Просто об электронном документообороте

Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами

Существует два способа перехода на ЭДО с контрагентами — напрямую или через оператора электронного документооборота. Рассмотрим каждый из них.

Прямой обмен документами

Контрагенты обмениваются документами через электронную почту или специальное решение. В этом случае оператора ЭДО привлекать не нужно. Организациям потребуется самостоятельно:

• настроить формирование электронных документов по установленным форматам ФНС России,
• договориться с контрагентами о прямом обмене электронными документами,
• заключить договор (дополнительное соглашение) о применении ЭДО с каждым бизнес-партнером,
• организовать техническую возможность для обмена документами,
• обеспечить безопасность обмена.

Главное ограничение при прямом обмене документами — передавать так счета-фактуры нельзя. Согласно требованиям Налогового кодекса РФ, обязательно применять квалифицированную электронную подпись и передавать счета-фактуры в электронном виде только через оператора ЭДО. Как третья сторона оператор фиксирует дату отправки и получения документа, проверяет подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи продавца и покупателя, сохраняет все служебные документы, подтверждающие факт отправки и получения.

Обмен через оператора ЭДО

Организации отправляют и принимают документы в системе электронного документооборота оператора ЭДО. Достаточно подключиться к готовому сервису и присоединиться к регламенту оператора. Это упрощает взаимодействие с контрагентами, так как за обмен документами отвечает оператор, который:

• получает все необходимые лицензии для работы в правовом поле,
• создает технологические возможности и соблюдает другие условия для законного обмена счетами-фактурами в электронном виде,
• поддерживает форматы, утвержденные налоговой для формализованных документов,
• уведомляет ФНС о присоединении новых участников к ЭДО,
• гарантирует безопасность передачи данных и защищает от перехвата документов,
• фиксирует действия с документами со стороны всех участников сделки. Если возникнет спор, данные от оператора могут стать доказательством в суде,
• хранит документы столько лет, сколько положено по законодательству.

Кроме того, оператор поддерживает клиентов в процессе запуска ЭДО, подключения контрагентов и работы в сервисе.

После того как организация выбрала оператора ЭДО, нужно направить ему заявление об участии в электронном документообороте. В Диадоке такое заявление сформируется автоматически. Когда новый пользователь попробует впервые отправить формализованный документ, система предложит подтвердить отправку заявления. Затем на основе заявления оператор готовит информационное сообщение и передает его в ФНС. Это нужно, чтобы оповестить налоговый орган о том, что компания обменивается с контрагентами документами в электронном виде. В будущем по требованию ФНС можно будет представить электронные документы.

Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?

Еще буквально лет 5-ть назад такое понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением компьютерных технологий в нашу жизнь и стал внедряться обмен данными, не используя бумажных носителей.

Электронный документооборот в России представляет собой современную технологию, позволяющую значительно упростить процессы на предприятии, сократить время поиска и формирования документов и так далее.

Итак, давайте рассмотрим основные понятия, с которыми нам придется столкнуться в данной статье.

Делопроизводство — это комплекс мероприятий по организации оборота документов на предприятии. Оно имеет определенный алгоритм, свод правил и различные направления. Так во многих организациях можно различать такие виды, как кадровое делопроизводство, производственное и так далее. По своей сути это документационное обеспечение.

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).

Документооборот — это большая система создания, интерпретации, приема, передачи, архивации документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. Документооборот может быть как простым (на бумажных носителях), так и электронным.

Ну и наконец, электронный документооборот — это совокупность автоматизированных процессов в работе с документами, осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию “безбумажного делопроизводства”.

Электронный документооборот может быть как в организации, так и между организациями.

Как наладить работу с документами

Разобравшись с работой над документами , можно снизить не только затраты, но и риск разглашения конфиденциальной информации. К тому же, с упрощением системы работа коллектива в целом становится более эффективной.

Но нужно понимать, что процесс перестройки документооборота довольно трудный и долгий. Для начала нужно будет выявить все ошибки и слабые места, изменить регламенты, найти способы оптимизации и тому подобное.

Рекомендуется в таких случаях обратиться в специализированную компанию и получить готовую систему, не тратя на нее лишнего времени.

