Power-up your productivity

To Tear Down Silos

It’s crucial to avoid communication and information silos in order to obtain a positive impact on your projects. Being able to have a clear overview of goals, priorities, and processes with other departments will really make your operations a lot more efficient.

Trello can help you get a high-level view of what’s happening inside your organization and across several teams. 

By having team leaders openly track goals and provide updates on cards, you are setting the precedent that visibility for all stakeholders is top priority.

Here are three examples of Trello boards that can help optimize transparency in teamwork and minimize information silos:

Goal Planning

This board is to set and track your team goals. Whilst making the process collaborative, easy to update, and your own, you are also establishing team accountability. 

It’s a simple solution that you can use to keep execs and higher-ups happy with this clear and trackable goal-setting process.

Company Overview

With this Overview board, you can create a new level of organizational transparency. It’s an excellent way to view the progress of top-level initiatives and team priorities. 

Product Roadmap

Sharing your product roadmap with your stakeholders can help you prioritize feature requests and create a transparent development process.

Возможности Trello

• Широкий выбор шаблонов для создания проектов;
• Интеграция с облаком, обмен мультимедийным контентом;
• Встроенный планировщик задач, интерактивный календарь;
• Инструменты комментирования и редактирования материалов;
• Добавление прав доступа конкретно для каждого пользователя;
• Синхронизация с контактами друзей из разных социальных сетей.

Преимущества

• Удобство пользования, применение горячих клавиш;
• Работает c PC Windows, Mac OS и платформами Android, iOS;
• Высокая производительность, все процессы автоматизированы;
• Не содержит рекламы, не требует установки драйверов и плагинов;
• Регулярные обновления софта от официального сайта разработчика Trello Inc.

Недостатки

Как пользоваться Трелло

Обычно, внедрение Трелло в работу отдела или компании проходит легко и без лишних страданий. Но, все же, работа с новым приложением, тем более на постоянной основе, требует некоторой адаптации.

Поэтому мы подготовили небольшую инструкцию по основным аспектам органайзера, чтобы вы еще быстрее могли начать работу с Трелло.

Доски Трелло имеют 4 основных компонента, которые дают практически безграничные возможности.

Доски

Доска (А) отражает проект или место, где задачи собраны по какому-то общему признаку (отдел, направление, канал и так далее).

Неважно, запускаете ли вы новый сайт или планируете отпуск, доска — это то место, где вы организуете задачи и можете взаимодействовать с коллегами, друзьями или семьей

Колонки

Колонки (Б) содержат в себе карточки, помогая сортировать их по прогрессу или различным этапам. Их можно использовать для создания рабочего процесса, в котором Карточки перемещаются между Колонками от начала до конца.

Ограничения на количество колонок нет, поэтому Трелло позволяет отобразить наглядно даже самый длинный и сложный процесс, разбив его на отдельные логические этапы.

Простой пример с тремя колонками:

• Нужно сделать
• В работе
• Готово

Где карточки добавляются в колонку  «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению задачи, карточка переносится в колонку «В работе». А когда работы по ней завершены, то ее можно переносить в колонку «Готово».

Конечно, вы можете кастомизировать количество и название колонок для своего удобства.

Карточки

Карточки (В) — это фундаментальный компонент Трелло. Именно они содержат все всю информацию по задачам и идеям. В карточке можно описывать задачу, которую необходимо выполнить.

Чтобы создать карточку, нужно в любой из колонок нажать на «Добавить еще одну карточку» и дать ей название, например: Забрать вещи из прачечной или Написать статью в Блог.

Карточки можно дополнительно кастомизировать полезной информацией. Для демонстрации прогресса по конкретной карточке просто переносите её между Колонками по мере необходимости. Лимита на количество карточек в одной Колонке также нет.

Меню

В правой стороне доски Трелло есть Меню (Г). Оно позволяет производить настройки доски, управлять доступом к доске, фильтровать карточки, менять фон, осуществлять интеграции и многое другое.

