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на информационные системы, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.

Этапы внедрения ECM-системы

Выбор и приобретение ECM-системы — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем он заработает и реально начнёт приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Внедрение ECM-системы обычно состоит из следующих этапов:

• организация проекта, выделение персонала (руководитель проекта и рабочая группа);
• исследование предприятия и проектирование решений по использованию ECM-системы;
• настройка и адаптация ECM-системы;
• обучение персонала;
• опытная эксплуатация.

Организовать внедрение предприятие может самостоятельно или с привлечением сторонней фирмы-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ скорее всего затянутся. Во втором случае придётся платить сторонней организации, но сроки и результат проекта будут гарантированными.

При любом варианте обязательными для успешного внедрения являются следующие правила:

• активное участие руководства в процессе внедрения и использования ECM-системы;
• выделение и углубленное обучение ключевых сотрудников для внедрения и поддержки ПО;
• организация обучения всех пользователей и предоставление инструкций п работе с системой.

Проблемы и риски внедрения ECM-системы

Во многом они совпадают с проектами внедрения других информационных систем и приводят к следующим негативным последствиям:

• нарушаются сроки и бюджет проекта;
• достигаются не все поставленные цели (система работает, но не в полном объеме: меньше/хуже, чем было запланировано);
• полностью срывается внедрение (система реально не работает).

Специфика рисков связана с тем, что большую часть сотрудников предприятия необходимо за короткий срок перевести на совершенно новые для них методы работы (чтение документов в электронном виде, получение в электронном виде резолюций и подписей руководства и т.д.). К наиболее характерным рискам внедрения ECM-системы стоит отнести:

• консервативность пользователей, непринятие новых методов работы;
• низкая компьютерная грамотность рядовых пользователей и высшего руководства;
• неструктурированность процессов (отсутствие регламентов);
• недостаточное/несоответствующее техническое оснащение;
• нечеткое управление проектом.

Пути предотвращения рисков стандартные:

• детальное и предварительное проектирование работы ECM-системы на данном предприятии;
• четкие директивы и личный пример руководства;
• обучение персонала и оперативная поддержка в решении проблем;
• поэтапность внедрения.

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

Перейти на ЭДО слишком сложно

После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется: работать можно даже в браузере. Например, веб-сервис Диадока похож на электронную почту. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы. 

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. С внедрением помогут специалисты Контура: они подробнее расскажут о каждом интеграционном решении, наладят работу  и научат обмениваться электронными документами в вашей учетной системе. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.

К ЭДО долго подключаться

Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором и подписывать договор. На самом деле все проще. Для подключения к Диадоку достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину. 

На ЭДО нужно переводить контрагентов 

Обмениваться электронными документами предстоит с контрагентами, которые тоже должны внедрить ЭДО. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. Диадок решает ее с помощью:

— сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем начать обмениваться электронными документами можно уже сейчас; 

— бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов. 

К тому же эксперты Диадока помогают с привлечением контрагентов. Они напишут приглашения к обмену электронными документами от имени вашей компании, организуют рассылку допсоглашений о переходе на ЭДО, проведут обучающие вебинары. По данным экспертов, примерно треть организаций отказывается от бумажного документооборота в пользу ЭДО после знакомства с сервисом и его возможностями. Подробнее о том, как можно привлечь контрагентов, мы рассказали на сайте Диадока. 

Госорганы не примут электронные документы

Закон РФ уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи. Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном 

Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет. 

Достать нужный документ из Диадока можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются. 

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

• Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
• Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
• Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
• Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Как рассчитать срок дебиторской задолженности
Как провести конвертацию валюты в 1С?