Таким образом, переход на ЭДО существенно экономит как финансы, так и время компании. Особенно это характерно для средних и крупных компаний, для которых такая оптимизация управления станет отличным решением.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Создание и настройка шаблона документа в 1С Документооборот
Резолюция в 1С Документооборот

Сначала внутренний, потом — внешний

Документооборот в организации можно разделить на две большие группы: внутренний и внешний. Для обмена внутри организации, как правило, используют СЭД, электронный документооборот с контрагентами ведется посредством операторов ЭДО, а для взаимодействия с государственными контролирующими органами (ФНС, ПФР и др.) используются специальные сервисы отчетности.

Бумага или цифра — это лишь форма представления информации. Любой вид документооборота можно автоматизировать. При переходе от одной формы к другой, главное, понимать, что этот процесс пошаговый. Как показывает практика, отказаться от бумаги, в первую очередь, стоит во внутренних процессах. Дальше переход на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами — будет протекать легче.

Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?

Узнайте подробнее, как автоматизировать документооборот в ритейле

Для автоматизации внутренних процессов разработчики программных продуктов предлагают системы, которые обеспечивают управление электронным документооборотом, такие как СЭД. Уже после автоматизации внутреннего документооборота будет проще перейти на межкорпоративный документооборот (в профессиональной среде термин сокращают до аббревиатуры МКДО). Технические средства, программное обеспечение, а главное законодательство РФ позволяют это сделать.

Не стоит путать межкорпоративный электронный документооборот с межведомственным, который обозначается аббревиатурой МЭДО. Последний представляет собой взаимодействие федеральных информационных систем ЭДО, участниками которого являются представители государственного сектора: Правительство РФ, Администрация Президента России и федеральные органы государственной власти РФ. Автоматизированный обмен документами ведется в защищенном режиме. Цель МЭДО — повысить эффективность управления электронным документооборотом со стороны государственных органов власти.

Что касается МКДО, он предполагает обмен счетами-фактурами, первичными бухгалтерскими документами, договорами, актами, накладными и прочими документами с обеспечением их юридической значимости. Переход на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами — означает автоматизацию обмена с использованием специальных сервисов, которые предлагают операторы ЭДО СФ. Например, с помощью сервиса Synerdocs компании могут легко организовать коммерческий электронный документооборот друг с другом. В связи с тем, что сам термин «межкорпоративный электронный документооборот» достаточно сложен для восприятия, его часто сокращают до ЭДО

При этом особое внимание уделяется контексту, в котором используется данное сокращение

Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО

Решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С.

Информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.

Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами (см. рис. 1).

Рис. 1

На основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы.

При первом получении новой позиции номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать в вашем справочнике номенклатуры. В дальнейшем она будет сопоставляться автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса .

Формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С происходят в один клик. 

Еще больше об организации работы в период коронавируса см. на сайте фирмы «1С» на специальной странице . Здесь же есть информация об антикризисных предложениях и возможностях 1С. 

Кроме того, среди возможностей сервиса 1С-ЭДО:

• автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
• удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку — все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через . Опись при этом формируется автоматически;
• настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами ряда крупных операторов ЭДО доступен автоматический роуминг. Это означает, что нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга, приглашение к обмену отправляется к такому контрагенту в один клик.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

• закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

• безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• сохранность носителей персональных данных;
• доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
• использование средств защиты информации;
• выполнение иных обязательных мероприятий.

Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ

Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными

Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

1. Формируемые в электронном виде.
2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Практика

Сайт: http://sd-praktika.ruТелефон: 8 800 200-52-21Стоимость: 5 000 р./лицензия + 250 р. за каждого пользователя в месяц

Система облачного электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса. Под словом «облачный» подразумевается, что пользоваться сервисом можно через интернет с компьютера, не устанавливая никакого дополнительного программного обеспечения.

Вы просто заходите на специальный сайт, где можете выполнять любые привычные действия с электронными документами: создавать, редактировать, направлять на согласование, согласовывать и подписывать документы электронной подписью. Вся работа с документами осуществляется через простой и удобный веб-интерфейс.

В приложении “Мобильный офис” руководитель всегда будет в курсе всех проектов и работ: создавайте голосовые, текстовые и графические резолюции, рассматривайте и подписывайте документы, отправляйте поручения и назначайте исполнителей.

Каждому пользователю системы предоставляются только те инструменты и данные, которые нужны для выполнения его задач. Подписывать документы электронной цифровой подписью можно как в веб-интерфейсе системы, так и в мобильном приложении.

Что входит в стоимость облачной версии?