Кроме того, в Меню видна вся активность, которая производилась на доске ранее. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в карточках.

Звучит не так уж и сложно, да? Начните с создания своей первой доски

Как использовать Trello

Ключевые элементы системы — это:

• Доски,
• Списки,
• Карточки.

Рассмотрим подробнее, что это такое и как с этим работать. 

Доска

Визуальное пространство, в котором осуществляется основная часть работы. На доске располагаются вертикальные списки — листы, на которых находятся карточки. 

Доски, списки и карточки могут называться как угодно в зависимости от целей и задач.

Самый простой пример канбан-доски:

Также при создании досок можно выбрать один из готовых шаблонов для различных направлений от управления командой до подготовки свадьбы. 

По типу видимости доски бывают: 

• Приватные. Просматривать и изменять содержимое могут только участники, которые добавляются выборочно.
• Командные. Похожи на приватные, но доступ имеется у определённой группы людей, объединённых в настройках в команду.
• Доска организации. Напоминает командную, но с расширенным функционалом, доступном на платном тарифе.
• Публичные. В такие доски могут заходить любые пользователи, у которых есть ссылка. Также они индексируются поисковыми системами, но изменять содержимое могут только участники.

У доски есть меню, в котором доступны функции:

• Настройка описания доски.
• Изменение фона. На бесплатном тарифе доступны однотонные цвета, а на платных — любые фотообои.
• Поиск карточек по словам, меткам, участникам и сроку выполнения. В шапке доски тоже есть поле поиска, но только по словам.
• Добавление стикеров на карточки.
• Управление улучшениями, интеграциями с различными внешними сервисами.
• Изменение меток.
• Использование коллекций.
• Подписка на обновления доски.
• Копирование доски.
• Печать и экспорт доски.
• Закрытие доски.
• Ссылка на доску.

Список

Элемент доски, на котором располагаются карточки. Списки могут называться как угодно, в зависимости от целей и задач создания доски.

При создании новой доски система сразу предлагает создать нужные списки и присвоить им наименования.

В меню списка можно:

• Добавлять карточки.
• Копировать список со всеми карточками для ускорения однотипной работы.
• Перемещать списки между досками.
• Подписываться на обновления списка.
• Сортировать карточки списка в алфавитном порядке или по дате создания — от старых к новым или наоборот.
• Перемещать карточки списка в другой список данной доски.
• Архивировать и удалять все карточки.
• Архивировать сам список.

Карточка

Обычно каждая карточка является отдельной задачей. Карточки можно перемещать между списками, дублировать, архивировать и безвозвратно удалять.

При наличии большого количества задач, не требующих детализации и являющихся декомпозицией некой крупной задачи, то не рекомендуется создавать много отдельных карточек.

Лучше сделать одну и завести внутри карточки чек-лист. Это удобнее, а прогресс будет наглядно отображаться по мере выполнения задач чек-листа.

Что можно делать внутри карточки?

• Изменять заголовок.
• Добавлять описание.
• Смотреть историю всех действий, имеющих отношение к данной карточке.
• Добавлять участников. Ими могут быть ответственные за выполнение задачи люди или наблюдатели. К примеру, внешний заказчик, product owner или scrum-master.
• Добавлять метки.
• Формировать чек-лист.
• Установить дедлайн.
• Прикрепить вложение.
• Управлять улучшениями — интеграциями с другими сервисами.
• Переместить на другой лист этой или другой доски.
• Копировать в другой список текущей доски.
• Подписаться, чтобы в разделе уведомлений отслеживать любые действия и обновления карточки.
• Архивировать неактуальные карточки, чтобы освободить пространство или окончательно удалить их.
• Делиться с другими.

У каждой карточки есть своё меню, дублирующее некоторые функции по управлению карточкой. 

Дедлайны

В проектном управлении важны сроки выполнения задач. Для каждой карточки можно настроить дедлайн, который отображается в ней при просмотре списка, и установить напоминание.

Также по мере приближения дедлайна на карточке автоматически подсвечивается дата — сначала оранжевым цветом, а затем красным.

Метки

Для удобства восприятия категорий на карточки добавляются метки различных цветов. В Трелло есть режим для дальтоников, при включении которого помимо цвета меток появляются различные паттерны.

Меткам можно присваивать любые наименования и создавать дополнительные метки.

В проектном управлении удобно применять систему расстановки приоритетов в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, когда все задачи делятся на 4 типа:

• Важные — срочные;
• Неважные — срочные;
• Важные — не срочные;
• Неважные — не срочные.

Данную методологию легко реализовать, используя 4 метки или даже 3. К примеру, тип «неважные — не срочные», можно никак не помечать и смело удалять в большинстве случаев.

Trello для обсуждения

Давайте посмотрим правде в глаза, нет ничего хуже расписания, состоящего из бесконечных встреч без какой-либо повестки дня. Использование Trello для организации встреч позволяет указать повестку дня, независимо от того, что это встреча одни на один, с командой, ретроспектива или общее собрание. Поскольку Trello работает в реальном времени, каждый может синхронизироваться с Trello и присутствовать на встрече.

Создавайте на этих досках списки для вопросов, которые нужно обсудить на следующей встрече, чтобы создать четкую повестку дня. Перед каждой встречей создавайте новый список с датой встречи и после обсуждения перетаскивайте карточки из списка «для обсуждения» в новый список. Когда вы перетащите все карточки, встречу можно считать завершенной. А если у вас остались вопросы для обсуждения, сохраните их в списке «для обсуждения» до следующей встречи.

Для ретроспективы после продвижения или для завершающегося проекта предусмотрены другие настройки списка: Что было хорошо? Что нужно изменить? Вопросы и обсуждения, а также элементы «Действие». Пусть ваша команда добавит карточки на каждый список заранее, чтобы структурировать ретроспективу, что сэкономит вам время при просмотре каждой карточки.

• Улучшение Whereby позволяет прикрепить настроенную комнату Whereby на доску, а также добавить в видеочат доску для совещания, вставив ссылку на нее.
• Копировать доску — используйте функцию копирования доски, чтобы настроить шаблонную доску для повторяющихся встреч в одном формате, и скопируйте шаблон, чтобы сохранить время.
• Связанные карточки и доски — вкладывайте связанные карточки и доски Trello в элементы повестки дня, чтобы все участники могли ознакомиться с деталями и представить перспективы.
• Улучшение Голосование — узнайте, какие идеи и темы наиболее интересны вашей команде с помощью улучшения Голосование, которые позволяет участникам проголосовать за карточку.

Кому полезен Trello

В первую очередь, данный трекер полезен:

• Стартапам,
• Малому бизнесу,
• Самозанятым специалистам,
• Социальным проектам,
• Различным проектным командам.

В отдельных случаях продукт может быть использован отделами средних и крупных компаний, а также государственных структур, которые реально хотят повысить эффективность своей работы.

В настоящее время даже у таких консервативных и больших компаний, как Сбербанк и Почта России, постепенно экспериментальным путём внедряются подходы Agile и Scrum. 

Непосредственно сервис успешно используют и стартапы, и гиганты уровня Google, Kickstarter, National Geographic.

Достаточно эффективно Трелло в личном планировании в виде To-Do-листа, а также в целях структурирования накопленной информации.

В образовании на базе Trello создаются полезные продукты с высокой прикладной ценностью. Вместо обычных чек-листов — готовая настроенная система для пошагового выполнения задач как в команде, так и в одиночку.

Также в Трелло можно создавать общедоступные страницы со структурированным набором полезной информации. Например, корпоративную Вики.

У сервиса есть веб-версия, десктопные программы (Windows, Mac OS) и мобильное приложение (Android и iOS). Естественно, работать можно с разных устройств — данные быстро синхронизируются.