• Абонентская плата за пользование лицензией
• Установка «Мобильного офиса» на устройства пользователей
• Установка модуля Document Uploader на рабочие места делопроизводителей
• Обучение пользователей удаленно или в нашем офисе
• Обновление версий системы
• Техническая поддержка

Вы можете оформить договор на срок от 1 месяца и, если вам понравится, подключиться к системе на более длительный период.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

Что дают электронные документы и зачем подключаться к ЭДО

Электронный документ — информация, подписанная электронной подписью. Часто используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она подтверждает авторство конкретного человека и гарантирует, что после подписания никто не менял содержимое файла. По значимости КЭП приравнивается к собственноручной подписи. 

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами через интернет. Договор, акт, ТОРГ-12 можно подписать в электронном виде и мгновенно отправить контрагентам. Перейти на электронный документооборот может любая компания: достаточно четырех простых шагов. О них мы расскажем дальше. 

Компании переходят на ЭДО, когда хотят:

Мгновенно пересылать документы. Электронный документооборот быстрее бумажного. Отправлять документы почтой или курьером долго, особенно если контрагенты географически удалены друг от друга. Чтобы не тратить время на пересылку, компании используют ЭДО и обмениваются документами за пару кликов.

Сократить финансовые затраты. Электронный документооборот помогает предпринимателям экономить деньги. Если отправлять документы обычной почтой, придется заплатить 60–70 рублей за пакет. С ЭДО пересылка обойдется в 7–10 раз дешевле. 

Оптимизировать бизнес-процессы. Благодаря электронному документообороту составлять, подписывать, отправлять и получать документы становится проще, а процесс занимает секунды. Работники могут взять на себя новые, более серьезные задачи.

Повысить лояльность контрагентов. Бумажные документы теряются во время доставки: тогда их нужно отправлять заново. Если закрадется ошибка, придется вносить корректировки. В обоих случаях расчеты затягиваются. С ЭДО документы гарантированно дойдут до получателя, а исправить ошибку можно за пару минут. Контрагенты смогут быстрее получить корректные счета на оплату и платежи, а их лояльность к партнеру повысится. 

Перевести архив в электронный вид. Срок хранения зависит от типа документа, но обычно он не меньше пяти лет. В бумажном виде документы занимают много места, поэтому площадки для их хранения часто организуют вне офиса или даже за городом. Это затрудняет доступ к информации. При работе с электронными документами архивы хранятся на серверах оператора или самой компании. Просмотреть и скачать документы можно в любое время из любой точки мира. 

Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб. и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

СБИС

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

E-COM

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

Такском-Файлер

Сайт: https://taxcom.ruТелефон: 8 (495) 730 73 47Стоимость: есть бесплатный минимум, тарифы — от 1000 р.

Три программных продукта для электронного документооборота:

Онлайн-сервис ЭДО Таском-ФайлерВеб-решение для любых компаний и ИП

Обменивайтесь юридически значимыми электронными документами с любого компьютера из любой точки мира. Мобильное приложение Файлер — бесплатное дополнение к онлайн-сервису. Синхронизирует все данные с вашей учетной записью в Файлере. Оба решения поддерживают обмен УПД с маркированным товаром.

Ваши возможности:

• Создавать формализованные документы по шаблонам
• Загружать документы, сформированные во внешней системе
• Управлять списком контактов
• Настройка ЭДО для групп контрагентов
• Настройка маршрутов согласования документов
• Гибкие настройки прав сотрудников
• Поддержка работы с неквалифицированными сертификатами
• Множественная подпись документов
• Массовая загрузка и выгрузка документов
• Несколько вариантов печатных форм
• Штамп оператора на документах
• Автоматический роуминг
• Счета на оплату в формате «1С»

Станция Сканирования: ЭДО на базе 1СПрограмма для пк для среднего и крупного бизнесов

Вы сможете автоматически заполнять универсальные передаточные документы (УПД) с кодами товаров при отгрузке, а при приёмке — сверять поставку с документом. Станция Сканирования сама будет подтверждать поступление товаров в системе маркировки после того, как вы подпишете УПД.

Встроенный ЭДО в 1СДля пользователей 1С

Удобный сервис для обмена электронными счетами-фактурами и другими документами «1С:Предприятия 8».

• Сервис уже встроен в конфигурацию 1С:Предприятие
• Счета-фактуры и документы реализации создаются автоматически — новые документы в базе 1С формируются на основе входящих электронных УПД
• Входящие документы сразу учитываются в 1С
• Отправляйте приглашения своим контрагентам прямо из 1С и тут же принимайте их приглашения
• 1С самостоятельно и регулярно обновляет функционал ЭДО в своей системе