Stay Connected

Make sure that communication across different apps doesn’t become siloed with Power-Ups. Connect the apps and services that you rely on, like Google Drive or Salesforce, to your Trello boards to bring the information you need right into your workflow.

For example, the Slack Power-Up let’s you attach key conversations to Trello cards so that you can turn talk into an action item. Plus, you can also send Trello cards to Slack to kick off a brainstorm session, or get Slack alerts from actions in Trello for the items that matter to your team the most.

This not only saves time and prevents context switching, but also turns Trello into your custom productivity hub.

There you have it, the keys to the collaboration kingdom. Now it’s time to expand your domain!

Board Basics

A Trello board only has four key components, but comes with unlimited possibility:

1. Boards — A board represents a project or a place to keep track of information. Whether you are launching a new website, or planning a vacation, a Trello board is the place to organize your tasks and collaborate with your colleagues, family, or friends.

2. Lists — Lists keep cards (C) organized in their various stages of progress. They can be used to create a workflow where cards are moved across lists from start to finish, or simply act as a place to keep track of ideas and information. There’s no limit to the number of lists you can add to a board, and they can be arranged however you like.

   A basic (but effective) list setup for a board might be simply To Do, Doing, and Done, where cards start in the To Do list and make their way to the Done list. But don’t forget: Trello is truly customizable to your unique needs, so you can name your lists anything you like! Whether it’s basic Kanban, a sales pipeline, a marketing calendar, or project management, what matters most is establishing a workflow for the way your team works.

3. Cards — The fundamental unit of a board is a card. Cards are used to represent tasks and ideas. A card can be something that needs to get done, like a blog post to be written, or something that needs to be remembered, like company vacation policies. Just click “Add a card…” at the bottom of any list to create a new card, and give it a name like “Pick up the dry cleaning” or “Write a blog post.”

   Cards can be customized to hold a wide variety of useful information by clicking on them. Drag and drop cards across lists to show progress. There’s no limit to the number of cards you can add to a board.

4. Menu — On the right side of your Trello board is the menu—the mission control center for your board. The menu is where you manage members, control settings, filter cards, and enable Power-Ups. You can also see all of the activity that has taken place on a board in the menu’s activity feed. Take some time to check out everything the menu has to offer.

Sounds pretty simple, right? Let’s get started by creating your first board, but first, think of a project or goal to work on. Need some ideas? Here’s a little inspiration.

Next Up:

#TrelloTip: Stay in sync wherever you are on whatever device you are using. Trello’s Android and iOS apps are designed to be easy to use and super helpful on the go, always keeping you connected with your team, in real time.

В чем причина «утечки» и что утекло

Все очень просто. В сервисе Trello для совместной работы над проектами используются так называемые «доски». Доступ к каждой из досок настраивается отдельно. По умолчанию доска создается в режиме «Приватная», то есть она не видна никому за пределами команды. Но порой возникает необходимость показать доску кому-то, кто не является участником рабочей команды, и тогда доску переводят в статус «Публичная». Она становится доступна любому пользователю по прямой ссылке, однако при этом информация на доске индексируется и поисковыми движками.

Так что, правильно сформулировав поисковый запрос, можно обнаружить много разных публичных досок, принадлежащих разным компаниям. А вместе с этим – и многочисленные учетные данные от разных сервисов, сканы документов и конфиденциальные рабочие обсуждения серьезных компаний, размещенные на публичных досках. Разнообразные исследователи уже несколько дней резвятся, публикуя всевозможную информацию, которая явно не предназначалась для посторонних глаз.

Доступ абсолютно посторонних людей к виртуальному рабочему пространству вашей компании в Trello может обернуться неприятностями, даже если вы не храните там конфиденциальные документы и пароли. Злоумышленники могут использовать рабочую информацию для организации убедительных атак методами социальной инженерии. Например, вступив в переписку кем-то из сотрудников и усыпив его бдительность пониманием мелких нюансов проекта, над которым работает команда в данный момент.

Automated Update Emails With Butler

This means that as projects move forward, you can keep clients in the loop automatically.

• Email address:
• Subject: Feedback on {cardname}
• Body text: Hi ,We have made progress on {cardname} and would love your feedback before we move forward finalizing the job.As a reminder, the request was for us to create:{carddescription}You can access the files to be reviewed in our shared Dropbox folder (www.dropbox.com). Providing feedback by {cardduedate} will help keep everything on track for the agreed upon delivery date. Thanks,Brian

•    — Custom Field variable for the “Email” Custom Field
•  {cardname}  — Name of the card
• — Custom Field variable for the “First Name” Custom Field
• {carddescription} — Card description text
• (www.dropbox.com) — Markdown link to Dropbox shared folder
• {cardduedate} — Due date on the card

1. Enable the Butler Power-Up on your board if you haven’t already
2. In Butler’s menu, select “Rules”
3. Click “Add Rule”
4. For the trigger, select “when a card is ‘moved into’ list ‘Awaiting Client Feedback’” and then click the + sign to add the trigger.
5. For the action, click the chat icon tab to locate the email send field
6. Input the email address, subject, and body of the email you’d like to automatically send and then click the + sign add it to the Rule.
7. Click “Save” to save the Rule and you are ready to go!

Лайфхаки работы с Trello

Есть несколько хитростей, которые облегчают даже такую простую и удобную работу, как с этим сервисом:

• использование горячих клавиш Trello;
• использование системы меток. В одной доске по проектной работе мы использовали желтый цвет для статей на согласовании, зеленый – на вычитке, красный – на правках. Совсем скоро определенный цвет запомнился каждому участнику и ассоциировался у него именно с конкретным списком;
• если вы руководитель – добавляйте себя к каждой карточке участником, чтобы контролировать процесс;
• если скачать и установить приложение для смартфона или расширение для браузера – работать будет еще удобнее;
• есть партнерская программа.

Comments, Mentions, & More

Collaboration often leads to great discussion around the work getting done, constructive feedback, and (deserved!) congratulations on a job well done. Here are some quick tips to get the dialogue going:

• Leave a comment on a card to provide a status update for your team. This way they know what’s been worked on and won’t have to bother you later.
• Want to grab someone’s attention? @ mention them in a comment to send them a notification that will direct them right to the task at hand. This is a great way to request input, share information, or pass a task to the next person in the workflow.
• Mention everyone on a card or an entire board with @card and @board, respectively. Be careful with your newfound @ mention powers!
• Feeling… emojinal? For times when emoji speaks louder than words, click the at the bottom of the comment box and let your “voice” be heard.

Что же такое Трелло?

Trello — это универсальный сервис, который помогает в организации работы по самым разнообразным проектам: от организации свадьбы и сдачи сессии до продвижения компании в интернете.

Возможности

Сервис одновременно простой и многофункциональный.

• В Трелло под каждый проект создается отдельная канбан-доска, на которой ведется вся работы. В разработки доски предоставляется полная свобода действий: сколько будет колонок, как они будут называться, какие метки будут у задач и т.д. Все это настраивается индивидуально под конкретный проект, при этом быстро. Интерфейс удобен и крайне дружелюбен к пользователю, что является одним из основных преимуществ данного инструмента.
• Основной боевой единицей в Трелло является карточка. Каждая карточка, как правило, это задача, но не всегда – могут быть и другие значения. Карточка представляет собой отдельное всплывающее окно, с большим количеством настроек и информации. В каждую можно добавить описание, чек-листы, прикреплять файлы, комментировать, указывать срок выполнения, назначать ответственного и т.д.
• Сервис подходит для работы небольшой команды. В зависимости от роли каждый участник получает определенные права на работу с доской. Члены команды могут вести обсуждение прямо в карточке. Это удобнее, чем мессенджеры, потому что так важная информация не затеряется среди сотен сообщений, а будет прикреплена к конкретной задаче.
• Уведомления. Система оповещений позволяет каждому участнику постоянно находится в курсе приближающихся дедлайнов по задачам и новых комментариев в карточках.
• Существуют интеграции с большим количеством других сервисов в интернете: Google Диск, Google Календарь, GitHub, Slack, Miro и другие.
• Кроме базовых функций в Трелло есть расширения, которые позволяют увеличить возможности данного сервиса. Многие из них устанавливаются в один клик.

Существует онлайн-версия Trello для работы в браузере и приложение для телефона.

Применение

• Для личного планирования

• В образовании
• В бизнесе:

  • CRM для организации работы над проектом

  • Воронка продаж

  • Найм сотрудников

• Хранилище идей
• И любые другие идеи, которые придумаешь)

To Manage Remote And Distributed teams

With remote work culture exploding all over the world, managers need both personal skills and technical knowledge to work with global team members. It’s standard practice to work asynchronously over different time zones and use collaboration tools, such as Google Docs, Slack, Dropbox, and Jira. 

Digital workspaces are essential to creating a digital office that runs productively anywhere, anytime. And with over 130+ integrations in the Power-Ups directory, Trello can be the “headquarters” where you all connect and coordinate—no matter where your team is working. Here are a few examples: 

Slack

The Slack Power-Up for Trello makes it simple to keep your communication and collaboration apps connected so that no brilliant ideas or important tasks fall through the cracks. Link the cards to Slack to have those updates piped into your team channel for easy reading.

Google Drive

The Google Drive Power-Up for Trello brings your files and folders to Trello cards. Search Google Drive right from Trello and attach relevant files and folders. See real-time previews and details and click back into Google Drive. It also lets you turn your Trello board into a Google Slides presentation with one click.

JIRA

Connecting different teams across your organization that are working with complementary tools can we crucial for your projects. The Jira Power-Up lets you attach issues to a Trello card or lets you create issues from cards. Once you’re connected to your instance, it streamlines the process between the two. 

Возможности и преимущества

• На одной доске может размещаться как небольшой, так и грандиозный проект с впечатляющим количеством списков и карточек. Например, вы хотите взглянуть на задачу, статус которой «На утверждении/ В ожидании». Можете расслабиться: вам не придётся куда-либо переходить или кликать, теряясь в поисках злополучного списка – всё перед вами.
• С помощью широкого набора инструментов (Boards, Lists, Cards) можно охватить проект до мельчайших деталей. Каждая отдельная карточка может быть простой задачей (например: «написать лид к статье») или комплексным проектом, внутри которого располагаются чеклисты, комментарии, гиперлинки, голосования и рабочие документы.
• В зависимости от приоритетности какой-либо задачи вы можете не только переносить её в другой список, но и перемещать по нему вверх/вниз, что поможет рассчитывать время и другие ресурсы лучше любого напоминания.
• Для каждой конкретной задачи может быть назначен отдельный исполнитель. Для этого нужно выбрать коллегу из списка вашей рабочей команды в определённую карточку или просто перетащить туда его аватар. В случае каких-либо изменений, вы можете прикрепить коллегу к другой задаче, точно так же перетащив его.
• Благодаря использованию цветных Labels больше нет нужды выделять или подчеркивать что-то. Можете расставлять акценты по своему собственному желанию, используя как базовые бесплатные, так и расширенные платные возможности. А если вас отвлекают «замороженные» на данный момент задачи, вы можете скрыть столбец до определённого времени. С помощью Regular и Pirate mode можно видоизменить неактивные карточки, сделав их, к примеру, прозрачными.
• По сути, Trello воплощает в себе мечту каждого человека, так как является универсальным инструментом, как для командной работы, так и для личного пользования. Вы можете использовать его как week-planner, создав 7 списков (на рабочем столе по умолчанию помещается 5 списков, но вы можете изменить их количество, сделав столбцы тоньше).
• Поддержка языка разметки Markdown позволяет менять стили текста.
• Автоматизировать процесс добавления карточек возможно путём регистрации аккаунта на сайте Zapier .

Make A Power Play

Here’s a quick look at just a few different ways your department can get more done with Power-Ups.

Marketing Editorial Calendar

• Start an article outline in Evernote and attach it to a card to pitch the idea.
• Create a new Google Doc from Google Drive directly from Trello and compose the article.
• Set a due date for publishing and visualize the pipeline with the Calendar.
• Attach a Drive folder to the card so everyone can access the image assets for the post.

Sales CRM Pipeline

• Attach Salesforce leads and opportunities to cards to quickly access important information.
• Create Custom Fields for requests, quotes, and additional data points.
• Securely manage and share contracts and documents with OneDrive.
• Keep track of scheduled meetings and calls with the Calendar.

Design Workflow

• Attach prototypes to cards from InVision.
• Organize visual assets in one location with Dropbox.
• Send cards to Slack channels for team feedback.
• Have a dedicated Whereby room for regular design huddles.

Check out more ways marketing, sales, developers, PMs, HR, and support can customize their boards with Power-Ups in our team playbooks.

Be A Leader

A productive team often has a great leader. If you are that leader, the board creator and visionary, share your outlook with your fellow band of merry board members so that everyone has a common goal and sense of direction:

• Get everyone on board with a “how-to” card that is easily accessible at the top of the first list on the board. Add goals, timelines, resources, and links to relevant chat channels to this card. It might also be helpful to explain the workflow here.
• Instantly see what’s not getting done with the Card Aging Power-Up, which sets the color of cards to fade out over time if they haven’t had any activity in a while.
• Have a dedicated meeting spot accessible on a board with the Google Hangouts or Whereby Power-Ups. Host regular standups with board members so that everyone can share what they’ve done, what they are working on, and anything that’s blocking their work.

Integrations And Extensions

Customize your Trello experience even further with browser extensions, add-ons, and connectors made by both the Trello team and third party developers.

Use IFTTT to create new Trello cards when items are added to Google Calendar, or when you take a photo you can have it automatically attach to a Trello card. The sky’s the limit, and you can create custom automations for whatever you like!

Browser extensions let you tweak Trello to create a more personalized experience when using Trello in the browser:

• Add card counts, estimation points, and more with Plus for Trello.
• Create new cards and find boards directly from the Chrome address bar.
• Install Next Step for Trello to see the next items in a card’s checklist without having to open the card.

See all of the different integrations and extensions available for Trello.

Аргументы в пользу Trello

Рабочее пространство сервиса – доски. На них, в свою очередь, создаются списки, содержащие структурированную информацию. Каждый список содержит карточки, обладающие множеством настроек. Они и являются основным элементом работы.

По данным Trello, пользователями сервиса стали более 1 миллиона человек. Чем обусловлена такая популярность?

Рассмотрим очевидные причины:

1. Быстрая адаптация пользователя к интерфейсу. В отличие от подобных систем, Trello имеет максимально простую структуру, не вызывая сложностей даже у новичков. Именно поэтому постановка задач и работа занимает мало времени.
2. Широкий набор функций. Платформа одновременно является task-менеджером, ежедневником, форумом для взаимодействия команды и рассмотрения предложенных идей, органайзером для сбора ссылок, фото и видео контента, публикаций.
3. Наглядность и гибкая настройка. Систему и все карточки можно настроить под определённые задачи. И ещё, число созданных проектов и участников не имеет ограничений.
4. Интеграция со сторонними сервисами, например, Gmail, Dropbox, Google Диск, SurveyMonkey, Slack, Evernote, Google Календарь и другие.
5. Возможность установки на стационарный ПК, мобильный телефон, планшет. Мобильные приложения доступны на нескольких платформах, включая iPhone, iPad, Android. Есть приложения для Windows 8 или Windows RT, MacOS.
6. Бесплатный и платный доступ. В первом случае предоставляется ограниченный функционал возможностей, которого достаточно для решения мелких и личных задач.

Take Your Leadership To The Next Level With Trello

The best managers and leaders bring productive habits and processes to their team while allowing for flexibility and self-organization. Prioritizing tasks, maintaining focus, managing time better, and communicating more efficiently with team members and multiple stakeholders shouldn’t be arduous and frustrating. 

Companies all over the world look to Trello as their go-to productivity tool to collaborate better with teammates and manage complex projects each day.

For more ideas and inspiration to run your business and teams with Trello, download The Essential Trello Team Toolkit here.

Good or bad, we’d love to hear your thoughts. Find us on Twitter (@trello) or write in to support@trello.com

Next: How To ‘Manage Up’ And Gain Real Influence At Work

Что можно изменить в профиле

У каждого сотрудника в онлайн-сервисе Trello есть свой личный профиль. В нем также присутствует возможность вносить некоторые коррективы.

Пользователю доступны вкладки «Профиль и доступ», «Действия», «Карточки», «Настройки». С помощью внутренних возможностей профиля, удается настроить работу личного кабинета под себя:

• сменить пароль и откорректировать оповещения;
• изменить главную фотографию аккаунта;
• просмотреть выполненные действия и состав команды;
• показать действующие карточки;
• смена языка и отказ от получения маркетинговых сообщений;
• настройка двухэтапной аутентефикации;
• скачивание персональных данных профиля.

При оплате пакета Trello Gold можно открыть габаритные вложения, настроить фоны под себя.

Страница личного аккаунта в Trello всегда будет оставаться публичной. Она показывается в результатах поиска Яндекса и Google.

Keyboard Shortcuts

Trello has a ton of time saving keyboard shortcuts, which when added up we figure should equal an extra coffee break a day or more. When in Trello, hit the question mark key on your keyboard to view them all, or check out this handy list.

We can’t cover them all, but here are a few favorites:

• Want to quickly view all of your cards on a board? Then Q is for you.
• Add yourself to cards by mousing over them and pressing the spacebar. Add others to cards with M, so all the tasks don’t belong to you.
• Never miss a hot date! Add due dates with the D key.
• Use Shift-Enter to save a card and go right to the card back. It’s like a 2 for 1 special.
• Bring up the label menu with L, and filter those labels with F to surface what matters most to you.

Search

When you need to quickly find something, type it in the search bar on the top left, and Trello will display the cards and boards related to your query.

Employ search operators like a fine toothed comb to really unleash the power of search in Trello. For instance, @me will return all of your cards, due:week returns all cards due in the next seven days, label:red returns all cards with a red label applied, and much, much more.

Best of all, multiple operators can be used in tandem, like @me due:overdue -list:done, which will surface all of your cards that are overdue and not in a list named “Done.»

Business Class, Enterprise, and Gold members can save their searches for quick recall (and one less thing to remember).

Hungry for even more tips and tricks? Check out our Ultimate Tips & Tricks Trello board.

Mark Cards Done

When getting work done in Trello, share it with your team so that no one will have to interrupt your workday wondering the status of a task (and also to show how awesome you are, obviously).

Here are a couple of ways you can show off what’s getting done.

• Create a “Done” list and move cards there when they are completed. It might even make sense to create a new “Done” list of each week for standups and retrospectives.
• If you add due dates to cards, mark them done by clicking the checkbox on the back of the card. The badge will go from angry red to soothing green… Ahh.
• Create a label to signify “done” (party pink perhaps?) and apply the label to completed cards.
• Make a “Done” checkbox with the Custom Fields Power-Up.
• Drag and drop a celebratory sticker to a card when you want to share your accomplishments.
• Archive it! Out of sight, out of mind.